公司檔案管理

檔案管理一、各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)重視公司文件資料的管理并配備兼職人員負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作。應(yīng)歸檔的有：人力資源管理中心負(fù)責(zé)保管人事檔案，包括員工的合同、入職表、簡(jiǎn)歷、身份證復(fù)印件、學(xué)歷證書(shū)復(fù)印件、各類技術(shù)職稱復(fù)印件等。財(cái)務(wù)管理中心負(fù)責(zé)保管會(huì)計(jì)檔案，包含會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告、其他會(huì)計(jì)核算資料以及各類合同，如租賃合同、借款合同、銷售合同、保險(xiǎn)合同、財(cái)務(wù)軟件技術(shù)服務(wù)合同、及財(cái)務(wù)中介服務(wù)合同等。采購(gòu)與物流中心負(fù)責(zé)保管配送類、加工類、采購(gòu)類合同等。公共關(guān)系與開(kāi)發(fā)中心負(fù)責(zé)保管各門店租賃合同、消防合同等。設(shè)計(jì)部負(fù)責(zé)保管各門店、各分公司的設(shè)計(jì)類合同等。工程部負(fù)責(zé)保管施工合同、維修合同等。各類合同由承辦部門各自分類保管。二、凡公司各部門、各分公司、各門店在工作活動(dòng)中形成的，具有查考利用價(jià)值的文件材料（公文、電報(bào)、傳真、圖表、書(shū)信、報(bào)刊、錄音、錄像、U盤等），需按規(guī)定定期向總部行政部移交，集中管理，應(yīng)提交歸檔的有：公司的請(qǐng)求與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)文件；公司召開(kāi)的大型會(huì)議的全套文件以及會(huì)議形成的聲像材料；公司領(lǐng)導(dǎo)公務(wù)活動(dòng)形成的重要文件，從外單位帶回的與公司有關(guān)的重要文件材料；公司領(lǐng)導(dǎo)或各部門有關(guān)負(fù)責(zé)人代表公司對(duì)電視臺(tái)、廣播電臺(tái)及報(bào)刊記者的新聞發(fā)布稿和聲像材料、撰寫專題文章及在外單位重要講話的稿本；反映公司經(jīng)營(yíng)和管理的專業(yè)文件材料，如投資項(xiàng)目、貿(mào)易、證券、信貸、租賃、轉(zhuǎn)貸等業(yè)務(wù)中產(chǎn)生的各種文件、資料、合同、樣票等；公司各門店成立、啟用印章及其組織機(jī)構(gòu)、人員編制等文件材料；公司制定的各類規(guī)章制度等；公司的歷史沿革（包括公司簡(jiǎn)介）、大事記、年鑒，反映公司重要活動(dòng)、事件的剪報(bào)、聲像材料，榮譽(yù)獎(jiǎng)勵(lì)證書(shū)，有紀(jì)念意義和憑證性的實(shí)物及展覽照片、錄音、錄像等文件材料；公司解決法律糾紛問(wèn)題形成的文件材料；公司購(gòu)置大型設(shè)備和基建工作中形成的憑證、協(xié)議合同、圖紙文件材料等等。四、公司各部門應(yīng)在每年6月、12月最后一個(gè)星期各整理一次需要?dú)w檔的文件材料向總部行政部移交。五、歸檔文件具體應(yīng)做到下述幾點(diǎn)：歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整。在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件立在一起，不得分開(kāi)。卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后。七、檔案保管期限凡是反映公司主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)本公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。凡是反映公司一般活動(dòng)，在較長(zhǎng)期時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的文件材料，列為長(zhǎng)期保管。（5年以上15年以下）凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司有參考價(jià)值的文件材料，列為短期保管。（2年以上5年以下）八、行政部對(duì)所保存的檔案每年進(jìn)行一次鑒定，對(duì)于保存期限已滿的檔案材料，按規(guī)定進(jìn)行銷毀。檔案鑒定工作由行政部主持，有關(guān)部門參加，組成檔案鑒定小組，對(duì)被鑒定的檔案進(jìn)行逐件審查，提出存毀意見(jiàn)銷毀檔案材料，需由二人以上并在指定地點(diǎn)進(jìn)行監(jiān)銷，監(jiān)銷人要在銷毀清冊(cè)上簽字。九、公司各部門因工作需要，借閱檔案需經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，然后到公司行政部填寫檔案借閱單，方可借閱。十、公司各部門借閱非本部門的業(yè)務(wù)