時間管理-忙要忙的有意義

忙要忙的有意義

2/5/20231請閉目60秒思考這個問題——如果您的余生只剩下3天,您會做哪3件事情?XIASH2/5/20232下面用最簡單的辦法測試你是否能掌握時間，你只需回答“Yes”O(jiān)r“No”。1.你通常工作很長時間嗎？2.你通常把工作帶回家嗎？3.你感到很少花時間去做你想做的事嗎？4.如果你沒有完成你所希望做的工作，你是否有負(fù)罪感？5.即使沒有出現(xiàn)嚴(yán)重問題或危機(jī)，你也經(jīng)常感到工作有很多壓力？6.你的案頭有許多并不重要但長時間未處理的文件？7.你時常在做重要工作時被打斷嗎？2/5/202338.你在辦公室用餐嗎？9.在上個月里，你是否忘記一些重要的約會？10.你時常把工作拖到最后一刻，然后很努力地去做完它？11.你覺得找借口推延你不喜歡做的事容易嗎？12.你總是感到需要做一些事情而保持繁忙嗎？13.當(dāng)你長休了一段時間，你是否有負(fù)罪感？14.你常無暇閱讀與工作有關(guān)的書籍？15.你是否太忙于解決一些瑣碎的事而沒有去做與公司目標(biāo)一致的大事？16.你是否有沉醉于過去的成功或失敗之中而沒有著眼于未來？2/5/20234總結(jié)你的時間掌控12-16“yes”救命！你在時間管理上需改進(jìn)8-12“yes”當(dāng)心！你需要重新審視你的時間行動指南4-8“yes”可以！方向正確，但需要提高沖勁0-4“yes”恭喜！堅持并保留你的方法2/5/20235因為我不知道究竟什么對我最重要，所以每件事好像都很重要。因為每件事好像都很重要所以我不得不每件事都做。有些人看到我每件事都做，所以，他們期望我什么都做。每件事都做讓我非常忙碌，所以我沒有時間去考慮，究竟什么對我最重要。忙人的告白2/5/20236XIASH時間管理不是什么?時間本身不是問題.因為每個人每天所擁有的時間都是一般地多；所以時間管理的問題本身不在于時間,而是在于自己如何善用及分配你自己的時間。2/5/20237XIASH時間管理是什么?時間管理就是自我管理；自我管理即是改變習(xí)慣,以使自己更富績效,更富效能；把事情很快地做完,叫做效率把事情很快又很對地做完,叫做效能時間管理就是事前的規(guī)劃或長期的計劃。2/5/20238XIASH時間管理的誤區(qū)工作缺乏計劃；組織工作不當(dāng)；時間控制不夠；整理整頓不足；進(jìn)取意識不強；忙了就好；時間管理能有多大用；身不由己；江山易改、習(xí)慣難移。2/5/20239XIASH人,為何安于現(xiàn)狀?為何你我都不滿意現(xiàn)狀,但又想安于現(xiàn)狀？1.無奈；2.不確定改變之后會更好；3.因為現(xiàn)狀是你我最熟悉的。當(dāng)你開始不滿于現(xiàn)狀時,表示會有新的事物發(fā)生在你的身上…但是要用對“新的思考方式”2/5/202310XIASH12點連線（筆不能離紙，折筆為一筆，只能劃五筆將12個點連接起來。起筆和落筆匯合一處）思維游戲2/5/202311條件：準(zhǔn)備一把60格長的軟尺，表明你20—80歲的時間，每一格是一年。1.60－80歲20年是老年時間，剪去20格，剩下40年黃金時間；2.睡眠每天8小時，40年睡眠13年，剩下27年；3.早、中、晚三餐包括周六、日閑聊活動，每天平均2.5小時，40年用掉4年，剩下23年；剪時間XIASH2/5/2023124.用于交通時間平均每天2小時，40年用掉3年，剩下20年；5.用于打電話、找東西每天1小時，40年用掉1年，剩下19年；6.每天看電視的時間3小時，40年用掉5年，剩下14年；剪時間游戲XIASH2/5/2023137.每天用于娛樂、鍛煉、聽音樂，如果周六、日花在娛樂、購物上，平均每天3小時，40年用掉5年，剩下9年；8.每天刷牙、洗臉、個人清潔、化妝、看報用1小時，40年用掉1年，剩下8年；9.如果一年有10天休假，40年用掉1年；如果無法集中在工作上1小時，40年用掉1年，兩項合計大約2年，剩下6年。XIASH2/5/202314時間管理的演進(jìn)個人管理—以生活重心為導(dǎo)向！第四代時間管理行事強調(diào)優(yōu)先次序，依據(jù)輕重緩急將有限的時間與精力加以合理分配，最終實現(xiàn)高效。第三代時間管理強調(diào)行事日程表，反映時間管理已開始注重規(guī)劃第二代時間管理著重利用便條和備忘錄，在忙碌中調(diào)配時間與精力第一代時間管理XIASH2/5/202315時間平衡模型圖時間平衡家人朋友別人的承認(rèn)和贊許事業(yè)福利財富身體健康，合理飲食適當(dāng)休息，休閑娛樂信仰，愛情哲學(xué)思考實現(xiàn)自我價值追問未來工作人際關(guān)系健康慎思2/5/202316一目標(biāo)法則什么叫目標(biāo)設(shè)定？目標(biāo)即為個體所追求的東西。設(shè)定目標(biāo)意味著自覺地遵循某一方針、朝著某一方向行動。不愿為自己設(shè)定目標(biāo)的原因1.恐懼。怕萬一達(dá)不到怎么辦？會有失敗感覺；2.無此意愿。為何要設(shè)定目標(biāo)，每天過得好好的就可以了；3.誤將行動當(dāng)成就。每天忙來忙去，好像很有成就感；其實行動不等于成就，有結(jié)果才算有成就。2/5/202317目標(biāo)倒金字塔人生目標(biāo)年目標(biāo)季目標(biāo)月目標(biāo)周目標(biāo)日目標(biāo)2/5/202318日計劃的步驟5.事后的檢查4.決定優(yōu)先順序3.預(yù)留機(jī)動時間給意外的工作2.估計工作需要的時間1.列出工作任務(wù)日計劃的五個步驟2/5/202319日計劃避免的傾向第二種傾向：備忘錄法第一種傾向：流水帳法2/5/202320二帕累托法則花最少的力氣,獲得最多的效益你所完成的工作里,80%的成果,來自于20%的時間,也就是說80%的努力是與成果關(guān)系不大。2/5/202321帕累托法則示意圖80%

時間20%時間80%

成效20%成效重要的少數(shù)事物瑣碎的多數(shù)事物2/5/202322三ABC法則不太重要、不重要數(shù)量占65%價值占15%授權(quán)、刪除重要性一般數(shù)量占20%價值占20%策略性規(guī)劃，規(guī)定期限極其重要數(shù)量占15%價值占65%自己干，不授權(quán)C級任務(wù)B級任務(wù)A級任務(wù)2/5/202323XIASH緊迫的事不緊迫的事重要的事1st急2nd重不重要的事3rd輕4th緩四“要事第一”法則????ABCD2/5/202324XIASH時間管理矩陣圖緊急不緊急重要不重要IIIIIIIV*危機(jī)*急迫的問題*有期限壓力的計劃*防患未然*改進(jìn)產(chǎn)能*建立人際關(guān)系*發(fā)掘新機(jī)會*規(guī)劃、目標(biāo)管理*不速之客*某些電話*某些信件與報告*某些會議*必要而不重要的問題

*繁瑣的工作*某些信件*某些電話*浪費時間之事*有趣的活動2/5/202325XIASH緊迫的事不緊迫的事重要的事1st急2nd重不重要的事3rd輕4th緩正確的行事順序2/5/202326不合理的時間配置I.45%處理危機(jī)II5%IV15%II.35%2/5/202327明智的時間配置III1.重要的事情著重在PlanPlan著重在DoDo著重在CheckCheck著重在Action2.重要的事情要逐漸地交給信任的部屬這叫“授權(quán)”2/5/202328明智的時間配置重要不重要緊急不緊急IIIIIIIV一般：25-30%理想：20-25%一般：15%理想：65-80%一般：50-60%理想：15%一般：2-3%理想：<1%2/5/202329時間管理效率篇2/5/202330制定規(guī)則、遵守紀(jì)律1.在進(jìn)行工作的時候，一定要念念不忘這個工作應(yīng)于何時截止。2.即使外部沒有規(guī)定截止的日期，自己也要樹立一個何時完成的目標(biāo)。3.由于不得已原因而不能按期完成時，一定要提前和相關(guān)部門取得聯(lián)系，將影響縮小在最小范圍內(nèi)。2/5/202331養(yǎng)成良好的工作習(xí)慣這件事令人感到為難,但是它非做不可,因此我將立即做完它,以便盡早忘掉它；養(yǎng)成速戰(zhàn)速決的習(xí)慣；將事情切成好幾塊小塊任務(wù),快速地完成每一塊的任務(wù)；完成最關(guān)鍵的部份,讓事情看起來像做完80%

一般。2/5/202332縮短會議時間的規(guī)則10.限定發(fā)言時間，不得超時9.不打斷他人的發(fā)言8.討論而不爭論7.與會者對會議的成功都有不可推卸的責(zé)任6.準(zhǔn)時開會和結(jié)束會議5.超過1小時會議要有書面通知、日程安排表和相關(guān)資料4.與會者將每日或者每的工作表單提交安排人，找出合適開會時間3.會議期間不得大聲喧嘩、私下聊天、當(dāng)眾接聽手機(jī)，外出辦事2.守時。無論何時必須準(zhǔn)時參加會議1.事先將會議的通知（目的、內(nèi)容、時間）發(fā)給與會者2/5/202333縮短會見時間辦法一、約定時間； 二、約定時限； 三、事先界定目標(biāo)； 四、設(shè)定“窗口”時間。2/5/202334提高Email的處理效率一進(jìn)信箱第一個動作就是把所有信件的主題瀏覽一遍,然后做分類的動作；養(yǎng)成習(xí)慣,一天只有三個時段看Email；除了急件以外,集中時段回信。2/5/202335電話溝通省時法事先的約定與準(zhǔn)備；保持簡短而明確的開場白