東風(fēng)有限-辦公室業(yè)務(wù)信息化管理的創(chuàng)新與提升主報告

精選優(yōu)質(zhì)文檔-----傾情為你奉上精選優(yōu)質(zhì)文檔-----傾情為你奉上專心---專注---專業(yè)專心---專注---專業(yè)精選優(yōu)質(zhì)文檔-----傾情為你奉上專心---專注---專業(yè)辦公室業(yè)務(wù)信息化管理的創(chuàng)新與提升東風(fēng)汽車有限公司總裁辦公室2013年6月目錄前言東風(fēng)汽車有限公司(簡稱東風(fēng)有限，英文縮寫“DFL”)是東風(fēng)汽車集團股份有限公司與日產(chǎn)（中國）投資有限公司攜手組建的迄今中國最大汽車合資企業(yè)。東風(fēng)有限于2003年6月9日創(chuàng)立，7月1日正式運營，現(xiàn)任董事長徐平，總裁中村公泰。

東風(fēng)有限注冊資本為人民幣167億元（同期折合約2400億日元或20億美元），雙方各擁有50%的股份。東風(fēng)汽車公司以其包括相關(guān)子公司、關(guān)聯(lián)企業(yè)股權(quán)在內(nèi)的現(xiàn)有資產(chǎn)進行出資，日產(chǎn)汽車公司以相應(yīng)的現(xiàn)金出資。公司注冊地設(shè)在湖北省武漢市經(jīng)濟技術(shù)開發(fā)區(qū)，目前擁有員工7萬名。東風(fēng)有限是中國首家擁有全系列商用車、輕型商用車及乘用車產(chǎn)品的汽車合資企業(yè)，主要有十堰、襄陽、武漢、廣州、鄭州等制造基地，公司商用車使用“東風(fēng)”品牌，乘用車使用“Nissan”、“啟辰”品牌。東風(fēng)有限在廣州建立乘用車研發(fā)中心，在武漢建立東風(fēng)汽車股份有限公司商品研發(fā)院，保留和發(fā)展了商用車研發(fā)中心。東風(fēng)有限仍然屬于中國汽車行業(yè)迄今為止規(guī)模最大、合作層次最深、領(lǐng)域最廣的合資項目。規(guī)模最大。從資本規(guī)模上看，公司注冊資本達到167億元，超過國內(nèi)任何一家合資企業(yè)。這也是日產(chǎn)公司歷史上僅次于美國的第二大海外投資項目；人員最多。合資公司員工數(shù)達到7萬人，是目前國內(nèi)汽車行業(yè)人數(shù)最多的合資企業(yè)；——公司產(chǎn)品涵蓋商用車、輕型商用車、乘用車、零部件和汽車裝備，是國內(nèi)汽車行業(yè)第一家全系列產(chǎn)品的合資公司，也是日產(chǎn)公司在海外唯一的一個全系列合作項目；合作業(yè)務(wù)范圍不僅涉及雙方的研發(fā)、生產(chǎn)和銷售，而且日產(chǎn)方還將向合資公司提供包括產(chǎn)品規(guī)劃、采購、物流、質(zhì)量控制、品牌管理、市場開拓、銷售網(wǎng)絡(luò)、金融服務(wù)等各方面經(jīng)驗，涉及整個價值鏈的各環(huán)節(jié)。2012年，東風(fēng)有限共銷售汽車136.5萬輛，市場占有率7.07%，銷售收入1473億元，圓滿完成年度目標(biāo)。實施背景東風(fēng)有限總裁辦公室分析企業(yè)內(nèi)部實際、外部形勢與原OA系統(tǒng)的局限性，開展辦公室業(yè)務(wù)信息化管理創(chuàng)新與提升工作,具體背景如下：一、信息化平臺應(yīng)用是東風(fēng)有限提升創(chuàng)新管理水平的必由之路（一）以東風(fēng)有限13中期事業(yè)計劃為指引，推進信息化平臺的應(yīng)用。東風(fēng)有限發(fā)布13中期事業(yè)計劃，在實現(xiàn)強勢增長戰(zhàn)略的同時，有效推進優(yōu)化運營與倍受信賴戰(zhàn)略。中期事業(yè)計劃的確定和發(fā)布，給東風(fēng)有限內(nèi)部管理提出了更高的要求，高效信息化的管理水平對事業(yè)計劃的達成起到促進作用。（二）東風(fēng)有限作為國內(nèi)汽車行業(yè)最大的合資公司，辦公室管理創(chuàng)新勢在必行。東風(fēng)有限注冊資本為人民幣167億元，產(chǎn)品涵蓋了商用車、乘用車、零部件和汽車裝備，擁有員工7萬余名?？偛课挥谖錆h，下屬事業(yè)部、工廠/子公司位于十堰、襄陽、廣州、鄭州等地。公司規(guī)模大、人員多、地域范圍廣。部分傳統(tǒng)的管理方式很難滿足現(xiàn)代化管理需求，東風(fēng)有限要想在市場中立于不敗之地，必須有創(chuàng)新的管理為今后長足發(fā)展作保障。因此，總裁辦公室開發(fā)、應(yīng)用信息化管理創(chuàng)新平臺，為東風(fēng)有限健康、快速發(fā)展貢獻力量。（三）總裁辦公室提升管理水平的客觀需要。全面提升管理水平是總裁辦公室的不懈追求，只有從工作實際出發(fā)，注重分析工作中不足之處，實現(xiàn)改善創(chuàng)新，才能不斷提升部門管理水平，促進公司綜合競爭力的提升。應(yīng)急管理：過去應(yīng)急信息傳遞不夠及時，公司缺乏應(yīng)急管理人員共享和學(xué)習(xí)的信息平臺，相關(guān)應(yīng)急管理流程有待進一步規(guī)范。公文管理：部分業(yè)務(wù)功能不完善，不能滿足業(yè)務(wù)需求，如沒有文件歸檔，公文檢索、公文正文檢索、公文目錄維護等基本的但又需要普遍使用的功能。檔案管理：東風(fēng)有限過去無統(tǒng)一的檔案信息管理系統(tǒng)，公司各單位庫存檔案以紙質(zhì)檔案為主，檔案收集、整理、提供利用等均為煩瑣的手工操作，很難提高檔案歸檔率、查全率和查準(zhǔn)率。東風(fēng)有限大部分工廠/子公司在上世紀(jì)六、七十年代建廠，有大量歷史檔案因年代久遠、保管條件不佳等原因，瀕臨損毀，對歷史檔案采取掃描等數(shù)字化手段予以搶救勢在必行。隨著公司各業(yè)務(wù)領(lǐng)域信息技術(shù)的普遍使用，公司數(shù)字信息的數(shù)量迅速增長，致使公司的檔案管理與檔案保護工作亟待新的管理技術(shù)支持予以創(chuàng)新。立項前，東風(fēng)有限無統(tǒng)一的檔案信息管理系統(tǒng)，個別單位自行購買版本不一的檔案管理軟件，軟件沒有與公司檔案管理實際相契合，使用效果不佳。使用檔案的系統(tǒng)與外部系統(tǒng)沒有接口，檔案系統(tǒng)僅僅局限在內(nèi)部單位，檔案對其他單位沒有共享性。部分單位沒有檔案網(wǎng)上申請權(quán)限功能或由于系統(tǒng)權(quán)限功能的不完善，仍然通過電話等手工方式申請查看檔案，檔案的利用率不高;東風(fēng)有限針對不同單位實行多點維護，管理成本高。會議室管理：立項前偶爾出現(xiàn)會議室的預(yù)定、使用狀態(tài)不清晰、職能部門會議室資源使用緊張等情況，給會議預(yù)定帶來諸多不便。對內(nèi)傳播：過去沒有推出4個影像窗口與5個傳播欄目時，公司對內(nèi)宣傳傳播手段和渠道具有局限性。紙質(zhì)化傳播介質(zhì)時效差、周期長、制作成本高，不易保存，紙張過多帶來攜帶及傳閱的不便，比電視及電臺影音片段的震撼力與感染力低。二、應(yīng)對國內(nèi)汽車行業(yè)日益激烈的市場競爭。近年來，經(jīng)濟全球化、市場一體化形勢加劇。除業(yè)內(nèi)傳統(tǒng)競爭對手外，內(nèi)資多元化與外資縱深化正悄然改變著汽車業(yè)資本構(gòu)成，民營汽車資本的崛起，國際知名汽車公司進入國內(nèi)市場，使汽車行業(yè)的競爭格局越來越復(fù)雜。因此，東風(fēng)有限必須苦練“內(nèi)功”，實施內(nèi)部管理創(chuàng)新顯得尤為緊迫。三、原OA系統(tǒng)功能存在不足，需建立健全高效實用的辦公室信息管理系統(tǒng)。（一）安全性欠佳。原OA系統(tǒng)通過因特網(wǎng)方式進入，只對登錄用戶的密碼進行校驗，不能滿足合資公司的安全管理策略。（二）功能不完善。合資初期的OA平臺，功能模塊單一，缺少應(yīng)急平臺、檔案查閱系統(tǒng)、會議室模塊、領(lǐng)導(dǎo)行程模塊、重大活動模塊、影像窗口和傳播欄目。（三）運行速度慢，流程欠科學(xué)。合資初期的OA信息平臺，運行速度越來越慢。流程不科學(xué)，沒有使用工作流引擎和流程管理功能，業(yè)務(wù)變更時代碼工作量大，容易出錯。（四）覆蓋范圍有限。東風(fēng)有限位于湖北十堰的商用車公司、零部件事業(yè)部和裝備公司合資初期統(tǒng)一安裝了EIP/OA系統(tǒng)，但位于廣州花都和湖北襄陽的乘用車公司和東風(fēng)汽車股份有限公司沒有使用公司統(tǒng)一的公文系統(tǒng)，部分外地子公司未使用公司OA系統(tǒng)。管理內(nèi)涵東風(fēng)有限總裁辦公室圍繞公司戰(zhàn)略，堅持科學(xué)發(fā)展觀和倍受信賴的公司愿景，在行業(yè)競爭日益激烈、經(jīng)營環(huán)境復(fù)雜多變的情況下，增強創(chuàng)新思維，將提高管理創(chuàng)新能力擺在突出位置，提出辦公室信息化管理的新觀點、新思路、新舉措，運用創(chuàng)造性的思維方式推進辦公室信息化創(chuàng)新管理，顯著提高總裁辦公室管理效能，總裁辦公室管理水平更加科學(xué)、規(guī)范、高效，為東風(fēng)有限的經(jīng)營發(fā)展保駕護航?？偛棉k公室的信息化創(chuàng)新管理方式主要依托公司SEA信息平臺，汲取合資以來傳統(tǒng)優(yōu)秀管理經(jīng)驗和外部先進管理方法，將公務(wù)活動、應(yīng)急管理、公文管理、檔案管理、宣傳傳播、社會責(zé)任管理等辦公室整體業(yè)務(wù)及制度流程融入并固化于信息平臺的操作流程中，全面實現(xiàn)辦公室管理信息化。實現(xiàn)了工作創(chuàng)新、協(xié)同工作、信息共享。辦公室信息化平臺的應(yīng)用也是技術(shù)創(chuàng)新、制度創(chuàng)新、管理創(chuàng)新的有機結(jié)合。體現(xiàn)了總裁辦公室科學(xué)務(wù)實，精干高效的優(yōu)秀工作作風(fēng)。辦公室應(yīng)用信息化平臺有利于加快東風(fēng)有限健康、有序發(fā)展。系統(tǒng)操作類：應(yīng)用兩個應(yīng)用系統(tǒng)、三個模塊軟件。這些模塊軟件實現(xiàn)總裁辦公室工作流、信息流、知識流的有效整合，改變傳統(tǒng)管理方式，實現(xiàn)資源優(yōu)化與整合?？偛棉k公室通過SEA平臺對公文管理、檔案管理、會議室管理、領(lǐng)導(dǎo)行程、公務(wù)活動等業(yè)務(wù)實施科學(xué)系統(tǒng)的閉環(huán)管理，各階段工作借助信息化做到可控、受控，大幅提升管理水平。信息共享類:一個專業(yè)平臺、四個影像窗口、五個傳播欄目。東風(fēng)有限總裁辦公室通過一個平臺（應(yīng)急平臺）；四個影像窗口（總裁心語、企業(yè)風(fēng)采、電子雜志、東風(fēng)新聞）；五個傳播欄目（公司要聞、媒體剪報、專家論壇、行業(yè)信息、通知公告）實現(xiàn)公司全體員工信息資源共享。有效發(fā)揮信息平臺的快捷、直觀、信息量大等優(yōu)勢，為實現(xiàn)信息共享、知識管理，宣傳公司良好企業(yè)形象發(fā)揮積極作用。SEA信息平臺主要創(chuàng)新做法一、一個平臺創(chuàng)新做法總裁辦公室開發(fā)了應(yīng)急管理專業(yè)平臺，將應(yīng)急管理工作方針、應(yīng)急管理動態(tài)、學(xué)習(xí)園地、業(yè)務(wù)管理四個功能有機結(jié)合。應(yīng)急管理工作方針中滾動播放最新的應(yīng)急管理工作方針，指引應(yīng)急工作總體方向；應(yīng)急管理動態(tài)展示各層級應(yīng)急管理工作最新進展和動態(tài)；學(xué)習(xí)園地存放了相關(guān)培訓(xùn)資料和案例，方便員工學(xué)習(xí)和共享；業(yè)務(wù)管理集合了東風(fēng)有限總部和所屬各事業(yè)部的應(yīng)急管理程序文件和預(yù)案，方便應(yīng)急管理業(yè)務(wù)人員工作交流，促進共同提升。應(yīng)急管理模塊二、兩個應(yīng)用系統(tǒng)主要創(chuàng)新做法—公文管理系統(tǒng) （一）總體思路總裁辦公室應(yīng)用行政管理中關(guān)于公文管理的理論與規(guī)則，創(chuàng)建東風(fēng)有限嶄新的公文管理模式，設(shè)計與實施更加科學(xué)合理的公文管理業(yè)務(wù)流程。充分、及時發(fā)揮公文的價值，保證行政指揮效應(yīng)和以公文為載體的信息資源的作用，保證政令高速、高效、暢通無阻。徹底改變傳統(tǒng)的手工管理公文的模式，更好地發(fā)揮公司信息基礎(chǔ)設(shè)施的作用，利用現(xiàn)代化信息技術(shù)，研發(fā)建設(shè)、實施和應(yīng)用信息化的公文管理系統(tǒng)，在全公司實現(xiàn)公文管理的信息化和無紙化，實現(xiàn)分布式異地協(xié)同辦公。實現(xiàn)雙方母公司對東風(fēng)有限的合理有效管控。實現(xiàn)合資公司多層次、跨地域的管理需要。（二）實施過程總裁辦公室與相關(guān)工作人員經(jīng)過需求調(diào)查、系統(tǒng)開發(fā)和程序測試、業(yè)務(wù)測試，吸收原系統(tǒng)和他人同類系統(tǒng)的長處，摒棄其不足，對功能、流程、頁面等方面進行全新設(shè)計。組織了2次包括總部職能部門、事業(yè)部、工廠/子公司在內(nèi)的典型用戶進行試運行，針對用戶提出的88項改進意見，項目組又對系統(tǒng)進行了改進和完善。兩輪測試后，公文管理系統(tǒng)的功能更加齊全，流程更加合理，頁面更加美觀，更方便各單位使用。1、實現(xiàn)個人多重身份及其角色的管理與授權(quán)。用戶與AD集成，通過AD與eHR（人力資源管理系統(tǒng)）的集成，當(dāng)人員信息發(fā)生變化時，只需要eHR系統(tǒng)中人員調(diào)整，AD和公文管理系統(tǒng)中人員信息就可以自動相應(yīng)調(diào)整，從而實現(xiàn)人員信息的無縫集成；對于AD中用戶只屬于一個部門，特別增加了多重身份的功能；還可針對不同的身份，分別進行授權(quán)。2、用工作流引擎技術(shù)實現(xiàn)業(yè)務(wù)流程中多種條件的組合。用工作流引擎模型設(shè)計器，定制兩套公文發(fā)文流程和一套公文收文流程，其中每套流程都包括多種條件的組合，各單位可根據(jù)業(yè)務(wù)需求自行選擇。如總部職能部門和事業(yè)部職能部門可選擇公文經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)批分后直接轉(zhuǎn)閱辦理，以縮短公文流轉(zhuǎn)時間，提高工作效率；專業(yè)廠/子公司可由辦公室主任進行公文批分，報廠長（經(jīng)理）批示，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意見，進行轉(zhuǎn)辦、閱文等流程，方便多部門、多類人員迅速執(zhí)行政令。3、待辦事項的統(tǒng)一管控與再現(xiàn)。4、公文分類存儲管理，提高系統(tǒng)性能和效率。將“流程中公文”、“流程結(jié)束的公文”、“歸檔后的公文”分開存儲，提高系統(tǒng)性能和效率。使流程結(jié)束后的公文能直接轉(zhuǎn)入檔案管理系統(tǒng)（正在開發(fā)中），實現(xiàn)兩個系統(tǒng)之間的接軌。5、解決了公文管理的安全性問題。公文管理系統(tǒng)是公司信息共享平臺(SEA)的一個子系統(tǒng),而SEA是公司的內(nèi)網(wǎng)平臺2,因此公司用戶通過身份驗證可以進入該系統(tǒng)，不在企業(yè)網(wǎng)的用戶采用VPN的方式進入系統(tǒng)，此舉提高了系統(tǒng)的安全性，保證文件的機密性。6、創(chuàng)建了公文多層次互傳接口。通過這項技術(shù)，確保母公司東風(fēng)汽車公司和東風(fēng)汽車有限公司及其下屬子公司不同公文系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)互相傳遞，實現(xiàn)東風(fēng)汽車有限公司內(nèi)部不同公文系統(tǒng)之間的公文互傳。7、公文直接在線編輯。使用此技術(shù)，不用反復(fù)上傳、下載、調(diào)用Word文檔，可以直接在線編輯公文正文和附件，操作方便，不易出錯。8、系統(tǒng)制定多種查詢方式。條件查詢、模糊查詢、公文有控制的全文檢索。提高檢索效率，特別集成了SPS全文檢索技術(shù)，可以方便快捷地檢索公文標(biāo)題信息，正文、附件等信息。9、增加轉(zhuǎn)授權(quán)的功能。當(dāng)用戶因出差或其他原因不能處理公文時，可通過轉(zhuǎn)授權(quán)讓其他用戶幫助及時處理公文。10、流程跟蹤功能?？梢詮暮笈_對公文處理流程進行跟蹤，及時知曉各單位的公文處理情況，便于查辦和督辦，明晰責(zé)任。公文管理系統(tǒng)三、兩個應(yīng)用系統(tǒng)主要創(chuàng)新做法——檔案管理系統(tǒng) 總裁辦公室利用信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，執(zhí)行東風(fēng)有限檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，建立統(tǒng)一的專業(yè)檔案管理系統(tǒng)，合理配置資源，提高檔案管理水平，實現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、館藏檔案數(shù)字化、業(yè)務(wù)流程自動化、提供利用網(wǎng)絡(luò)化。建立適用于東風(fēng)有限各單位的涵蓋收集、整理、鑒定、保管、利用、統(tǒng)計、編研、銷毀等環(huán)節(jié)的檔案業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)；通過對館（庫）藏檔案的數(shù)字化工作，建成分布式數(shù)字檔案室；與SEA等系統(tǒng)的無縫連接實現(xiàn)文檔一體化管理；通過網(wǎng)站形式把館（庫）藏數(shù)據(jù)展現(xiàn)給用戶，把經(jīng)過一次、二次編研的專題成果展現(xiàn)給用戶，用戶根據(jù)權(quán)限可以隨時查詢檔案目錄和原文。（一）統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)與檔案信息系統(tǒng)管理功能。總裁辦公室和信息技術(shù)部門在投資、技術(shù)、管理等方面密切合作，統(tǒng)一公司檔案管理標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一公司檔案信息管理系統(tǒng)功能與版本，快速搭建公司統(tǒng)一的檔案管理分布式信息平臺。統(tǒng)一公司檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，將公司檔案分類編號規(guī)則以數(shù)據(jù)字典方式嵌入檔案管理系統(tǒng)中，系統(tǒng)內(nèi)電子文件全部按公司檔案管理標(biāo)準(zhǔn)分類并生成檔號。統(tǒng)一公司檔案信息管理系統(tǒng)功能，系統(tǒng)功能由系統(tǒng)基礎(chǔ)平臺、系統(tǒng)管理平臺、業(yè)務(wù)管理平臺和查閱利用平臺構(gòu)成。系統(tǒng)管理包括數(shù)據(jù)管理、流程管理、權(quán)限管理及靈活的系統(tǒng)配置；業(yè)務(wù)管理包括電子檔案整理、保管、統(tǒng)計、編研、檢索和利用等基礎(chǔ)業(yè)務(wù)功能。支持目錄檢索、全文檢索，可實現(xiàn)跨全宗檔案查（借）閱。BS端原文閱讀通過PDE多格式瀏覽器進行，通過專用瀏覽器打開原文，原文以網(wǎng)頁形式打開，在用戶無權(quán)限的情況下，不能隨意下載打印；也可保證用戶不必在本機安裝相關(guān)軟件的情況下，閱讀不同格式的圖紙、文件等。照片檔案庫具有展示縮略圖功能，每一條照片檔案條目均對應(yīng)所掛接照片的縮略圖，方便用戶在海量圖片中快速閱覽和準(zhǔn)確查詢。（二）統(tǒng)一部署服務(wù)器。目前，應(yīng)用服務(wù)器、數(shù)據(jù)服務(wù)器在武漢總部，文件服務(wù)器分布于全宗單位所在地。避免各單位重復(fù)投資，降低投資成本，便于數(shù)據(jù)備份、運行維護、軟件版本統(tǒng)一升級，在給定權(quán)限的前提下，快速實現(xiàn)全公司信息資源共享。（三）與公司SEA信息共享平臺集成，實現(xiàn)用戶信息同步。即用戶信息和部門信息來源于公司SEA信息共享平臺；用戶統(tǒng)一身份認證、單點登錄，即使用AD進行統(tǒng)一身份認證，并實現(xiàn)客戶端域用戶自動登錄。（四）與公文管理（OA）系統(tǒng)實現(xiàn)無縫鏈接。從OA流轉(zhuǎn)完畢的公文可直接歸檔至PDE（AMS）檔案系統(tǒng)預(yù)歸檔庫；同一全宗內(nèi)各部門檔案可實現(xiàn)系統(tǒng)內(nèi)移交歸檔；不同全宗檔案可實現(xiàn)跨全宗移交歸檔。（五）統(tǒng)一運行維護體制，統(tǒng)一系統(tǒng)功能改善。公司檔案信息化項目實施完畢后，將設(shè)有專門的PDE檔案管理系統(tǒng)維護團隊。維護團隊由桌面工程師和BASIS小組構(gòu)成。在實施過程中累積的系統(tǒng)功能改善點統(tǒng)一反饋上報至總裁辦公室檔案信息系統(tǒng)業(yè)務(wù)總代表處，由業(yè)務(wù)總代表制訂并審核功能改善方案。（六）統(tǒng)一備份方案。數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)的備份策略：數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)的備份，每天進行增量備份，每周進行完全備份（數(shù)據(jù)庫標(biāo)準(zhǔn)備份）。數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)備份版本設(shè)定原則：保存近4周的完整備份，保存近1周的增量備份。原文備份：達到兩種介質(zhì)、異地存貯。（七）統(tǒng)一培訓(xùn)策略。檔案主管：數(shù)據(jù)掃描、校對、掛接完畢后，由實施人員現(xiàn)場進行培訓(xùn)；公司定期組織兩次培訓(xùn)。兼職檔案員：以集中講課形式進行培訓(xùn)。普通用戶：根據(jù)操作手冊自學(xué)，同時接受檔案主管、兼職檔案人員的指導(dǎo)。四、三個模塊軟件主要創(chuàng)新做法（會議室模塊、領(lǐng)導(dǎo)行程模塊、重大活動模塊）總裁辦公室和開發(fā)人員總結(jié)日常會議室預(yù)定、領(lǐng)導(dǎo)行程安排、重大公務(wù)活動的日常工作經(jīng)驗，開發(fā)了操作簡便、規(guī)范實用、實時共享的信息化工作模塊。（一）會議室管理模塊將會議室的使用狀態(tài)、會議申請、會議室服務(wù)準(zhǔn)備、會議安排等功能實現(xiàn)統(tǒng)一整合，使會議室預(yù)定、使用的信息公開、透明，簡化會議室申請工作流程,提高了會議室利用率。（二）領(lǐng)導(dǎo)行程模塊總裁辦公室在綜合秘書和各專職秘書間建立一個共享模塊，每個用戶都有與SEA相同的獨立賬號，確保模塊的安全性與準(zhǔn)確性。該模塊可將每位公司領(lǐng)導(dǎo)的行程安排以Excel表格的形式導(dǎo)入，同時兼具有查詢、打印、導(dǎo)出表格等功能。東風(fēng)有限及下屬事業(yè)部專職秘書負責(zé)維護領(lǐng)導(dǎo)的行程信息，各單位秘書可以查詢指定領(lǐng)導(dǎo)的行程安排。領(lǐng)導(dǎo)行程模塊的上線，便于秘書間實時共享信息，縮短各單位確定領(lǐng)導(dǎo)行程的溝通時間，節(jié)約工作時間，提高工作效率。（三）重大活動模塊該模塊集成了東風(fēng)有限層面的重大慶典活動、公關(guān)活動、重要會議的安排。該模塊將公司層面重大公務(wù)活動和會議向?qū)Ｂ毭貢拖嚓P(guān)人員發(fā)布和傳遞。會議室管理模塊領(lǐng)導(dǎo)行程模塊重大活動模塊五、四個影像窗口主要創(chuàng)新做法(總裁心語、企業(yè)風(fēng)采、電子雜志、東風(fēng)新聞)（一）“總裁心語”窗口該窗口集中展現(xiàn)近期總裁及公司最高經(jīng)營團隊對公司全局具有指導(dǎo)意義的管理思想、經(jīng)營理念、重要講話及經(jīng)典語言等文章。由過去紙質(zhì)雜志帶來的讀者面窄、閱讀不便向讀者面廣、更及時、閱讀更方便轉(zhuǎn)變。從2007年上線以來，共發(fā)布63期，點擊近34760次/人。使廣大員工學(xué)習(xí)了公司高層管理思想、經(jīng)營理念等內(nèi)容，搭建了公司領(lǐng)導(dǎo)和廣大員工的溝通橋梁。（二）“企業(yè)風(fēng)采”窗口該窗口集中展現(xiàn)近期反映公司生產(chǎn)經(jīng)營、改革發(fā)展、管理創(chuàng)新、員工生活、提升企業(yè)文化內(nèi)涵和員工文化品位的圖片圖像等，使員工能通過圖片新聞感受到公司不斷發(fā)展、不斷進步的全過程，為提升東風(fēng)有限凝聚力起到至關(guān)重要的作用。（三）“電子雜志”窗口通過SEA平臺發(fā)布雜志，使讀者面更廣，宣傳傳播效果更好，節(jié)約更多管理費用。對外塑造企業(yè)形象，提升企業(yè)品牌，擴大“東風(fēng)有限”影響；對內(nèi)統(tǒng)一員工思想，增強隊伍凝聚力，自SEA平臺建立以后，上線發(fā)布47期，點擊總數(shù)超30000次/人。（四）“東風(fēng)新聞”窗口東風(fēng)新聞是全國國有企業(yè)第一家企業(yè)內(nèi)創(chuàng)辦的電視新聞節(jié)目。幾十年來，東風(fēng)新聞在宣傳傳播企業(yè)品牌、改革發(fā)展，展示員工精神面貌，弘揚東風(fēng)創(chuàng)業(yè)精神起到了重要作用。由于東風(fēng)公司總部由十堰搬遷到武漢，居住比較分，電視網(wǎng)無法覆蓋到全公司。因此，在SEA信息平臺開設(shè)“東風(fēng)新聞”窗口，把公司重大活動、經(jīng)營理念、經(jīng)營業(yè)績、企業(yè)文化建設(shè)等內(nèi)容，通過東風(fēng)新聞窗口實現(xiàn)全員傳播。東風(fēng)新聞窗口上線以來，發(fā)布新聞條目200多條，點擊播放超600次。六、五個傳播欄目做法（公司要聞、媒體剪報、專家論壇、行業(yè)信息、通知公告）在設(shè)計上：五個宣傳欄目的整體規(guī)劃布局、靜態(tài)頁面編排、及動態(tài)動畫設(shè)計渾然一體，相互呼應(yīng)，體現(xiàn)出極高的專業(yè)性，做到使整個網(wǎng)站在保證功能的前提下給廣大員工帶來良好的視覺體驗。在欄目功能上：做到各項子目錄分類明確，功能強大，一目了然。特設(shè)立專業(yè)編輯人員，在線對后臺進行實時管理，編輯，刪除、更改、發(fā)布等。網(wǎng)上新聞發(fā)布系統(tǒng)使編輯人員方便、快捷、簡潔的發(fā)布新聞，還可將需要經(jīng)常變動或添加的內(nèi)容進行分類管理，最后系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化的發(fā)布到網(wǎng)站上。在網(wǎng)站權(quán)限安全管理上：我們對每一個欄目設(shè)置了發(fā)布權(quán)限，做到專人專事，方便信息管理。（一）公司要聞。實現(xiàn)了公司重大事件、新聞、動態(tài)的及時發(fā)布。此欄目對公司最新的經(jīng)營管理動態(tài)、各類重大活動信息、人文文化等要聞進行及時報道。（二）媒體剪報。通過對外部媒體進行專業(yè)監(jiān)測，收集媒體發(fā)布的有關(guān)公司新聞報道，并在SEA信息平臺媒體剪報欄目下有選擇性地刊登，第一時間使員工以媒體視角認知東風(fēng)有限，通過發(fā)布各大汽車網(wǎng)站、汽車雜志對公司的觀點和評論，使員工全方位了解東風(fēng)有限的經(jīng)營發(fā)展情況。（三）專家論壇。本欄目收錄了公司內(nèi)外部汽車行業(yè)專家在重要工作會議、行業(yè)論壇上對汽車行業(yè)發(fā)展的觀點與評論，使廣大員工通過專家觀點更深入地了解汽車行業(yè)的現(xiàn)狀和未來發(fā)展情況。（四）行業(yè)信息。該欄目是收集公司相關(guān)的各種行業(yè)信息，對市場同行業(yè)的汽車企業(yè)動態(tài)進行報道，分析競爭企業(yè)公司發(fā)展，市場優(yōu)勢，有效提升公司競爭力。（五）通知公告。總裁辦公室可根據(jù)工作需要和閱讀權(quán)限向廣大員工發(fā)送通知公告。該窗口實現(xiàn)員工查看公司發(fā)布的公文、和公司流轉(zhuǎn)的東風(fēng)汽車公司的通知文件與活動安排。四個影像窗口、五個傳播欄目實施效果一、管理效益（一）建立運行穩(wěn)定、界面友好、操作方便的辦公室信息化平臺。實現(xiàn)信息良好溝通與共享。東風(fēng)有限總裁辦公室利用SEA信息平臺有效實現(xiàn)辦公室系統(tǒng)人員業(yè)務(wù)資源共享、廣大員工宣傳資源共享。一個應(yīng)急平臺：公司應(yīng)急管理和所屬事業(yè)部應(yīng)急管理人員通過這個平臺，上傳和下達相關(guān)信息，實現(xiàn)信息共享，保證信息的及時和暢通。領(lǐng)導(dǎo)行程、重大公務(wù)活動：建立了秘書工作有效共享的信息平臺，使領(lǐng)導(dǎo)行程安排更新周期由過去的1-2周到目前隨時更新，保證信息的及時傳遞，最大限度避免領(lǐng)導(dǎo)工作“撞車”現(xiàn)象的發(fā)生。減少了領(lǐng)導(dǎo)活動、會議和日常工作的時間沖突，增強了計劃性，便于其他單位合理安排各項工作。四個影像窗口：總裁心語欄目上線發(fā)布以來，共發(fā)布63期，點擊量為34760次/人，充分發(fā)揮傳媒的橋梁和紐帶作用；電子雜志窗口使用后，上線發(fā)布47期，點擊總數(shù)超30000次/人；“東風(fēng)新聞”上線以來，發(fā)布新聞條目200多條，點擊播放超600次。（二）實現(xiàn)工作流程的自動化，有效提升工作效率。信息化平臺建設(shè)時，將東風(fēng)有限及部門相關(guān)管理制度和流程嵌入信息化平臺，通過該平臺能夠達到預(yù)期的管理功能和效果，從而變革了總裁辦公室傳統(tǒng)辦公模式。公司公文的收發(fā)文、檔案資料查閱、會議安排、公務(wù)活動安排等工作按照預(yù)先設(shè)定的正確流程在計算機后臺自動處理完成，實現(xiàn)工作流程化，減少工作失誤。并且有效減少人工拿著文件、申請在部門間辦理，等候?qū)徟?、簽字、蓋章。例如，截至2012年底，檔案管理系統(tǒng)成功應(yīng)用于21家單位，包括總部職能部門、商用車技術(shù)中心、商用車公司和裝備公司機關(guān)及所屬各專業(yè)廠、子公司；東風(fēng)汽車股份有限公司使用相同軟件及標(biāo)準(zhǔn)，所屬子公司全部實施完畢，實現(xiàn)五地聯(lián)接；零部件（集團）有限公司機關(guān)先行使用，并規(guī)劃向各子公司推廣應(yīng)用。檔案管理分布式信息平臺的開發(fā)與應(yīng)用實現(xiàn)了公司檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、數(shù)字化，業(yè)務(wù)流程自動化、提供利用網(wǎng)絡(luò)化，大幅度提升東風(fēng)有限檔案管理水平和工作效率。（三）為分布式辦公、移動辦公創(chuàng)造了更好的條件。變革了傳統(tǒng)的集中辦公室的辦公方式，擴大了辦公區(qū)域，實現(xiàn)不同板塊在不同城市通過網(wǎng)絡(luò)連接隨時辦公，大大方便了辦公與信息交流。目前，東風(fēng)有限共102家單位應(yīng)用新系統(tǒng)，用戶達萬余人，覆蓋單位有：東風(fēng)有限總部、東風(fēng)商用車技術(shù)中心、東風(fēng)日產(chǎn)乘用車技術(shù)心、東風(fēng)商用車公司、東風(fēng)日產(chǎn)乘用車公司、東風(fēng)汽車股份有限公司、東風(fēng)零部件（集團）有限公司、裝備公司、各直屬子公司（東浦信息技術(shù)有限公司、東風(fēng)汽車財務(wù)有限公司、東風(fēng)進出口公司有限、東裕保險經(jīng)紀(jì)公司、東風(fēng)舊車置換公司）與四個駐外辦事處。這些單位分布在十堰、襄陽、武漢、花都、上海、北京、鄭州等地，公司基地分散、層次復(fù)雜、地域范圍廣，信息化辦公以來，各板塊通過信息系統(tǒng)的應(yīng)用和總裁辦公室準(zhǔn)確快速地進行工作聯(lián)絡(luò)，同時保證公司政令快速，準(zhǔn)確傳遞。（四）全方位提升管理水平，爭強公司綜合競爭力。信息平臺模塊不僅涉及辦公室某個科室，該系統(tǒng)的功能模塊涵蓋了總裁辦公室所有業(yè)務(wù)領(lǐng)域。如應(yīng)急管理平臺：通過應(yīng)急程序文件、預(yù)案、演練等文件和流程的梳理，相互學(xué)習(xí)借鑒，提高應(yīng)急管理隊伍的整體管理水平。通過規(guī)范流程和及時傳遞信息，提高應(yīng)急管理快速反應(yīng)能力。領(lǐng)導(dǎo)行程模塊：領(lǐng)導(dǎo)行程信息做到規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。秘書工作好的方式、方法得到較好的固化和傳承。保存資料以便今后查詢和借鑒。各部門可參考“重大活動”欄目內(nèi)容安排各自部門的工作，提高部門工作的計劃性和有效性。四個影響窗口、五個新聞欄目的上線，給公司對內(nèi)宣傳創(chuàng)造了良好的平臺，對東風(fēng)有限企業(yè)文化的宣傳起到至關(guān)重要的作用。（五）搭建知識管理平臺?？偛棉k公室順應(yīng)知識經(jīng)濟時代發(fā)展要求，借助信息平臺得到妥善管理各類電子信息。該平臺能夠快速、準(zhǔn)確實現(xiàn)知識存儲、知識積累、知識調(diào)用，查詢快速使用安全。辦公室系統(tǒng)人員與廣大員工根據(jù)各自需求在SEA上查詢信息資源，以知識和經(jīng)驗作為勞動工具，為東風(fēng)有限產(chǎn)出新的知識作為勞動成果?？偛?/p>