論開(kāi)放存取在檔案網(wǎng)站信息資源建設(shè)中的應(yīng)用-檔案管理論文

6/6論開(kāi)放存取在檔案網(wǎng)站信息資源建設(shè)中的應(yīng)用-檔案管理論文

Abstract：ApplicationofOpenAccessonarchiveswebsiteinformationresourceconstructionisthereflectofthedepthintegrationoftheinformationtechnologyandarchivalwork，itisapositiveresponsetothedigitalChinaConstruction.ByanalyzingtheproblemsofOpenAccessperspectiveArchivesInformationResourcesConstructionSiteandtheapplicabilityoftheusageofOpenAccessarchivesinthewebsiteinformationresourceconstruction，F(xiàn)orindividualsandorganizationsformedarchivescollectionarchives，respectivelyproposedtheestablishmentofelectronicarchivesandimplementationofcloudstoragewayOpenAccessstorageAlliance，andoverviewapplicationmethodsandprecautions.

Keywords：OpenAccess；Archiveswebsite；Informationresource；Resourceconstruction

1引言

20世紀(jì)80年代，參與出版期刊的商業(yè)機(jī)構(gòu)為追求利益最大化，通過(guò)各種壟斷行為逐年提高學(xué)術(shù)期刊價(jià)格，使得科研人員和學(xué)術(shù)交流機(jī)構(gòu)無(wú)力購(gòu)買(mǎi)太多的學(xué)術(shù)期刊，引發(fā)“期刊價(jià)格危機(jī)”，致使學(xué)術(shù)研究成果不能廣泛傳播，學(xué)術(shù)交流受阻。20世紀(jì)90年代后，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展推廣，基于成本壓力和技術(shù)動(dòng)力，國(guó)際學(xué)術(shù)界、出版界和圖書(shū)情報(bào)界發(fā)起了一場(chǎng)免費(fèi)零障礙獲取和傳播學(xué)術(shù)資源的“開(kāi)放存取”運(yùn)動(dòng)。之后，國(guó)外研究人員紛紛從不同的角度，闡發(fā)了自己對(duì)開(kāi)放存取的獨(dú)到認(rèn)識(shí)。一般認(rèn)為，《布達(dá)佩斯開(kāi)放存取先導(dǎo)計(jì)劃》（BOAI）中給出的“開(kāi)放存取”的定義是普遍被認(rèn)可的。該文件指出：對(duì)文獻(xiàn)的“開(kāi)放存取”不應(yīng)存在不同的政策和權(quán)限，用戶(hù)可以通過(guò)Internet免費(fèi)閱讀、下載、復(fù)制、傳播、打印和檢索作品，實(shí)現(xiàn)對(duì)作品全文的鏈接，為作品建立索引，將作品作為數(shù)據(jù)傳遞給相應(yīng)軟件，或者進(jìn)行任何其他出于合法目的的使用，而這些使用方式除網(wǎng)絡(luò)本身的物理障礙和出于對(duì)著作權(quán)保護(hù)的考慮外，不應(yīng)受經(jīng)濟(jì)、法律和技術(shù)的任何限制。[1]

國(guó)內(nèi)對(duì)開(kāi)放存取的研究始于2023年，研究成果多集中在圖書(shū)館學(xué)領(lǐng)域，而同屬信息服務(wù)領(lǐng)域的檔案學(xué)界對(duì)此的研究成果卻寥寥無(wú)幾。筆者于2023年3月25日登錄中國(guó)知網(wǎng)，以“開(kāi)放存取”為主題詞，分別在“圖書(shū)館學(xué)、圖書(shū)館事業(yè)”和“檔案學(xué)、檔案事業(yè)”學(xué)科目錄下進(jìn)行高級(jí)檢索，分別得到相關(guān)文獻(xiàn)1772篇和26篇，足見(jiàn)開(kāi)放存取亟待引起國(guó)內(nèi)檔案學(xué)者的關(guān)注。與此同時(shí)，現(xiàn)有的少量研究成果側(cè)重于開(kāi)放存取理念與檔案信息資源開(kāi)發(fā)理念的宏觀對(duì)比、開(kāi)放存取環(huán)境下高校檔案信息資源共享的實(shí)現(xiàn)、歷史檔案網(wǎng)絡(luò)存取等方面，學(xué)者們對(duì)開(kāi)放存取在檔案領(lǐng)域應(yīng)用方法的關(guān)注不多，研究成果極少。因此，本文從開(kāi)放存取視角下檔案網(wǎng)站信息資源建設(shè)存在的問(wèn)題以及開(kāi)放存取在檔案網(wǎng)站信息資源建設(shè)中應(yīng)用的適用性展開(kāi)探討，同時(shí)提出開(kāi)放存取在檔案網(wǎng)站信息資源建設(shè)中應(yīng)用的途徑、方法和注意事項(xiàng)。

2檔案網(wǎng)站信息資源建設(shè)存在的問(wèn)題及開(kāi)放存取的適用性分析

檔案網(wǎng)站信息資源建設(shè)在國(guó)家政策支持和檔案學(xué)術(shù)研究的推動(dòng)下，有了較大進(jìn)步和發(fā)展，但站在開(kāi)放存取視角下觀察，目前仍然存在很多問(wèn)題，而開(kāi)放存取的“開(kāi)放共享、互聯(lián)互通、即時(shí)存取、多元參與”的特點(diǎn)恰好能夠彌補(bǔ)這些問(wèn)題帶來(lái)的缺陷。

2.1檔案網(wǎng)站信息資源建設(shè)存在的問(wèn)題分析

2.1.1可用資源類(lèi)型單一，內(nèi)容單調(diào)。大部分檔案網(wǎng)站只是把紙質(zhì)檔案拍成照片，以非文本的圖像形式上傳，類(lèi)型單一；網(wǎng)站上公布的檔案信息以目錄級(jí)數(shù)據(jù)為主，缺乏檔案全文信息和專(zhuān)題信息，檔案內(nèi)容豐富的特性難以呈現(xiàn)。

2.1.2各自為政，存在信息孤島現(xiàn)象。利用者進(jìn)入一個(gè)檔案網(wǎng)站所獲取到的檔案信息資源僅僅限于本館擁有的檔案，想找到特定信息就要去瀏覽不同的網(wǎng)站。雖然大部分檔案網(wǎng)站已提供了對(duì)本區(qū)域范圍內(nèi)或全國(guó)乃至世界范圍部分檔案網(wǎng)站的超鏈接，但基本只是鏈接到相應(yīng)的檔案館網(wǎng)址，本質(zhì)上仍然沒(méi)有解決在線檔案資源內(nèi)容的整合與跨庫(kù)檢索。即每個(gè)檔案網(wǎng)站從內(nèi)容管理這一層面看，仍然是一個(gè)個(gè)獨(dú)立的信息孤島。[2]

2.1.3信息更新速度慢，缺乏時(shí)效性。檔案網(wǎng)站信息更新速度是滿足用戶(hù)信息需求、提高檔案網(wǎng)站訪問(wèn)和利用率的重要指標(biāo)，我國(guó)檔案網(wǎng)站信息資源建設(shè)整體較落后，網(wǎng)站內(nèi)容相對(duì)貧乏，訪問(wèn)率、利用率較低，拋開(kāi)用戶(hù)利用動(dòng)機(jī)，網(wǎng)站信息更新速度慢、時(shí)效性差是重要影響因素之一。

2.1.4資源建設(shè)與對(duì)社會(huì)需求的認(rèn)知存在偏差。當(dāng)前的檔案網(wǎng)站信息資源建設(shè)主體單一、用戶(hù)參與不夠，這源于對(duì)社會(huì)需求認(rèn)知的不足。檔案用戶(hù)類(lèi)型眾多，不同的用戶(hù)對(duì)文件信息的需求不同，每個(gè)用戶(hù)使用資源的側(cè)重點(diǎn)也不同，因而有必要以用戶(hù)需求為中心來(lái)拓展檔案網(wǎng)站信息資源范圍，遵循圍繞用戶(hù)需求（顯性需求和隱性需求），服務(wù)于資源開(kāi)發(fā)和利用的原則，開(kāi)展網(wǎng)站信息資源建設(shè)。[3]2.2開(kāi)放存取在檔案網(wǎng)站信息資源建設(shè)中的適用性分析

2.2.1開(kāi)放共享增強(qiáng)資源多樣性。開(kāi)放共享使得社會(huì)需求多樣化，多樣化需求需要改進(jìn)檔案服務(wù)，這就要求檔案網(wǎng)站成為應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸，檔案資源豐富，能夠提供多種角度查詢(xún)、瀏覽及多種方式獲取檔案知識(shí)的多元化服務(wù)網(wǎng)站。

2.2.2互聯(lián)互通提高資源流動(dòng)性。利用互聯(lián)互通的現(xiàn)代化技術(shù)，簡(jiǎn)化利用方式，切實(shí)推動(dòng)檔案資源跨館利用、跨館出證。開(kāi)放存取環(huán)境下用戶(hù)對(duì)開(kāi)放檔案的使用權(quán)限增大，用戶(hù)可以通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)免費(fèi)檢索、閱覽，只要注明相應(yīng)的著作權(quán)信息即可。

2.2.3即時(shí)存取加快資源更新速度。對(duì)于眾多的可開(kāi)放檔案，進(jìn)行數(shù)字檔案保管的主要任務(wù)是對(duì)數(shù)字檔案進(jìn)行更新和維護(hù)。數(shù)字檔案的更新是存檔過(guò)程的延續(xù)，需要將最新積累的經(jīng)過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化處理的有價(jià)值的數(shù)字檔案資源定期或不定期地存儲(chǔ)到云端，實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)更新。[4]

2.2.4多元參與提高資源建設(shè)效率。在開(kāi)放存取環(huán)境中，用戶(hù)對(duì)信息享有了較為充分的訪問(wèn)權(quán)、獲取權(quán)與使用權(quán)，開(kāi)放存取通過(guò)促進(jìn)檔案價(jià)值鑒定、保密范圍、密級(jí)劃分、保密期限、開(kāi)放模式和開(kāi)放范圍的變革，使更多的檔案資料以開(kāi)放存取方式為更多用戶(hù)獲取，把多元用戶(hù)的多元需求融入檔案信息資源建設(shè)的全過(guò)程，擴(kuò)展檔案信息資源開(kāi)發(fā)體系中開(kāi)發(fā)主體的合作范疇與廣度，可以有效提高資源建設(shè)效率。[5]

3開(kāi)放存取在檔案網(wǎng)站信息資源建設(shè)中應(yīng)用的途徑與方法

借鑒開(kāi)放存取在圖書(shū)情報(bào)和網(wǎng)絡(luò)出版領(lǐng)域的應(yīng)用實(shí)踐以及相關(guān)研究成果，提出開(kāi)放存取在檔案網(wǎng)站信息資源建設(shè)中應(yīng)用的途徑和方法。

3.1開(kāi)放存取在檔案網(wǎng)站信息資源建設(shè)中應(yīng)用的途徑

3.1.1針對(duì)形成檔案的個(gè)人，建立云存儲(chǔ)的電子檔案。這是檔案網(wǎng)站在收集個(gè)人檔案過(guò)程中對(duì)開(kāi)放存取利用的主要方式，其實(shí)現(xiàn)過(guò)程可分為現(xiàn)行利用和長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展兩個(gè)階段：第一階段，實(shí)現(xiàn)個(gè)人檔案對(duì)自我的絕對(duì)開(kāi)放。隨著數(shù)字檔案的不斷增加，人們面對(duì)的數(shù)字存檔的壓力也不斷增大，從當(dāng)前云存儲(chǔ)的發(fā)展趨勢(shì)來(lái)看，有越來(lái)越多的人把數(shù)字檔案資源存儲(chǔ)在云端。[6]在云存儲(chǔ)之前，個(gè)人檔案是一種對(duì)自我的相對(duì)開(kāi)放，只能在存儲(chǔ)檔案的指定設(shè)備中查閱利用，而云存儲(chǔ)之后則可以擺脫存儲(chǔ)設(shè)備的限制，從而實(shí)現(xiàn)先行利用的開(kāi)放存取。第二階段，實(shí)現(xiàn)個(gè)人檔案對(duì)社會(huì)的相對(duì)開(kāi)放。個(gè)人是檔案的形成主體之一，個(gè)人檔案是社會(huì)檔案資源的重要組成部分。當(dāng)個(gè)人檔案的價(jià)值實(shí)現(xiàn)從個(gè)人向社會(huì)的轉(zhuǎn)化后，就會(huì)產(chǎn)生社會(huì)利用需求，一旦其滿足向社會(huì)開(kāi)放的條件，利用者就能在自身可利用范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)開(kāi)放獲取，從而實(shí)現(xiàn)個(gè)人檔案長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的開(kāi)放存取。

3.1.2針對(duì)收集檔案的機(jī)構(gòu)，實(shí)施開(kāi)放存取倉(cāng)儲(chǔ)聯(lián)盟。在檔案網(wǎng)站信息資源建設(shè)中的開(kāi)放存取倉(cāng)儲(chǔ)應(yīng)包括機(jī)構(gòu)倉(cāng)儲(chǔ)和主題倉(cāng)儲(chǔ)。個(gè)人認(rèn)為，各檔案館建立的檔案網(wǎng)站實(shí)際上是開(kāi)放存取倉(cāng)儲(chǔ)中機(jī)構(gòu)倉(cāng)儲(chǔ)的一種，也就是說(shuō)目前機(jī)構(gòu)倉(cāng)儲(chǔ)建設(shè)正在進(jìn)行之中，在開(kāi)放存取理念下可以有意識(shí)地引導(dǎo)其朝著統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)和合作建設(shè)的方向發(fā)展，即檔案網(wǎng)站建設(shè)者將完整的作品版本和授權(quán)使用許可協(xié)議以標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)字化格式即時(shí)存貯在檔案網(wǎng)站的在線倉(cāng)儲(chǔ)中，確?？砷_(kāi)放存取檔案信息的開(kāi)放訪問(wèn)、自由傳播、統(tǒng)一檢索和長(zhǎng)期存檔。[7]同樣的方式可以構(gòu)建主題檔案開(kāi)放存取倉(cāng)儲(chǔ)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案網(wǎng)站的開(kāi)放存取倉(cāng)儲(chǔ)聯(lián)盟，提高網(wǎng)站信息發(fā)布水平，為用戶(hù)實(shí)現(xiàn)便利的跨庫(kù)檢索創(chuàng)造條件，使利用者不論身在何處，都能方便地找到自己需要的可開(kāi)放檔案信息。

3.2開(kāi)放存取在檔案網(wǎng)站信息資源建設(shè)中應(yīng)用的方法

3.2.1構(gòu)建開(kāi)放存取資源庫(kù)。這是開(kāi)放存取在檔案網(wǎng)站信息資源建設(shè)中應(yīng)用的資源基礎(chǔ)。隨著國(guó)家大數(shù)據(jù)發(fā)展戰(zhàn)略和“互聯(lián)網(wǎng)+”行動(dòng)計(jì)劃的推進(jìn)，以及國(guó)家檔案工作“十二五”規(guī)劃的順利實(shí)施，檔案館藏得到了極大的豐富和優(yōu)化，已經(jīng)初步具備了建立開(kāi)放存取資源庫(kù)的資源條件。在資源庫(kù)建設(shè)中重視開(kāi)放存取目錄中心建設(shè)，開(kāi)展檔案目錄資源基礎(chǔ)體系建設(shè)，建立國(guó)家層面的檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)和專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)。加快檔案信息資源共享服務(wù)平臺(tái)建設(shè)，實(shí)施國(guó)家數(shù)字檔案資源融合共享服務(wù)工程，以開(kāi)放存取資源庫(kù)為基礎(chǔ)開(kāi)展檔案數(shù)據(jù)開(kāi)放計(jì)劃，履行開(kāi)放共享和存取便利的方針。逐步實(shí)現(xiàn)互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下數(shù)字檔案信息化服務(wù)的新模式：凡是經(jīng)過(guò)鑒定開(kāi)放的數(shù)字檔案，一旦被存放到檔案網(wǎng)站上，就應(yīng)按照開(kāi)放獲取的原則允許利用者免費(fèi)獲取，包括閱讀、下載、復(fù)制、傳遞、打印、檢索，實(shí)現(xiàn)“無(wú)限制使用”和“充分共享”。[8]

3.2.2完善相應(yīng)的制度、法規(guī)。這是開(kāi)放存取在檔案網(wǎng)站信息資源建設(shè)中應(yīng)用的基本規(guī)范和法律保障。完善制度可從兩個(gè)層面考慮：一是從單位層面，實(shí)行制度化管理。將檔案管理納入單位整體制度化管理中去，建立嚴(yán)格的監(jiān)督機(jī)制和審查體系，對(duì)檔案信息形成過(guò)程加強(qiáng)質(zhì)量控制，明確規(guī)定要嚴(yán)格審核檔案信息內(nèi)容的完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確等情況。二是從檔案部門(mén)層面，進(jìn)一步完善檔案鑒定制度和適宜開(kāi)放存取檔案的管理制度。將每個(gè)環(huán)節(jié)的檔案原件鑒定及檔案信息鑒定工作形成制度，從制度上明確符合開(kāi)放存取要求的檔案范圍。法規(guī)需要明確即時(shí)歸檔和及時(shí)提供服務(wù)的法定責(zé)任?？茖W(xué)規(guī)劃和推進(jìn)與開(kāi)放存取相關(guān)的法規(guī)體系建設(shè)，將檔案法規(guī)的制定與檔案網(wǎng)站信息資源的建設(shè)相結(jié)合，依法保障開(kāi)放存取在檔案網(wǎng)站信息資源建設(shè)中的科學(xué)、合理應(yīng)用。就我國(guó)現(xiàn)行的檔案法律法規(guī)來(lái)看，其內(nèi)容側(cè)重于檔案的管理與保護(hù)，而對(duì)檔案的公開(kāi)和利用限制較多，因此，國(guó)家在宏觀的法律法規(guī)和政策方面應(yīng)當(dāng)給開(kāi)放存取以明確的宣示和引導(dǎo)。

3.2.3實(shí)施存取質(zhì)量控制。這是開(kāi)放存取在檔案網(wǎng)站信息資源建設(shè)中應(yīng)用的核心要素。首先，確立質(zhì)量評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)。質(zhì)量評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)的內(nèi)容主要包括：檔案著錄格式標(biāo)準(zhǔn)、描述與標(biāo)引語(yǔ)言標(biāo)準(zhǔn)、檔案信息元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)庫(kù)管理標(biāo)準(zhǔn)以及獲取技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等通用標(biāo)準(zhǔn)。只有嚴(yán)格推行和遵循不同層次的標(biāo)準(zhǔn)，才能將不同檔案館組建成一個(gè)互聯(lián)的共享網(wǎng)絡(luò)體系，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的交流與兼容。[9]其次，嚴(yán)格控制實(shí)施。檔案信息形成者必須改變思想觀念、提高認(rèn)識(shí)水平，這是優(yōu)化質(zhì)量的前提。檔案信息的形成者主要指文件形成者和檔案人員。文件形成者是檔案信息質(zhì)量控制的主要把關(guān)者，在文件制作過(guò)程中，要注重內(nèi)容的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和可靠性，從源頭上保證檔案信息的質(zhì)量。檔案人員是檔案再生信息的主要形成者。在開(kāi)發(fā)檔案信息資源的過(guò)程中，檔案人員必須樹(shù)立質(zhì)量意識(shí)，為利用者提供高質(zhì)量的檔案信息。需要指出的是，單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)優(yōu)化檔案質(zhì)量的重要性的認(rèn)識(shí)最為關(guān)鍵。[10]最后，建立“人機(jī)交互”的監(jiān)督和檢查機(jī)制。只有加強(qiáng)監(jiān)督和檢查，才能保證檔案資源存量數(shù)字化、增量電子化、利用網(wǎng)絡(luò)化，創(chuàng)新檔案信息化管理模式，加快檔案管理與信息社會(huì)的融合，從而促進(jìn)檔案網(wǎng)站服務(wù)水平的現(xiàn)代化。3.2.4營(yíng)造良好的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。這是開(kāi)放存取在檔案網(wǎng)站信息資源建設(shè)中應(yīng)用的技術(shù)支撐。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案信息開(kāi)放存取中扮演著重要角色，沒(méi)有網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支撐，檔案信息開(kāi)放存取如同泡影，只能停留在理論層面上，根本無(wú)法付諸實(shí)踐。[11]在現(xiàn)有網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，形成以局域網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)、因特網(wǎng)為平臺(tái)，以檔案目錄中心、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)、檔案利用平臺(tái)、檔案網(wǎng)站信息發(fā)布為基礎(chǔ)的檔案網(wǎng)站信息化體系，可以為開(kāi)放存取的實(shí)際應(yīng)用提供良好的網(wǎng)絡(luò)