物資采購中的交貨驗收結(jié)算

物資采購中的交貨驗收結(jié)算交貨交貨為采購作業(yè)中最為重要的一環(huán)。采購之目的，即在于貨物之獲取，而交貨則是完成采購契約之關(guān)鍵作業(yè)。所謂交貨，一般乃指貨物所有權(quán)之移轉(zhuǎn)，移轉(zhuǎn)成立，即表示完成交貨。確保貨期之重要性貨期（交貨日期）是交貨作業(yè)中最重要的因素。惟有能夠確保貨期，才能算是成功的采購。確保貨期之目的，是要將生產(chǎn)活動所需貨品，在必要的時候，獲得供應(yīng)，俾以最低的成本來達成生產(chǎn)。所謂“必要的時候”，系指為了要以最低的成本達成生產(chǎn)活動，而預(yù)無計劃的貨品之進貨時間而言。所以遲于該時間，固然不好，早于該時間亦非所宜。茲將延遲交貨及提早交貨導(dǎo)致增加成本之原因，分述如下：1.貨期的延遲，無可諱言會阻礙生產(chǎn)活動之順利進行，對生產(chǎn)現(xiàn)場與其有關(guān)部門將帶來有形、無形之不良影響，致成為增加成本之原因，而其主要者為：（1）由于貨品進貨之延誤，發(fā)生空等或耽誤而導(dǎo)致效率之減少。（2）制品之交貨延遲，失去顧客之信用，招致訂單之減少。(3)為恢復(fù)原狀(正常生產(chǎn))，有需加班或例假出勤，致增加人工費用。(4)采用替代品或低品質(zhì)物料，造成修改或誤制。(5)交貨延誤之頻度高，稽催的作業(yè)費用增加。(6)影響員工之工作士氣。2.一般人總以為提早交貨并無太大的不良影響，實際上提早交貨也會成為增加成本。以下兩點為其主要理由：(1)容許提早交貨則會發(fā)生交貨的延遲。因為供應(yīng)廠商為資金調(diào)度之方便，會優(yōu)先生產(chǎn)高價格的貨品以提早交貨，所以假如容許其提早交貨，就會造成低價格貨品的延遲交貨。(2)不急于要用之貨品的提早交貨，必定增加存貨而導(dǎo)致資金運用效率之惡化。貨期延遲之原因探討日本科學(xué)技術(shù)聯(lián)盟所舉辦“采購、材料部門之TQC研究發(fā)表會(1986.3.8)”，某電機公司對該公司貨期延遲的原因，提出檢討報告。下面的“貨期延遲特性要因圖”及“貨期延遲之原因表”，就是該公司檢討的主要內(nèi)容。供應(yīng)廠商要負責(zé)之貨期延遲原因.超過產(chǎn)能之接單.超過技術(shù)水準之接單.產(chǎn)量之變動.手邊作業(yè)量之掌握不充分.時間估計之錯誤.對新下單品之不熟.制程管理不完備或不良.不良品之發(fā)生.勞務(wù)管理之不適切.品質(zhì)管理之不充分.需調(diào)度之材料零配件之人手延遲與品質(zhì)不良.遵守貨期之責(zé)任感不足.作業(yè)管理之不完備.對再轉(zhuǎn)包之管理能力的不足.來自低工資之員工工作意愿低.機器設(shè)備之不完備.小批量之訂單，合起來才生產(chǎn).由于經(jīng)營業(yè)績之不振，經(jīng)營者之關(guān)心轉(zhuǎn)了方向.不可抗力定貨廠商采購部門要負責(zé)之貨期延遲原因.供應(yīng)廠商之選定在基本上有誤.供應(yīng)廠商之產(chǎn)能掌握或技術(shù)水準之調(diào)查不足.業(yè)務(wù)手續(xù)之不完備與耽誤.訂單或指示聯(lián)絡(luò)事項之不完備與不徹底.材料、零配件之支給延遲.所要求之品質(zhì)，說明不清楚.價格之決定很勉強.進度之掌握與督促之不充分.技術(shù)指導(dǎo)之疏忽.采購人員之經(jīng)驗不足或確保貨期之意識低.付款條件過嚴或付款耽誤.頻頻改換供應(yīng)廠商.下訂單到過遠的地方.資訊之交換不順暢.各種指示或聯(lián)絡(luò)未能迅速而確定行使定貨廠商采購部門以外要負責(zé)之貨期延遲原因.調(diào)度之期間過短.調(diào)度基準日程之缺乏、不使用不完備、無效.未考慮材料或零配件之支給日就決定貨期.模?冶工具之出借延遲.圖面、規(guī)范之不完備.由于緊急訂貨而引起日程變更之混亂.生產(chǎn)計劃之訂定、實施錯誤或延遲.生產(chǎn)計劃之變更.生產(chǎn)計劃之變更未徹底之故，日程計劃之重新安排未能迅速行使.設(shè)計變更或規(guī)范變更之指示未徹底.訂貨數(shù)量太少.來自特殊事情買賣雙方溝通不良所造成之原因.未能掌握產(chǎn)能之變動.新下單品之規(guī)范規(guī)格之掌握不充分.機器設(shè)備之問題點的掌握不充分.經(jīng)營狀況之掌握不充分.指示、聯(lián)絡(luò)之不切實.日程之變更說明不足.圖面、規(guī)范之接洽不充分8單方面的貨期指定適當(dāng)?shù)呢浧谌绻耆凑照堎彶块T的希望日程，向供應(yīng)廠商辦理訂貨手續(xù)，未必能夠期待日程之遵守。為期能在必要的時候?qū)⒉牧匣蛄慵_實拿到手，務(wù)必設(shè)定適當(dāng)?shù)呢浧凇Ｆ┤?，對于制造品之采購，倘若無視制造業(yè)者之生產(chǎn)狀況，而一再進行交貨期日很短的訂貨，則勢必?zé)o法期待以“適當(dāng)?shù)膬r格”取得“良好的貨品”。因此，采購人員須要經(jīng)常和請購部門接觸，在友善的氣氛中，對于勉強的貨期，應(yīng)妥加協(xié)調(diào)雙方的情況，以設(shè)定適當(dāng)?shù)呢浧凇Ｋ^適當(dāng)?shù)呢浧谀酥福?1)一般市販品為業(yè)者之材料調(diào)配期間與運送期間。(2)制造品為業(yè)者之訂定制造計劃期間、材料調(diào)配期間、制造期間以及運送期間。此外，尚要加上采購人員之能夠選定適當(dāng)?shù)慕灰讓ο笠约靶惺褂欣牟少徴勁兴匾陂g在內(nèi)。如何確保如期交貨買方可借助下列方式，來確保供應(yīng)商如期交貨：.制定合理的購運時間：即將請購、采購、賣方準備、運輸、檢驗等各項作業(yè)所需的時間，予以合理的規(guī)劃，避免造成供應(yīng)商愛莫能助，強人所難。.銷售、生產(chǎn)及采購單位加強聯(lián)系：由于市場的狀況變化莫測，因此生產(chǎn)計劃若有調(diào)整之必要，必須征詢采購部門的意見，以便對停止或減少送貨的數(shù)量、應(yīng)追加或新訂的數(shù)量，作出正確地判斷，并盡速通知供應(yīng)商，使其減少可能的損失，以提高配合的意愿。.期中稽催，駐廠查驗：請供應(yīng)商提供生產(chǎn)計劃或工作日程表，以便在交貨之前查核進度，若有落后事情，即促其改善；若已缺乏交貨能力，即停止交易，另有4.準備替代供應(yīng)商不能如期交貨的原因頗多，且有些是屬于不可抗力；因此，采購人員應(yīng)未雨綢繆，多聯(lián)系其他5.加重違約罰則：在簽訂買賣合約時，應(yīng)加重違約罰款或解約責(zé)任，使供應(yīng)商不敢心存僥幸；不過，若需求急迫時，應(yīng)對如期交貨或提早交貨之廠商給予獎金，或較優(yōu)厚的付款條件。查核的重要性采購人員如欲期待按照日程進貨，則于訂貨后，必須有計劃地進行查核工作。因為如果到了約定之交貨時間，才作聯(lián)絡(luò)，可能為時已晚，無法補救。制造品不可能在交貨期日一次全部制造完成。其所以未能準時交貨，通常都是在交貨日期之前的生產(chǎn)過程中，其計劃進度與實際進度發(fā)生偏差所致。所以，查核的目的是要在尚有的余裕時間可以想辦法時，確實掌握進行狀況，以便采取必要行動。進行狀況之查核要點進行狀況的查核，應(yīng)注意承制廠商生產(chǎn)過程中之重要環(huán)節(jié)。驗收供應(yīng)商交貨時，驗收的主要工作包括：?點收數(shù)量：即憑記數(shù)或藉度量衡器具，以查明物品之?dāng)?shù)量。?檢驗品質(zhì)：即憑觸感或藉簡單的儀器，以鑒定或測度物品之外表及內(nèi)容；或憑物理試驗及化學(xué)分析，以鑒定或測度物品的性質(zhì)或成分。因此要做好驗收工作，必須徹底執(zhí)行下列各項：1,確認供應(yīng)商：物料來自何處，有無錯誤或混亂。尤其是向兩家以上采購的物品，應(yīng)分別計算。.確定送到日期與驗收日期：前者用以確定廠商是否如期交貨，以作為延遲罰款之依據(jù)。后者用以督促驗收時效，避免藉故推拖，并作為將來付款期限之依據(jù)。.確定物料的名稱與品質(zhì)，是否與合約或訂單之要求相符，以免偷工減料、魚目混珠，必要時可以檢驗方法來確定。.清點數(shù)量：實際交貨數(shù)量是否與運送憑單或訂單所載相符，如數(shù)量太多時，可采用抽查方式來清點。特別要注意有固定包裝者，是否數(shù)量一致，例如一打的包裝者是否確實有十二個；一噸包裝者是否確實有1000公斤，不要只顧計算“打”或“噸”，疏忽每打的個數(shù)及每噸的斤兩。.通過驗收結(jié)果：使用部門以安排生產(chǎn)進度，采購部據(jù)以結(jié)案，會計部門據(jù)以登賬付款或扣款、罰款。6,處理短損：根據(jù)驗收結(jié)果若發(fā)生短損，應(yīng)立即向供應(yīng)商要求賠償，向運輸單位索賠，或是辦理內(nèi)部報損手續(xù)等。.退還不合格物品：表示拒收，或等修補后再行驗收，通常供應(yīng)商對不合格的物品都延遲處置，倉儲人員應(yīng)配合采購部門催促供應(yīng)商前來收回，否則逾越時限，即不負保管責(zé)任，或徑行拋棄。.處理包裝材料：準備加以利用或積存至一定數(shù)量后對外出售。對于無法再用或出售者，最好能由供應(yīng)商收回。.標識：對已驗收存儲之物品須加以標識，以便查明驗收經(jīng)過及時間，并易于與未驗收之同類物品有所區(qū)別。.供貨商應(yīng)及時將送貨單、入庫單和退貨單進行核對，若有異議向供應(yīng)部反映，并取得相關(guān)部門的最終確認。.供應(yīng)部收集好供應(yīng)商采購合同、采購訂單、質(zhì)檢報告、入庫單、退貨單后，根據(jù)實際付款期限，向財務(wù)部提出付款要求。.財務(wù)部根據(jù)合同條款、相關(guān)票據(jù)和付款規(guī)定，填