武漢大學(xué)儀器設(shè)備資產(chǎn)信息管理系統(tǒng)需求報(bào)告

“武漢大學(xué)儀器設(shè)備資產(chǎn)信息管理系統(tǒng)”需求報(bào)告一、系統(tǒng)建設(shè)必要性與可行性必要性分析儀器設(shè)備是學(xué)校國(guó)有資產(chǎn)的重要組成部分，是保證學(xué)校教學(xué)、科研、行政及后勤工作順利進(jìn)行的重要物質(zhì)條件。學(xué)校儀器設(shè)備固定資產(chǎn)數(shù)量、規(guī)模日益龐大。近年來(lái)，每年新增儀器設(shè)備原值約2.2億元，截至2014年底，儀器設(shè)備資產(chǎn)總值達(dá)26.05億元，約19.4萬(wàn)臺(tái)/套。同時(shí)，學(xué)校對(duì)于儀器設(shè)備資產(chǎn)管理的要求日益嚴(yán)格和規(guī)范，原有的儀器設(shè)備信息管理系統(tǒng)功能模塊上有所欠缺、后期維護(hù)服務(wù)不到位，已經(jīng)不能滿足學(xué)?，F(xiàn)有管理需求。建立新的儀器設(shè)備資產(chǎn)信息管理系統(tǒng)將會(huì)對(duì)儀器設(shè)備資產(chǎn)進(jìn)行分庫(kù)類管理，改變?cè)械慕y(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的模式，使管理針對(duì)性強(qiáng);增加新的功能模塊，如清查盤點(diǎn)、信息報(bào)表等，使管理更全面細(xì)致；同時(shí)，應(yīng)學(xué)校建立數(shù)據(jù)信息大平臺(tái)的要求，將儀器設(shè)備資產(chǎn)信息推送到平臺(tái)上，進(jìn)行數(shù)據(jù)的資源共享和交換。因此，建立“武漢大學(xué)儀器設(shè)備資產(chǎn)信息管理系統(tǒng)”是有效管理儀器設(shè)備資產(chǎn)，提高學(xué)校辦學(xué)效益的必要舉措?？尚行苑治鰧?shí)驗(yàn)室與設(shè)備管理處作為學(xué)校儀器設(shè)備資產(chǎn)的歸口管理部門，致力于改善管理方法，提升服務(wù)質(zhì)量。2005年，擺脫了紙質(zhì)卡片，通過自主研發(fā)，建立了“儀器設(shè)備管理系統(tǒng)”，首次使用計(jì)算機(jī)取代了手工作業(yè)的粗放式管理模式。2011年，在自主研發(fā)的基礎(chǔ)上，與武漢東之友道信息技術(shù)有限公司合作，將原有管理系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)，從局域網(wǎng)中的C/S架構(gòu)移植到互聯(lián)網(wǎng)B/S架構(gòu)上，同時(shí)充分利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，對(duì)管理系統(tǒng)的功能模塊進(jìn)行調(diào)整與完善。由于學(xué)校計(jì)劃建立數(shù)據(jù)信息大平臺(tái)，雖然將儀器設(shè)備資產(chǎn)信息推送到平臺(tái)上技術(shù)上有所欠缺，但是，對(duì)儀器設(shè)備資產(chǎn)的信息化管理有較為成熟的認(rèn)識(shí)。各院（系、部）作為儀器設(shè)備具體使用單位，均有專職或兼職的管理人員，配合做好了儀器設(shè)備各項(xiàng)具體的管理工作，并不定期的接受了儀器設(shè)備管理的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和交流，具有一定的管理水平。因此，信息化條件的發(fā)展、業(yè)務(wù)純熟的管理隊(duì)伍為“武漢大學(xué)儀器設(shè)備資產(chǎn)信息管理系統(tǒng)”的建立奠定了良好的基礎(chǔ)。二、 系統(tǒng)建設(shè)的目標(biāo)“武漢大學(xué)儀器設(shè)備資產(chǎn)管理系統(tǒng)”的建設(shè)目標(biāo)：實(shí)現(xiàn)儀器設(shè)備歸口管理部門、院（系、部）二級(jí)儀器設(shè)備管理部門、實(shí)驗(yàn)室（中心、辦公室）具體使用單位以及保管人的四級(jí)管理；利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對(duì)儀器設(shè)備資產(chǎn)進(jìn)行全生命周期的管理，全面準(zhǔn)確的采集儀器設(shè)備購(gòu)置計(jì)劃、建賬驗(yàn)收、校內(nèi)調(diào)配、日常盤點(diǎn)、報(bào)廢處置等管理信息；實(shí)現(xiàn)學(xué)校財(cái)務(wù)信息與儀器設(shè)備資產(chǎn)信息的互聯(lián)互通；為學(xué)校財(cái)務(wù)、國(guó)資、審計(jì)等部門建立實(shí)時(shí)在線查詢機(jī)制，并提供方便的統(tǒng)計(jì)報(bào)表功能，為資產(chǎn)管理部門及上級(jí)主管部門提供數(shù)據(jù)支撐。三、 系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)結(jié)合學(xué)校儀器設(shè)備資產(chǎn)管理的實(shí)際，形成基礎(chǔ)設(shè)施、數(shù)據(jù)支撐、管理應(yīng)用、用戶管理等四個(gè)層面既獨(dú)立又緊密合作的有機(jī)整體的系統(tǒng)結(jié)構(gòu)?；A(chǔ)設(shè)施層基礎(chǔ)設(shè)施是系統(tǒng)的物理層。系統(tǒng)充分利用計(jì)算機(jī)等基礎(chǔ)建設(shè)環(huán)境，將有線網(wǎng)絡(luò)、無(wú)線網(wǎng)絡(luò)等條件集成起來(lái)，為儀器設(shè)備資產(chǎn)的管理提供所需的計(jì)算和存儲(chǔ)等資源，構(gòu)建儀器設(shè)備信息管理系統(tǒng)的物理基礎(chǔ)。數(shù)據(jù)支撐層數(shù)據(jù)支撐層從各級(jí)管理人員的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)著手，采集儀器設(shè)備生命周期各個(gè)環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)信息，形成圍繞儀器設(shè)備管理各個(gè)層面的數(shù)據(jù)中心，為管理應(yīng)用層做好基礎(chǔ)的數(shù)據(jù)支撐。管理應(yīng)用層管理應(yīng)用層在數(shù)據(jù)儲(chǔ)存的基礎(chǔ)上，為各級(jí)管理人員和儀器設(shè)備資產(chǎn)管理各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)提供應(yīng)用服務(wù)，并實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的篩選、查詢、統(tǒng)計(jì)、分析等及用戶授權(quán)、機(jī)構(gòu)調(diào)整等應(yīng)用與操作層面的管理。用戶管理層系統(tǒng)為學(xué)校用戶提供了一個(gè)統(tǒng)一的登陸、身份認(rèn)證的管理功能。四個(gè)級(jí)別的管理員登陸系統(tǒng)，有相應(yīng)的操作權(quán)限；同時(shí)，系統(tǒng)通過角色設(shè)定，使外貿(mào)公司、驗(yàn)收人員、報(bào)廢人員、查詢?nèi)藛T等有不同的操作功能。四、系統(tǒng)的功能模塊系統(tǒng)主要實(shí)現(xiàn)的功能有儀器設(shè)備的采購(gòu)計(jì)劃管理（免稅進(jìn)口科教用品）、建賬驗(yàn)收管理、校內(nèi)調(diào)配管理、清查盤點(diǎn)管理、報(bào)廢處置管理、附件增值管理、儀器設(shè)備數(shù)據(jù)管理（含篩選查詢功能、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)功能、報(bào)表生成功能）等。（一） 采購(gòu)計(jì)劃管理（免稅進(jìn)口科教用品）采購(gòu)計(jì)劃管理主要針對(duì)學(xué)校免稅進(jìn)口科教用品的流程管理。用戶除了學(xué)校教職工外，還包含有外貿(mào)公司。該模塊主要對(duì)免稅進(jìn)口科教用品的進(jìn)口過程中的各個(gè)環(huán)節(jié)，包括供貨協(xié)議的分發(fā)、委托代理協(xié)議的簽署、外貿(mào)合同的簽署、辦理免稅、貨物進(jìn)關(guān)等進(jìn)行跟蹤監(jiān)管；各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)所形成的資料都可以進(jìn)行電子文檔的形式保存；同時(shí)，通過該模塊掌握外貿(mào)公司完成業(yè)務(wù)的情況，統(tǒng)計(jì)審核并評(píng)價(jià)外貿(mào)公司的服務(wù)能力。采購(gòu)計(jì)劃管理模塊包含有預(yù)警提示功能，即系統(tǒng)設(shè)置了每個(gè)管理環(huán)節(jié)完成的時(shí)限，接近時(shí)限或者超過時(shí)限由系統(tǒng)提示外貿(mào)公司業(yè)務(wù)員；三方交流會(huì)簽功能主要就合同的信息變更提供交流平臺(tái)，并作為合同信息變更的依據(jù)；短信督辦功能結(jié)合了預(yù)警提示與三方交流會(huì)簽功能，在管理環(huán)節(jié)或者會(huì)簽流程中均可以通過系統(tǒng)進(jìn)行短信督辦。（二） 建賬驗(yàn)收管理儀器設(shè)備保管人錄入資產(chǎn)的基本信息提交建賬驗(yàn)收的申請(qǐng)，儀器設(shè)備驗(yàn)收人員審核通過，形成儀器設(shè)備驗(yàn)收單和設(shè)備編號(hào)標(biāo)簽。儀器設(shè)備編號(hào)標(biāo)簽根據(jù)年份按照流水號(hào)編號(hào)，各驗(yàn)收人員根據(jù)分發(fā)的編號(hào)標(biāo)簽進(jìn)行分派。建賬驗(yàn)收進(jìn)行分庫(kù)類管理，分為：一般儀器設(shè)備庫(kù)、大型儀器設(shè)備庫(kù)、汽車庫(kù)等，分庫(kù)類管理的儀器設(shè)備的基礎(chǔ)信息錄入有區(qū)別，并且大型儀器設(shè)備、汽車要求上傳照片。（三） 校內(nèi)調(diào)配管理校內(nèi)調(diào)配分為院（系、部）內(nèi)部與院（系、部）之間兩種形式。院（系、部）內(nèi)部：院（系、部）級(jí)管理員根據(jù)本單位內(nèi)部?jī)x器設(shè)備的需要進(jìn)行調(diào)配；院（系、部）之間：校級(jí)管理員根據(jù)跨院（系、部）之間的儀器設(shè)備需求進(jìn)行調(diào)配。對(duì)于進(jìn)入“閑置儀器設(shè)備庫(kù)”的儀器設(shè)備，由需求單位提出申請(qǐng)，辦理完實(shí)物移交后，由院（系、部）級(jí)或校級(jí)管理員完成系統(tǒng)的調(diào)配審核。（四） 清查盤點(diǎn)管理儀器設(shè)備清查盤點(diǎn)可以院（系、部）內(nèi)由管理員發(fā)起自查，也可以由校級(jí)管理員發(fā)起抽查或全校范圍內(nèi)的清查盤點(diǎn)。清查盤點(diǎn)任務(wù)主要由儀器設(shè)備保管人在規(guī)定時(shí)限內(nèi)認(rèn)領(lǐng)儀器設(shè)備，無(wú)人認(rèn)領(lǐng)的設(shè)備可由院（系、部）管理員認(rèn)定歸屬，并進(jìn)行指派或認(rèn)定儀器設(shè)備狀態(tài)（遺失、被盜、借出、損毀等）。在進(jìn)行清查盤點(diǎn)任務(wù)中，將院（系、部）儀器設(shè)備調(diào)配、報(bào)廢、增值功能鎖定。（五） 報(bào)廢處置管理根據(jù)學(xué)校報(bào)廢處置工作的實(shí)際，單臺(tái)件原值5萬(wàn)元以下的進(jìn)行報(bào)廢申請(qǐng)，形成一般儀器設(shè)備報(bào)廢申請(qǐng)單，一般儀器設(shè)備可以批量提交申請(qǐng)；單臺(tái)件原值5萬(wàn)元及以上的進(jìn)行報(bào)廢申請(qǐng)，形成大型儀器設(shè)備報(bào)廢申請(qǐng)單，大型儀器設(shè)備需單臺(tái)提交申請(qǐng)。申請(qǐng)報(bào)廢的儀器設(shè)備進(jìn)入“閑置儀器設(shè)備庫(kù)”，向全校公示2周，有需求的單位可申請(qǐng)認(rèn)領(lǐng)。無(wú)人認(rèn)領(lǐng)的儀器設(shè)備進(jìn)入報(bào)廢處置流程。報(bào)廢儀器設(shè)備的財(cái)務(wù)處理需經(jīng)過報(bào)廢管理員審核、儀器設(shè)備管理員復(fù)核。復(fù)核后的儀器設(shè)備報(bào)廢申請(qǐng)單形成報(bào)廢單，其中的儀器設(shè)備進(jìn)入“已報(bào)廢儀器設(shè)備”庫(kù)中。（六） 附件增值管理在設(shè)備清單中，選擇需要做附件的儀器設(shè)備列項(xiàng)，將附件的信息提交保存，儀器設(shè)備驗(yàn)收人員審核通過后，形成儀器設(shè)備附件驗(yàn)收單，完成附件增值。設(shè)備編號(hào)沿用主體儀器設(shè)備的設(shè)備編號(hào)。（七） 數(shù)據(jù)管理數(shù)據(jù)管理主要對(duì)儀器設(shè)備管理流程中形成基礎(chǔ)數(shù)據(jù)進(jìn)行應(yīng)用，主要包含篩選查詢、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)以及報(bào)表生成。篩選查詢功能對(duì)于各種數(shù)據(jù)列表：如儀器設(shè)備驗(yàn)收申請(qǐng)單、驗(yàn)收單、校內(nèi)調(diào)配清單、報(bào)廢申請(qǐng)單、報(bào)廢單、儀器設(shè)備清單、儀器設(shè)備報(bào)廢清單等，都可以進(jìn)行篩選查詢。篩選查詢條件設(shè)定為各類列表的字段信息，并且篩選組合條件要靈活。對(duì)于篩選出來(lái)的列表可以做信息導(dǎo)出，導(dǎo)出格式為Excel，版本要求至少為Office2007以上，做到信息導(dǎo)出“所查即所得”。數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)功能數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)配合篩選查詢功能完成，對(duì)于篩選出來(lái)的清單列表做直接的統(tǒng)計(jì)計(jì)算，計(jì)算出臺(tái)套數(shù)與金額。報(bào)表生成功能根據(jù)儀器設(shè)備資產(chǎn)管理的上級(jí)部門或者學(xué)校要求的常用報(bào)表，自動(dòng)生成所需列表清單。主要的報(bào)表有：（1） 教育部《實(shí)驗(yàn)室信息統(tǒng)計(jì)表》的基表一、基表二、基表三；（2） 財(cái)政部《行政事業(yè)單位資產(chǎn)報(bào)表》的事業(yè)單位資產(chǎn)情況表、事業(yè)單位固定資產(chǎn)情況表、事業(yè)單位車輛情況表；（3） 國(guó)家機(jī)關(guān)事務(wù)管