環(huán)保部門(mén)檔案的管理與利用研究

環(huán)保部門(mén)檔案的管理與利用研究環(huán)保部門(mén)檔案的管理與利用研究

隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的迅速開(kāi)展，隨之而來(lái)的環(huán)境問(wèn)題也逐漸增多，為此我國(guó)提出了建設(shè)生態(tài)文明社會(huì)的主張，只有加強(qiáng)環(huán)境愛(ài)護(hù)工作，才能促進(jìn)現(xiàn)代化社會(huì)的可持續(xù)開(kāi)展。環(huán)保部門(mén)在這個(gè)過(guò)程中發(fā)揮了非常關(guān)鍵的作用，要不斷提高環(huán)保部門(mén)的檔案管理意識(shí)，改良檔案管理辦法，提高檔案管理的水平，以充沛發(fā)揮檔案管理在環(huán)保工作中的重要作用。

1環(huán)保檔案的內(nèi)容以及檔案管理的重要性

1.1環(huán)保檔案的內(nèi)容

環(huán)保檔案是指各級(jí)環(huán)境愛(ài)護(hù)行政主管部門(mén)及其直屬單位，在環(huán)境愛(ài)護(hù)工作中直接形成的、對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保留價(jià)值的各種文字、音像、圖片、電子文檔等不同形式和載體的歷史記錄[1]。

1.2環(huán)保檔案管理的重要性

環(huán)保檔案管理是指在環(huán)境愛(ài)護(hù)工作發(fā)展時(shí)，對(duì)環(huán)境愛(ài)護(hù)工作過(guò)程形成的文件資料進(jìn)行收集、加工整理、立卷歸檔和檢索利用的一系列工作。環(huán)保檔案管理的對(duì)象是環(huán)境愛(ài)護(hù)文件資料，是環(huán)境愛(ài)護(hù)工作的信息載體。配備專(zhuān)業(yè)的人員對(duì)環(huán)保檔案進(jìn)行科學(xué)的管理，對(duì)于環(huán)境愛(ài)護(hù)工作具有重要的意義。具體體現(xiàn)在以下方面：一方面，對(duì)環(huán)保檔案進(jìn)行科學(xué)管理，可以為環(huán)保工作的順利發(fā)展發(fā)明良好的條件。在環(huán)境愛(ài)護(hù)工作過(guò)程中產(chǎn)生的各種信息，經(jīng)過(guò)收集、加工和傳遞，以環(huán)保檔案的形式進(jìn)行管理和保留，是有價(jià)值的環(huán)保信息資源，是環(huán)境愛(ài)護(hù)工作者進(jìn)行環(huán)境愛(ài)護(hù)目標(biāo)控制的客《^依據(jù)。另一方面，對(duì)環(huán)保檔案進(jìn)行科學(xué)管理，可以提高環(huán)境愛(ài)護(hù)工作效率。環(huán)保檔案進(jìn)行科學(xué)、系統(tǒng)的整理歸類(lèi)，形成環(huán)保檔案庫(kù)。當(dāng)工作需要時(shí)，可以有針對(duì)性地及時(shí)提供完整資料，迅速解決工作中的問(wèn)題。

2環(huán)保檔案管理中存在的問(wèn)題

2.1檔案管理工作不充沛

目前，環(huán)保單位由于人員配備缺乏、場(chǎng)地受限、資金分配差別、管理制度不完善的影響，導(dǎo)致各環(huán)保單位檔案工作的開(kāi)展極不平衡，進(jìn)而使得檔案資料分散，信息不全。

2.2檔案管理人員的素質(zhì)偏低

配備專(zhuān)業(yè)的人員對(duì)環(huán)保檔案進(jìn)行科學(xué)的管理，對(duì)于環(huán)境愛(ài)護(hù)工作具有重要的意義。但是，在環(huán)保部門(mén)檔案管理人員中，尤其在基層環(huán)保部門(mén)，卻不足專(zhuān)業(yè)的檔案管理人才，尤其是檔案人員往往身兼數(shù)職。當(dāng)前信息化時(shí)代，專(zhuān)業(yè)的檔案人員不僅要精通傳統(tǒng)的檔案管理業(yè)務(wù)，還必須掌握自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，使用計(jì)算機(jī)管理環(huán)保檔案，這給進(jìn)一步做好檔案管理工作帶來(lái)了新的挑戰(zhàn)[2]。

2.3環(huán)保檔案管理系統(tǒng)有待完善

環(huán)保檔案具有信息來(lái)源太多、信息量巨大、信息累成復(fù)雜等特點(diǎn)，信息管理難度大，因而對(duì)信息進(jìn)行制度化、標(biāo)準(zhǔn)化十分重要，然而，目前并沒(méi)有統(tǒng)一健全的環(huán)保檔案管理制度，使的檔案管理工作無(wú)論在管理辦法還是在檔案文件的分類(lèi)、編碼、處理流程、歸檔等方面都不足依據(jù)。另外，由于靠層層上報(bào)匯總，不足管理，造成資料分散、信息不全，不能及時(shí)轉(zhuǎn)化為決策依據(jù)，大大降低了檔案的利用效率。

3完善環(huán)保檔案管理工作的主要對(duì)策

3.1提高環(huán)保檔案現(xiàn)代化管理的認(rèn)識(shí)

首先，分管檔案工作的主要領(lǐng)導(dǎo)要有足夠的認(rèn)識(shí)，要為實(shí)現(xiàn)環(huán)保檔案現(xiàn)代化管理發(fā)明條件，投入一定經(jīng)費(fèi)，配備檔案現(xiàn)代化管理所需設(shè)備。其次，要提高檔案工作人員的思想認(rèn)識(shí)，克服傳統(tǒng)保守的習(xí)慣，破除應(yīng)用現(xiàn)代化管理的畏難情緒，要有實(shí)現(xiàn)環(huán)保檔案工作現(xiàn)代化的思路，加強(qiáng)相應(yīng)的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，對(duì)傳統(tǒng)檔案管理進(jìn)行革新和完善。

3.2建立現(xiàn)代化的環(huán)保檔案管理制度

檔案工作規(guī)范化，是新形勢(shì)下檔案工作進(jìn)展的必定走勢(shì)和檔案工作現(xiàn)代化的客觀要求，它的制定和實(shí)施，必將給檔案工作帶來(lái)長(zhǎng)足的進(jìn)展和巨大的變革，因此，要加速規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的制定，積極組織貫徹實(shí)施。國(guó)家環(huán)境愛(ài)護(hù)總局制定頒發(fā)的?中國(guó)環(huán)境愛(ài)護(hù)檔案分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)》、?中國(guó)檔案分類(lèi)法、環(huán)境愛(ài)護(hù)檔案分類(lèi)表》為加強(qiáng)我國(guó)環(huán)境愛(ài)護(hù)檔案工作、科學(xué)地管理環(huán)境愛(ài)護(hù)檔案、統(tǒng)一環(huán)境愛(ài)護(hù)檔案分類(lèi)檢索、實(shí)現(xiàn)環(huán)境愛(ài)護(hù)檔案的分類(lèi)檢索系統(tǒng)的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化管理打下了堅(jiān)實(shí)的根底。?中國(guó)檔案分類(lèi)法、環(huán)境愛(ài)護(hù)檔案分類(lèi)表》其分為九大類(lèi)，作為統(tǒng)一的微機(jī)信息管理分類(lèi)標(biāo)識(shí)，合乎環(huán)境管理職能和環(huán)保檔案的特點(diǎn)[2]。運(yùn)用?環(huán)保檔案分類(lèi)表》〔簡(jiǎn)稱(chēng)〕分類(lèi)類(lèi)目標(biāo)識(shí)，我們必須熟悉并了解環(huán)保檔案分類(lèi)表分類(lèi)類(lèi)目標(biāo)識(shí)所規(guī)定的內(nèi)容和適用范圍，做到信息分類(lèi)合乎環(huán)境管理職能，保持各種信息的有機(jī)聯(lián)系，便于微機(jī)信息管理。

3.3加強(qiáng)環(huán)保檔案現(xiàn)代化管理人才隊(duì)伍建設(shè)

現(xiàn)在社會(huì)上普遍不足復(fù)合型的現(xiàn)代管理人才，檔案工作更如此，尤其是不足既懂微機(jī)技術(shù)又有檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)的復(fù)合型人才，示例有的單位雖配備了微機(jī)等現(xiàn)代化設(shè)備，由于短少專(zhuān)業(yè)人員，結(jié)果微機(jī)僅起到條目輸入、統(tǒng)計(jì)等簡(jiǎn)單功能，極個(gè)別的還使其長(zhǎng)年閑置，不能充沛地發(fā)揮其在檔案工作規(guī)范化、現(xiàn)代化中應(yīng)有的全部功能，因人才不足而直接影響了檔案工作現(xiàn)代化的發(fā)展，所以環(huán)保檔案要實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理就要求檔案人員必須掌握現(xiàn)代化管理技能，否那么環(huán)保檔案的現(xiàn)代化管理就能難以實(shí)現(xiàn)，這是前提條件。實(shí)現(xiàn)環(huán)保檔案管理現(xiàn)代化，對(duì)檔案工作人員提出了更高更嚴(yán)的要求，要求檔案工作人員相應(yīng)地調(diào)整自身的知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高自身素質(zhì)，至少要做好3個(gè)方面的工作：一是掌握專(zhuān)業(yè)根底知識(shí)，要求對(duì)環(huán)?？萍贾R(shí)和科技檔案管理知識(shí)的掌握，沒(méi)有堅(jiān)實(shí)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，環(huán)?？萍嘉墨I(xiàn)編撰難以發(fā)展；二是掌握相近和相關(guān)學(xué)科的知識(shí)，這是由當(dāng)代科學(xué)技術(shù)高度綜合趨向統(tǒng)一和現(xiàn)代學(xué)科的相互滲透、交叉、分化的現(xiàn)實(shí)決定的；三是掌握計(jì)算機(jī)、微縮、復(fù)印、網(wǎng)絡(luò)等先進(jìn)技術(shù)和設(shè)備的工作原理并能進(jìn)行熟練的操作。

3.4加強(qiáng)環(huán)保檔案現(xiàn)代化管理物質(zhì)根底建設(shè)

一是加大根底設(shè)施建設(shè)。現(xiàn)代化設(shè)備的購(gòu)買(mǎi)是實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理的物質(zhì)根底，在環(huán)?？萍紮n案工作現(xiàn)代化建設(shè)中，需不斷加大檔案部門(mén)的根底設(shè)施建設(shè)。二是選擇比擬好的科技檔案管理系統(tǒng)，提高使用效率。全國(guó)己開(kāi)發(fā)了幾十種類(lèi)型、各個(gè)層次的科技檔案管理實(shí)用系統(tǒng)軟件，由于開(kāi)發(fā)歷史相對(duì)較短，不足統(tǒng)一管理，在設(shè)計(jì)方面有著諸多缺乏。如設(shè)計(jì)規(guī)范不統(tǒng)一、不標(biāo)準(zhǔn)及設(shè)計(jì)語(yǔ)言不相同，造成軟件開(kāi)發(fā)出來(lái)之后兼容性差，難以實(shí)現(xiàn)各檔案館〔室〕之間的信息和資源共享；科技檔案計(jì)算機(jī)管理軟件低水平重復(fù)開(kāi)發(fā)，并帶有濃重的地方色彩，造成人、財(cái)、物的大量浪費(fèi)，沒(méi)有一家能形成規(guī)模翻開(kāi)市場(chǎng)，行銷(xiāo)各地。因此，選擇