現(xiàn)代項(xiàng)目管理概論第八章

現(xiàn)代項(xiàng)目管理概論河北工程大學(xué)土木工程學(xué)院孟文清

教授mengwenqing@1教材及參考文獻(xiàn)1.白思俊,現(xiàn)代項(xiàng)目管理概論,電子工業(yè)出版社,2006.102.戚安邦,項(xiàng)目管理學(xué),南開大學(xué)出版社,2003.63.烏云娜,項(xiàng)目管理策劃,電子工業(yè)出版社,2006.104.白思俊,現(xiàn)代項(xiàng)目管理,機(jī)械工業(yè)出版社,20025.項(xiàng)目管理協(xié)會(huì),項(xiàng)目管理知識(shí)體系指南(第3版),電子工業(yè)出版社,20056.建設(shè)工程項(xiàng)目管理規(guī)范2006,中華人民共和國(guó)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)GB/T50326-20062課程的主要內(nèi)容第一章項(xiàng)目管理基礎(chǔ)和框架第二章項(xiàng)目集成管理第三章項(xiàng)目范圍管理第四章項(xiàng)目時(shí)間管理第五章項(xiàng)目成本管理第六章項(xiàng)目質(zhì)量管理第七章項(xiàng)目人力資源管理第八章項(xiàng)目溝通管理第九章項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理第十章項(xiàng)目采購(gòu)管理3第八章項(xiàng)目溝通管理關(guān)鍵術(shù)語(yǔ)第一節(jié)溝通的基本概念第二節(jié)項(xiàng)目溝通管理過(guò)程第三節(jié)項(xiàng)目溝通的方法第四節(jié)項(xiàng)目會(huì)議溝通的管理4第八章項(xiàng)目溝通管理關(guān)鍵術(shù)語(yǔ) 溝通規(guī)劃（CommunicationPlanning） 信息發(fā)布（InformationDistribution） 績(jī)效報(bào)告（PerformanceReporting） 管理收尾（AdministrativeClosure） 績(jī)效測(cè)量基準(zhǔn)（Performance MeasurementBaseline） 溝通障礙（Barriers）56第一節(jié)溝通的基本概念一、溝通的概念有關(guān)溝通的主要概念有如下幾個(gè)方面：

1．溝通就是相互理解

2．溝通就是提出和回應(yīng)問(wèn)題與要求

3．溝通交換的是信息和思想

4．溝通是一種有意識(shí)的行為7二、項(xiàng)目溝通管理的概念

項(xiàng)目溝通管理是指對(duì)于項(xiàng)目過(guò)程中各種不同方式和不同內(nèi)容的溝通活動(dòng)的管理。這一管理的目標(biāo)是保證有關(guān)項(xiàng)目的信息能夠適時(shí)、以合理的方式產(chǎn)生、收集、處理、貯存和交流。第一節(jié)溝通的基本概念8三、溝通的過(guò)程發(fā)送過(guò)程接收過(guò)程傳遞過(guò)程信息傳遞干擾項(xiàng)目溝通過(guò)程示意圖想法編碼接收解碼理解反饋第一節(jié)溝通的基本概念9四、溝通的基本原則(2P375)

1．準(zhǔn)確性原則

2．完整性原則

3．及時(shí)性原則

4．非正式組織溝通的運(yùn)用原則第一節(jié)溝通的基本概念10四、影響組織溝通效果的基本要素(2P376)

1．信息發(fā)送者

2．接收者或受眾

3．溝通環(huán)境

4．信息資源

5．溝通方式與渠道

6．反饋與回應(yīng)第一節(jié)溝通的基本概念11一、溝通規(guī)劃過(guò)程

項(xiàng)目溝通規(guī)劃是對(duì)于項(xiàng)目全過(guò)程溝通工作制定管理計(jì)劃，確定項(xiàng)目利益相關(guān)者對(duì)信息和溝通的需要。第二節(jié)項(xiàng)目溝通管理過(guò)程溝通規(guī)劃溝通需求溝通技術(shù)約束假定溝通管理計(jì)劃項(xiàng)目利益相關(guān)者分析項(xiàng)目溝通管理規(guī)劃過(guò)程12一、溝通規(guī)劃過(guò)程

項(xiàng)目溝通規(guī)劃包括四個(gè)方面的具體工作：第二節(jié)項(xiàng)目溝通管理過(guò)程項(xiàng)目溝通規(guī)劃的準(zhǔn)備工作項(xiàng)目溝通需求的確定項(xiàng)目溝通方式與方法的確定項(xiàng)目溝通管理計(jì)劃編制13一、溝通規(guī)劃過(guò)程

1．編制項(xiàng)目溝通計(jì)劃前的準(zhǔn)備工作 （1）收集信息項(xiàng)目溝通內(nèi)容方面的信息項(xiàng)目溝通所需溝通手段的信息項(xiàng)目溝通的時(shí)間和頻率方面的信息項(xiàng)目信息來(lái)源與最終用戶方面的信息（2）加工處理所獲信息對(duì)收集到的溝通計(jì)劃方面的信息進(jìn)行加工和處理也是編制項(xiàng)目溝通計(jì)劃的重要一環(huán)，而且只有經(jīng)過(guò)加工處理過(guò)的信息，才能作為編制項(xiàng)目溝通計(jì)劃的有效信息使用。第二節(jié)項(xiàng)目溝通管理過(guò)程14一、溝通規(guī)劃過(guò)程

2.項(xiàng)目溝通需求的確定

項(xiàng)目溝通需求的確定是在信息收集的基礎(chǔ)上，對(duì)項(xiàng)目組織的信息需求做出的全面決策，其內(nèi)容包括：⑴項(xiàng)目組織管理方面的信息需求⑵項(xiàng)目?jī)?nèi)部管理方面的信息需求⑶項(xiàng)目技術(shù)方面的信息需求⑷項(xiàng)目實(shí)施方面的信息需求⑸項(xiàng)目與公眾關(guān)系的信息需求第二節(jié)項(xiàng)目溝通管理過(guò)程15

一、溝通規(guī)劃過(guò)程

3.溝通方式與方法的確定

在項(xiàng)目溝通中，不同信息的溝通需要采取不同的溝通方式和方法，因此在編制項(xiàng)目溝通計(jì)劃過(guò)程中還必須明確各種信息需求的溝通方式和方法。影響項(xiàng)目選擇溝通方式方法的因素主要有以下幾個(gè)方面： （1）溝通需求的緊迫程度 （2）溝通方式方法的有效性 （3）項(xiàng)目相關(guān)人員的能力和習(xí)慣 （4）項(xiàng)目本身的規(guī)模第二節(jié)項(xiàng)目溝通管理過(guò)程16一、溝通規(guī)劃過(guò)程

4.項(xiàng)目溝通管理計(jì)劃的編制項(xiàng)目溝通管理計(jì)劃的編制是要根據(jù)收集的信息，先確定出項(xiàng)目溝通要實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)，然后是根據(jù)項(xiàng)目溝通目標(biāo)和確定項(xiàng)目溝通需求去分解得到項(xiàng)目溝通的任務(wù)，進(jìn)一步根據(jù)項(xiàng)目溝通的時(shí)間要求去安排這些項(xiàng)目溝通任務(wù)，并確定出保障項(xiàng)目溝通計(jì)劃實(shí)施的資源和預(yù)算（接下頁(yè)）。第二節(jié)項(xiàng)目溝通管理過(guò)程17一、溝通規(guī)劃過(guò)程

4.項(xiàng)目溝通管理計(jì)劃的編制項(xiàng)目溝通計(jì)劃書的內(nèi)容除了前面給出的目標(biāo)、任務(wù)、時(shí)間要求、具體責(zé)任、預(yù)算與資源保障以外，一般還應(yīng)該包括下列特殊內(nèi)容： （1） 信息的收集和歸檔格式要求 （2） 信息發(fā)布格式與權(quán)限的要求 （3） 對(duì)所發(fā)布信息的描述 （4） 更新和修訂項(xiàng)目溝通管理計(jì)劃的方法第二節(jié)項(xiàng)目溝通管理過(guò)程18二、信息發(fā)布過(guò)程 是使項(xiàng)目利益相關(guān)主體適時(shí)得到所需信息的過(guò)程。第二節(jié)項(xiàng)目溝通管理過(guò)程工作結(jié)果溝通管理計(jì)劃項(xiàng)目計(jì)劃項(xiàng)目紀(jì)錄項(xiàng)目報(bào)告項(xiàng)目演示信息檢索系統(tǒng)信息發(fā)布方法溝通技能項(xiàng)目溝通管理規(guī)劃過(guò)程信息發(fā)布19三、績(jī)效報(bào)告過(guò)程 是收集并發(fā)布績(jī)效信息，從而向項(xiàng)目利益相關(guān)主體提供為達(dá)到項(xiàng)目目標(biāo)如何使用資源的信息的過(guò)程。第二節(jié)項(xiàng)目溝通管理過(guò)程工作結(jié)果其他項(xiàng)目記錄項(xiàng)目計(jì)劃績(jī)效報(bào)告變更請(qǐng)求掙值分析績(jī)效評(píng)審偏差分析趨勢(shì)分析信息發(fā)布工具和技術(shù)項(xiàng)目溝通管理績(jī)效報(bào)告過(guò)程績(jī)效報(bào)告20三、績(jī)效報(bào)告過(guò)程

1.績(jī)效報(bào)告信息包括：狀態(tài)報(bào)告 描述項(xiàng)目當(dāng)前的狀態(tài)。進(jìn)展報(bào)告 描述項(xiàng)目組已完成的工作。預(yù)測(cè) 對(duì)未來(lái)項(xiàng)目的狀況和進(jìn)展作出預(yù)測(cè)。第二節(jié)項(xiàng)目溝通管理過(guò)程21三、績(jī)效報(bào)告過(guò)程

2.績(jī)效報(bào)告過(guò)程所采用的工具和技術(shù)：績(jī)效評(píng)審。為評(píng)估項(xiàng)目狀況和進(jìn)展而舉行會(huì)議。偏差分析。把項(xiàng)目的實(shí)際結(jié)果與計(jì)劃或預(yù)期的結(jié)果進(jìn)行比較。趨勢(shì)分析。檢查項(xiàng)目結(jié)果以確定項(xiàng)目績(jī)效是改進(jìn)了還是每況愈下。掙值分析。第二節(jié)項(xiàng)目溝通管理過(guò)程22四、管理收尾過(guò)程 為項(xiàng)目階段或項(xiàng)目正式結(jié)束而建立、收集和分發(fā)信息的過(guò)程。第二節(jié)項(xiàng)目溝通管理過(guò)程項(xiàng)目溝通管理收尾過(guò)程績(jī)效測(cè)量文檔產(chǎn)品文檔其他項(xiàng)目記錄項(xiàng)目檔案項(xiàng)目收尾經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)掙值分析績(jī)效評(píng)審偏差分析趨勢(shì)分析信息發(fā)布工具和技術(shù)項(xiàng)目報(bào)告/演示會(huì)管理收尾23第三節(jié)項(xiàng)目溝通的方法一、項(xiàng)目溝通的信息發(fā)布方法(2P378)

1．口頭溝通方法口頭溝通可以是面對(duì)面的，也可以是通過(guò)電話進(jìn)行的，還可以通過(guò)會(huì)議的方式實(shí)現(xiàn)。

2．書面溝通方法一般是指運(yùn)用書面文件和信函的形式進(jìn)行溝通，包括項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)內(nèi)部使用的報(bào)告、報(bào)表和在項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)與業(yè)主/客戶之間使用報(bào)告、備忘錄，信函等方式的溝通。24一、項(xiàng)目溝通的信息發(fā)布方法

3． 非語(yǔ)言溝通方法在項(xiàng)目溝通中有一些極有意義的溝通既非以口頭形式，又非以書面形式進(jìn)行，而是以非語(yǔ)言溝通（NonverbalCommunication）的方式進(jìn)行。非言語(yǔ)溝通中最為人知的是身體語(yǔ)言和語(yǔ)調(diào)兩個(gè)方面。

⑴身體語(yǔ)言⑵語(yǔ)調(diào)指的是信息發(fā)送者在傳遞信息過(guò)程中，對(duì)某些方面、某些詞匯或短語(yǔ)的強(qiáng)調(diào)和弱化所傳遞各種信息。第三節(jié)項(xiàng)目溝通的方法25一、項(xiàng)目溝通的信息發(fā)布方法

4． 電子媒介溝通的方法當(dāng)今時(shí)代項(xiàng)目溝通越來(lái)越多地依賴于各種各樣復(fù)雜的電子媒介傳遞信息。除了極為常見的電子郵件之外，我們還使用許多種通過(guò)電子媒介和信息網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行溝通的方法。這些方法中有自己的語(yǔ)言和溝通規(guī)則。第三節(jié)項(xiàng)目溝通的方法26二、項(xiàng)目溝通中信息接收的方法與技巧

1． 人們?cè)隈雎爼r(shí)常會(huì)出現(xiàn)的問(wèn)題

⑴被動(dòng)的聆聽（聽而不聞或有所不聞）⑵注意力分散（形在心不在）⑶偏見和固執(zhí)（只聽自己愿意聽的）⑷急于得出結(jié)論（未聽明白就發(fā)表高見）第三節(jié)項(xiàng)目溝通的方法27二、項(xiàng)目溝通中信息接收的方法與技巧

2．如何提高聆聽和接收信息的技巧

⑴使用目光接觸⑵展現(xiàn)贊許性的點(diǎn)頭和恰當(dāng)?shù)拿娌勘砬棰潜苊獗硎痉中牡呐e動(dòng)或手勢(shì)⑷使用提問(wèn)與復(fù)述⑸避免隨便打斷對(duì)方⑹使聽者與說(shuō)者的角色順利轉(zhuǎn)換第三節(jié)項(xiàng)目溝通的方法28

三、溝通障礙

1．溝通的主要障礙⑴溝通時(shí)機(jī)選擇不當(dāng)⑵信息不完備 ⑶噪音干擾⑷虛飾⑸語(yǔ)言詞匯問(wèn)題⑹非言語(yǔ)信號(hào)問(wèn)題第三節(jié)項(xiàng)目溝通的方法29

三、溝通障礙

2．克服溝通障礙的方法⑴充分運(yùn)用反饋⑵駕馭語(yǔ)言與詞匯 ⑶積極使用非言語(yǔ)性的提示⑷減少和消除語(yǔ)言與非語(yǔ)言表示之間的差異⑸選擇合適的時(shí)間和正確的地點(diǎn)⑹營(yíng)造恰當(dāng)?shù)臍夥蘸桶才藕侠淼臏贤樞?。第三?jié)項(xiàng)目溝通的方法30第四節(jié)項(xiàng)目會(huì)議溝通的管理一、項(xiàng)目會(huì)議的類型項(xiàng)目溝通中最常用的會(huì)議有三種：項(xiàng)目狀態(tài)評(píng)審會(huì)議、項(xiàng)目問(wèn)題解決會(huì)議和項(xiàng)目技術(shù)評(píng)審會(huì)議。

1．項(xiàng)目狀態(tài)評(píng)審會(huì)議項(xiàng)目狀態(tài)評(píng)審會(huì)議通常由項(xiàng)目經(jīng)理主持召開的，會(huì)議成員一般包括全部或部分項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員以及項(xiàng)目業(yè)主/客戶或項(xiàng)目的上級(jí)管理人員。會(huì)議的基本目的是通知情況、找出問(wèn)題和制定下一步的行動(dòng)計(jì)劃。31

2． 項(xiàng)目問(wèn)題解決會(huì)議

當(dāng)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員發(fā)現(xiàn)問(wèn)題或潛在問(wèn)題時(shí)，應(yīng)立即和其它有關(guān)人員召開一個(gè)解決問(wèn)題會(huì)議，而不是等著在以后的項(xiàng)目情況評(píng)審會(huì)議上解決。盡可能早發(fā)現(xiàn)和解決問(wèn)題對(duì)項(xiàng)目的成功非常關(guān)鍵。項(xiàng)目問(wèn)題解決會(huì)議應(yīng)該緊扣所需解決的問(wèn)題。

3． 項(xiàng)目技術(shù)評(píng)審會(huì)議在項(xiàng)目的全過(guò)程中，包括在項(xiàng)目的定義和設(shè)計(jì)階段，不管是何種項(xiàng)目都需要召開項(xiàng)目技術(shù)評(píng)審會(huì)議，以確保項(xiàng)目業(yè)主/客戶同意項(xiàng)目提出的各種技術(shù)方案。第四節(jié)項(xiàng)目會(huì)議溝通的管理32二、項(xiàng)目會(huì)議管理

1．項(xiàng)目會(huì)議前的管理