第三章 工作分析

人力資源管理HumanResourceManagement課件制作：喬瑞樊智勇趙航李付彩呂曉軍HumanResourceManagement版權所有c2010第三章工作分析人力資源管理HumanResourceManagement理解工作分析含義及作用；熟悉工作分析的程序；掌握工作分析的基本方法；能夠熟練編寫工作說明書本章學習目標本章主要內容第一節(jié)工作分析概述第二節(jié)工作分析的實施第三節(jié)工作分析的基本方法第一節(jié)

工作分析概述第一節(jié)工作分析概述一、基本概念和相關術語（一）工作要素工作要素是指工作中不能繼續(xù)再分解的最小工作單位。例如，從工具箱中取出夾具、將夾具與加工件安裝在機床上、開啟機器、加工工件等都屬于工作要素。第一節(jié)工作分析概述一、基本概念和相關術語(續(xù))（二）任務任務是指工作中為了達到某種目的而進行的一系列活動。任務可以有一個或多個工作要素組成。例如打印一份英文信函。要最后達到打印英文信的目的，打字員必須能夠系統地做到：熟悉每個英文單詞，在電腦中拼出相應的單詞，辨認與修改語法錯誤，把電腦中打好的英文信打印在紙上等。換句話說，打印一封英文信這一任務，是上述四個工作要素的組合。第一節(jié)工作分析概述一、基本概念和相關術語(續(xù))（三）職責職責是指任職者為實現一定的組織職能或完成工作使命而承擔的一個或一系列任務。例如薪酬專員的職責之一是進行薪酬調查。該職責由下列任務所組成：設計調查問卷，把問卷發(fā)給調查對象，收回調查表，分析調查結果，將結果表格化并加以解釋，把調查結果反饋給調查對象等。第一節(jié)工作分析概述一、基本概念和相關術語(續(xù))（四）職位與工作工作的含義因其使用的時間、場合或由誰來使用而有不同的含義，它常常與職位互換使用。工作的最簡單單位是工作要素，一組工作要素組成一項工作任務。相關聯的任務(Task)構成一項工作的職責，當把職責結合到一起時就界定了一個職位(Position)。主要任務和責任相同的一組職位形成一種工作(Job)。職位和工作的區(qū)別是工作可以容納一個以上的人，而職位不能。例如，一個組織可以有兩個接待員來完成同一種工作，然而，他們占據兩個不同的職位。第一節(jié)工作分析概述一、基本概念和相關術語(續(xù))（五）職業(yè)一組相似的工作形成一種職業(yè)。如會計、工程師，雖然每個單位的會計與工程師的具體工作的內容與數量不盡相同，但他們彼此所擔負的職責及其對他們的任職要求卻是相似的。第一節(jié)工作分析概述二、工作分析的定義工作分析，也稱職務分析或崗位分析，是對組織中各崗位的設置目的、職責與權限、工作關系、工作條件等特征以及對完成此工作所需的知識和技能要求進行調查研究后，進行客觀描述的過程。工作分析涉及兩個方面的工作：一是工作本身，即工作崗位的研究，研究崗位所承擔的工作職責與工作任務，以及它與其他崗位之間的關系。二是人員特征，即任職資格的研究，研究能勝任該項工作并能夠完成工作目標的任職者必須具備的條件與資格。第一節(jié)工作分析概述二、工作分析的定義（續(xù)）工作分析明確了各種工作所需承擔的責任，以及技術的資歷要求，還有工作環(huán)境條件的考量。工作分析的要義可從以下幾個方面理解。1.工作分析是分析，而不是列清單。（Analysis，notLists）2.工作分析是分析工作，而不是在職人。（Jobs，notPeople）3.工作分析是分析實際工作，而不是做主觀臆斷。（Facts，notJudgement）第一節(jié)工作分析概述二、工作分析的定義（續(xù)）工作分析的目的是收集人力資源管理人員所需要的一切有關員工及工作狀況的詳細資料，從而為人力資源管理決策提供依據。具體來說，工作分析的對象是工作，工作分析主要在于了解工作的五大特征。（一）工作的輸出特征（二）工作的輸入特征（三）工作的轉換特征（四）工作的關聯特征（五）工作的動態(tài)特征第一節(jié)工作分析概述三、工作分析的作用工作分析在人力資源管理中的重要作用如圖3.1所示。第一節(jié)工作分析概述三、工作分析的作用（續(xù)）（一）工作分析是人力資源規(guī)劃的基礎（二）工作分析對人員招聘與甄選具有指導作用（三）工作分析有助于員工培訓與開發(fā)工作（四）工作分析有利于職業(yè)生涯規(guī)劃與管理（五）工作分析為績效考評提供了客觀標準與依據（六）工作分析有助于薪酬管理方案的設計（七）工作分析有利于保障員工職業(yè)安全與健康（八）工作分析有利于改善企業(yè)勞動關系第二節(jié)工作分析的實施第二節(jié)工作分析的實施一、工作分析的流程（一）工作分析的準備階段1．確定工作分析目標和側重點2．制訂總體實施方案3．收集現有的文件與資料4．確定所欲收集的信息5．選擇收集信息的方法第二節(jié)工作分析的實施一、工作分析的流程(續(xù))（二）工作分析的實施階段1．與參與工作分析的有關人員進行溝通2．制訂具體的實施操作計劃3．實際收集與分析工作信息第二節(jié)工作分析的實施一、工作分析的流程(續(xù))（三）工作分析結果形成階段1．與有關人員共同審查和確認工作信息2．編制工作說明書第二節(jié)工作分析的實施一、工作分析的流程(續(xù))（四）工作分析結果的應用與反饋階段具體來說，在工作分析結果應用反饋階段包括兩個方面的工作：一是職務說明書的使用培訓。培訓主要是讓使用者了解職務說明書的意義和內容，了解各部分的含義以及在工作中如何使用工作說明書。二是對職務說明書進行反饋與調整。由于組織和環(huán)境的發(fā)展變化，組織職位的性質、內涵和外延都會發(fā)生變化，因此需要對職務說明書的內容進行調整和修訂，使之符合實際情況。第二節(jié)工作分析的實施二、工作說明書的編寫（一）工作描述1．工作描述的含義工作描述又稱職務描述或工作說明，指用書面形式對組織中各類崗位的工作性質、工作任務、工作職責與工作環(huán)境等所作的統一格式的描述。第二節(jié)工作分析的實施二、工作說明書的編寫(續(xù))（一）工作描述（續(xù)）2．工作描述的基本內容（1）工作識別（2）工作概要（3）工作關系（4）工作職責（5）工作權限（6）工作績效標準（7）工作條件與工作環(huán)境第二節(jié)工作分析的實施二、工作說明書的編寫(續(xù))（二）工作規(guī)范1．工作規(guī)范的含義工作規(guī)范又稱崗位規(guī)范或任職資格，是指任職者要勝任該項工作必須具備的資格與條件。工作規(guī)范主要說明一項工作對任職者在教育程度、工作經驗、知識、技能、體能及個性特征方面的最低要求，而不是最理想的任職要求。一般情況下，工作規(guī)范是依據管理人員的經驗判斷而編寫的，當然也可以使用比較精確的統計分析法來做。當前，工作規(guī)范往往是作為工作說明書的重要組成部分而存在。第二節(jié)工作分析的實施二、工作說明書的編寫(續(xù))（二）工作規(guī)范（續(xù)）2．工作規(guī)范的內容工作規(guī)范的本質是分析任職者應具備的個體條件，這些條件主要包括身體素質、心理素質、知識經驗及職業(yè)道德等方面的條件。第二節(jié)工作分析的實施二、工作說明書的編寫(續(xù))（三）工作說明書的編寫要求1.工作說明書的詳略與格式不盡相同，每個企業(yè)都可能有不同的寫法，有些較詳細，有些較簡單。2.工作說明書的敘述要清晰、完整，文字力求簡單、精確，形式必須統一。3.各項工作活動，以技術或邏輯順序排列，或依重要性、所耗費時間多少順序排列。4.必須列明工作或職務最起碼要做到的范圍。第三節(jié)工作分析的基本方法第三節(jié)工作分析的基本方法一、傳統型工作分析方法傳統型工作分析方法大體上具有兩個特征：一是收集的有關工作信息以非計量的、敘述性的居多；二是主要目的是對與職務有關信息作書面記事性描述。由于工作分析中許多項目并不能計量化，更不易找到一個絕對客觀的標準，所以傳統的工作分析方法依然具有重要的作用。傳統型工作分析方法主要包括以下幾種。（一）問卷調查法（二）觀察法（三）寫實分析法（四）訪談法（五）關鍵事件法（六）資料分析法（七）工作實踐法第三節(jié)工作分析的基本方法一、傳統型工作分析方法（續(xù)）（一）問卷調查法問卷調查法是工作分析中最常用的一種方法，是指采用調查問卷來獲取工作分析的信息，實現工作分析目的的一種方法。這種方法一般先由有關人員設計一套工作分析問卷，然后由承擔工作的員工或工作分析人員填寫問卷。最后，將問卷加以回收、歸納、分析，據此寫出工作說明書草稿，在征求任職者的意見后，進一步地補充和修改，最后形成正式的工作說明書。第三節(jié)工作分析的基本方法一、傳統型工作分析方法（續(xù)）（一）問卷調查法(續(xù))優(yōu)點：費用低，速度快，節(jié)省時間，可以在工作之余填寫，不致影響正常工作；調查范圍廣，可用于多種目的、多種用途；調查樣本量很大，適用于需要對很多工作進行調查的情況；調查的資料可以數量化，由計算機進行數據處理。缺點：設計理想的調查表要花費較多的時間、人力、物力，成本費用高；在問卷使用前應進行測試，以了解員工理解問卷中問題的情況。為避免誤解，還經常需要工作分析人員親自解釋和說明，降低了工作效率；填寫調查表是由任職者單獨進行的，缺少交流和溝通，因此，被調查者可能不積極配合，不認真填寫，從而影響調查的質量。第三節(jié)工作分析的基本方法一、傳統型工作分析方法（續(xù)）（二）觀察法觀察法是工作分析人員直接到工作現場，針對某些特定對象（一個或多個任職者）的作業(yè)活動進行觀察，收集、記錄有關工作的內容、工作間的相關關系、人與工作的關系以及工作環(huán)境、條件等信息，用文字和圖表形式記錄下來，然后進行分析、歸納、總結的方法。使用觀察法的前提條件是：要求觀察者有足夠的實踐操作經驗；要求工作應相對穩(wěn)定，在一定時間內，工作內容、程序、對工作人員的要求不會發(fā)生明顯的變化；適用于大量標準化的、周期較短的以體力活動為主的工作，不適用于腦力勞動為主的工作。第三節(jié)工作分析的基本方法一、傳統型工作分析方法（續(xù)）（二）觀察法(續(xù))優(yōu)點：工作分析人員能夠比較全面而深入地了解工作要求，適用于那些主要用體力活動來完成的工作。缺點：不適用于腦力勞動為主的工作，以及處理緊急情況和危險的工作。另外，有些員工難以接受，他們覺得自己受到監(jiān)視和威脅，從心理上對工作分析人員產生反感，可能造成工作動作變形；這種方法也不能得到有關任職者的資格要求的信息。第三節(jié)工作分析的基本方法一、傳統型工作分析方法（續(xù)）（三）寫實分析法寫實分析法是一種客觀描述方法。這種方法主要通過對實際工作內容與過程的實際記錄，達到工作分析的目的。它主要分為兩種形式：一是工作日志法；二是主管人員分析法。工作日志法又稱工作寫實，是任職者按時間順序，詳細記錄自己的工作內容與工作過程，然后經過歸納、分析，達到工作分析目的的一種方法。第三節(jié)工作分析的基本方法一、傳統型工作分析方法（續(xù)）（三）寫實分析法（續(xù)）工作日志法的優(yōu)點：信息可靠性很高；所需費用較少，對于高水平與比較復雜的工作，顯得經濟有效。工作日志法的缺點：這種方法將注意力集中于活動過程，而不是結果；要求從事這一工作的人對工作情況與要求最清楚；適用范圍較小，只適用于工作周期較短、工作狀態(tài)穩(wěn)定的職位；整理信息的工作量大，歸納信息的工作煩瑣；任職者的態(tài)度容易影響分析結果，在一定程度上也會影響任職者的正常工作；收集的信息有可能存在誤差，需要對記錄分析結果進行必要的檢查。第三節(jié)工作分析的基本方法一、傳統型工作分析方法（續(xù)）（三）寫實分析法（續(xù)）主管人員分析法是由主管人員通過日常的管理權力來記錄與分析所管轄人員的工作任務、責任和要求等工作因素，從而達到工作分析目的的一種方法。主管人員分析法最大的優(yōu)點是記錄方便，他們對所分析的工作非常熟悉，目的比較明確，分析比較深入。但主管人員的分析中可能會有一些偏見，尤其是那些只干過其中一部分工作而不全面了解的人，他們往往偏重于所從事的那部分工作。第三節(jié)工作分析的基本方法一、傳統型工作分析方法（續(xù)）（四）訪談法訪談法又稱面談法，是一種應用最為廣泛的工作分析方法，是指工作分析者就某一職務或職位面對面地詢問任職者、主管、專家等人對工作的意見和看法。這種方法可以對任職者的工作態(tài)度和工作動機等深層次內容有詳細的了解。面談的程序可以是標準化的，也可以是非標準化的。一般情況下，應以標準化的訪談格式來記錄訪談信息，目的是便于控制訪談內容，便于對同一職務不同任職者的回答相互比較。第三節(jié)工作分析的基本方法一、傳統型工作分析方法（續(xù)）（四）訪談法（續(xù)）優(yōu)點：應用面廣，能夠簡單而迅速地收集多方面的工作分析資料；任職者親口講出工作信息，一般比較具體準確；工作分析人員往往能了解到直接觀察法不容易發(fā)現的情況，有助于管理者發(fā)現問題；能認真解釋工作分析的必要性及功能，消除面談對象的顧慮；可以對員工的工作態(tài)度和工作動機等較深層次的內容有比較詳細的了解。缺點：訪談需要有專門的技巧，需要專門受過訓練的工作分析人員；比較費時間，工作成本較高；收集到的信息往往會產生失真現象，由于員工的顧慮，員工會夸大和弱化某些工作職責。第三節(jié)工作分析的基本方法一、傳統型工作分析方法（續(xù)）（五）關鍵事件法關鍵事件法又稱關鍵事件技術，是指確定關鍵的工作任務以獲得工作上的成功。關鍵事件是指使工作成功或失敗的行為特征或事件。關鍵事件法是要求分析人員、管理人員、本崗位員工，將工作過程中的“關鍵事件”詳細地加以記錄，在大量搜集信息后，對崗位的特征和要求進行分析研究的方法。第三節(jié)工作分析的基本方法一、傳統型工作分析方法（續(xù)）（五）關鍵事件法（續(xù)）關鍵事件法的優(yōu)點是能被廣泛用于人力資源管理諸方面，如招聘、培訓、績效管理等。主要缺點是需要花費大量的時間去收集那些關鍵事件并加以概括和分類。這種方法不能對工作提供一種完整的描述，缺乏對工作職責、工作任務、工作背景及最低任職資格方面的信息。對中等績效的員工難以涉及。在使用關鍵事件法時，調查的期限不宜過短，關鍵事件的數量應足夠說明問題，正反兩方面的事件都要兼顧。第三節(jié)工作分析的基本方法一、傳統型工作分析方法（續(xù)）（六）資料分析法在做工作分析時，為降低工作分析的成本，應盡量利用原有資料，先對每個工作的任務、責任、權利、工作負荷、任職資格等有一個大致的了解，為進一步調查、分析工作奠定基礎。資料分析法的優(yōu)點是分析成本較低，工作效率較高，能夠為進一步分析工作提供基礎資料和信息。其主要缺點是一般收集到的信息不夠全面，尤其是在小型企業(yè)中，無法收集到有效、及時的信息。這種方法一般不能單獨使用，要與其他工作分析方法結合起來使用。第三節(jié)工作分析的基本方法一、傳統型工作分析方法（續(xù)）（七）工作實踐法工作實踐法也稱工作參與法，它是指工作分析人員通過直接參與某項工作，從而細致、深入地體驗、了解、分析工作的特點與要求。工作實踐法可以避免由于員工不很了解自己完成任務的方式或者有些員工不善于表達，難以收集到有效信息的情況。但是工作實踐法也存在不足，對于許多高度專業(yè)化的工作，或需要經過大量培訓才能勝任的工作，由于分析者不具備完成某項工作的知識和技能，因而就無法參與。因此，工作實踐法只適用于一些比較簡單的工作分析，或者是在短期內就可以掌握其方法的工作分析，不適用于需要進行大量訓練和危險性工作的分析。第三節(jié)工作分析的基本方法二、系統型工作分析方法（一）職位分析問卷職位分析問卷（PositionAnalysisQuestionnaire，PAQ）是一種結構嚴謹的工作分析問卷，是目前西方最流行的人員導向型職務分析系統。它是1972年由美國普渡大學的麥克米克提出的一種實用性很強的數量化工作分析方法。它的產生是為了開發(fā)一種一般性、可量化的方法，用以準確地確定工作的任職資格，并估計每個工作的價值，進而為薪酬制度的制訂提供依據。第三節(jié)工作分析的基本方法二、系統型工作分析方法（續(xù)）（一）職位分析問卷（續(xù)）職位分析問卷的假設前提是：人類工作的領域有某種潛在的行為結構和秩序，并且有一個有限系列的工作特點來描述這個領域。PAQ通過標準化、結構化的問卷形式來收集工作信息，這些信息要素主要分為以下六大類。1.信息輸入。任職者在執(zhí)行工作時從何處、如何獲得信息。2.腦力勞動。該職務包括哪些推理、決策、計劃、信息處理活動。3.工作輸出。任職者執(zhí)行工作時從事哪些體力活動，使用什么樣的工具和裝置。4.人際關系活動。在執(zhí)行工作時需要與其他人員發(fā)生何種關系。5.工作環(huán)境。任職者在何種物理環(huán)境和社會環(huán)境下工作。6.其他工作特征。與職務有關的其他活動、條件、特點等。第三節(jié)工作分析的基本方法二、系統型工作分析方法（續(xù)）（一）職位分析問卷（續(xù)）職位分析問卷的研究基礎以及應用非常廣泛，PAQ的分析結果可應用到人力資源管理的各個領域，尤其是在確定任職資格、工作評價和工作分類等領域有其獨特的優(yōu)越性。職位分析問卷的問題在于：使用該問卷進行工作分析的人需要有相當高的閱讀能力，對人員的文化程度要求較高；職位分析問卷的設計目的是針對所有職務的，但限于194個題目和6個維度，造成對工作分析不能精確區(qū)分，對工作活動的描述過于抽象，對具體工作的安排缺乏指導意義。第三節(jié)工作分析的基本方法二、系統型工作分析方法（續(xù)）（二）管理職位描述問卷管理職位描述問卷（ManagementPositionDescriptionQuestionnaire，MPDQ）是專門針對管理人員而設置的工作分析系統，是所有工作分析系統中最有針對性的一種工作分析系統。管理職位描述問卷是一種結構化的、人員導向型的問卷，分析對象是管理職位和督導職位，由任職人員自己完成，能夠通過電腦對收集到的信息進行分析。最早的管理職位描述問卷產生于1974年，當時是用來對公司的管理職位進行描述、比較和評價，經過廣泛的測試和深入的修改，問卷作為工作評價的項目在一些公司全面展開應用。第三節(jié)工作分析的基本方法二、系統型工作分析方法（續(xù)）（二）管理職位描述問卷（續(xù)）管理職位描述問卷共涉及近200個項目，被劃分為13類工作因素。分別是：①產品、市場及財務計劃因素；②組織機構與人事關系的協調因素；③內部事務管理因素；④產品和服務因素；⑤公共關系和顧客關系因素；⑥高級咨詢因素；⑦工作主動性因素；⑧審批財務事項因素；⑨人員配備因素；監(jiān)督管理因素；復雜性和工作壓力因素；財務決策權因素；一般人事權因素。通過回答各種形式的問題，問卷能夠提供關于管理職位的多種信息，如工作行為、工作聯系、工作范圍、決策過程、素質要求及上下級之間的匯報關系等。第三節(jié)工作分析的基本方法二、系統型工作分析方法（續(xù)）（二）管理職位描述問卷（續(xù)）管理職位描述問卷主要是為分析管理職務而設計的，管理者的級別不同，所在部門不同，他們對各個項目的回答也不同，該方法適用于不同組織內管理層次職位的分析。管理職位描述問卷能通過計算機分析形成以應用為導向的決策支持型分析報告，供管理者和人力資源管理人員使用。問卷的分析結果將形成多種報表形式的報告，從而應用到工作描述、工作評價、管理人員開發(fā)、績效評價、甄選晉升以及工作設計等人力資源管理職能中去。第三節(jié)工作分析的基本方法二、系統型工作分析方法（續(xù)）（三）功能性工作分析法功能性工作分析法（FunctionJobAnalysis，FJA）又稱職能工作分析，其主要分析方向集中于工作本身，是一種以工作為導向的工作分析方法。這種方法最早起源于美國培訓與職業(yè)服務中心的職業(yè)分類系統。職能工作分析方法以工作者應發(fā)揮的職能為核心，對工作的每項任務要求進行詳細分析。該方法對工作內容的描述非常全面具體，一般能覆蓋工作所能包括的全部職能的95%以上。第三節(jié)工作分析的基本方法二、系統型工作分析方法（續(xù)）（三）功能性工作分析法(續(xù))功能性工作分析法的基本假設：①應明確區(qū)分“完成什么工作”與“員工應如何完成工作”；②每個工作均在一定程度上與人、事、信息相關；③對事務要用體能完成，對信息要用思考處理，對人要用人際關系的方法；④盡管執(zhí)行任務的方法有很多，但要完成的職能是有限的；⑤每一種職能依賴于員工的特性與資格來達到預期的績效；⑥與人、事、信息相關的功能中，復雜的功能包含了簡單的功能。第三節(jié)工作分析的基本方法二、系統型工作分析方法（續(xù)）（三）功能性工作分析法(續(xù))職能工作分析方法主要是針對工作的每項任務要求，分析完整意義上的工作者在完成這一任務的過程中應當承擔的職能，以獲取同體能、思考、人際關系這三種技能相關的信息。作為一種工作分析系統，它的核心是分析工作的職能，其對職能的分析是通過分析工作者在執(zhí)行工作任務時與數據、人和事的關系來進行的。工作行為的難度越大，所需的能力越高，也就說明了工作的職能等級越