秘書調(diào)研與信息工作

秘書調(diào)研與信息工作學習目標主要內(nèi)容思索練習本章小結(jié)通過闡述調(diào)查探討在管理工作中的重要作用，理解秘書搞好調(diào)查探討工作的重要性并了解調(diào)查探討的特點和內(nèi)容，駕馭調(diào)查探討的基本方法及統(tǒng)計分析的基本實力；了解信息在管理工作中的重要作用，理解秘書供應信息的特點，駕馭秘書收集信息和加工處理信息的程序和步驟。第一節(jié)調(diào)查探討概述其次節(jié)秘書調(diào)查探討的特點和內(nèi)容第三節(jié)調(diào)查探討準備工作和方法第四節(jié)秘書調(diào)查探討報告與實務第五節(jié)秘書信息處理工作第一節(jié)調(diào)查探討概述本節(jié)要點一、調(diào)查探討的含義二、秘書調(diào)查探討的意義三、調(diào)查探討在秘書工作中的地位和作用調(diào)查探討是人們了解狀況、相識事物、駕馭政策的基本方法，是實行科學管理的前提。秘書要有效地協(xié)助管理，就必需對不斷變更的實際狀況進行全面、真實的了解和精確、透徹的分析，這樣，參謀才能有質(zhì)量和成效，要達此目的，就必需深化調(diào)查探討。一、調(diào)查探討的含義（一）調(diào)查探討：是指人們在社會實踐中，對客觀的實際狀況進行了解和分析探討，以相識其本質(zhì)和發(fā)展規(guī)律的一種自覺的行動。（二）調(diào)查與探討的關(guān)系調(diào)查：是指運用各種科學的方法和手段，對客觀世界進行了解、考查、查核、統(tǒng)計來獲得并駕馭確鑿的材料和狀況的一種感性相識活動。探討：是指對已了解的狀況和已駕馭的材料運用辯證唯物主義和歷史唯物主義的立場、觀點和方法進行科學的比較、分析、綜合和概括，以求得相識客觀事物的本質(zhì)及其發(fā)展規(guī)律的一種理性相識活動。調(diào)查探討作為秘書的工作內(nèi)容之一，是指秘書為領(lǐng)導決策和指導工作供應真實信息和精確依據(jù)的工作。調(diào)查探討作為工作過程，是兩個既相互聯(lián)系又相互區(qū)別的工作環(huán)節(jié)（見圖6-4）。圖6-4調(diào)查和探討的工作過程研究是秘書對已經(jīng)掌握的信息情況，運用科學的理論、知識和方法進行綜合分析和推斷，以探究研究對象的本質(zhì)及事物發(fā)展規(guī)律調(diào)查是秘書運用各種方法、手段對調(diào)查對象進行了解核查，掌握確鑿的實際情況的過程

調(diào)查是研究的基礎(chǔ)和前提

研究是調(diào)查的深化和發(fā)展

為領(lǐng)導和上級機關(guān)所貫徹的各項政策方針提供反饋信息，保證下一步工作的開展二、秘書做調(diào)查探討工作的意義秘書做調(diào)查探討工作的意義包括以下五點（見圖6-5）。圖6-5秘書做調(diào)查探討工作的意義為領(lǐng)導在某方面決策和管理工作提供準確的信息和第一手材料，保證領(lǐng)導正確地決策和指導工作秘書做調(diào)查研究，可以全面了解和掌握基層情況秘書做調(diào)查研究可以及時了解和掌握市場動向，為領(lǐng)導提供市場信息聽取收集并綜合處理基層各方面的意見，為領(lǐng)導“拾遺補闕”三、調(diào)查探討在秘書工作中的地位和作用（一）調(diào)查探討是秘書和秘書部門的重要職責領(lǐng)導工作繁忙，不行能事事躬親，因此秘書和職能部門須代勞。領(lǐng)導調(diào)研受干擾多，秘書及秘書部門則不受此干擾；職能部門的調(diào)研往往會帶有傾向性，秘書和秘書部門可以比較全面地反映狀況，因此，這樣的調(diào)研對領(lǐng)導的幫助最大。（二）調(diào)查探討是秘書和秘書部門做好各項工作的基礎(chǔ)調(diào)查探討貫穿于秘書工作的全過程和各個環(huán)節(jié)。離開了調(diào)查探討，秘書工作將寸步難行。秘書只有深化實際，到第一線去調(diào)查探討，了解和駕馭真實狀況，并對狀況進行實事求是的分析和論證，實行相應的對策和方法，才能避開走彎路和削減失誤。提高工作效率的質(zhì)量，更好地為領(lǐng)導和領(lǐng)導工作服務。因此，調(diào)查探討是秘書和秘書部門的一項常常性工作，是秘書和秘書部門做好各項工作的基礎(chǔ)。（三）調(diào)查探討是秘書和秘書部門協(xié)助領(lǐng)導科學決策的首要前提任何決策都離不開調(diào)查探討，離不開在調(diào)查探討的基礎(chǔ)上的科學預料，通過調(diào)查探討，駕馭大量的第一手材料，對這些材料進行分析探討，探求其本質(zhì)及發(fā)展趨勢，這既是科學決策的客觀基礎(chǔ)，也是科學決策的客觀依據(jù)和客觀要求。“調(diào)查就像‘十月懷胎’，解決問題就像‘一朝分娩’”決策后其調(diào)查探討仍沒結(jié)束，執(zhí)行過程中還須要調(diào)查探討。（四）調(diào)查探討是秘書獲得信息的重要途徑為領(lǐng)導宏觀決策供應的內(nèi)部性很強、參考色調(diào)很濃的信息，有狀況、有分析、有建議、能開拓思路，啟迪思維。因而也最有價值，對領(lǐng)導科學決策最有用處。秘書和秘書部門要獲得真實、牢靠、有價值的信息，都離不開調(diào)查探討。離開了調(diào)查探討，信息就失去了來源，數(shù)量和質(zhì)量都難以得到保證。（五）調(diào)查探討是熬煉、提高秘書工作能力的必由之路通過調(diào)查探討，向社會學習、向領(lǐng)導學習，提高思想政策水平，改進工作作風，工作實力就可得到不斷的提高。通過調(diào)查探討，還可提高秘書的視察實力、思維實力、交際實力、辨別實力、分析實力、概括實力、表達實力和自我完善的實力等。其次節(jié)秘書調(diào)查探討的特點和內(nèi)容本節(jié)要點一、調(diào)查探討的特點二、秘書調(diào)查探討的內(nèi)容三、秘書調(diào)查探討的形式

秘書的調(diào)查探討具有針對性、多樣性、突擊性和科學性等特點；秘書調(diào)查探討的內(nèi)容有政治性、政策性、專業(yè)性及熱點問題等；秘書調(diào)查探討的形式豐富多樣，因此，秘書可敏捷運用。一、秘書調(diào)查探討的特點（一）很強的針對性秘書工作聽從領(lǐng)導、圍繞中心、把握全局、服務決策。任何工作都有其特殊性，所以調(diào)查探討也有其特殊性，針對不同性質(zhì)的問題進行內(nèi)容、方法上有所區(qū)分的調(diào)查探討，才能達到調(diào)查探討的目的，如有長遠的政策性能課題、或當前急需解決的課題、或有關(guān)全局的戰(zhàn)略性課題、或有關(guān)局部的戰(zhàn)術(shù)性課題、或特定時期傾向性課題、或熱點問題的課題，都帶有很強的針對性。（二）內(nèi)容和方法的多樣性內(nèi)容——有政治、經(jīng)濟、科技、文化、群眾生活等，不同的內(nèi)容，其調(diào)查的方法要不同；方法——有跟工人、農(nóng)夫、學問分子、干部、私營企業(yè)家、以及國外有關(guān)人士等各色人等調(diào)查，不同的對象，其調(diào)查方式方法也各不相同。（三）確定的突擊性秘書工作往往會遇到在支配之外的事情，這些工作帶有突發(fā)性、臨時性的性質(zhì)，須要在短時間內(nèi)拿出解決問題的方案，因此，須要快速組織人員深化實地調(diào)查探討，了解狀況并提出解決問題的相應措施，故秘書調(diào)查探討的工作又具有突擊性的性質(zhì)。（四）嚴格的科學性調(diào)查探討的任務是探求客觀事物的本質(zhì)和規(guī)律，也就是要對事物全面的、完整的、辨證的、內(nèi)在聯(lián)系的、符合客觀實際的相識，從而達到有效地指導人們的實踐，并通過實踐加以檢驗和印證。故要求：首先，要有科學的頭腦，堅持馬克思列寧主義的立場、觀點和方法，堅持唯物辨證法，堅持實事求是的科學精神；其次，調(diào)查探討的看法要科學化，要有“三老”、“四嚴”的作風；再次，調(diào)查探討的手段要科學化，運用現(xiàn)代化的設(shè)備和系統(tǒng)論、信息論、限制論及概率論、模糊數(shù)學、數(shù)理統(tǒng)計等理論的應用。二、秘書調(diào)查探討的內(nèi)容秘書調(diào)查探討的內(nèi)容是多方面的，不同行業(yè)崗位的秘書，調(diào)查探討的內(nèi)容就有所不同。一般狀況下，秘書的調(diào)查探討內(nèi)容大體分為以下五類，如表6-2所示。表6-2秘書調(diào)查探討的內(nèi)容續(xù)表三、秘書調(diào)查探討的主要形式對調(diào)查探討形式的介紹很多，又各有各的說法。下面依據(jù)不同的標準分別進行簡潔介紹（見圖6-6）。圖6-6秘書調(diào)查探討的主要形式調(diào)查研究的主要形式從調(diào)查研究對象范圍的選擇上分從調(diào)查研究的內(nèi)容上分從調(diào)查研究采取的主要研究形式分普查抽樣調(diào)查典型調(diào)查專題調(diào)查綜合調(diào)查對比調(diào)查抽樣調(diào)查民意調(diào)查專家調(diào)查統(tǒng)計調(diào)查從調(diào)查探討對象范圍的選擇上分：普查形式全面，真實性強，但是秘書不簡潔有足夠的人力、物力、財力投入；典型調(diào)查深化、深刻，但是偏難蓋全；二者折中的科學方法是抽樣，抽樣的關(guān)鍵是取樣的科學性問題。從調(diào)查探討內(nèi)容上分：專項調(diào)查內(nèi)容單一，調(diào)查工作敏捷，但不利于秘書統(tǒng)觀客觀事物的全貌；綜合調(diào)查對調(diào)查對象考察全面，但面上的東西多了，反而簡潔忽視點上的問題。從調(diào)查探討實行的主要探討形式分：對比調(diào)查有利于在對比中進行鑒別，但要防止探討思想只局限在對比范圍之內(nèi)；民意調(diào)查也叫民意測驗，它的調(diào)查探討結(jié)果真實充分，但關(guān)鍵要把握表格問卷的科學設(shè)計；專家調(diào)查有相當?shù)臋?quán)威性。像所謂“特爾斐法”、“頭腦風暴法”和“反頭腦風暴法”，實質(zhì)上都是專家調(diào)查的形式。統(tǒng)計調(diào)查是數(shù)字數(shù)據(jù)體現(xiàn)的真實，但要留意引進現(xiàn)代探討技術(shù)和方法。這些形式是被專家和探討者條分縷析、分門別類地寫出來的，而在實踐中，它們常常是混合運用的，接受哪幾種形式，是依秘書調(diào)查探討的具體內(nèi)容而定。第三節(jié)秘書調(diào)查探討的方法和程序本節(jié)要點一、秘書調(diào)查探討的方法二、秘書調(diào)查探討的程序和要求秘書的調(diào)查的方法多種多樣，如文獻調(diào)查法、實地視察法、訪談調(diào)查法、問卷調(diào)查法、試驗調(diào)查法等；秘書探討的方法也豐富多樣，如度量探討、分類比較、綜合分析、系統(tǒng)探討方法等。秘書須全面駕馭，敏捷運用，才能獲得高質(zhì)量的調(diào)查探討結(jié)果。一、秘書調(diào)查探討的方法調(diào)查的一般方法調(diào)查的一般方法，如表6-3所示。表6-3調(diào)查的一般方法1續(xù)表秘書的調(diào)查探討工作是秘書繁重困難的多方面工作之一，所以秘書很少有特地的時間單一地做調(diào)查工作，常常是在其他各方面工作開展的同時，獲得調(diào)查信息。所以，秘書開展調(diào)查工作所實行的方法，既要和調(diào)查目的緊密結(jié)合，又要兼顧綜合開展各項工作的便利。探討的方法在實際探討中，人們獨創(chuàng)并實踐著各種探討方法。下面主要介紹秘書在探討中常用的主要方法。度量探討方法這種方法是著重探討事物規(guī)定性的定性探討與著重探討事物規(guī)模、范圍、數(shù)目等數(shù)量關(guān)系的定量探討兩種方法的綜合。度量探討方法就是通過對調(diào)查材料的分析，從質(zhì)的界限到數(shù)量關(guān)系的狀況及其變更，對調(diào)研對象做出本質(zhì)的結(jié)論。21系統(tǒng)探討方法這種方法是依據(jù)系統(tǒng)分析的原則和要求，將調(diào)研對象作為一個整體加以探討，探究其結(jié)構(gòu)、功能、層次等要素及其相互關(guān)系和變更規(guī)律。這種探討方法，不僅考慮到將調(diào)研對象作為一個系統(tǒng)，還要將其放到一個更大的背景中，把它視為一個更大系統(tǒng)中的子系統(tǒng)，在事物及其各方面的相互影響與制約關(guān)系中相識分析調(diào)研對象的性質(zhì)和作用。這樣，探討結(jié)果更真實。2動態(tài)探討方法這是通過探討調(diào)研對象的發(fā)展變更過程來探究其本質(zhì)和發(fā)展變更規(guī)律的方法（見圖6-7）。圖6-7動態(tài)探討方法與靜態(tài)探討方法3研究方法靜態(tài)研究方法動態(tài)研究方法只關(guān)注事物、系統(tǒng)的某一狀態(tài)考慮其由來和變化關(guān)系的研究方法比較探討方法這是對調(diào)查探討對象進行區(qū)分和比較，通過相識其差異，進一步相識其本質(zhì)和特點的研究方法。比較探討是相識事物最基本的方法，關(guān)鍵是要找準可比性比較分析。4它包括以下兩方面內(nèi)容（見圖6-8）。圖6-8比較探討的兩方面內(nèi)容比較研究對比比較綜合比較是一種簡單的比較，可以采取主要以時間為線索的縱向比較，也可以采取主要以空間為線索的橫向比較是簡單比較的匯總，是更系統(tǒng)化的比較研究除了以上四種探討方法外，實踐中還有統(tǒng)計分析探討方法、歷史探討方法、情景探討方法、概率分析探討方法等等。針對某一次調(diào)查探討工作，選取正確的分析探討方法，是獲得精確高層次信息的重要保證。二、秘書調(diào)查探討的過程和要求無論黨政機關(guān)還是公司企業(yè)單位的秘書部門，都會有大量的調(diào)查探討工作。下面著重從秘書普遍進行的調(diào)查探討工作來介紹其過程和要求，并在具體環(huán)節(jié)中舉例說明各自不同的特點。一般來說，可以把調(diào)查探討的程序按邏輯分成準備階段、調(diào)查實施階段、探討分析階段和結(jié)論報告階段。準備階段在準備階段，秘書大體要操作和組織好七個環(huán)節(jié)。明確調(diào)研題目（或稱課題、專題）秘書的調(diào)研題目，有領(lǐng)導明確指示的，也有秘書確定的并經(jīng)領(lǐng)導確認的，還可能有有關(guān)部門托付秘書部門組織實施的題目。題目并不是調(diào)研的“結(jié)論”，結(jié)論只能產(chǎn)生在調(diào)研工作之后。11下面三則，是實際調(diào)研工作中調(diào)研題目和調(diào)研結(jié)論的對比：近年來北京市掛歷市場的冷熱現(xiàn)象公款互贈掛歷何時了北京市城區(qū)新建居民小區(qū)管理狀況的調(diào)查新建居民小區(qū)的社區(qū)管理工作亟待完善北京市工薪階層目前的消費狀況北京市工薪階層目前生活遠未及小康以上三則很明顯，前者是題目，是秘書要考察了解的現(xiàn)象；后者是結(jié)論，是經(jīng)過調(diào)研的結(jié)果。選擇調(diào)研對象調(diào)研對象應當是人、物、事三個方面，如調(diào)研地域、調(diào)研要深化的具體單位和組織、調(diào)查的范圍以及具體的被調(diào)查人員、現(xiàn)場現(xiàn)象和事物的發(fā)展過程等等。在上面介紹過的“近年來北京市掛歷市場的冷熱現(xiàn)象”的調(diào)研工作中，有關(guān)秘書部門在選擇調(diào)研對象時做出了如下劃定：2組織和人出版發(fā)行單位出版署、出版局各個出版單位出版社印刷廠職員和工人經(jīng)銷單位新華書店總店各個分店店員展銷市場書攤經(jīng)銷商購買單位各個購買掛歷的單位購買的個人運用掛歷的單位單位的職員物主要是各種材質(zhì)的、不同價位的掛歷；掛歷的圖案；掛歷的包裝；有關(guān)掛歷的文字資料信息等。事主要是掛歷的審批和出版程序、發(fā)行程序、銷售渠道；掛歷的設(shè)計、掛歷的文化內(nèi)涵、掛歷的制版和印刷程序；掛歷的用途。選配調(diào)研人員調(diào)研工作可以由秘書自己做；也可由秘書主臨時從各個有關(guān)部門抽調(diào)特地調(diào)研員來做。必要時，對選調(diào)的調(diào)研員要先期組織專業(yè)培訓，結(jié)合調(diào)研內(nèi)容強化提高。比如我國進行的幾次人口普查，都在調(diào)查工作之前對調(diào)研員做系統(tǒng)正規(guī)的培訓。3準備相關(guān)信息資料這一環(huán)節(jié)主要包括查閱有關(guān)資料；了解與調(diào)研內(nèi)容有關(guān)的理論、政策、法律和必要的調(diào)研方面學問以及技術(shù)參考信息等等。仍以有關(guān)掛歷市場的調(diào)研為例：秘書首先要駕馭國家及北京市新聞出版管理部門對掛歷出版發(fā)行和銷售工作的政策和規(guī)定。比如什么單位才有權(quán)出版、發(fā)行或經(jīng)銷掛歷？掛歷的價格是如何確定的？哪個管理部門對掛歷的印制有什么法規(guī)？4另外，還要為實施調(diào)查做具體準備。要準備或者定制特地的文件袋、筆記本、名片、空白卡片等。準備必要的介紹信、證明函、調(diào)查員的胸卡、臨時證件等。必要時還要準備給被調(diào)查者的小禮物、禮品或答謝。文件袋編制確認調(diào)研支配在實際工作中，有時是一次支配，干脆報經(jīng)領(lǐng)導審批；有時是先做提綱，經(jīng)領(lǐng)導確認后再細化為支配。5無論提綱還是支配，主要內(nèi)容包括如下八項（見圖6-9）。圖6-9調(diào)研支配內(nèi)容調(diào)研計劃內(nèi)容調(diào)研的目的和要求調(diào)研的項目調(diào)研所采取的方法調(diào)研的組織分工

具體實施步驟必要的表格與問卷調(diào)研要求與注意事項調(diào)研的對象調(diào)研支配要制定得既嚴密周全，又切實可行。從整個調(diào)研工作看，調(diào)查是探討的基礎(chǔ)；從調(diào)查這個環(huán)節(jié)看，支配是實施調(diào)查的基礎(chǔ)。所以必需重視調(diào)研支配的質(zhì)量。設(shè)計必要的調(diào)查問卷和表格問卷和表格，是調(diào)研工作最大限度取得具有普遍意義的數(shù)字和狀況的最好方法，也是由普遍發(fā)覺典型的最好契機。問卷設(shè)計的主要步驟是，如表6-4所示。表6-4問卷設(shè)計的主要步驟6續(xù)表問卷和表格是準備在調(diào)查時由被調(diào)查人員回答填寫的。秘書確定要明確，只有把問卷和表格設(shè)計得明朗、簡潔、易答，被調(diào)查者才好協(xié)作；只有把問卷和表格設(shè)計得邏輯性強、選項分明，才便于秘書對其統(tǒng)計分析，才好對調(diào)查內(nèi)容下結(jié)論。設(shè)計要求如下（見圖6-10）。圖6-10設(shè)計問卷和表格的要求設(shè)計問卷時問題項要精練，不宜過多。最好要求被調(diào)查者做“是”或“否”的選擇回答，或者是在幾項中選擇做答。這是封閉或半封閉式的問題。最好不采取要被調(diào)查者組織語言的提問，這是開放式的問題，不便于問卷的統(tǒng)計歸納。表格的填寫項目內(nèi)容要有公認稱法或約定俗成的稱法。表格內(nèi)容要精當，預留的填寫格空間要合適，位置恰當

設(shè)計問卷和表格的要求下面是一份秘書設(shè)計的調(diào)查問卷，供參考。某汽車駕駛學校擬對學校的教學管理和服務工作進行考評，確定在學員中做一次廣泛的調(diào)查探討。調(diào)查工作主要是以問卷的形式進行的。校長助理為此設(shè)計了這份問卷。例文1學員狀況調(diào)查表敬重的學員：懇請您幫助填寫我們最關(guān)切的下列內(nèi)容，幫助我們進一步提高教學服務質(zhì)量。學校真誠地感謝您的合作。姓名：___學車時間：自___年___月___日上車學車方式：大/小型車目前訓練內(nèi)容：初級綜合計時/一般練樁考前富康車考核通過的時間：_年_月_日1.您對所遇到的教練總體感覺：滿足/基本滿足/不滿足2.您遇到的教練，感覺最好的是____號____師傅（姓或姓名）。3.您每次在場練車時間與實際操作時間比是：80%以上/60%左右/不足50%。4.您認為駕校后勤工作水平凹凸依次是（請您標依次號）餐廳手續(xù)大廳窗口班車計算機大廳窗口教練員教練長等中層干部歡迎您有好的指責建議另予賜教。調(diào)查實施階段這一階段與下一階段探討分析的共同特點是其在推動中不完全像我們表述過程中的邏輯性和程序性那么強。調(diào)查實施階段主要有三大步：聯(lián)系確認調(diào)查對象與被調(diào)查者和與調(diào)查對象有關(guān)的人員取得并建立聯(lián)系；確認調(diào)查對象與調(diào)查方式的選擇是否精確；必要時要向?qū)Ψ皆敿氄f明調(diào)查內(nèi)容、目的、時間、步驟和方式，商議相互協(xié)作的方法。21實施調(diào)查在具體實施中，一要留意點面結(jié)合；二要科學支配穿插調(diào)查時間，力爭節(jié)約開支。調(diào)查中有一個從面到點、再從點到面的過程。在時間支配上，點、面可以有先后，也可以由大家分工同時進行。在調(diào)查范圍上，點（如個別訪問、個例調(diào)查等）也可以和面（如發(fā)放問卷、召開座談會等）結(jié)合，交叉進行。2階段性小結(jié)并復查驗證調(diào)查結(jié)果階段性小結(jié)可以隨時保存調(diào)查人員在調(diào)查中產(chǎn)生的每一點感覺、感受、和體會，也可以通過進一步的分析思索，復查驗證前期的調(diào)查狀況，以保證調(diào)查結(jié)果的真實、有意義。3假如調(diào)研支配周密，實施過程就是按圖索驥。在整個調(diào)查階段要留意以下兩點（見圖6-11）。圖6-11調(diào)查階段要留意的事項遵守有關(guān)法律、法規(guī)和制度嚴守有關(guān)保密紀律調(diào)查階段要注意的內(nèi)容探討分析階段探討分析階段是調(diào)查探討工作的重要環(huán)節(jié)，是我們對調(diào)查所獲得的大量狀況資料信息進行分析、歸納、概括或聯(lián)系、比較、推斷，從中找出問題的實質(zhì)和規(guī)律，找出對調(diào)查對象的分析結(jié)果。3探討分析階段主要包括四個工作環(huán)節(jié)（見圖6-12）。圖6-12探討分析階段的四個工作環(huán)節(jié)對調(diào)查材料的取舍、審定、核對和證實利用科學準確的研究方法，對調(diào)研內(nèi)容進行研究分析統(tǒng)計確定研究結(jié)果分類整理，將初級信息通過技術(shù)手段轉(zhuǎn)化為高層次信息結(jié)論報告階段結(jié)論報告階段，主要包括組織撰寫調(diào)研報告工作和調(diào)查探討的總結(jié)善后工作兩項。調(diào)研報告真實的信息材料、細致的分析與科學的論證，是調(diào)研報告的關(guān)鍵。調(diào)研報告的寫作是應用文寫作，是秘書必需駕馭的重要寫作技能之一。調(diào)研報告既講究以人們相識問題的一般思路為邏輯結(jié)構(gòu)，又提倡寫作特色明顯，形式多樣，不拘一格。41調(diào)查探討的總結(jié)調(diào)查探討的總結(jié)善后工作是秘書對所組織的調(diào)研工作的行政事務總結(jié)善后，也是秘書做任何工作必有的一個環(huán)節(jié)。2第四節(jié)秘書調(diào)查探討報告與實務本節(jié)要點一、秘書調(diào)查探討報告的撰寫二、秘書調(diào)查探討實務調(diào)查報告是對整個調(diào)查探討結(jié)果的客觀而又具體的反映，是對調(diào)查材料的深化分析探討的總結(jié)，因此，嫻熟駕馭調(diào)查報告的撰寫方法，是秘書必需具備的基本功。一、調(diào)研報告的基本格式（一）標題：有兩種形式調(diào)研報告標題正標題是全文的主要內(nèi)容或中心觀點的概括與說明。副標題補充交代調(diào)查對象或調(diào)查內(nèi)容，并標明文種正標題加副標題（二）前言也稱導語，起著總領(lǐng)或引出全文的作用。主要概括介紹調(diào)查的意義和目的、調(diào)查對象和范圍、調(diào)查實行的方法及其過程等。前言要開宗明義，言簡意賅，明快樸實，緊扣主題形式有：概述式：用敘述的方法，概括地寫出調(diào)研報告的基本狀況、問題、目的、方法及其重要意義；結(jié)論式：先寫調(diào)查結(jié)論，然后分別敘述調(diào)查的內(nèi)容；說明式：先簡要說明所述對象的基本狀況，背景狀況，再敘述主題和其他有關(guān)材料；提問式：開頭首先提出問題，給人設(shè)下懸念，然后引出下文。（三）主體主體是表現(xiàn)調(diào)研報告主題的重要部分。它具體敘述調(diào)查的內(nèi)容，其中包括事實材料、中心思想及調(diào)查者的分析和評價等。主體有如下幾種結(jié)構(gòu)：橫式結(jié)構(gòu)：即把調(diào)查探討的事實和形成的觀點，按其內(nèi)在邏輯聯(lián)系，分成幾個部分，并列排放，分別敘述，從不同的方面共同說明調(diào)研報告的主題?？v式結(jié)構(gòu)：即依據(jù)事務發(fā)展過程的先后次序和歷史依次來敘述事實，闡明觀點。綜合式結(jié)構(gòu)：也稱縱橫式結(jié)構(gòu)。即縱式結(jié)構(gòu)和橫式結(jié)構(gòu)結(jié)合運用，通常是按時間依次介紹閱歷產(chǎn)生的前因后果，然后再將閱歷并列為幾個部分加以說明。逐點式結(jié)構(gòu)：即圍繞一個主題，調(diào)查了若干個對象，每個對象供應的狀況或閱歷教訓各有其特點，為了充分反映調(diào)查結(jié)果，可以分幾個相對獨立的部分來寫，逐一說明調(diào)查所得各種狀況。撰寫調(diào)研報告的方法：先敘后議：即先擺事實，著力敘述事物的前因后果，來龍去脈，再扼要地歸納相識，得出結(jié)論；夾敘夾議：即一邊敘述交待調(diào)查的事實狀況，一邊進行必要的爭論，觀點與材料滲透在一起；印證說明：即先提出觀點和方法，再擺事實加以印證。(四)結(jié)尾調(diào)研報告的結(jié)尾，從形式上看，一般有：無結(jié)束語；有簡短的結(jié)束語；有較長的結(jié)束語。從內(nèi)容上看，主要有：概括主題，深化主題；總結(jié)閱歷，形成結(jié)論；指出問題，提出建議；展望將來，說明意義四種類型。（五）附錄是調(diào)查探討的附加部分。調(diào)研報告的正文包涵不了，或者是沒有說到而又須要附帶說明的問題和狀況，在全文結(jié)束時，可將這些問題或狀況寫出來附于調(diào)研報告的正文之后。附錄的內(nèi)容一般是有關(guān)材料的出處，參考的資料和書籍，調(diào)查統(tǒng)計圖表的注釋和說明，以及旁證材料等。二、調(diào)研報告的寫作調(diào)研報告寫作環(huán)節(jié)語言的使用材料的取舍提綱的擬定主題的確定（一）主題的確定主題是調(diào)研報告的靈魂，是說明事物、闡明道理所表現(xiàn)出來的基本思想和觀點。主題必需明確、集中、深刻、新穎 。確定主題的過程，是相識主要沖突、揭示事物本質(zhì)的過程，調(diào)研報告的主題，有的是領(lǐng)導機關(guān)確定的，有的是自己探討得出來的，有的是在設(shè)計階段已經(jīng)提出雛形，還有的是在調(diào)查階段逐步醞釀形成的。（二）材料的取舍材料的取舍要圍圍著已定的主題來確定，去掉與主題無關(guān)的、次要的、非本質(zhì)的、瑣碎的、尤其的虛假的、不行靠的材料，選用那些能夠真正反映客觀事物本質(zhì)和主流的材料，才能更好地論證主題，表現(xiàn)主題，使寫出來的調(diào)研報告更加繪聲繪色。（三）提綱的擬定結(jié)構(gòu)是調(diào)研報告的骨架，骨架要支配的妥貼嚴謹合理，在動筆前擬制好寫作提綱是關(guān)鍵。寫作提綱分為條目提綱和觀點提綱條目提綱就是從層次上列出調(diào)研報告的章節(jié)目。觀點提綱是在此基礎(chǔ)上列出各章節(jié)目所要敘述的觀點。（四）語言的運用調(diào)研報告是一種以敘事為主的說明性文體。其語言要求是精確、簡潔、通俗。精確：就是要實事求是，陳述事實要真實牢靠，爭論要把握分寸，不能隨意拔高或貶低；引用數(shù)據(jù)要正確無誤。簡潔：就是要用完可能少的語句，表達盡可能多的內(nèi)容；對事實的敘述，不要作過多的描繪；對觀點的闡釋，不要作煩瑣的論證；對可有可無的段落、字句要統(tǒng)統(tǒng)刪去。通俗：就是要有樸實、明白、平易近人的語言以敘述和爭論為主不要抒情和渲染的描寫，不要運用深僻的專業(yè)術(shù)語和華而不實的詞藻，不隨意運用夸張和奇妙的比方。三、調(diào)查探討實務這是某高校秘書專業(yè)設(shè)計的，由秘書專業(yè)學生對以往十屆畢業(yè)生的追蹤調(diào)研。學生的工作主要是調(diào)查，探討分析及調(diào)研報告由專業(yè)教師形成，所以，材料有典型的教學操作特色。支配和支配1例文2秘書專業(yè)1997－1998學年對以往十屆畢業(yè)生調(diào)查探討支配本次調(diào)查探討由秘書專業(yè)統(tǒng)一組織，專業(yè)主任總負責。具體支配如下：一、調(diào)查探討實踐目的對秘書專業(yè)1987－1997年十屆畢業(yè)生做問卷式追蹤調(diào)查，為專業(yè)的教學工作供應反饋信息。相識社會，學習與人的工作交往，學會處理交際事務。相識秘書工作，初步嘗試社會調(diào)查的方式。二、調(diào)研步驟1.活動自1998年1月13日至2月12日止。2.專業(yè)為學生供應有關(guān)文字資料，包括：專業(yè)給各位畢業(yè)生的問候函、對畢業(yè)生的問卷調(diào)查表、學校給畢業(yè)生供職單位的函、各屆畢業(yè)生的部分聯(lián)系方法3.專業(yè)為每位學生指定調(diào)查對象，并要求在13日后一周內(nèi)與調(diào)查對象取得聯(lián)系，發(fā)放問卷，問卷由畢業(yè)生填寫。4.1998年2月12日（注冊日）學生交回調(diào)查結(jié)果，包括：回收的對畢業(yè)生的問卷調(diào)查表、畢業(yè)生單位的回函、關(guān)于畢業(yè)生供職單位的介紹材料、學生在問詢調(diào)查中對調(diào)查對象的書面印象報告、調(diào)查對象的名片。三、調(diào)查實踐要求1.這是一次對以往十年的秘書專業(yè)畢業(yè)生的調(diào)查，其成果將對秘書專業(yè)的發(fā)展完善有極其重要的意義，請學生視為己任。2.十年寒暑，找尋將會有艱難，請拿出我們的堅韌和執(zhí)著；十度春秋，調(diào)查或許有出乎意料的收獲，請關(guān)注他們的每一份耕耘，寫入報告；也請把學校的今日告訴他們。3.書面報告的標題統(tǒng)一為《對＿＿屆秘書專業(yè)畢業(yè)生（畢業(yè)生姓名）的調(diào)查匯報》，結(jié)構(gòu)分四部分：調(diào)查對象的基本狀況；調(diào)查對象工作、生活和接受接著教化的狀況；調(diào)查對象的反應；歸納和總結(jié)。4.本次實踐將以調(diào)查結(jié)果、書面匯報和完成時間等評定成果。介紹函和調(diào)查提綱例文3××高校介紹函__________（單位）：貴單位職工___是我校秘書專業(yè)____屆畢業(yè)生。我校為進一步探討高等秘書教化工作，對該專業(yè)1987年至1997年十屆畢業(yè)生追蹤調(diào)查，全面了解畢業(yè)生的工作狀態(tài)、就職心理、目前職業(yè)水平和領(lǐng)導評價，請撥冗幫助為盼。2附：調(diào)查問題：1.該職工在貴單位的工作時間（以年度計）____年。2.該職工在現(xiàn)在崗位上，其實力水A.較強B.一般C.不能勝任工作3.在晉升提薪問題上，貴單位對該職工是否有明確的繼續(xù)學習要求：A.有B.沒有C.是一般號召的4.對職工在職接受接著教化，貴單位規(guī)定A.資助學費B.供應時間便利C.晉升提薪考慮成果優(yōu)異者。感謝合作!××高校一九九八年一月問卷例文4××高校秘書專業(yè)對畢業(yè)生狀況的追蹤調(diào)查問卷1.屆別____（以畢業(yè)年號為準）姓名____男女2.現(xiàn)工作單位____________3.現(xiàn)任職務____職稱____學歷____政治面貌____4.限制你晉升提薪的主要緣由是:A.實力B.文憑C.人際人緣D.制度5.你認為對秘書最重要的職業(yè)要求是：A.容人B.廉潔C.忠誠D.其他36.我們認為外語、計算機技術(shù)、駕駛技術(shù)對秘書很重要：A.是B.對有的秘書如此C.不是7.你做的是否是秘書工作：A.是B.曾經(jīng)做過C.始終未做8.你認為現(xiàn)在單位領(lǐng)導對你的工作：A.滿足B.一般C.不滿足D.不知道對問卷的統(tǒng)計例文5××高校秘書專業(yè)對畢業(yè)生狀況的追蹤調(diào)查問卷統(tǒng)計1.屆別1987—1996共10屆（以畢業(yè)年號為準）2.現(xiàn)工作單位范圍（即主要就業(yè)去向）____________3.現(xiàn)任最高職務：副處長，最高職稱：中級，最高學歷：碩士學位4.限制你晉升提薪的主要緣由是A.實力14.5％B.文憑26.5％C.人際人緣11.2％D.制度47.8％5.你認為對秘書最重要的職業(yè)要求是:A.容人31％B.廉潔6.8％C.忠誠32.5％D.其他29.7％46.我們認為外語、計算機技術(shù)、駕駛技術(shù)對秘書很重要：A.是72.5％B.對有的秘書如此24.9％C.不是2.6％7.你做的是否是秘書工作：A.是29.8％B.曾經(jīng)做過38.9％C.始終未做31.3％8.認為現(xiàn)在單位領(lǐng)導對你的工作：A.滿足76.7％B.一般20.4％C.不滿足0D.不知道2.9％第五節(jié)秘書信息工作本節(jié)要點二、簡報工作一、秘書信息工作三、信息資料工作當今是信息時代，信息、能源與材料已成為人類社會的三大資源。信息工作是秘書做好“協(xié)助管理”的一項重要工作。各機構(gòu)作出任何決策都離不開信息。本節(jié)著重闡述信息在發(fā)展經(jīng)濟管理社會事務過程中的作用、秘書信息的內(nèi)容、經(jīng)濟信息的搜集方法及處理原則等。一、信息在外向型經(jīng)

濟工作的重要作用當前，國際貿(mào)易內(nèi)容和形式發(fā)生變更：除了商品貿(mào)易外，還有利用外資、引進技術(shù)和勞務合作等。當前，國際市場競爭也發(fā)生變更：從單純商品數(shù)量、質(zhì)量和價格的競爭轉(zhuǎn)向主要依靠技術(shù)、信息、管理和優(yōu)質(zhì)服務等手段的競爭。在競爭之中，對他國經(jīng)濟、政治、科技、法律及文化、思想等信息不駕馭，必敗。故可說信息已成為當今世界確定生產(chǎn)力、競爭力和經(jīng)濟成就的關(guān)鍵因素。（一）信息是企業(yè)制定

支配與決策的依據(jù)信息、商品生產(chǎn)與商品推銷三者構(gòu)成對外經(jīng)營的“三要素”。缺一不行。營銷學觀念：成交一筆對外貿(mào)易，90%是依靠信息，僅10%的靠推銷的“自覺努力”。產(chǎn)品的生產(chǎn)以信息為依據(jù)，產(chǎn)品的成功銷售是對信息的檢驗。因此，捕獲信息，駕馭國際市場行情，是涉外企業(yè)決策者和領(lǐng)導者進行決策和支配的基本條件。企業(yè)決策者和領(lǐng)導者所須要的信息：須要信息企業(yè)內(nèi)部信息：本國重大的有關(guān)方針政策，進出口國別、地區(qū)政策，商品貨源狀況如生產(chǎn)狀況、數(shù)量與質(zhì)量、現(xiàn)貨與期貨、倉儲與運輸、推銷支配與銷售意圖，其他各種歷史資料等。企業(yè)外部信息：對象國的政治經(jīng)濟、社會習俗、貿(mào)易法規(guī)和特殊規(guī)定，市場狀況如供求關(guān)系、銷售渠道、淡旺季節(jié)，愛好，科技，金融貨幣及價格，客戶和競爭對手狀況等。綜合信息：即對各種信息進行綜合分析加工后的信息。對內(nèi)部信息進行分析有助了解本企業(yè)所處位置，對外部信息進行分析的有助了解外部狀況對本企業(yè)是機會還是威逼。現(xiàn)代管理認為：管理是由支配、執(zhí)行和限制三個基本環(huán)節(jié)組成。而每個環(huán)節(jié)的活動，都有離不開信息。依據(jù)信息反饋，剛好調(diào)整經(jīng)營管理策略，才能保證企業(yè)在變更中求得生存和發(fā)展。（二）信息是企業(yè)對日常業(yè)務活動有效限制的基礎(chǔ)信息是一種潛在的生產(chǎn)力，能轉(zhuǎn)換為現(xiàn)實的生產(chǎn)力。剛好對信息進行加工和利用，不僅可節(jié)約物資與能源，而且能使企業(yè)起死回生，從衰弱轉(zhuǎn)向旺盛。當世界以技術(shù)密集型產(chǎn)品為主的生產(chǎn)時代，我國出口仍以勞動密集型為主的產(chǎn)品，其緣由有：發(fā)達國家勞動密集型產(chǎn)業(yè)在衰退；亞洲“四小龍”也向技術(shù)密集型產(chǎn)業(yè)轉(zhuǎn)換；勞動密集型的初級產(chǎn)品仍有很大市場；土特產(chǎn)及高精尖的工藝品是技術(shù)密集型產(chǎn)品所不行替代的（三）信息是企業(yè)實現(xiàn)出口商品戰(zhàn)略轉(zhuǎn)移的手段二、外向型經(jīng)濟信息的內(nèi)容經(jīng)濟信息內(nèi)容：世界經(jīng)濟動態(tài)趨勢、各國和各地區(qū)經(jīng)濟概況、國際商品市場、金融外匯市場、運輸保險和海關(guān)等各個領(lǐng)域，還有投資信托、技術(shù)引進等到方面的情報資料，還包括各國和各地區(qū)的經(jīng)濟貿(mào)易政策法令、條例，以及它們的風俗、習慣和愛好等狀況資料。（一）世界商品市場信息出口商品信息：1、商品本身的特點：如商品的自然屬于性、品種、規(guī)格、用途、經(jīng)濟價值；2、商品的生產(chǎn)、消費、國際貿(mào)易近況和特點：包括世界生產(chǎn)總是和主要生產(chǎn)國的生產(chǎn)量變動狀況，生產(chǎn)集中和壟斷狀況，季節(jié)變動狀況，科技進步和國家壟斷機制對生產(chǎn)的影響；世界部消費量和主要消費國消費量的變動，消費習慣和季節(jié)性變動狀況；世界貿(mào)易量和主要出口國的進出口量，進出口的品種和地區(qū)構(gòu)成，季節(jié)變動狀況以及有關(guān)貿(mào)易政策等；3、商品供求的變更特點和規(guī)律，以及影響供求關(guān)系變動的因素。商品價格信息：價格是商品價值的貨幣表現(xiàn)。價格對商品銷售量及盈利大小有著干脆的影響，因此，駕馭出品商品的價格狀況，對于涉外企業(yè)制定適度的價格策略有重要作用，其信息內(nèi)容包括：1、出口商品生產(chǎn)成本，影響國外市場價格變更的因素；2、國外市場商品價格動態(tài)，以及各種不同的價格政策對商品銷售量的影響；3、出口商品中替換產(chǎn)呂價格的大小，及其新產(chǎn)品的定價策略；4、出品生命周期不同階段的定價原則；5、不同國家、不同市場價格差異政策等。國外顧客消費需求信息：顧客的需求是企業(yè)一切活動的中心和動身點。其信息內(nèi)容有：1、國外市場社會購買力狀況，及國外顧客消費需求構(gòu)成和購買投身狀況；2、現(xiàn)有國外顧客數(shù)量及其分布狀況，包括國外顧客的身份、地位狀況，對商品的購買習慣和購買數(shù)量，對商品的購買緣由和購買動機，對商品的特殊愛好，對商品的信任程度、需求的時間和緣由；3、國外顧客對本企業(yè)生產(chǎn)的商品的設(shè)計、性能、包裝的改進看法和具體要求，以及對本企業(yè)的商品（包括服務在內(nèi)）的滿足程度；4、國外顧客的經(jīng)濟來源和經(jīng)濟收入狀況；5、國外潛在顧客以及商品普及率的狀況等。國外市場競爭狀況：競爭的存在，對于企業(yè)制訂國外市場營銷決策有重要的影響，故須細致分析和探討國外競爭對手可能作出的種種反應，并時刻留意競爭對手的各種動向。1、對國外市場中競爭者的商品的設(shè)計、性能、包裝、售前售后優(yōu)點缺點的分析；2、對國外市場競爭者商品價格和定價政策分析；3、對國外市場競爭者的廣告監(jiān)視、廣告費用和廣告政策的分析；4、對國外市場競爭者安排渠道運用狀況的分析；5、對國外市場將來競爭狀況的分析與估計，以及對競爭者服務方式的狀況分析。國外市場經(jīng)營效果狀況：對經(jīng)營效果的分析，有利于制定保存或發(fā)展的策略方針，這方面信息內(nèi)容有：1、多種國外市場推銷手段的效果；2、國外市場廣告效果；3、國外市場經(jīng)營效果變更緣由；4、通過本企業(yè)國外市場網(wǎng)點銷售與托付代銷的效果；5、國外市場銷售服務方式等。（二）國別（地區(qū)）市場信息國別（地區(qū)）市場信息是國際市場信息主體。它主要是通過對貿(mào)易對象國家（地區(qū)）經(jīng)濟環(huán)境（包括宏觀的一般經(jīng)濟行情、中觀的具體部門經(jīng)濟即商品市場和微觀的經(jīng)濟措施），社會文化環(huán)境，政治法律環(huán)境等方面全面、綜合性的分析和探討，來制訂本企業(yè)相應的地區(qū)戰(zhàn)略和市場細分戰(zhàn)略。政治法律環(huán)境資料：1、政府的形式和性質(zhì)：政體（是君主立憲還是聯(lián)邦或共和）；中心與地方政府的職責；政治氣候（執(zhí)政黨、在野黨、工會的勢力與力氣、政局是否穩(wěn)定、是人治還是法治）經(jīng)濟和社會政策。2、對外關(guān)系：政治關(guān)系（有無政治與軍事結(jié)盟）；經(jīng)濟關(guān)系（是否經(jīng)濟貿(mào)易集團成員，在該集團中的地位如何）；在國際經(jīng)濟組織中的地位與作用（這些國際機構(gòu)包括國際貨幣基金、世界銀行和關(guān)稅與貿(mào)易總協(xié)定）；該國對世界重大經(jīng)濟問題的看法（如對南南、南北東西經(jīng)濟關(guān)系上的看法。3、經(jīng)濟發(fā)展政策：這些國家執(zhí)行了哪些經(jīng)濟發(fā)展政策。發(fā)達國家的經(jīng)濟政策有的傾向于供應學派；有的傾向于貨幣學派；有的傾向于凱恩斯主義（刺激需求）；有的是綜合式的政策。4、國家法律：即指各種經(jīng)濟立法，如專利法、商標法、廣告法、競爭法、海關(guān)稅收法，以及愛護消費者的種種法令。經(jīng)濟環(huán)境方面的資料：國別市場的經(jīng)濟環(huán)境，干脆關(guān)系到市場容量的大小和市場狀況。其資料收集有：1、總?cè)丝诤腿丝诘淖匀辉鲩L率：總?cè)丝谂c市場大?。ㄓ绕涫悄承┫M品）成正比；人口自然增長率超過國民收入的增長率，會使消費下降。2、國民生產(chǎn)總值及國民收入的安排：國民生產(chǎn)總值及國民收入總值會影響需求商品的構(gòu)成。而國民收入安排狀況（集中或平均）亦干脆影響市場購買力。3、基礎(chǔ)設(shè)施：包括該國運輸方式的構(gòu)成，海運、陸運、空運所占的比例及經(jīng)營狀況。①海洋運輸L主要港口及設(shè)施、吞吐量、碼頭、泊位；該國航運對我國有無特地的泊位及服務設(shè)施。②空運：國際與國內(nèi)機場的數(shù)目與設(shè)施，年貨運量及對我國的空運設(shè)施。③鐵路：主要干線、里數(shù)、貨運及與我國有無鐵路聯(lián)運。④通信設(shè)施：通訊衛(wèi)星的運用，電話、電視數(shù)量及效率，計算機聯(lián)網(wǎng)狀況等。4、財政金融狀況：包括銀行系統(tǒng)、貨幣管理、貨幣發(fā)行量、匯率的制定、貨幣幣值的變更、外匯市場、證券市場狀況及通貨膨脹狀況。社會文化環(huán)境方面的資料產(chǎn)品的銷售與社會文化環(huán)境的關(guān)系特別親密，不同的風俗習慣、教化水平、語言文字、宗教信仰、價值觀念、藝術(shù)與美學觀念等都會影響商品的銷售。物質(zhì)文化風俗習慣宗教信仰價值觀念社會文化環(huán)境資料收集范圍教育水平客戶方面信息：客戶信息是指熟悉并駕馭國外客戶的政治和資信的具體狀況。它是確定我涉外單位正確選擇和運用交易對象，對其實行什么政策和做法的重要依據(jù)?？蛻粜畔?nèi)容有：1、客戶的政治背景：主要指企業(yè)的政治背景、與政界的聯(lián)系、企業(yè)負責人參與的黨派及對我國的政治看法。2、客戶信用狀況的三要素（品德、實力、資本）：①經(jīng)營作風（品德）：是指客戶的商業(yè)道德和經(jīng)紀人品質(zhì)是否誠懇牢靠，合同履約率和信譽；②經(jīng)營范圍和經(jīng)營實力：有活動實力（經(jīng)營業(yè)務的種類和成交契約種類），推銷實力（經(jīng)營商品的品種和地區(qū)范圍），經(jīng)營性質(zhì)（好用戶或中間商、專業(yè)商、兼營商），法律地位（合伙公司或上市公司、不上市公司、有限公司）銷售渠道和貿(mào)易關(guān)系（公司在國內(nèi)外分支機構(gòu)、銷售地區(qū)、商品推銷員數(shù)、管理體制），與客戶的歷史、經(jīng)營、生產(chǎn)、銷售、盈虧、財務狀況和企業(yè)發(fā)展支配；③資本：資產(chǎn)（注冊資本、實際資本、公債、其他財產(chǎn)、資產(chǎn)負債表）和食用實力（供貸信用、銀行信用、信用擔保）3、客戶信用的鑒定和分類：把通過銀行、工商團體、專業(yè)詢問機構(gòu)、駐外機構(gòu)、報刊資料、公司資產(chǎn)負債表、活動報告、簡介、手冊或到國外考察和貿(mào)易接觸等途徑搜集到的客戶信用資料，進行綜合分析、探討，把客戶分成四類。一般往來戶普通聯(lián)系戶不與往來戶基本往來戶三、外向型經(jīng)濟信息的搜集方法1、委托現(xiàn)有信息業(yè)或代理機構(gòu)獲取急需的某方面信息。2、訂閱國內(nèi)外主要電訊和有關(guān)的報刊資料。3、通過各種業(yè)務活動，有目的搜集第一手“活”資料。4、在國外建立推銷網(wǎng)絡(luò)的同時，組建信息網(wǎng)絡(luò)。5、充分利用駐外機構(gòu)的渠道，廣泛了國際市場信息。信息收集方法四、經(jīng)濟信息收集處理的基本原則注重信息的時效性信息收集處理原則突出信息的適用性確保信息的真實性注意信息的全面性保持信息的系統(tǒng)性五、簡報工作在實踐中，信息溝通是特別重要的，組織或系統(tǒng)上下左右的溝通不行能總是靠會議或會面通報，內(nèi)部的簡報就是最得力的信息溝通的方法。（一）簡報及簡報工作“簡報”是我國黨政機關(guān)、企事業(yè)單位、人民團體等組織內(nèi)部的一種文書形式，是以反映狀況、溝通閱歷、傳遞信息為主要內(nèi)容的簡要報告或報道。簡報工作是秘書圍繞簡報所做的信息收集、簡報編制、發(fā)送等諸多工作中的一項常規(guī)信息工作。（二）簡報的作用作為一種簡要的動態(tài)性報告或報道，簡報主要有三項作用（見圖6-13）。圖6-13簡報的作用簡報能使組織及時與上下左右溝通情況，交流經(jīng)驗。有利于加強工作系統(tǒng)化，使整體工作協(xié)調(diào)推進簡報能迅速向上級反映動態(tài)，便于領(lǐng)導了解、掌握情況、分析問題、做出決策；便于領(lǐng)導正確指導工作簡報可以為新聞提供報道線索，擴大信息渠道和作用（三）簡報的特點秘書做簡報工作，不僅要動筆，更重要的是要動手動腦，要充分了解狀況，才能分析綜合。簡報的特點可以用三個字簡約地概括（見圖6-14）。圖6-14簡報的特點簡報的特點短

平快是指文字簡潔，文章短是指內(nèi)容平實、真實、實在，有價值、“含金量”高是指反映情況要及時（四）簡報工作的基本程序依據(jù)信息工作的程序，“簡報”工作也不外乎是：收集→加工→傳輸→利用→反饋。只是每一個環(huán)節(jié)，都體現(xiàn)簡報工作的特色。收集：收集環(huán)節(jié)秘書著重要明確收集什么、到哪兒去收集、如何收集的問題。簡報既要信息量大，也要顧及每期簡報的報道中心。要擅長利用一切可以承載信息的手段，收集一切有利于領(lǐng)導和基層耳聰目明的信息；加工：加工環(huán)節(jié)就是秘書對簡報的編制，編制工作要嚴格遵循秘書文字編輯工作的原則。傳輸：傳輸是指簡報的發(fā)送，有閱歷的秘書重視建立和完善簡報的發(fā)送網(wǎng)絡(luò)，重視報送領(lǐng)導、傳送相關(guān)單位和發(fā)送下級部門的區(qū)分。利用：簡報信息的利用是簡報工作的目的，要使有關(guān)單位、部門接受簡報信息，爭取對他們有用。反饋：反饋是新一輪信息簡報工作的起先。（五）簡報的格式簡報不是正式的公文，但是簡報一方面有不同單位各自的獨特格式；一方面也有在長期實踐中約定俗成的相對固定格式。一般簡報有報頭、正文和報尾三部分。具體內(nèi)容如下（見圖6-15）。圖6-15簡報的內(nèi)容簡報的格式