對加強采購質(zhì)量管理的探討

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隨著全球經(jīng)濟一體化進程的加快和社會分工的細化，企業(yè)間的合作日益密切，企業(yè)之間相互提供外協(xié)件、配套件的比例日益增大。有關(guān)統(tǒng)計資料表明，企業(yè)產(chǎn)品中價值的60%—70%是經(jīng)采購由供應(yīng)商提供的,而產(chǎn)品質(zhì)量缺陷的20%—25%是由于不合格的采購商品造成的，在成套供應(yīng)的機電整機商品中由此引起的不合格率竟高達40%之多，給采購方的生產(chǎn)帶來了嚴(yán)重的損失?？梢?采購商品質(zhì)量的優(yōu)劣,直接影響著企業(yè)最終的產(chǎn)品質(zhì)量，影響著企業(yè)的效益。為此,對采購商品進行有效的質(zhì)量管理與控制，避免質(zhì)量事故的發(fā)生，保證企業(yè)產(chǎn)品的生產(chǎn)和使用安全,是企業(yè)獲得競爭優(yōu)勢,取得更大發(fā)展亟待解決的問題，也是企業(yè)實施質(zhì)量戰(zhàn)略的重要措施。

一、培植現(xiàn)代質(zhì)量管理理念，強化釆購質(zhì)量意識

隨著IS09000族標(biāo)準(zhǔn)的普遍采用，質(zhì)量管理領(lǐng)域發(fā)生了觀念上的變革，一些新的質(zhì)量管理理念不斷涌現(xiàn)，而這些新的理念極大地促進了質(zhì)量管理水平的提高。為此,企業(yè)在采購管理中應(yīng)培植現(xiàn)代質(zhì)量管理理念,強化采購質(zhì)量意識，要做到這點，就要求企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)在組織商品生產(chǎn)經(jīng)營活動時,企業(yè)采購人員、質(zhì)量管理人員、質(zhì)量檢驗人員在從事采購商品質(zhì)量管理與控制活動中，必須樹立和強化“質(zhì)量第一”、“預(yù)防為主”、“持續(xù)改進”、“協(xié)作精神”、“注重質(zhì)量效益”、“顧客至上”等理念，增強關(guān)心采購質(zhì)量和保護質(zhì)量的自覺性。質(zhì)量意識的形成和提髙,是一個長期的過程，但可通過以下方法強化質(zhì)量意識的形成：

(一）通過學(xué)習(xí)、宣傳，提高采購人員的質(zhì)量意識

通過各種形式的學(xué)習(xí)、宣傳，使采購人員提高對采購商品質(zhì)量重要性的認識，積極主動地提髙業(yè)務(wù)水平和操作技術(shù)，提髙學(xué)法守法的自覺性,嚴(yán)格按質(zhì)量法規(guī)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)做好有關(guān)工作，樹立以質(zhì)量為核心的職業(yè)道德，明確沒有采購質(zhì)量,就沒有產(chǎn)品質(zhì)量，就沒有企業(yè)效益,就沒有個人利益,不斷增強質(zhì)量意識。

(二）提高領(lǐng)導(dǎo)質(zhì)量意識

提高采購質(zhì)量意識，關(guān)鍵在于企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層質(zhì)量意識，只有領(lǐng)導(dǎo)決策層具有強烈的質(zhì)量意識，髙度重視采購質(zhì)量工作，把質(zhì)量管理作為企業(yè)經(jīng)營的中心工作真抓實干，才能提高質(zhì)量意識，形成強大的內(nèi)在動力，不斷提高采購質(zhì)量。同時,企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)善于聆聽采購人員的心聲，通過溝通，使采購人員認同企業(yè)采購質(zhì)量目標(biāo)，貫徹執(zhí)行企業(yè)采購質(zhì)量策略。

二、選擇優(yōu)秀的供應(yīng)商，構(gòu)建全新的采購質(zhì)量管理模式

采購是企業(yè)與一個或多個供應(yīng)商之間的交易活動，采購商品質(zhì)量與供應(yīng)商的質(zhì)量管理水平密切相關(guān)。經(jīng)驗表明,一個企業(yè)要是能將四分之一到三分之一的質(zhì)量管理精力花在供應(yīng)商的質(zhì)量管理上，那么企業(yè)過程質(zhì)量和成品質(zhì)量起碼可以提高50%以上。所以,選擇優(yōu)秀的供應(yīng)商,構(gòu)建全新的采購質(zhì)量管理模式，加強供應(yīng)商質(zhì)量管理與控制，是提高企業(yè)產(chǎn)品質(zhì)量的重要保證。

(一）提出明確的采購質(zhì)量要求，選擇優(yōu)秀的供應(yīng)商

選擇合格的供應(yīng)商是采購的首要工作，是進行質(zhì)量管理的重要環(huán)節(jié)。合格的供應(yīng)商應(yīng)具備完全滿足規(guī)范、圖紙和訂單等質(zhì)量要求的能力。為此，企業(yè)畝根據(jù)供應(yīng)商的信譽,對比類似產(chǎn)品的歷史情況，對比其他用戶的使用情況，供應(yīng)商提供的樣品，供應(yīng)商能力，是否取得有關(guān)質(zhì)量認證機構(gòu)的質(zhì)量體系認證等來評價供應(yīng)商是否具有滿足質(zhì)量要求的能力。要做好評價工作,應(yīng)做好如下工作：

1.對供應(yīng)商進行調(diào)査。企業(yè)可根據(jù)實際情況，派出一組有資格的調(diào)研員對供應(yīng)商進行訪問調(diào)查，對供應(yīng)商是否有可能交付優(yōu)質(zhì)產(chǎn)品作出科學(xué)預(yù)測。要使調(diào)査結(jié)果反映實際情況，企業(yè)就需要對調(diào)查的方法和內(nèi)容做認真細致的考慮。調(diào)查方法切忌形式主義,調(diào)查內(nèi)容力求全面，調(diào)查重點應(yīng)側(cè)重于工序能力、工序控制、員工培訓(xùn)和資歷考核等方面，同時,調(diào)查要避免重復(fù)勞動,善于利用社會性質(zhì)量數(shù)據(jù)庫。

2.對供應(yīng)商進行質(zhì)量管理體系審核和保證能力評估。要采購到優(yōu)質(zhì)商品，企業(yè)必須充分掌握供應(yīng)商質(zhì)量管理體系和質(zhì)量保證能力，為此，企業(yè)可選派有經(jīng)驗的審核員或委托有資格的第三方審核機構(gòu)對供應(yīng)商設(shè)計資格、制造資格、供貨質(zhì)量、供應(yīng)商的質(zhì)量管理體系以及質(zhì)量控制能力等進行審核。此外,在審核過程中，還應(yīng)對被審核方的顧客滿意度、職工素質(zhì)、技術(shù)裝備、過程能力、服務(wù)水平、財務(wù)關(guān)系等進行調(diào)查。審核和調(diào)查應(yīng)形成明確詳細的審核報告和調(diào)查報告。通過審核，對供應(yīng)商的合作經(jīng)驗、質(zhì)量管理與控制能力、質(zhì)量保證能力、履約能力、服務(wù)與技術(shù)能力等進行綜合評估。

3.做好樣品小批量試用的鑒定與審核。企業(yè)應(yīng)按有關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)規(guī)范的要求對新開發(fā)供應(yīng)商的：樣品進行鑒定與審核，并在樣品合格后，進行小批量試用，試用合格后再批量供貨或芷式使用。這樣，不但可驗證供應(yīng)商產(chǎn)品與樣品同技術(shù)要求的一致性，還可驗證供應(yīng)商產(chǎn)品滿足企業(yè)工藝要求的能力以及供應(yīng)商供應(yīng)質(zhì)量的穩(wěn)定性程度。

經(jīng)過質(zhì)量調(diào)查、論證、開發(fā)樣品、小批量試用等過程的選擇,符合企業(yè)質(zhì)量-求的即為備選的供應(yīng)商。但是,供應(yīng)商的選擇除了考慮質(zhì)量要求以外，還要考慮價格、信用、管理水平等因素。另外，同一商品的供應(yīng)商數(shù)目應(yīng)根據(jù)商品的重要性程：度和供應(yīng)商的可靠程度而定。一般：可以保持2~3個，以保證供應(yīng)的可靠性和形成競爭，有利于商品質(zhì)量的持續(xù)改進和提高。

(二）加強質(zhì)量合作，與供應(yīng)商:建立和保持互利共贏的關(guān)系

與供應(yīng)商建立良好的合作關(guān)系己成為企業(yè)質(zhì)量管理體系中的一個關(guān)鍵問題。IS09000:2000標(biāo)準(zhǔn)中把“互惠的供應(yīng)商關(guān)系”作為質(zhì)量管理的8項基本原則之一，其目的就是要求企業(yè)與供應(yīng)商建立和保持互利共贏的關(guān)系。因此,企業(yè)應(yīng)根據(jù)自身實際,加強與供應(yīng)商的質(zhì)量合作。上海通用汽車公司之所以創(chuàng)造出我國汽車工業(yè)的奇跡，一個很重要的原因就在于其與供應(yīng)商建立起了長期的合作伙伴關(guān)系。在合作中,上海通用和供應(yīng)商一起研究如何在小批量、多品種、快節(jié)奏的生存環(huán)境里一’起成長發(fā)展，雙方建立了聯(lián)合發(fā)展委員會，上海通用公司用企業(yè)的一部分利潤為供應(yīng)商提供培訓(xùn)和服務(wù)，幫助供應(yīng)商改善和實施他們的供應(yīng)系統(tǒng),提髙產(chǎn)品質(zhì)量,并幫助其爭取出口項目，擴大出口規(guī)模，從而獲得了雙贏的局面。上海通用公司的做法很值得借鑒。為使供應(yīng)商提供的商品持續(xù)地滿足企業(yè)的需要，與供應(yīng)商發(fā)展良好的合作關(guān)系，企業(yè)應(yīng)做好如下工作：

1.制定聯(lián)合質(zhì)量計劃。采購現(xiàn)代商品，需要把供應(yīng)商與企業(yè)雙方的能力對等協(xié)調(diào)起來，協(xié)調(diào)的最佳辦法就是制定聯(lián)合質(zhì)量計劃。通過制定聯(lián)合計劃，確立共同遵循的質(zhì)量方針和質(zhì)量要求，明確質(zhì)量職能，建立起迅速、靈敏的質(zhì)量信息反饋系統(tǒng)，使各方獲得最大的價值，以保證雙方溝通渠道暢通，持續(xù)保持和提高產(chǎn)品質(zhì)量。

2.掌握供應(yīng)商質(zhì)量狀況，對供應(yīng)商進行監(jiān)督檢查。根據(jù)需要,企業(yè)可派代表定期或不定期地對供應(yīng)商商品質(zhì)量進行全程、全面地監(jiān)督檢査。通過監(jiān)督檢查，有利于全面把握供應(yīng)商的綜合能力，及時發(fā)現(xiàn)其薄弱環(huán)節(jié)并要求其改善，從而從體系上保證供貨質(zhì)量，滿足企業(yè)的質(zhì)量要求。

3.幫助供應(yīng)商引入新的體系和方法。為有效地控制采購商品的質(zhì)量，企業(yè)應(yīng)對供應(yīng)商引入自己多年總結(jié)出的先進質(zhì)量管理手段和技術(shù)方法，主動幫助、指導(dǎo)供應(yīng)商在短時間內(nèi)極大地提升質(zhì)量管理水平和技術(shù)水平,增強質(zhì)量保證能力。對供應(yīng)商的幫助應(yīng)以提高質(zhì)量為中心，幫助供應(yīng)商組織有關(guān)人員進行技術(shù)和質(zhì)量培訓(xùn)，進行設(shè)備的技術(shù)改造，實現(xiàn)檢驗和試驗的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，貫徹IS09000族標(biāo)準(zhǔn)，爭取質(zhì)量體系認證，幫助供應(yīng)商引入新的管理方法，如6Sigma系統(tǒng)等。對供應(yīng)商的幫助重點是加強商品質(zhì)量的薄弱環(huán)節(jié)，解決影響商品質(zhì)量的關(guān)鍵問題，從中獲得長期、穩(wěn)定的優(yōu)質(zhì)商品。

(三）加強對供應(yīng)商的動態(tài)管理

要提高采購商品質(zhì)量，應(yīng)保證在合格的供應(yīng)商名單范圍內(nèi)采購，同時，應(yīng)加強對供應(yīng)商的管理。為此,企業(yè)應(yīng)按照采購質(zhì)量要求,對不同采購商品進行定期質(zhì)量缺陷分級評定,據(jù)此對供應(yīng)商進行等級評定。另外，也可定期對供應(yīng)商的質(zhì)量穩(wěn)定性、售后服務(wù)水平、供貨及時性和供貨量的保證能力進行綜合評價。對優(yōu)秀的供應(yīng)商繼續(xù)保留或提高等級，對不好的供應(yīng)商進行降級處理或從供應(yīng)商名單中剔除，實現(xiàn)供應(yīng)商管理的良性循環(huán)。

三、層層把關(guān)，加強釆購全過程質(zhì)量管理

采購過程涉及到供應(yīng)商的選擇、與供應(yīng)商談判及成交、對供應(yīng)商進行質(zhì)量管理與控制、對供應(yīng)商商品質(zhì)量進行驗證、進貨運輸、進貨檢驗與驗收等活動?？梢姡少徤唐焚|(zhì)量管理是一個系統(tǒng)工程，必須對每一個環(huán)節(jié)進行控制，實行全過程質(zhì)量管理，嚴(yán)格把好每一個環(huán)節(jié)質(zhì)量關(guān)。

(一）明確各部門的質(zhì)量職責(zé)，建立相應(yīng)的盾量控制程序

采購質(zhì)量并不僅僅是采購部門的事，還與設(shè)計技術(shù)、質(zhì)量管理、檢驗以及企業(yè)上層管理等部門有關(guān)。因此，應(yīng)結(jié)合企業(yè)實際情況，商討、分析、明確質(zhì)量職責(zé),在此基礎(chǔ)上進行分工，明確各部門的責(zé)任,加強配合和協(xié)作,保證質(zhì)量職責(zé)的落實。同時，應(yīng)對采購質(zhì)量形成的各環(huán)節(jié)進行分析,建立嚴(yán)格的質(zhì)量控制程序，做到采購質(zhì)量管理程序化。

(二）建立健全采購質(zhì)量管理制度

為保證采購商品質(zhì)量，必須制定嚴(yán)格的質(zhì)量管理制度，來規(guī)范和約束與采購有關(guān)的人員行為，防止暗箱操作。對做出突出成績的部門和人員應(yīng)給予獎勵；對個別有章不循、損公肥私、定人情貨、采購質(zhì)次價高甚至假冒偽劣商品給企業(yè)帶來經(jīng)濟損失的人,應(yīng)堅決處理,情節(jié)嚴(yán)重的應(yīng)送司法機關(guān)處理，以保障采購質(zhì)量管理工作有章可循，樹立質(zhì)量監(jiān)督的權(quán)威性。

1.建立起較完善的供應(yīng)商質(zhì)量管理制度。對供應(yīng)商的選擇、評定、審核、驗證，都應(yīng)建立完善的程序，嚴(yán)格按要求和標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。

2.建立采購商品質(zhì)量檔案制度。企業(yè)可根據(jù)自己的情況，重點有選擇地對大宗、關(guān)鍵、技術(shù)性強的采購商品建立相應(yīng)的質(zhì)量檔案。質(zhì)量檔案的內(nèi)容要全面，主要包括商品的合格證、試驗報告、化驗單、使用說明書、驗收記錄、保管保養(yǎng)記錄、出庫檢驗記錄、使用中發(fā)現(xiàn)問題的處理意見等。企業(yè)應(yīng)建立質(zhì)量檔案的管理制度，設(shè)置專人對質(zhì)量檔案進行管理，以供選擇、優(yōu)化供應(yīng)商時參考。

3.建立全過程、全方位質(zhì)量監(jiān)管制度。全過程質(zhì)量監(jiān)管是指從計劃、審批、詢價、招標(biāo)、核算等所有環(huán)節(jié)都有監(jiān)督,重點是采購計劃制定、供應(yīng)商選擇、供應(yīng)商質(zhì)量控制、質(zhì)量驗收4個環(huán)節(jié)的監(jiān)管，以保證對供應(yīng)商選擇和驗收不降低標(biāo)準(zhǔn)，不弄虛作假。全方位監(jiān)管是指行政檢察、財務(wù)審計、制度考核三管齊下。

(三）嚴(yán)把采購商品檢驗關(guān)，加強不合格品的控制

企業(yè)應(yīng)根據(jù)采購批量、采購商品種類與性質(zhì)、價值以及供應(yīng)商質(zhì)量管理體系的有效性，科學(xué)合理地制定檢驗方案,并嚴(yán)格按要求實施。檢驗應(yīng)在雙方認可的條件、方式和環(huán)境下進行,發(fā)現(xiàn)不合格品，應(yīng)及時記錄，以滿足可追溯性要求,并對不合格品進行質(zhì)量分析，做到查明原因、分清責(zé)任、防范措施落實。

四、夯實基礎(chǔ)，全面提高采購商品質(zhì)量的管理水平

為保證采購商品質(zhì)量，企業(yè)應(yīng)做好采購商品質(zhì)量管理的基礎(chǔ)工作。

(一）做好采購商品質(zhì)量信息的收集、加工、存貯和傳遞工作

采購商品質(zhì)量信息是進行采購質(zhì)量決策的依據(jù)，是改進采購商品質(zhì)量、改善采購各環(huán)節(jié)工作質(zhì)量的最直接的原始數(shù)據(jù)。要使質(zhì)量信息在采購質(zhì)量管理中發(fā)揮作用，應(yīng)使質(zhì)量信息滿足及時、準(zhǔn)確、全面、系統(tǒng)的要求。為此,企業(yè)應(yīng)加強采購質(zhì)量信息的收集工作,建立一個髙效、靈敏的質(zhì)量信息管理系統(tǒng)，對質(zhì)量信息進行加工、分析、處理，并及時向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門提供準(zhǔn)確的信息。

(二）編寫好采購質(zhì)量文件

為了保證采購商品符合質(zhì)量要求,企業(yè)采購部門在采購商品時,常根據(jù)申購部門提出的具體質(zhì)量要求和規(guī)格,編制采購質(zhì)量文件，向供應(yīng)商提出明確、具體的要求，并讓供應(yīng)商充分地理解這些要求，如所購商品的規(guī)格、圖樣、等級、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗收檢驗規(guī)則、質(zhì)量保證要求等等。作為企業(yè)采購部門，應(yīng)制定采購質(zhì)量文件的編制、審核、批準(zhǔn)、使用和管理等一整套程序，特別應(yīng)做好采購質(zhì)量文件的編制工作。

1.編制的采購質(zhì)量文件所規(guī)定的內(nèi)容應(yīng)齊全。采購質(zhì)量文件至少應(yīng)包括:采購商品的準(zhǔn)確標(biāo)識,采購商品的技術(shù)和質(zhì)量要求，對供應(yīng)商質(zhì)量管理體系和保證能力提出的要求。

2.確保采購質(zhì)量文件的有效性。編制采購質(zhì)量文件所引用的標(biāo)準(zhǔn)要保證是當(dāng)前的最新版本，確保所編制的采購質(zhì)量文件的現(xiàn)行有效性，同時,還要盡量地與ISO等國際標(biāo)準(zhǔn)及國外先進標(biāo)準(zhǔn)相接軌。

3.要有一定的審批程序。為了做到有章可依，有法可依，明確有關(guān)人員的職責(zé),防止購回不合格商品，每一企業(yè)應(yīng)根據(jù)組織機構(gòu)設(shè)置，明確質(zhì)量職責(zé)，合理確定采購質(zhì)量文件的審批程序，采購質(zhì)量文件必須經(jīng)過嚴(yán)格的審批才能生效。

4.編寫采購質(zhì)量文件所用語言要簡明、通俗、準(zhǔn)確。采購質(zhì)量文件是為指導(dǎo)采購人員正確使用而編寫的。因此,采購質(zhì)量文件必須對采購人員和企業(yè)生產(chǎn)高度負責(zé)。要求采購質(zhì)量文件措辭準(zhǔn)確、邏輯嚴(yán)謹,用詞禁忌模棱兩可，以防止不同采購人員從不同角度產(chǎn)生不同的理解。此外，還要求簡潔、明了、通俗、易懂，不要使用生僻詞語或深奧難懂的術(shù)語及地方俗語，在保證技術(shù)條款無誤、準(zhǔn)確的前提下盡量使用大眾化的語言，充分考慮采購人員的閱讀習(xí)慣和理解方式，使不同層次的采購人員都能正確理解，一看就懂，以便按要求進行采購。

(三）苦練內(nèi)功，不斷提高采購人員的素質(zhì)

采購商品的質(zhì)量與采購人員的素質(zhì)有一定的聯(lián)系。采購工作是一項技術(shù)和業(yè)務(wù)性都比較強的工作，要求采購人員不但要有高度的事業(yè)心和責(zé)任感，遵紀(jì)守法，堅持原則，秉公辦事，而且要熟悉采購業(yè)務(wù)，掌握一定的商品學(xué)、材料學(xué)方面的知