物資采購部專項審計審計方案

物資采購部專項內(nèi)部審計適用對象：內(nèi)部審計、應(yīng)付會計目錄審計方案審計程序?qū)徲嫹止ず腿粘贪才艑徲嬎栀Y料清單通用采購專項審計方案審計目的：根據(jù)公司的采購管理制度，對采購部門現(xiàn)階段的采購管理工作及內(nèi)部控制狀況進行審計檢查和內(nèi)控評估，揭示其中存在的控制風(fēng)險，并提出可行的建議和改善措施。審計內(nèi)容：采購管理制度是否有效和完善。采購計劃、采購預(yù)算、實際采購是否得到良好的遵循。公司對采購主要業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)（供應(yīng)商資質(zhì)的審核確認、標書制作、招標、評標、詢價、比價、議價、合同管理、驗收、退貨、款項支付等）的管理、控制是否完善。對本年度審計問題進行后續(xù)追蹤審計審計范圍：20XX年X月－20XX年X月期間的采購管理工作。審計人員：審計時間：審計程序（附后）審計審計程序底稿索引執(zhí)行人復(fù)核人時間預(yù)算一、對公司采購制度完善性檢查、評價審計準備---1、制度與流程：收集公司采購管理制度，評價相關(guān)的采購 管理控制措施是否完備，采購活動各階段是否都有相關(guān)的管理規(guī)范。對供應(yīng)商資質(zhì)的審核確認、標書制作、招 標、評標、詢價、比價、議價、合同管理、驗收、退貨、款項支付等主要業(yè)務(wù)的管理制度進行分析，判斷其與公司政策是否存在差異以及差異的合理性，判別其對實際工作能否起到管理控制作用。用Visio等制圖軟件繪制采購流程圖，判 斷其制度方面是否存在控制缺失或薄弱環(huán)節(jié)，同時確認采購流程的效果與效率?，F(xiàn)場審計--- 對準備階段的問題、初步判斷進行核實，并 與采購部門的員工充分溝通，對現(xiàn)有的采購制度作出客觀評價?！疽蟆客ㄟ^以上檢查，對采購管理制度體系的 完整性、預(yù)算管理體系的健全和有效性、業(yè)務(wù)流 程的清晰與否以及主要內(nèi)部控制環(huán)節(jié)是否存在、 是否有實際控制力度等問題做出客觀評價，提出合理建議。二、采購管理主要業(yè)務(wù)工作的內(nèi)控情況檢查 1、供應(yīng)商管理階段 審計準備--- 收集供應(yīng)商管理制度。 了解供應(yīng)商管理系統(tǒng)。 （3）了解重要物資、固定資產(chǎn)價格收集系統(tǒng)及 系統(tǒng)內(nèi)價格信息的來源。（4）獲取人事組織架構(gòu)圖 現(xiàn)場審計---- （1）從供應(yīng)商管理系統(tǒng)獲取本年度主要供應(yīng)商 清單，新進、淘汰供應(yīng)商清單，以100%的比率查核新進、淘汰的供應(yīng)商的引進、確認、淘汰是否按制度執(zhí)行，提供的資料是否支持其操作。以此來確認供應(yīng)商評價制度是否有效執(zhí)行。是否存在采購參與供應(yīng)商評價，供應(yīng)商管理系統(tǒng)口令密碼簡單易被猜測，員工被離職、調(diào)崗權(quán)限未及時注銷的情況。（2）從價格收集系統(tǒng)調(diào)取重要物資及固定資產(chǎn)價格進行整年度或者幾個年度的價格分析性復(fù)核，或者借助第三方單位核實價格是否合理。對于價格不合理的，則通過印制假名片或者虛構(gòu)單位，對材料價格進行單獨詢價，以確保采購價格真實合理。抽查10-20家公司主要供應(yīng)商資質(zhì)文件： 包含營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織代碼證、法人代表身份證，從工商局的官方網(wǎng)站調(diào)查了解該法人的真實合理性。通過將法人代表資料與人事入職登記資料核對或者電話聯(lián)系供應(yīng)商，確認法人代表或者公司負責(zé)人是否為公司員工或家屬。價格管理部門是否充分利用了各種價格來 源渠道，建立起容量豐富的價格信息資料庫；對于獲取的各種信息源，是否按照本公司的物資種類進行了適當分類【要求】通過核對、分析性復(fù)核、電話訪談等方 式，確保供應(yīng)商管理人員已經(jīng)保證虛假供應(yīng)商及 劣質(zhì)供應(yīng)商及時得到淘汰，入圍供應(yīng)商清單基本 符合公司要求。2、采購申請審批階段 審計準備--- （1）了解采購部門程招標方式、評標和中標標 準。（2）收集非招投標采購制度 （3）收集緊急采購管理制度 現(xiàn)場審計---- （1）從財務(wù)明細賬抽查6-9筆（可分原材料、 固定資產(chǎn)和辦公用品）需招投標的大金額采購，檢查招標過程資料的完整性、主要控制環(huán)節(jié)的完備性和合理性。對于重大物資或者固定資產(chǎn)采購，對于參與報價 的供應(yīng)商是否設(shè)置了供應(yīng)商準入機制，如設(shè)置年營業(yè)額、公司規(guī)模等。采購業(yè)務(wù)招標書是否詳細具體，涉及到所采購物 資的具體規(guī)格、數(shù)量、技術(shù)要求。對于參與招標的單位，邀標應(yīng)該高于5家，如果實際應(yīng)標數(shù)低于3家，是否廢標，未廢標的是否提報公司高層審批。對于常規(guī)物資的采購的招投標檢查是否為隨機從供應(yīng)商系統(tǒng)內(nèi)篩選，如為新進供應(yīng)商是否按照供應(yīng)商管理制度進行了考核。參與報價的單位是單獨報價，還是集體參與報 價，對于集體參與報價的，考慮是否存在綁標的可能，應(yīng)建議單獨與競標單位分別邀標報價。是否提供了樣品，樣品的質(zhì)量是否符合公司要 求，是否由使用部門或者技術(shù)部門出具了相關(guān)的報告、是否要求對方出具質(zhì)量檢驗報告等。采購人員不得參與評標。評標過程記錄是否完 整，技術(shù)標、商務(wù)標評定方法是否合理，是否有技術(shù)部提供技術(shù)指標。定標程序是否符合集團及公司制度要求，定標理 由（質(zhì)量最優(yōu)、價格最低、送貨時間最短）是否充足。非招投標采購 對于重復(fù)購置的物資，如價格明顯高出前次購買 所確定標準的計劃價，應(yīng)將其作為重點審計對象，審計是否存在問題。是否存在非采購人員采購，或者非采購人員采購 后未由采購部門、使用部門主管追認審批的情況。比價基礎(chǔ)是否一致，如物資的規(guī)格、型號、性能、 采購是否有預(yù)算，非預(yù)算內(nèi)的物資采購是否采購 量大于公司需求，采購的物資是否符合公司要求。詢價、議價、比價有書面記錄，如為電話詢價， 而對方未對報價做確認則此類詢價認為不合宜。定點或者指定采購 是否定期做材料、物資、服務(wù)的質(zhì)量評估。對于 質(zhì)量出現(xiàn)嚴重問題的是否要求對方賠償或者限期整改。緊急采購 是否定點采購或者協(xié)議公司，如指定的超市、五 金公司、文具用品，低于一定金額的采購，是否有發(fā)票。是否以適當形式事先通知價格信息部門，并于規(guī)定時日內(nèi)補齊辦妥有關(guān)手續(xù)?；セ菀棕洸少弻τ诨セ菀棕洸少徥欠裾鎸嵑侠?，對方物資的公允價值如何確認。要求：結(jié)合后面的合同履行、現(xiàn)場審計，實質(zhì)性 判斷以上采購提交、審批的真實合理性。 3、合同管理制定 審計準備--- （1）了解公司合同管理（包括審批、存檔、臺 帳管理等）的制度、流程要求，實際操作管理模式，判斷其與集團制度規(guī)范是否一致，差異合理性，內(nèi)部控制環(huán)節(jié)是否健全?，F(xiàn)場審計--- （1）抽取固定資產(chǎn)、原材料、辦公用品、服務(wù) 合同各3份，檢查其起草、法務(wù)審核、管理層審批、檔案管理等工作流程是否符合公司要求。檢查所抽取合同內(nèi)容的合理性： 確認合同關(guān)鍵條款（數(shù)量、質(zhì)量、顏色等）是否 與招標書內(nèi)容一致。如存在差異，差異是否合理。檢查格式合同的版本、內(nèi)容與集團示范合同要求 是否相符。通過檢查法務(wù)審核章或者法務(wù)審核記錄，檢查非格式合同是否經(jīng)法務(wù)人員審核，。檢查合同主要條款是否存在約定不足、不詳、條 款缺陷、不妥或不具操作性，能否在維護公司利益的基礎(chǔ)上力求公平、公正。合同內(nèi)是否對供應(yīng)商逾期交貨造成的財務(wù)損失 和處理有規(guī)定。檢查合同的實際執(zhí)行情況： 根據(jù)業(yè)務(wù)實際進展情況，檢查合同中關(guān)于采購、 付款、驗收付款是否得到執(zhí)行。檢查合同中約定的獎罰條款是否得到執(zhí)行。 檢查合同付款臺帳是否清晰、及時，并做到與起 草部門、檔案保管部門及時核對，有無超出合同約定的款項支付，是否由未經(jīng)法務(wù)人員審核的合同。合同是否編號，檔案保管室是否防火防水，適于 安全保管?！疽蟆客ㄟ^對以上檢查，對公司合同簽署、審 批、履行等主要業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制情況做出客觀評價，總結(jié)經(jīng)驗，揭示風(fēng)險，提出建議。4、驗收入庫審計準備---了解公司倉庫管理（驗收入庫、出庫）的制度 收集出入庫單和臺帳 現(xiàn)場審計--- （1）是否采購人員參與驗收 （2）主要物資采購是否有技術(shù)部相關(guān)人員參與 驗收?；蛘哂蓪Ψ匠鼍唑炇諘r，是否按照合同核對具體的數(shù)量， 重量，品相等，對于出現(xiàn)瑕疵的物品是否要求對方退貨，或者減免相應(yīng)的應(yīng)付款項，或者對供應(yīng)商進行處罰。出入庫單是否為訂本式，是否聯(lián)號；對倉 庫所有物資設(shè)置了臺帳。對于長期未使用的資產(chǎn)是否編制了閑置資 產(chǎn)清單通過對使用部門的員工使用評價，了解采 購的質(zhì)量是否真實合理。計量器具是否經(jīng)過國家法定檢驗機構(gòu)的檢 驗并出具了書面證明；內(nèi)部計量部門是否定期檢查和校對計量器具；計量器具的操作是否正確合規(guī)；抽查計量記錄并核對實物數(shù)量，驗證計量的準確性審查采購物資途中損耗。包括：是否制訂 了合理的路耗標準；實際損耗是否控制在標準范圍之內(nèi)；損耗的處理是否合理。物資是否按分區(qū)及編號有序排放；物資包 裝、標示是否符合規(guī)范；易燃、易爆、劇毒等危險物資是否隔離存放；庫房防火、防盜、防潮等措施是否到位。(10)通過員工訪談等方式，鎖定需要抽驗質(zhì)量 的物資，審計部和質(zhì)檢部門對物品進行再次審計抽查，以確保采購物資的質(zhì)量（11）對供應(yīng)商提供生產(chǎn)該產(chǎn)品的材料成本、人 工成本、制造成本、管理成本、運費、毛利率等數(shù)據(jù)進行復(fù)核（這個一般企業(yè)很少，制造企業(yè)也很少，備查。）【要求】通過對以上檢查，對公司物資驗收入庫 做出客觀評價，揭示風(fēng)險，提出建議。 （五）財務(wù)支付款階段審計準備---了解公司財務(wù)支付款制度 應(yīng)付、預(yù)付款的明細賬 現(xiàn)場審計--- （1）是否按合同要求支付款，是否存在提前付 款的情況是否存在對方無法提供銀行開戶賬戶，而 是由他人代付，這種情況要考慮是否存在舞弊。是否存在預(yù)付款長期掛賬的情況，而相應(yīng) 的服務(wù)和商品并未獲得。檢查現(xiàn)有的支付款方式是否充分享受了“融 資”的好處，是否要對支付款方式進行調(diào)整?！疽蟆客ㄟ^對以上檢查，對公司支付款做出客 觀評價，揭示風(fēng)險，提出建議。 三、后續(xù)追蹤審計 審計準備--- 將本年審計報告涉及采購部門的問題，按照對公 司造成的損失的嚴重性進行分類歸總。所需資料--- 審計報告、審計回復(fù)、定點供貨目錄、價格申報 審批單、采購計劃和物資質(zhì)量標準現(xiàn)場審計---對嚴重和非常嚴重的審計進行復(fù)核 （1）現(xiàn)場逐項落實每類、每個問題的改進情況。 （2）對問題改進情況進行客觀評價，尤其區(qū)分 舞弊問題和業(yè)務(wù)操作不規(guī)范問題，對屬于舞弊類型的問題需徹底查核并另行抽查3-5筆以驗證其整改效果。（3）提出管理建議書。 (4)根據(jù)管理建議書，通過審計宣導(dǎo)等方式，對 各分子企業(yè)提出風(fēng)險控制要求。審計工作分工與計劃【審計分工】XXX：負責(zé)采購管理制度的評價、需招投標的物資的標書制作、招標、評標、合同管理、驗收、財務(wù)支付等審計XXX：負責(zé)供應(yīng)商資質(zhì)、不需招投標物資及緊急采購物資的議價、比價、合同管理、驗收、財務(wù)支付款工作的審計。XXXX：負責(zé)本期問題的匯總并編制審計報告以及問題追蹤審計【審計計劃】審計準備工作：收集、分析、評價采購管理制度。財務(wù)系統(tǒng)內(nèi)導(dǎo)出截至查核日的采購費用明細賬。了解公司本年采購預(yù)算、實際采購情況以及兩者的差異。了解公司的招投標管理現(xiàn)狀，包括：招投標方式、評標方式。了解非招投標物資采購的現(xiàn)狀：詢價、議價、比價。查閱前期審計報告得出前期已經(jīng)存在的審計問題，匯總本期審計發(fā)現(xiàn)，分析、判斷審計對象目前比較突出和急需解決的問題。成果要求-----工作過程需編制底稿記錄。完成審計準備分析報告，確定審計抽樣的具體對象和現(xiàn)場審計重點。現(xiàn)場審計工作：根據(jù)審計分工和審計程序要求完成現(xiàn)場審計工作。審計抽樣內(nèi)容：基本時間預(yù)算：首次進場會議------制度評估-----采購、合同管理、驗收、付款