企業(yè)歸檔案卷的質量制度

精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔附件二關于歸檔案卷的質量要求總的質量要求:遵循文件材料的形成的規(guī)律和特點,保持文件之間的有機聯(lián)系,區(qū)別不同價值,便于保管和利用。具體應做到以下幾點:一、歸檔文件必須齊全完整。凡是在職能活動中形成的對今后有查考利用價值的文件材料,均應收集歸檔。歸檔文件材料種類、份數(shù)及每份文件的頁數(shù),均應齊全完整。二、遵循文件的形成規(guī)律和特點,層次分明。在歸檔的文材料中,應當將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件分別組在一起,不得分開；一個項目的材料,要把項目從立項到結束形成的材料組在一起,準確地反映企業(yè)生產、科研、基建和經營管理等各項活動的真實內容和歷史過程,盡量做到一事一卷。三、卷內文件的排列:卷內文件材料應保持文件之間的有機聯(lián)系,區(qū)別不同情況進行排列,密不可分的文件材料應依序排列在一起,即:批復在前,請示在后；正件在前,附件在后；印件在前,定稿在后；會議記錄依會議時間順序排列,會議文件要按文件的重要程度順序排列,重要的在前；一般工作形成的材料,結論性的文件在前,依據(jù)性的文件在后；產品銷售合同應按銷售產品種類組卷,再按供貨時間依序排列；上級政策性規(guī)定的普發(fā)文件按問題單獨組卷,卷內文件依其重要程度排列?？萍嘉募呐帕袌?zhí)行GB/T11822-89國家標準。四、區(qū)分不同價值:各類文件根據(jù)其不同的內容都有不同的保存價值。組卷過程中盡量根據(jù)不同的保管期限分別組卷。文件數(shù)量很少或一件事密不可分的文件，可不必因價值不同而拆開組卷。五、跨年度材料的處理:除產品、項目、設備、儀表、基建項目檔案外,不同年度的文件不能放在一起立卷,但跨年度的請示與批復,放在批復年立卷；沒有批復放在請示年立卷,跨年度的規(guī)劃放在針對的第一年立卷,跨年度的總結放在針對的最后一年立卷；跨年度的會議放在開幕年立卷。六.具有長期保存的案卷,卷內文件有圓筆和鉛筆字跡,要用藍黑墨水或碳素墨水筆重抄或復印,連同原件一同歸檔。七.卷內文件的編號：每一本案卷的卷內文件按“件”編號，每件文件用鉛筆編寫頁號，在文件首頁的右上角蓋“件號章”,并將件號和每件文件的頁數(shù)填寫清楚。（“件號章”的其它項，由總裁辦檔案人員填寫）。圖紙在右下角編寫頁號。八、裝訂與裝盒：卷內文件以“件”為單位，采取三孔一線的方式進行裝訂。然后，按“件”號順序排列裝盒，一盒為一卷。九、卷內目錄的填寫:凡是組成的案卷,都應填寫卷內目錄。卷內目錄表的各項要填寫齊全。序號：填寫文件的件號。文號：填寫文件制發(fā)機關的發(fā)文字號,合同可填寫合同號。責任者：應填寫文件形成的部門或以印章為準。題名：填寫文件標題，一般應照實抄錄，不要隨意更改和簡化；沒有標題或不能說明文件內容的標題，應根據(jù)文件內容自擬標題，外加〔〕；會議記錄應在卷內目錄的文件題名下寫明會議的主要內容。合同、協(xié)議在此欄內填寫合同內容及對方單位。日期：填寫文件形成的時間，填寫時可省略“年”、“月”、“日”，用“.”表示。沒有責任者、年、月、日的文件要考證清楚責任者和年、月、日。頁號：填寫每份文件的頁數(shù)。十、備考表的填寫:每個案卷必須附有備考表。卷內文件的情況說明,都應填在備考表內,若無情況可說明,也應將立卷人姓名填上,檢查人由單位領導或案卷質量審核者簽名。十一、案卷題名的擬寫：每份案卷都應根據(jù)卷內文件內容擬寫題名。題名主要由三個部分組成：文件的主要制發(fā)機關、案卷內文件主題（文件中心內容）和文種。也可突出年代特征，即：在制發(fā)機關后加文件形成的年代。用印有“北京首信股份公司”卷盒的股份公司內部文件，可以省略文件制發(fā)機關。十二、歸檔照片、錄像片、錄音帶要寫清載體的攝制時間、地點、所反映事情的內容,攝制人。照片要連同底片一起歸檔。十三.歸檔的電子文檔要附有標簽，標簽內應填寫編號、套別、名稱、密級、保管期限和軟、硬平臺等。精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔核銷單的操作指南一、出口核銷業(yè)務流程第一步：出口單位取得商務部或其授權單位批準的進出口經營權；第二步：出口單位到海關辦理“中國電子口岸”入網手續(xù)，并到有關部門辦理“中國電子口岸”企業(yè)法人IC卡和“中國電子口岸”企業(yè)操作員IC卡電子認證手續(xù)；第三步：出口單位持有關材料到注冊所在地外匯局辦理登記，外匯局審核無誤后，為出口單位辦理登記手續(xù)，建立出口單位電子檔案信息；第四步：出口單位網上申領出口收匯核銷單；第五步：出口單位憑操作員IC卡、核銷員證、出口合同（首次申領時提供）到注冊所在地外匯局申領紙質出口收匯核銷單；第六步：出口企業(yè)網上向報關地海關進行出口核銷單的報關前的備案；第七步：出口單位出口報關；第八步：出口單位可以在報關出口后通過“中國電子口岸出口收匯系統(tǒng)”將已用于出口報關的核銷單向外匯局交單；第九步：出口單位在銀行辦理出口收匯后，到外匯局辦理出口收匯核銷手續(xù)。二、出口單位向外匯局申請辦理出口收匯核銷登記時需提供哪些資料？1、單位介紹信、申請書；2、中華人民共和國進出口企業(yè)資格證書》或《中華人民共和國外商投資企業(yè)批準證書》或《中華人民共和國臺港澳僑投資企業(yè)批準證書》正本及復印件；3、《企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照》（副本）或《企業(yè)營業(yè)執(zhí)照》（副本）及復印件；4、《中華人民共和國組織機構代碼證》正本及復印件；5、海關注冊登記證明書正本及復印件；三、特殊貿易方式出口的如何辦理出口收匯核銷手續(xù)對于下列特殊貿易方式出口的，出口單位除提供出口收匯核銷單、銀行出具的出口收匯核銷專用聯(lián)、出口報關單外，還應當按照以下規(guī)定提供證明材料。1、以出境展銷、展覽商品方式出口的，應當提供展品復入境報關單；2、以來料加工、來件裝配方式出口的，應當提供海關登記手冊、企業(yè)合同及經貿委批件，按照工繳費執(zhí)銷；3、以實物補償方式出口的，應當提供外經貿部門的批準件、相關合同、進口報關單。對超過合同規(guī)定的補償款視同一般貿易辦理核銷；4、以易貨方式出口的，應當提供易貨合同及易進貨物的進口報關單；5、以實物作為投資的出口，應當提供外經貿部門及外匯局的批準件；6、以進料加工方式出口的，一般應當全額收匯，外商投資企業(yè)不能全額收匯的，應當事先經外匯局批準。以收抵支的，應當提供合同、進口貨物報關單、海關登記手冊；7、境外承包工程項下所需機械設備、工具以及工程人員的辦公、生活物品出口的，應當提供書面說明及勞務承包合同。四、什么是“出口收匯系統(tǒng)”？“出口收匯系統(tǒng)”有什么作用?“出口收匯系統(tǒng)”是“中國電子口岸”中企業(yè)專用的一個子系統(tǒng)。該系統(tǒng)利用現(xiàn)代信息技術，借助國家電信公網在公共數(shù)據(jù)中心建立出口收匯核銷單（以下簡稱“核銷單”）的電子底帳，使海關和稅務部門實現(xiàn)出口報關和出口退稅環(huán)節(jié)對核銷單的聯(lián)網數(shù)據(jù)核查，并使企業(yè)憑操作員IC卡通過本系統(tǒng)在網上向外匯局申請需領用核銷單份數(shù)，向出口報關地海關進行核銷單報關前備案，待出口報關后可以進行網上交單，并可隨時隨地對核銷單領取、使用等各項信息進行綜合查詢，使出口報關、收匯核銷及退稅業(yè)務更加方便快捷。五、出口收匯系統(tǒng)如何進行身份認證？企業(yè)必須憑本企業(yè)操作員IC卡才能進入出口收匯系統(tǒng)，完成相關業(yè)務操作。系統(tǒng)根據(jù)IC卡信息進行操作員身份驗證，操作員處理的數(shù)據(jù)將自動進行電子簽名、加密。未申領IC卡的企業(yè)將無法開展相關的出口、收匯核銷業(yè)務。六、如何申領出口收匯核銷單？企業(yè)在到外匯局領取新版紙質核銷單之前，需上網向外匯局申請所需領用核銷單份數(shù)。企業(yè)在網上申請后，不需等待外匯局的網上審批，即可憑本企業(yè)操作員IC卡到外匯局領取新版紙質核銷單。外匯局根據(jù)企業(yè)網上申請的新版核銷單份數(shù)以及本地出口收匯核銷系統(tǒng)確認的企業(yè)可領單數(shù)量，向企業(yè)發(fā)放紙質新版核銷單，同時將所發(fā)新版核銷單電子底帳數(shù)據(jù)聯(lián)網存放到公共數(shù)據(jù)中心。出口單位在核銷單正式使用前，應當加蓋單位名稱及組織機構代碼條形章，在騎縫處加蓋單位公章。七、出口核銷單的有效期限是多少？空白新版核銷單無需填寫有效期，視同長期有效。全國海關將對新版紙質核銷單進行電子底帳數(shù)據(jù)聯(lián)網核查。八、報關前是否需進行核銷單的備案？企業(yè)到海關報關出口前，必須上網向報關地海關進行新版核銷單使用的報關前備案。一張核銷單只能對應用于一張出口報關單。未進行報關前備案的新版核銷單不能用于出口報關。九、企業(yè)已經進行口岸備案的核銷單，在出口口岸發(fā)生變化的情況下如何處理？已進行口岸備案的出口收匯核銷單，在核銷單未被用于出口報關的情況下出口口岸發(fā)生變化，可上網申請變更并重新設置出口口岸。十、出口后如何辦理交單？企業(yè)在貨物出口后不需再到外匯局進行交單，可以上網將已用于出口報關的核銷單向外匯局交單。十一、出口單位如何辦理出口收匯核銷報告手續(xù)？出口單位出口貨物后，應當在不遲于預計收匯日期起30天內，持核銷報告表、核銷單、報關單、核銷專用