時(shí)間管理-忙要忙的有意義

忙要忙的有意義

2/5/20231請閉目60秒思考這個(gè)問題——如果您的余生只剩下3天,您會(huì)做哪3件事情?XIASH2/5/20232下面用最簡單的辦法測試你是否能掌握時(shí)間，你只需回答“Yes”O(jiān)r“No”。1.你通常工作很長時(shí)間嗎？2.你通常把工作帶回家嗎？3.你感到很少花時(shí)間去做你想做的事嗎？4.如果你沒有完成你所希望做的工作，你是否有負(fù)罪感？5.即使沒有出現(xiàn)嚴(yán)重問題或危機(jī)，你也經(jīng)常感到工作有很多壓力？6.你的案頭有許多并不重要但長時(shí)間未處理的文件？7.你時(shí)常在做重要工作時(shí)被打斷嗎？2/5/202338.你在辦公室用餐嗎？9.在上個(gè)月里，你是否忘記一些重要的約會(huì)？10.你時(shí)常把工作拖到最后一刻，然后很努力地去做完它？11.你覺得找借口推延你不喜歡做的事容易嗎？12.你總是感到需要做一些事情而保持繁忙嗎？13.當(dāng)你長休了一段時(shí)間，你是否有負(fù)罪感？14.你常無暇閱讀與工作有關(guān)的書籍？15.你是否太忙于解決一些瑣碎的事而沒有去做與公司目標(biāo)一致的大事？16.你是否有沉醉于過去的成功或失敗之中而沒有著眼于未來？2/5/20234總結(jié)你的時(shí)間掌控12-16“yes”救命！你在時(shí)間管理上需改進(jìn)8-12“yes”當(dāng)心！你需要重新審視你的時(shí)間行動(dòng)指南4-8“yes”可以！方向正確，但需要提高沖勁0-4“yes”恭喜！堅(jiān)持并保留你的方法2/5/20235因?yàn)槲也恢谰烤故裁磳ξ易钪匾?，所以每件事好像都很重要。因?yàn)槊考潞孟穸己苤匾晕也坏貌幻考露甲?。有些人看到我每件事都做，所以，他們期望我什么都做。每件事都做讓我非常忙碌，所以我沒有時(shí)間去考慮，究竟什么對我最重要。忙人的告白2/5/20236XIASH時(shí)間管理不是什么?時(shí)間本身不是問題.因?yàn)槊總€(gè)人每天所擁有的時(shí)間都是一般地多；所以時(shí)間管理的問題本身不在于時(shí)間,而是在于自己如何善用及分配你自己的時(shí)間。2/5/20237XIASH時(shí)間管理是什么?時(shí)間管理就是自我管理；自我管理即是改變習(xí)慣,以使自己更富績效,更富效能；把事情很快地做完,叫做效率把事情很快又很對地做完,叫做效能時(shí)間管理就是事前的規(guī)劃或長期的計(jì)劃。2/5/20238XIASH時(shí)間管理的誤區(qū)工作缺乏計(jì)劃；組織工作不當(dāng)；時(shí)間控制不夠；整理整頓不足；進(jìn)取意識不強(qiáng)；忙了就好；時(shí)間管理能有多大用；身不由己；江山易改、習(xí)慣難移。2/5/20239XIASH人,為何安于現(xiàn)狀?為何你我都不滿意現(xiàn)狀,但又想安于現(xiàn)狀？1.無奈；2.不確定改變之后會(huì)更好；3.因?yàn)楝F(xiàn)狀是你我最熟悉的。當(dāng)你開始不滿于現(xiàn)狀時(shí),表示會(huì)有新的事物發(fā)生在你的身上…但是要用對“新的思考方式”2/5/202310XIASH12點(diǎn)連線（筆不能離紙，折筆為一筆，只能劃五筆將12個(gè)點(diǎn)連接起來。起筆和落筆匯合一處）思維游戲2/5/202311條件：準(zhǔn)備一把60格長的軟尺，表明你20—80歲的時(shí)間，每一格是一年。1.60－80歲20年是老年時(shí)間，剪去20格，剩下40年黃金時(shí)間；2.睡眠每天8小時(shí)，40年睡眠13年，剩下27年；3.早、中、晚三餐包括周六、日閑聊活動(dòng)，每天平均2.5小時(shí)，40年用掉4年，剩下23年；剪時(shí)間XIASH2/5/2023124.用于交通時(shí)間平均每天2小時(shí)，40年用掉3年，剩下20年；5.用于打電話、找東西每天1小時(shí)，40年用掉1年，剩下19年；6.每天看電視的時(shí)間3小時(shí)，40年用掉5年，剩下14年；剪時(shí)間游戲XIASH2/5/2023137.每天用于娛樂、鍛煉、聽音樂，如果周六、日花在娛樂、購物上，平均每天3小時(shí)，40年用掉5年，剩下9年；8.每天刷牙、洗臉、個(gè)人清潔、化妝、看報(bào)用1小時(shí)，40年用掉1年，剩下8年；9.如果一年有10天休假，40年用掉1年；如果無法集中在工作上1小時(shí)，40年用掉1年，兩項(xiàng)合計(jì)大約2年，剩下6年。XIASH2/5/202314時(shí)間管理的演進(jìn)個(gè)人管理—以生活重心為導(dǎo)向！第四代時(shí)間管理行事強(qiáng)調(diào)優(yōu)先次序，依據(jù)輕重緩急將有限的時(shí)間與精力加以合理分配，最終實(shí)現(xiàn)高效。第三代時(shí)間管理強(qiáng)調(diào)行事日程表，反映時(shí)間管理已開始注重規(guī)劃第二代時(shí)間管理著重利用便條和備忘錄，在忙碌中調(diào)配時(shí)間與精力第一代時(shí)間管理XIASH2/5/202315時(shí)間平衡模型圖時(shí)間平衡家人朋友別人的承認(rèn)和贊許事業(yè)福利財(cái)富身體健康，合理飲食適當(dāng)休息，休閑娛樂信仰，愛情哲學(xué)思考實(shí)現(xiàn)自我價(jià)值追問未來工作人際關(guān)系健康慎思2/5/202316一目標(biāo)法則什么叫目標(biāo)設(shè)定？目標(biāo)即為個(gè)體所追求的東西。設(shè)定目標(biāo)意味著自覺地遵循某一方針、朝著某一方向行動(dòng)。不愿為自己設(shè)定目標(biāo)的原因1.恐懼。怕萬一達(dá)不到怎么辦？會(huì)有失敗感覺；2.無此意愿。為何要設(shè)定目標(biāo)，每天過得好好的就可以了；3.誤將行動(dòng)當(dāng)成就。每天忙來忙去，好像很有成就感；其實(shí)行動(dòng)不等于成就，有結(jié)果才算有成就。2/5/202317目標(biāo)倒金字塔人生目標(biāo)年目標(biāo)季目標(biāo)月目標(biāo)周目標(biāo)日目標(biāo)2/5/202318日計(jì)劃的步驟5.事后的檢查4.決定優(yōu)先順序3.預(yù)留機(jī)動(dòng)時(shí)間給意外的工作2.估計(jì)工作需要的時(shí)間1.列出工作任務(wù)日計(jì)劃的五個(gè)步驟2/5/202319日計(jì)劃避免的傾向第二種傾向：備忘錄法第一種傾向：流水帳法2/5/202320二帕累托法則花最少的力氣,獲得最多的效益你所完成的工作里,80%的成果,來自于20%的時(shí)間,也就是說80%的努力是與成果關(guān)系不大。2/5/202321帕累托法則示意圖80%

時(shí)間20%時(shí)間80%

成效20%成效重要的少數(shù)事物瑣碎的多數(shù)事物2/5/202322三ABC法則不太重要、不重要數(shù)量占65%價(jià)值占15%授權(quán)、刪除重要性一般數(shù)量占20%價(jià)值占20%策略性規(guī)劃，規(guī)定期限極其重要數(shù)量占15%價(jià)值占65%自己干，不授權(quán)C級任務(wù)B級任務(wù)A級任務(wù)2/5/202323XIASH緊迫的事不緊迫的事重要的事1st急2nd重不重要的事3rd輕4th緩四“要事第一”法則????ABCD2/5/202324XIASH時(shí)間管理矩陣圖緊急不緊急重要不重要IIIIIIIV*危機(jī)*急迫的問題*有期限壓力的計(jì)劃*防患未然*改進(jìn)產(chǎn)能*建立人際關(guān)系*發(fā)掘新機(jī)會(huì)*規(guī)劃、目標(biāo)管理*不速之客*某些電話*某些信件與報(bào)告*某些會(huì)議*必要而不重要的問題

*繁瑣的工作*某些信件*某些電話*浪費(fèi)時(shí)間之事*有趣的活動(dòng)2/5/202325XIASH緊迫的事不緊迫的事重要的事1st急2nd重不重要的事3rd輕4th緩正確的行事順序2/5/202326不合理的時(shí)間配置I.45%處理危機(jī)II5%IV15%II.35%2/5/202327明智的時(shí)間配置III1.重要的事情著重在PlanPlan著重在DoDo著重在CheckCheck著重在Action2.重要的事情要逐漸地交給信任的部屬這叫“授權(quán)”2/5/202328明智的時(shí)間配置重要不重要緊急不緊急IIIIIIIV一般：25-30%理想：20-25%一般：15%理想：65-80%一般：50-60%理想：15%一般：2-3%理想：<1%2/5/202329時(shí)間管理效率篇2/5/202330制定規(guī)則、遵守紀(jì)律1.在進(jìn)行工作的時(shí)候，一定要念念不忘這個(gè)工作應(yīng)于何時(shí)截止。2.即使外部沒有規(guī)定截止的日期，自己也要樹立一個(gè)何時(shí)完成的目標(biāo)。3.由于不得已原因而不能按期完成時(shí)，一定要提前和相關(guān)部門取得聯(lián)系，將影響縮小在最小范圍內(nèi)。2/5/202331養(yǎng)成良好的工作習(xí)慣這件事令人感到為難,但是它非做不可,因此我將立即做完它,以便盡早忘掉它；養(yǎng)成速戰(zhàn)速?zèng)Q的習(xí)慣；將事情切成好幾塊小塊任務(wù),快速地完成每一塊的任務(wù)；完成最關(guān)鍵的部份,讓事情看起來像做完80%

一般。2/5/202332縮短會(huì)議時(shí)間的規(guī)則10.限定發(fā)言時(shí)間，不得超時(shí)9.不打斷他人的發(fā)言8.討論而不爭論7.與會(huì)者對會(huì)議的成功都有不可推卸的責(zé)任6.準(zhǔn)時(shí)開會(huì)和結(jié)束會(huì)議5.超過1小時(shí)會(huì)議要有書面通知、日程安排表和相關(guān)資料4.與會(huì)者將每日或者每的工作表單提交安排人，找出合適開會(huì)時(shí)間3.會(huì)議期間不得大聲喧嘩、私下聊天、當(dāng)眾接聽手機(jī)，外出辦事2.守時(shí)。無論何時(shí)必須準(zhǔn)時(shí)參加會(huì)議1.事先將會(huì)議的通知（目的、內(nèi)容、時(shí)間）發(fā)給與會(huì)者2/5/202333縮短會(huì)見時(shí)間辦法一、約定時(shí)間； 二、約定時(shí)限； 三、事先界定目標(biāo)； 四、設(shè)定“窗口”時(shí)間。2/5/202334提高Email的處理效率一進(jìn)信箱第一個(gè)動(dòng)作就是把所有信件的主題瀏覽一遍,然后做分類的動(dòng)作；養(yǎng)成習(xí)慣,一天只有三個(gè)時(shí)段看Email；除了急件以外,集中時(shí)段回信。2/5/202335電話溝通省時(shí)法事先的約定與準(zhǔn)備；保持簡短而明確的開場白