檔案管理實施方案匯報07

期號線及205項檔案管理實施案匯報年月26

目一、概、本目案理范...................................................................................................20、本目案理特...................................................................................................20二、前的工作進展況三、檔管理組織架和責任工、檔管的作責......................................................................................................21、檔管的織構(gòu)職...........................................................................................22、檔室員備分...................................................................................................23四、檔管理工作流及原則五、工檔案的查閱用六、檔室的建設(shè)方、場、環(huán)要、辦設(shè)、備七、檔管理實施計八、參各方的檔案理范圍、建單歸目...........................................................................................................26、監(jiān)單歸目...........................................................................................................29、施單歸目...........................................................................................................30九、存的問題十、建

檔案管理實施案匯報一概1本項目檔案理的范本項目包含深圳市地鐵三號線工程及205國道深圳段改建工程，地鐵三號線工程包括軌道及接觸軌、車站、區(qū)間、車輛段、主變電站及附屬工程的土建與裝修及分設(shè)備與設(shè)備安裝工程。205國道深圳段改建工程包括路面、路基、橋梁、公交車站、人行天橋、路燈、交通設(shè)施、交通監(jiān)控等工程。本項目的檔案管理包含以上所有工程的技術(shù)、文書、實物、聲像、財務(wù)及人事檔案。2本項目檔案理的特1)本項目采用“小業(yè)主、大社會”的建設(shè)管理模式，檔案管理工作由管理公司牽頭，多單位組成的業(yè)主團隊配合，由管理公司代表建設(shè)方負責向檔案接收部門移交竣工資料，實行技術(shù)、文書、實物、聲像、財務(wù)及人事檔案的一體化管理。2)本項目除了向市檔案館移交基建檔案外，還需要向區(qū)檔案館移交文書、財務(wù)、聲像及實物檔案，同時還需要向運營方移交一套完整的基建檔案?？紤]到以上情況，本項目基建檔案按三套考慮。二檔工進情1、組織召開了有深圳市檔案局、龍崗區(qū)城建檔案室、深圳市公路局、龍崗區(qū)公路局等單位參加的檔案工作座談會與各級檔案主管部門建立起了工作聯(lián)系；2、邀請深圳市地鐵四號線的高級檔案管理主任馬惠茹與管理公司、三號線公司顧問公司、勘察設(shè)計總包單位的檔案管理人員進行了檔案管理工作交流；3、明確了業(yè)主、監(jiān)理、施工等單位的竣工資料歸檔內(nèi)容及范圍；4、編制了往來文件管理辦法、竣工文件編制及檔案移交實施細則；5、編制了國道205深圳段改建工程項目文件編碼系統(tǒng)；6、明確了3101、3102標段前期工程的施工、監(jiān)理用表的表式。

7、2007年2月份完成了檔案室搬遷工作。8、收集了文書檔案7756件，基本建設(shè)檔案初步設(shè)計、巖土工程勘察報告、概算、招、投標文件及圖紙，分別各標段有3101、3101-1、3103、3104、3105-A、3106、3107、3501、3502、3504、3505、3506、3507、控制測量、橋梁檢測、保險經(jīng)紀、第三方監(jiān)測、國道G205文件共15400余件，發(fā)放基本建設(shè)檔案各類文件4000余件。9、制訂了檔案管理各項制度，分別是《檔案分管領(lǐng)導的崗位責任制案員崗位責任制位責任制制度管理制度《檔案借閱制度銷毀鑒定制度》等。同時，對分散的文件、技術(shù)資料重新歸檔整理并進行分類鑒定統(tǒng)計組合排列編目逐步實現(xiàn)了檔案規(guī)范化，最大可能提高檔案的有效利用。10、為了實現(xiàn)基本建設(shè)檔案圖紙發(fā)放、借閱規(guī)范化，利用業(yè)余時間，開發(fā)了基本建設(shè)檔案圖文管理系統(tǒng)。辦公自動化系統(tǒng)運行以后將可以實現(xiàn)網(wǎng)內(nèi)查閱。11、目前封存未中標投標文件共230箱，已存放到指定庫房。12、基本建設(shè)檔案正在分類逐步整理上架。13、根據(jù)深圳市檔案管理要求，實現(xiàn)檔案計算機管理。已將地3號線項目管理文件2002、2003、2004、2005年的文書檔案按規(guī)范整理完畢，并輸入計算機，使之標準化、規(guī)范化。三、檔案理組織構(gòu)和責任分1檔案管理的作職責1)在招標和勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位簽訂協(xié)議、合同時，對工程文件的套數(shù)、質(zhì)量、移交時間等提出明確要求；2)負責組織、監(jiān)督、指導監(jiān)理單位、施工單位的竣工文件的形成、積累和立卷歸檔工作；3)負責工程準備階段、竣工驗收階段形成的文件的收集、整理、立卷、歸檔、保管、移交工作；4)在工程竣工驗收前，提請市城建檔案管理部門對工程檔案進行專項驗收；5)工程竣工驗收后三個月內(nèi)，負責向市城建檔案館及相關(guān)單位移交完整的竣工檔案。

6)負責業(yè)主技術(shù)、文書、實物、聲像、財務(wù)及人事檔案的收集、整理。2檔案管理的織架構(gòu)職責檔案管理的組織架構(gòu)圖：檔案管理領(lǐng)導小組組長：徐向明副組長：張佐漢、張建華、江智高、張中安、肖世雄三號線公司辦公室、管理公司辦公室丁茹玉、李洪慶檔案室宋超群、賴曉琳、張紅、袁莉莉、周忠君、曲嶸辦公室監(jiān)理

決策層策劃層執(zhí)行層總工辦

財務(wù)室

工程部

合同部

承包商為保證能高效、有序、及時地開展工作，實行三層管理模式：第一層為決策層，第二層為策劃層，第三層為執(zhí)行層。成立由三號線公司領(lǐng)導、管理公司領(lǐng)導組成的檔案管理工作領(lǐng)導小組，對本項目的檔案管理工作進行決策、統(tǒng)籌安排。由管理公司辦公室、三號線公司辦公室負責對外聯(lián)絡(luò)、場地布置、策劃，協(xié)調(diào)、組織各部門、各參建單位的檔案管理工作。檔案室在管理公司辦公室、三號線公司辦公室的領(lǐng)導下負責實施各項具體的檔案工作。三號線公司辦公室、總工辦、工程部、合同部文檔管理人員負責協(xié)助檔案室工作，將各自部門收集到的相關(guān)資料向檔案室移交。

各監(jiān)理單位、施工單位應成立竣工文件編制領(lǐng)導小組，配備專職檔案管理人員，負責編制各自職責范圍內(nèi)的竣工資料。3檔案室人員備及分配備六名專職檔案管理人員，具體為：管理公司三人，三號線公司一人，監(jiān)理公司二人。六人分工如下：單位管理公司三號線公司監(jiān)理單位

人員宋超群張紅袁莉莉賴曉琳周忠君曲嶸

分工牽頭負責全盤工作負責電腦錄入資料上傳并協(xié)助進行技術(shù)性文件的收集、整理、歸檔工作負責聲像、文書的收集、整理、歸檔工作負責實物、財務(wù)、人事檔案的收集、整理、歸檔工作負責技術(shù)性文件的收集、整理、歸檔工作負責電腦錄入資料上傳并協(xié)助進行實物財務(wù)、人事檔案的收集、整理、歸檔工作業(yè)主團隊各部門文檔管理人員負責收集、管理本部門形成的、接收到的各類往來文件，將收集到的市城建檔案館接收范圍內(nèi)的竣工文件及時向檔案室移交，按照三號線公司綜合辦公室下發(fā)的年度歸檔計劃，整理、移交相關(guān)內(nèi)部保存文件。四檔管工流及則1、資料的移交與管理屬于市城建檔案館接收范圍內(nèi)的工程竣工文件主團隊各部門收集到后，應及時將原件移交檔案室保管，檔案室安排專人接收，移交與接收時應填寫移交、接收清單，由移交方與接收方分別簽字確認。各部門如有需要，可到檔案室查閱或復印。不屬于市城建檔案館接收范圍內(nèi)的，三號線公司需要內(nèi)部保存的文書、實物、聲像、財務(wù)、人事等文件，由三號線公司綜合辦公室確定歸檔范圍，各部門文檔人員按要求收集、保存，每年年底由三號線公司綜合辦公室下發(fā)歸檔計

劃，次年月底之前按要求移交到檔案室，檔案室設(shè)專人接收、專人管理、單獨存放。2、圖紙、設(shè)計變更等勘察設(shè)計文件的管理由三號線公司總工辦牽頭，匯總各相關(guān)單位、部門的需要量，下達給設(shè)計單位，設(shè)計單位按要求份數(shù)提交，由總工辦驗收核準后交到檔案室，檔案室根據(jù)總工辦提供的發(fā)放清單以三號線公司名義統(tǒng)一發(fā)放并留底保存。3、檔案室發(fā)放文件只發(fā)放到監(jiān)理單位一級，需發(fā)放給施工單位的資料由監(jiān)理單位統(tǒng)一發(fā)放。4、紙質(zhì)文件、電子文件的提交要求詳見《往來文件管理辦法5、建設(shè)單位、監(jiān)理單位、施工單位的竣工資料歸檔范圍及歸檔要求，由檔案室負責提出具體《深圳市地鐵三號線及國道205圳段改建工程竣工文件編制及檔案移交實施細則》五工檔的閱用1、檔案室集中收集整理以下文件：1)本項目的工程立項文件2)建設(shè)用地、征地、拆遷文件3)勘察、測繪、設(shè)計、咨詢文件4)招投標文件5)開工審批文件6)竣工驗收文件7)上級機關(guān)有關(guān)工程建設(shè)的決議、批示、通知及重要會議紀要和指導性文件、建設(shè)、施工管理過程中的重要文件、聯(lián)系單8)三號線公司的文書、實物、聲像、財務(wù)憑證、人事檔案2檔案室收集到以上文件后按以上分類上架保存，并建立目錄，將目錄上傳到辦公自動化信息系統(tǒng)的信息平臺上，供所有用戶查閱。3對于以上非保密性的文件，檔案室將文件電子版上傳至信息平臺，供本項目人員根據(jù)相關(guān)權(quán)限查閱。4、對于保密性的文件，檔案室只上傳目錄，本項目人員如需查閱，需經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導或部門負責人批準后到資料室查閱紙質(zhì)文件。

5、圖紙等設(shè)計文件由資料室發(fā)放到各相關(guān)單位、部門，需要時，到各自部門文檔管理人員處查找借閱。6、檔案室集中收集以外的資料，各部門自行收集保管，建立目錄，上傳至信息管理平臺，供用戶查閱，同時將資料電子版上傳，供用戶根據(jù)權(quán)限查閱。7、本項目所有上傳資料集中保存在信息平臺的數(shù)據(jù)庫內(nèi)供不同權(quán)限的用戶查閱。六檔室建方1場地根據(jù)所能提供的場地情況，對檔案室規(guī)劃如下：三樓港鐵辦公室改為庫房，制作長，寬，6層雙面移動手搖式檔案密集詳細的平面布置見附圖用于存放地鐵號線工程的竣工資料。三樓港鐵辦公室與會議室之間的小房間改為庫房，制作長3m，寬，6層11列雙面移動手搖式檔案密集架（詳細的平面布置見附圖庫房用于存放205國道改建工程的竣工資料。三樓會議室改作檔案管理人員辦公室并兼做庫房，用于檔案管理人員辦公、整理資料；將目前樓檔案室的文件柜移到該室，用于存放三號線公司需要內(nèi)部保存的文件以及其他資料。2環(huán)境要求庫房要求做好防火、防鼠、防潮、防塵、防盜、避免陽光直射，溫度保持在14～24度，相對濕度～60%。因此，庫房應采用密閉鋼制門或采用鋼邊包門，所有窗戶要配備不透光窗簾，要求門、窗、屋頂要密閉，不能漏雨，庫房內(nèi)配備抽濕機、空調(diào)及滅火設(shè)備。3辦公設(shè)施、備5辦公桌椅，5電腦（其中2臺帶刻錄置網(wǎng)絡(luò)，安裝辦公自動化信息系統(tǒng)，2臺打印機（其中一臺A3彩色打印機臺掃描儀，復印機一臺。2個防磁柜х大型工作臺一張，椅子6把打碼機：4個手推車：2臺

小型手電鉆：2個梳式膠圈裝訂機：2臺抽濕機：2臺溫濕度計：4個七檔管實計根據(jù)目前實際情況，計劃于2007進行檔案管理人員第一次集中培訓。目前三號線公司辦公室、總工辦、工程部、合同部等各部門已陸續(xù)將各自部門保管的資料向檔案室辦理移交劃于2007年4月底將前期資料全部集中到資料室，實現(xiàn)統(tǒng)一管理（含三號線公司的技術(shù)、實物、聲像、文書、財務(wù)、人事檔案2007～2009年工程建設(shè)期間做好工程檔案的管理工作，并定期組織對監(jiān)理單位、施工單位的業(yè)務(wù)培訓，定期與城建檔案管理部門保持工作聯(lián)系，力爭實現(xiàn)工程檔案搜集與工程進展同步。工程竣工驗收期間，積極參與工程的竣工驗收，牽頭組織有市檔案館參與的竣工檔案專項驗收，組織人力、物力在工程竣工驗收后3個月內(nèi)向市城建檔案館及相關(guān)單位移交合格的竣工資料。實施計劃見附表。八參各的案理圍根《中華人民共和國檔案法實施辦法道工程施工及驗收規(guī)范》（GB50299—1999）2003版設(shè)工程施工質(zhì)量驗收統(tǒng)一標準—2001工程文件歸檔整理規(guī)范（GB/T50328—2001工程監(jiān)理規(guī)范（GB50319—2001工程項目管理規(guī)范市建筑工程文件歸檔管理辦法》等文件，結(jié)合本項目的特點，并與深圳市檔案館協(xié)商，基本確定本工程參建各方的歸檔范圍如下：1建設(shè)單位歸目錄1)立項文件

項目建議書項目建議書審批意見

可行性研究報告及附件可行性研究報告審批意見關(guān)于立項有關(guān)的會議紀要、決議、批示項目環(huán)境影響評估報告書調(diào)查資料及項目評估研究材料計劃立項批文固定資產(chǎn)投資許可證2)建設(shè)用地、征地、拆遷文件

項目選址申請及選址規(guī)劃意見通知書用地申請報告建設(shè)用地批準書、土地使用合同及紅線圖拆遷安置意見、協(xié)議、方案等建設(shè)用地規(guī)劃許可證及用地許可證劃撥建設(shè)用地文件3)勘察、測繪、設(shè)計、咨詢文件

工程地質(zhì)勘查報告紅線地界樁放點報告地形測量成果報告初步設(shè)計圖紙和說明審定設(shè)計方案通知書及審查意見相關(guān)行政主管部門（人防、環(huán)保、消防、交通、園林、市政、水電、檔案、通訊、白蟻防治、衛(wèi)生防疫、燃氣等）批準文件或?qū)徍艘庖娛┕D及其說明工程設(shè)計計算書設(shè)計、咨詢、審圖的簡報、月報和年報政府有關(guān)部門對施工圖設(shè)計文件的審批意見建筑物命名及車站站名批復建設(shè)方項目機構(gòu)人員組成及負責人任命書4)招投標文件

勘察招投標文件勘察承包協(xié)議、中標通知書設(shè)計招投標文件設(shè)計承包協(xié)議、中標通知書施工招投標文件施工承包合同、中標通知書監(jiān)理招投標文件監(jiān)理委托合同、中標通知書咨詢、顧問協(xié)議其它協(xié)議、合同5)開工審批文件

建設(shè)工程開工申報表建設(shè)工程施工許可證地下管線情況查詢報告及情況回報表工程安全、質(zhì)量監(jiān)督登記書工程建設(shè)前期法定建設(shè)程序檢查表6)其他重要文件

上級機關(guān)有關(guān)工程建設(shè)的決議、批示、通知及重要會議紀要和指導性文件建設(shè)、施工管理過程中的重要文件、聯(lián)系單7)竣工驗收文件

工程驗收申報文件竣工驗收會議紀要電梯及特種設(shè)備驗收文件勞動安全與衛(wèi)生驗收文件工程施工安全竣工評價書規(guī)劃驗收文件消防驗收文件環(huán)保驗收文件人防驗收文件

市質(zhì)監(jiān)站工程質(zhì)量監(jiān)督驗收報告其他各專項驗收認可文件勘察、設(shè)計、監(jiān)測、施工、監(jiān)理等單位總結(jié)建設(shè)單位工程總結(jié)竣工驗收報告竣工總平面圖和綜合管線圖及電子版的圖形數(shù)據(jù)文件電子文檔（包括應歸檔的掃描文件）8)文書、實物、影像、財務(wù)付款憑證、人事檔案2監(jiān)理單位歸目錄1)營業(yè)執(zhí)照（復印件加蓋公章）2)資質(zhì)證書（復印件加蓋公章）3)監(jiān)理合同書、中標通知書、監(jiān)理授權(quán)書4)總監(jiān)理工程師任命通知書（任命令）5)監(jiān)理機構(gòu)設(shè)置6)監(jiān)理工程師執(zhí)業(yè)證書、崗位證書、注冊證（復印件加蓋公章）7)監(jiān)理工程師變更通知書（人事任免令）8)監(jiān)理規(guī)劃9)監(jiān)理細則10)工程洽商記錄匯總表（或登記表）11)設(shè)計變更記錄匯總表（或登記錄）12)工程開工/復工審批表13)工程開工/復工暫停令14)不合格材料退場記錄15)旁站記錄16)有關(guān)進度、質(zhì)量、造價控制的監(jiān)理工程師通知單及回復單17)監(jiān)理工作聯(lián)系單、整改回復單18)重要往來文件19)監(jiān)理例會紀要20)設(shè)備開箱檢查、移交報告

21)工程事故報告22)事故整改報告及處理意見23)索賠報告24)驗工計價報表25)工程計量支付證書26)最終（結(jié)算）報表27)監(jiān)理月報28)監(jiān)理工作總結(jié)29)質(zhì)量評估報告30)其它應歸檔的文件資料31)子文檔（包括應歸檔的掃描文件）3施工單位歸目錄1)施工單位綜合文件資料

營業(yè)執(zhí)照（復印件加蓋公章）承建資格證書（復印件加蓋公章）施工合同（含補充協(xié)議、中標通知書、分包合同、施工聯(lián)營協(xié)議等）單位工程開工申請及開工報告單位工程竣工報告施工組織設(shè)計及報審和單位工程實施性施組及方案圖紙會審記錄及設(shè)計交底記錄設(shè)計變更通知單、工程聯(lián)系單及現(xiàn)場簽證單施工測量控制樁交驗復核記錄表、測量交接樁記錄、控制點測量成果報驗單、施工控制測量檢測表、工程基線