企業(yè)歸檔案卷的質(zhì)量制度

精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔附件二關(guān)于歸檔案卷的質(zhì)量要求總的質(zhì)量要求:遵循文件材料的形成的規(guī)律和特點,保持文件之間的有機聯(lián)系,區(qū)別不同價值,便于保管和利用。具體應(yīng)做到以下幾點:一、歸檔文件必須齊全完整。凡是在職能活動中形成的對今后有查考利用價值的文件材料,均應(yīng)收集歸檔。歸檔文件材料種類、份數(shù)及每份文件的頁數(shù),均應(yīng)齊全完整。二、遵循文件的形成規(guī)律和特點,層次分明。在歸檔的文材料中,應(yīng)當將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件分別組在一起,不得分開；一個項目的材料,要把項目從立項到結(jié)束形成的材料組在一起,準確地反映企業(yè)生產(chǎn)、科研、基建和經(jīng)營管理等各項活動的真實內(nèi)容和歷史過程,盡量做到一事一卷。三、卷內(nèi)文件的排列:卷內(nèi)文件材料應(yīng)保持文件之間的有機聯(lián)系,區(qū)別不同情況進行排列,密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起,即:批復(fù)在前,請示在后；正件在前,附件在后；印件在前,定稿在后；會議記錄依會議時間順序排列,會議文件要按文件的重要程度順序排列,重要的在前；一般工作形成的材料,結(jié)論性的文件在前,依據(jù)性的文件在后；產(chǎn)品銷售合同應(yīng)按銷售產(chǎn)品種類組卷,再按供貨時間依序排列；上級政策性規(guī)定的普發(fā)文件按問題單獨組卷,卷內(nèi)文件依其重要程度排列?？萍嘉募呐帕袌?zhí)行GB/T11822-89國家標準。四、區(qū)分不同價值:各類文件根據(jù)其不同的內(nèi)容都有不同的保存價值。組卷過程中盡量根據(jù)不同的保管期限分別組卷。文件數(shù)量很少或一件事密不可分的文件，可不必因價值不同而拆開組卷。五、跨年度材料的處理:除產(chǎn)品、項目、設(shè)備、儀表、基建項目檔案外,不同年度的文件不能放在一起立卷,但跨年度的請示與批復(fù),放在批復(fù)年立卷；沒有批復(fù)放在請示年立卷,跨年度的規(guī)劃放在針對的第一年立卷,跨年度的總結(jié)放在針對的最后一年立卷；跨年度的會議放在開幕年立卷。六.具有長期保存的案卷,卷內(nèi)文件有圓筆和鉛筆字跡,要用藍黑墨水或碳素墨水筆重抄或復(fù)印,連同原件一同歸檔。七.卷內(nèi)文件的編號：每一本案卷的卷內(nèi)文件按“件”編號，每件文件用鉛筆編寫頁號，在文件首頁的右上角蓋“件號章”,并將件號和每件文件的頁數(shù)填寫清楚。（“件號章”的其它項，由總裁辦檔案人員填寫）。圖紙在右下角編寫頁號。八、裝訂與裝盒：卷內(nèi)文件以“件”為單位，采取三孔一線的方式進行裝訂。然后，按“件”號順序排列裝盒，一盒為一卷。九、卷內(nèi)目錄的填寫:凡是組成的案卷,都應(yīng)填寫卷內(nèi)目錄。卷內(nèi)目錄表的各項要填寫齊全。序號：填寫文件的件號。文號：填寫文件制發(fā)機關(guān)的發(fā)文字號,合同可填寫合同號。責任者：應(yīng)填寫文件形成的部門或以印章為準。題名：填寫文件標題，一般應(yīng)照實抄錄，不要隨意更改和簡化；沒有標題或不能說明文件內(nèi)容的標題，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容自擬標題，外加〔〕；會議記錄應(yīng)在卷內(nèi)目錄的文件題名下寫明會議的主要內(nèi)容。合同、協(xié)議在此欄內(nèi)填寫合同內(nèi)容及對方單位。日期：填寫文件形成的時間，填寫時可省略“年”、“月”、“日”，用“.”表示。沒有責任者、年、月、日的文件要考證清楚責任者和年、月、日。頁號：填寫每份文件的頁數(shù)。十、備考表的填寫:每個案卷必須附有備考表。卷內(nèi)文件的情況說明,都應(yīng)填在備考表內(nèi),若無情況可說明,也應(yīng)將立卷人姓名填上,檢查人由單位領(lǐng)導(dǎo)或案卷質(zhì)量審核者簽名。十一、案卷題名的擬寫：每份案卷都應(yīng)根據(jù)卷內(nèi)文件內(nèi)容擬寫題名。題名主要由三個部分組成：文件的主要制發(fā)機關(guān)、案卷內(nèi)文件主題（文件中心內(nèi)容）和文種。也可突出年代特征，即：在制發(fā)機關(guān)后加文件形成的年代。用印有“北京首信股份公司”卷盒的股份公司內(nèi)部文件，可以省略文件制發(fā)機關(guān)。十二、歸檔照片、錄像片、錄音帶要寫清載體的攝制時間、地點、所反映事情的內(nèi)容,攝制人。照片要連同底片一起歸檔。十三.歸檔的電子文檔要附有標簽，標簽內(nèi)應(yīng)填寫編號、套別、名稱、密級、保管期限和軟、硬平臺等。精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔核銷單的操作指南一、出口核銷業(yè)務(wù)流程第一步：出口單位取得商務(wù)部或其授權(quán)單位批準的進出口經(jīng)營權(quán)；第二步：出口單位到海關(guān)辦理“中國電子口岸”入網(wǎng)手續(xù)，并到有關(guān)部門辦理“中國電子口岸”企業(yè)法人IC卡和“中國電子口岸”企業(yè)操作員IC卡電子認證手續(xù)；第三步：出口單位持有關(guān)材料到注冊所在地外匯局辦理登記，外匯局審核無誤后，為出口單位辦理登記手續(xù)，建立出口單位電子檔案信息；第四步：出口單位網(wǎng)上申領(lǐng)出口收匯核銷單；第五步：出口單位憑操作員IC卡、核銷員證、出口合同（首次申領(lǐng)時提供）到注冊所在地外匯局申領(lǐng)紙質(zhì)出口收匯核銷單；第六步：出口企業(yè)網(wǎng)上向報關(guān)地海關(guān)進行出口核銷單的報關(guān)前的備案；第七步：出口單位出口報關(guān)；第八步：出口單位可以在報關(guān)出口后通過“中國電子口岸出口收匯系統(tǒng)”將已用于出口報關(guān)的核銷單向外匯局交單；第九步：出口單位在銀行辦理出口收匯后，到外匯局辦理出口收匯核銷手續(xù)。二、出口單位向外匯局申請辦理出口收匯核銷登記時需提供哪些資料？1、單位介紹信、申請書；2、中華人民共和國進出口企業(yè)資格證書》或《中華人民共和國外商投資企業(yè)批準證書》或《中華人民共和國臺港澳僑投資企業(yè)批準證書》正本及復(fù)印件；3、《企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照》（副本）或《企業(yè)營業(yè)執(zhí)照》（副本）及復(fù)印件；4、《中華人民共和國組織機構(gòu)代碼證》正本及復(fù)印件；5、海關(guān)注冊登記證明書正本及復(fù)印件；三、特殊貿(mào)易方式出口的如何辦理出口收匯核銷手續(xù)對于下列特殊貿(mào)易方式出口的，出口單位除提供出口收匯核銷單、銀行出具的出口收匯核銷專用聯(lián)、出口報關(guān)單外，還應(yīng)當按照以下規(guī)定提供證明材料。1、以出境展銷、展覽商品方式出口的，應(yīng)當提供展品復(fù)入境報關(guān)單；2、以來料加工、來件裝配方式出口的，應(yīng)當提供海關(guān)登記手冊、企業(yè)合同及經(jīng)貿(mào)委批件，按照工繳費執(zhí)銷；3、以實物補償方式出口的，應(yīng)當提供外經(jīng)貿(mào)部門的批準件、相關(guān)合同、進口報關(guān)單。對超過合同規(guī)定的補償款視同一般貿(mào)易辦理核銷；4、以易貨方式出口的，應(yīng)當提供易貨合同及易進貨物的進口報關(guān)單；5、以實物作為投資的出口，應(yīng)當提供外經(jīng)貿(mào)部門及外匯局的批準件；6、以進料加工方式出口的，一般應(yīng)當全額收匯，外商投資企業(yè)不能全額收匯的，應(yīng)當事先經(jīng)外匯局批準。以收抵支的，應(yīng)當提供合同、進口貨物報關(guān)單、海關(guān)登記手冊；7、境外承包工程項下所需機械設(shè)備、工具以及工程人員的辦公、生活物品出口的，應(yīng)當提供書面說明及勞務(wù)承包合同。四、什么是“出口收匯系統(tǒng)”？“出口收匯系統(tǒng)”有什么作用?“出口收匯系統(tǒng)”是“中國電子口岸”中企業(yè)專用的一個子系統(tǒng)。該系統(tǒng)利用現(xiàn)代信息技術(shù)，借助國家電信公網(wǎng)在公共數(shù)據(jù)中心建立出口收匯核銷單（以下簡稱“核銷單”）的電子底帳，使海關(guān)和稅務(wù)部門實現(xiàn)出口報關(guān)和出口退稅環(huán)節(jié)對核銷單的聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)核查，并使企業(yè)憑操作員IC卡通過本系統(tǒng)在網(wǎng)上向外匯局申請需領(lǐng)用核銷單份數(shù)，向出口報關(guān)地海關(guān)進行核銷單報關(guān)前備案，待出口報關(guān)后可以進行網(wǎng)上交單，并可隨時隨地對核銷單領(lǐng)取、使用等各項信息進行綜合查詢，使出口報關(guān)、收匯核銷及退稅業(yè)務(wù)更加方便快捷。五、出口收匯系統(tǒng)如何進行身份認證？企業(yè)必須憑本企業(yè)操作員IC卡才能進入出口收匯系統(tǒng)，完成相關(guān)業(yè)務(wù)操作。系統(tǒng)根據(jù)IC卡信息進行操作員身份驗證，操作員處理的數(shù)據(jù)將自動進行電子簽名、加密。未申領(lǐng)IC卡的企業(yè)將無法開展相關(guān)的出口、收匯核銷業(yè)務(wù)。六、如何申領(lǐng)出口收匯核銷單？企業(yè)在到外匯局領(lǐng)取新版紙質(zhì)核銷單之前，需上網(wǎng)向外匯局申請所需領(lǐng)用核銷單份數(shù)。企業(yè)在網(wǎng)上申請后，不需等待外匯局的網(wǎng)上審批，即可憑本企業(yè)操作員IC卡到外匯局領(lǐng)取新版紙質(zhì)核銷單。外匯局根據(jù)企業(yè)網(wǎng)上申請的新版核銷單份數(shù)以及本地出口收匯核銷系統(tǒng)確認的企業(yè)可領(lǐng)單數(shù)量，向企業(yè)發(fā)放紙質(zhì)新版核銷單，同時將所發(fā)新版核銷單電子底帳數(shù)據(jù)聯(lián)網(wǎng)存放到公共數(shù)據(jù)中心。出口單位在核銷單正式使用前，應(yīng)當加蓋單位名稱及組織機構(gòu)代碼條形章，在騎縫處加蓋單位公章。七、出口核銷單的有效期限是多少？空白新版核銷單無需填寫有效期，視同長期有效。全國海關(guān)將對新版紙質(zhì)核銷單進行電子底帳數(shù)據(jù)聯(lián)網(wǎng)核查。八、報關(guān)前是否需進行核銷單的備案？企業(yè)到海關(guān)報關(guān)出口前，必須上網(wǎng)向報關(guān)地海關(guān)進行新版核銷單使用的報關(guān)前備案。一張核銷單只能對應(yīng)用于一張出口報關(guān)單。未進行報關(guān)前備案的新版核銷單不能用于出口報關(guān)。九、企業(yè)已經(jīng)進行口岸備案的核銷單，在出口口岸發(fā)生變化的情況下如何處理？已進行口岸備案的出口收匯核銷單，在核銷單未被用于出口報關(guān)的情況下出口口岸發(fā)生變化，可上網(wǎng)申請變更并重新設(shè)置出口口岸。十、出口后如何辦理交單？企業(yè)在貨物出口后不需再到外匯局進行交單，可以上網(wǎng)將已用于出口報關(guān)的核銷單向外匯局交單。十一、出口單位如何辦理出口收匯核銷報告手續(xù)？出口單位出口貨物后，應(yīng)當在不遲于預(yù)計收匯日期起30天內(nèi)，持核銷報告表、核銷單、報關(guān)單、核銷專用