電子檔案和紙質檔案

本文格式為Word版，下載可任意編輯——電子檔案和紙質檔案1電子檔案與紙質檔案的識別紙質檔案在現(xiàn)階段與電子檔案共存，它不會退出歷史舞臺。它們之間相互依存，互為補充。二者存在著識別，歸納有以下幾點。

1.1載體壽命的識別。紙張的耐久性取決于纖維的性質，如高溫、酸、酶、氧化劑等，可發(fā)生水解和氧化回響，擯棄發(fā)生兩大化學回響所需要的條件，就可以使紙質檔案的壽命達成上百年甚至上千年。而電子檔案壽命不僅與其內部諸多因素和養(yǎng)護環(huán)境條件有關，更與技術革新有關，一旦技術過時，那么載體上的信息就無法讀出。

1.2載體的形式識別。電子檔案的載體形式多樣，可以是磁帶、磁盤、光盤等形式，打破了紙質檔案僅僅是單一的紙張為載體的格局。相對于紙質檔案而言，電子檔案容量大，體積小，可以大大節(jié)省庫存空間，這就解決了檔案保存與存貯空間的沖突。

1.3信息共享性的識別。電子檔案具共享性，能為所需要它的人共享，最大優(yōu)勢是“多人共用同一文件”。而紙質檔案在利用上受排他性局限和原件約束，同一時間只能有一個用戶利用一卷檔案且要到現(xiàn)場。

1.4電子檔案與紙質檔案原始性識別。紙質檔案是以符合證據(jù)性要求而產(chǎn)生并得以養(yǎng)護的。存在的唯一性使紙質檔案的原始性輕易被確定，這也是其作為憑證作用的根本理由所在。而電子檔案不像紙質檔案一樣具有唯一性，其原始性利用就難以確認。

1.5電子檔案與紙質檔案利用方式上的識別。電子檔案可以通過計算機網(wǎng)絡舉行遠距離傳輸，使異地利用成為可能，而傳統(tǒng)的紙質檔案的利用，需要利用者親自到檔案館查找、閱讀，這就免不了路途奔波和時間的濫用；電子檔案在現(xiàn)代信息傳播技術條件下，利用極為便當。利用者不用到檔案館來，大大地提高了利用率，便當了利用者。

總之，紙質檔案具有的特點是：穩(wěn)定、永久、靜態(tài)、不積極、被動和固定的，而電子檔案那么是不穩(wěn)定、非永久性、動態(tài)、積極、滾動的。

2電子檔案與紙質檔案的聯(lián)系

2.1從檔案管理的原那么、方法、技術上來看。紙質檔案的根本原那么對于電子檔案的管理同樣具有指導作用，具有生命力。檔案工作的根本原那么之一是要確

保檔案的完整和完全；在電子檔案管理工作中也一樣要遵循檔案的完整性原那么。務必留神的是，電子文件檔案化的業(yè)務方法、技術務必沿著繼承與創(chuàng)新前進。

2.2從檔案的保管來看。任何文件保管的最終目的都是為了利用。電子文件的載體脆弱、壽命不長，而要長期和永久保管就有必要將電子文件的信息內容在紙上和縮微片上制作拷貝。同時，電子檔案保管技術起步不久，存在著多方面缺乏；而對紙質檔案的保管那么歷史悠久，已形成了一套完善的管理體系，其保管技術也較成熟。電子檔案的保管技術在確定程度上務必憑借和借鑒紙質檔案的保管技術和閱歷。

3電子檔案并不能完全取代紙質檔案

3.1電子檔案的憑借性。電子檔案是伴隨著電子計算機技術、光盤技術等高新技術而產(chǎn)生的，電子文件務必憑借于技術設備（硬件和軟件）才能識別和利用。

3.2載體不穩(wěn)定且壽命短。電子檔案對環(huán)境的溫濕度、防磁性、抗病毒等條件要求很高，且壽命一般不超過20年，載體脆弱且不穩(wěn)定，這無疑與檔案的作用產(chǎn)生沖突。檔案館內大量長期保存的檔案，需要30年或者50年后才能對外開放，有些絕密文件，其保存期限甚至更長。試想，假使：2022年進館的電子文件，30年以后載體可能已變質，其讀出設備也早已更新屢屢，它將怎么保存，怎么利用？

3.3電子檔案管理利用本金較高。管理電子檔案的費用在于保障其安好性、可持續(xù)性、易用性等所需要的技術設備和環(huán)境維護，務必考慮檔案保管機構是否有足夠的資金和技術氣力來支持電子檔案的技術要求，而這些技術設備本金往往都是昂貴的。開發(fā)活動比紙質檔案的開發(fā)本金要高得多，不但對工作人員的業(yè)務、技術要求很高，而且在設備材料的消耗及通訊方面的費用也很高，要合理處理好這些費用，是保證電子檔案的開發(fā)利用持續(xù)進展的重要條件。

3.4紙質檔案的不成替代性。電子檔案的展現(xiàn)，打破了檔案孤本的格局，檔案的原始性就難以確認，這樣，在現(xiàn)實利用中對檔案的憑證作用無疑是一個很大的沖擊，值得我們去深思和探討。另外，電子檔案的共享性，使電子檔案在利用過程中還會涉及一些權益的問題，再那么，電子檔案要求有高素質的檔案管理人員和有特殊的環(huán)境與技術。雖說目前某些檔案館達成了這一要求，但終究只是少數(shù)?，F(xiàn)實與夢想