2023年秋辦公室管理期末復(fù)習(xí)指導(dǎo)

08秋《辦公室管理》期末復(fù)習(xí)指導(dǎo)

輔導(dǎo)教聊為亞非

第一部分：復(fù)習(xí)應(yīng)考基本規(guī)定

《辦公室管理》課程是中央廣播電視大學(xué)為開放教育（?？疲┬泄軐I(yè)開設(shè)的必修課。

通過本課程的學(xué)習(xí)，使學(xué)生掌握辦公室實(shí)務(wù)操作方面的基本知識(shí),具有辦公室業(yè)務(wù)的基

本技能和與之相關(guān)的交際能力，有一定的文字使用運(yùn)用能力。

（-）本課程的考核對(duì)象

中央廣播電視大學(xué)行管專業(yè)（專科）的學(xué)生。

（-）形式

本課程的考核形式為形成性考核和期末考試相結(jié)合的方式,本課程形成性考核為課程平

時(shí)作業(yè)。考核成績(jī)由形成性考核成績(jī)和期末考試成績(jī)兩部分組成，考核成績(jī)滿分為100分,60

分為及格。其中形成性考核成績(jī)占考核成績(jī)的20%,期末考試成績(jī)占考核成績(jī)的80%。

期末考試采用問卷筆試（閉卷）形式，卷面滿分為100分，考試時(shí)間為90分鐘。

（三）考試范圍

教材《辦公室管理》全書以及聯(lián)系實(shí)際的有關(guān)內(nèi)容。

（四）試題類型及分派比例：

試題類型分為：?jiǎn)雾?xiàng)選擇題、判斷題、簡(jiǎn)答題、設(shè)計(jì)題、案例分析題等。各題所占比例

分別為:10%、10%、20%、、30%、30%。

（五）應(yīng)試要注意的問題

1、同學(xué)們這段時(shí)間需要通看一遍教材，熟悉教材的篇章結(jié)構(gòu)。

2、考試時(shí)試卷書寫要工整，一定要注意認(rèn)真審題，每個(gè)問題均要回答。不能留空白。

3、本課程試題題量較大，一定要注意把握時(shí)間，先易后難。

4、考試時(shí)一定要沉著應(yīng)戰(zhàn)獲得好成績(jī)。

第二部分：復(fù)習(xí)應(yīng)考資料及其使用

本學(xué)科本次考試有下列4種資料，可供學(xué)員復(fù)習(xí)應(yīng)考用。

（-）《辦公室管理》期末復(fù)習(xí)指導(dǎo)

這小冊(cè)非常重要，它是濃縮了的考試范圍，同學(xué)們要認(rèn)真看。

（二）平時(shí)作業(yè)

平時(shí)作業(yè)與考試題型和規(guī)定基本上是同樣的，根據(jù)過去考試的情況看也有反復(fù)，有些作

業(yè)題其實(shí)就是考試題，所以一定要認(rèn)真用好。

平時(shí)作業(yè)老師作過重點(diǎn)評(píng)講，請(qǐng)按老師平時(shí)所評(píng)講的規(guī)定掌握，作業(yè)內(nèi)容占期末考試內(nèi)

容有一定比例。

（二）自檢自測(cè)題

本校電大網(wǎng)掛的兩套自檢自測(cè)題和綜合練習(xí)題很重要，這是對(duì)平時(shí)練習(xí)的補(bǔ)充,同時(shí)也

是對(duì)考試內(nèi)容的補(bǔ)充和強(qiáng)調(diào)，一定要引起注意。

（三）請(qǐng)同學(xué)們這段時(shí)間隨時(shí)關(guān)注市電大平臺(tái)和巴南分校平臺(tái)網(wǎng)上所掛的資料。

最后祝同學(xué)們順利通過考試！

第三部分：重難點(diǎn)

《辦公室管理》重難點(diǎn)（1）

為幫助同學(xué)們更好復(fù)習(xí)，現(xiàn)將以下題作提醒性的解答和評(píng)講，供同學(xué)們參考。

以下綠色字體部分為問題的參考答案，其他為問題和對(duì)問題的分析與評(píng)講。請(qǐng)同學(xué)們?cè)?/p>

答題時(shí)加以注意。

一、將辦公室實(shí)務(wù)工作的簡(jiǎn)要內(nèi)容填入下列表格,內(nèi)容基本相同的填在一行中。

本題重要考核本課程的第一章第2點(diǎn)的“辦公室實(shí)務(wù)的范圍和內(nèi)容”這一知識(shí)點(diǎn)。

辦公室實(shí)務(wù)工作一覽表

序國(guó)內(nèi)一般性國(guó)外一般性國(guó)內(nèi)公司（含外企）

號(hào)

記錄上司指令及會(huì)

1文書撰寫按上司的口頭或書面指示完畢信函。

談、會(huì)議內(nèi)容。

2文書制作復(fù)印資料。打印文稿及表格。

3文書解決在權(quán)限內(nèi)按自己的意思發(fā)出信函。信函和郵件的解決。

4檔案管理檔案管理。

安排會(huì)議事務(wù)，并做會(huì)議記錄或綱記錄上司指令及會(huì)

5會(huì)議組織

要。談、會(huì)議內(nèi)容。

協(xié)助上司準(zhǔn)備書面的財(cái)務(wù)報(bào)告、研究

6調(diào)查研究

報(bào)告。

準(zhǔn)備好公司要公開的資料；

收集及整理各種信

7信息資料替上司收集演講或報(bào)告的資料；

息。

整理并組織好粗略的資料。

替上司接洽外界人士。例如記者、工

8信訪工作

會(huì)職工等。

接待來賓和員工的來

接待來訪來賓；

訪。

9接待工作替公司來賓訂飯店的房間、訂機(jī)位、

發(fā)電報(bào)、打電話。

以電話往來維持和外界的良好公共

10協(xié)調(diào)工作

關(guān)系。

11督查工作督導(dǎo)一般職工或速記員。

替上司定約會(huì)并做好記錄；

12日程安排

為上司安排旅行或考察。

閱讀并分類信件；

通訊事務(wù)、電話；

自動(dòng)解決例行的事務(wù)；

13平常事務(wù)照料上司身邊的瑣

替上司保管私人的、財(cái)務(wù)的或其他的

1]:。

記錄。

辦公室環(huán)境的布置和

整理；

14辦公室管理

保管辦公室設(shè)備及用

品O

其他臨時(shí)交以速記記下上司交待的事項(xiàng)；

15執(zhí)行上司交辦事項(xiàng)。

辦的事項(xiàng)執(zhí)行上司留在錄音機(jī)中的吩咐。

16替上司申報(bào)交納所得稅及辦理退稅。

外出辦事，如銀行、郵

17

局等。

18

同學(xué)們?cè)谧霰绢}時(shí)，要注意分析哪些是內(nèi)容基本相同的，要放在一起。大多數(shù)同學(xué)由于

沒有把內(nèi)容基本相同的放在一起而失分。

在分析這個(gè)問題時(shí)，有些內(nèi)容似乎模棱兩可。比如：記錄上司指令及會(huì)談、會(huì)議內(nèi)容一

項(xiàng)，它既可以是文書撰寫的內(nèi)容，也可以是會(huì)議組織的內(nèi)容;這種情況,可以將兩欄都填上這

一項(xiàng)。尚有些內(nèi)容要分開來寫。比如:通訊事務(wù)、電話、信函和郵件解決一項(xiàng)，前兩項(xiàng)是平常

事務(wù)的內(nèi)容,后兩項(xiàng)則是文書解決的內(nèi)容。

二、辦公用易耗品重要涉及哪些？

本題重要考核本課程的第一章第5點(diǎn)的“辦公用品的種類”這一知識(shí)點(diǎn)。

辦公用易耗品重要有：

1.信封、紙張；

2.軟盤、光盤等；

3.鉛筆；

4.圓珠筆；

5.簽字筆或鋼筆；

6.修正液或修正帶；

7.印盒;

8.各種小型機(jī)器，如訂書機(jī)（涉及訂書針）、打孔機(jī)、裝訂機(jī)（涉及裝訂線）、日期號(hào)碼

機(jī)、切紙機(jī)、計(jì)算機(jī)、拆信器、碎紙機(jī)等；

9.小刀;

10.日歷等；

11.其他，如標(biāo)簽紙、直尺、三角尺、透明膠帶、粘膠帶、繩帶、圖釘、橡皮筋、大頭

針、紙夾等。

本題在書上有明確答案,得分率很高。重要認(rèn)真閱讀教材，就能答對(duì)。

三、簡(jiǎn)要闡述文員工作的三個(gè)環(huán)節(jié),互相關(guān)系如何？

本題重要考核本課程的第二章第1點(diǎn)的“文員工作指導(dǎo)思想”這一知識(shí)點(diǎn)。

文員工作分為三個(gè)環(huán)節(jié):計(jì)劃、實(shí)行和檢查。

1.計(jì)劃的環(huán)節(jié)，要充足了解即將開始的工作內(nèi)容,并思考以什么方法進(jìn)行效率會(huì)最佳。

2.實(shí)行的環(huán)節(jié)，要注意：同時(shí)檢查是否按照當(dāng)初所擬定的順序進(jìn)行;上司所指示的工

作無論是哪一種，都要對(duì)的地實(shí)行：配合上司預(yù)期的期限。

3.檢查的環(huán)節(jié)，要分析計(jì)劃和實(shí)績(jī)的差異，并把以前進(jìn)行過的工作或別人做過的工作和

目前自己所從事相同性質(zhì)的工作加以比較分析。

三者的關(guān)系為：

先作計(jì)劃，付諸實(shí)行，然后檢查結(jié)果，圍繞“計(jì)劃一一實(shí)行一一檢查”這樣一個(gè)滾動(dòng)的

過程開展。三者互相聯(lián)系形成一個(gè)循環(huán)。

文員一方面要仔細(xì)制定計(jì)為J,然后根據(jù)這個(gè)計(jì)劃去實(shí)行,并嚴(yán)格檢查其結(jié)果，使得這個(gè)結(jié)

果對(duì)下一次的計(jì)劃有所幫助和啟示。

同學(xué)們?cè)诨卮疬@道題時(shí)，需要注意本題一共有兩個(gè)問題。不僅規(guī)定你闡述三個(gè)環(huán)節(jié)是什

么，并且還要說明三者之間的關(guān)系如何。

本題雖然在書上有現(xiàn)成的答案，但是還是需要同學(xué)們進(jìn)行一定的歸納再答題。

四、按照“優(yōu)先順序”解決工作原則，虛擬一份半天或一天工作（或家務(wù)）計(jì)劃書。

本題重要考核本課程的第二章第1點(diǎn)的“按照‘優(yōu)先順序’解決工作”這一知識(shí)點(diǎn)。

在按照“優(yōu)先順序”制定計(jì)劃書時(shí)，要按以下三個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行：

1.將自己要做的事情分為：A.是否應(yīng)當(dāng)做的事？B.是否做或不做都無所謂的事?C.是否

不可以做的事？對(duì)于A要集中精力做，對(duì)于B和C可以從計(jì)劃中刪掉。

2.對(duì)于A類事情再進(jìn)行分類,分為：

重要并且緊急的事（優(yōu)先做）；緊急但是并不重要的事（第二做）；重要但是并不緊急的事

（第三做）；雖有做的價(jià)值，但是既不重要也不緊急的事（可以請(qǐng)別人代勞）。

3.與上司形成默契，可以直接找上司商議、請(qǐng)示。

本題的例子請(qǐng)同學(xué)們見教材第28頁(yè)。同學(xué)們可以參照教材上的例子，自己制定一份計(jì)

劃書，不要抄襲。

五、從下列文員工作方法中，任意選擇一種或兩種，談?wù)勀愕墓ぷ黧w會(huì)或?qū)Υ斯ぷ鞣?/p>

法的結(jié)識(shí)。

1.請(qǐng)示方法和報(bào)告方法；

2.計(jì)劃方法和總結(jié)方法;

3.受意方法；

4.傳達(dá)方法；

5.進(jìn)言方法；

6.變通方法和擋駕方法；

7.分工方法與合作方法。

本題重要考核本課程的第二章第3點(diǎn)的“文員的工作方法”這一知識(shí)點(diǎn)。下面我舉一個(gè)

例子，同學(xué)們按照這個(gè)思緒作答即可：

1.一方面簡(jiǎn)要說明此種方法：

受意就是文員接受和領(lǐng)略上司的意圖?？梢苑譃橹苯邮芤?即領(lǐng)略上司在會(huì)議發(fā)言、文

獻(xiàn)批示、工作部署或與文員談話時(shí)，直接就某一問題或某項(xiàng)工作所發(fā)表的意見和想法等，易

于文員判斷和領(lǐng)略)和間接受意(即上司在平時(shí)隨便交談的情況下，或與其別人員談話種就某

一問題、某項(xiàng)工作發(fā)表的意見和見解等)。

受意方法要注意：

(1)善于領(lǐng)略上司意圖，不要曲解上司意圖；

(2)備好記錄本，記錄下指示要點(diǎn)；

(3)注意傾聽，專心判斷指示的用意；

(4)必要時(shí)可以提問，直至明了意圖為止,但不要打斷談話；

(5)如有不批準(zhǔn)見，可以公開提出，但要言之成理，并要注意方式、態(tài)度；

(6)接受指示后，要不失時(shí)機(jī)地貫徹實(shí)行。

2.結(jié)合實(shí)際談體會(huì)。

我曾經(jīng)經(jīng)歷過一件事情，使我充足結(jié)識(shí)到,在受意時(shí),充足做好記錄的重要性。

才開始工作時(shí)，我到一家房地產(chǎn)公司當(dāng)文員。有一天，總經(jīng)理把我叫到辦公室讓我寫一

份公司的簡(jiǎn)介，內(nèi)容要涉及四個(gè)部分一一公司的歷史、公司的現(xiàn)狀、公司的硬件和軟件配備、

公司取得的成績(jī)。當(dāng)時(shí)，我沒有經(jīng)驗(yàn)，沒有帶上記錄本，記錄下指示的要點(diǎn);事后，又怕顯

得自己沒有能力，而沒有去請(qǐng)示總經(jīng)理。只好憑自己大腦中的記憶寫，結(jié)果寫出來的簡(jiǎn)介主

線就不行。后來，我再次向總經(jīng)理詢問，并備好了記錄本做好了記錄，根據(jù)總經(jīng)理的授意,

才寫出了各方滿意的公司簡(jiǎn)介。

從這個(gè)事情中,我體會(huì)到了在受意時(shí)，做好記錄的重要性。

同學(xué)們?cè)诨卮疬@道題的時(shí)候，可以只選擇其中一個(gè)題目進(jìn)行回答。但是要注意按照以上

的思緒作答;并且要注意結(jié)合教材，聯(lián)系實(shí)際作答。既要簡(jiǎn)要說明教材中的相關(guān)知識(shí)點(diǎn)，又

要結(jié)合實(shí)際談?wù)勛约旱捏w會(huì)。本題失分的因素大多是不結(jié)合實(shí)際談自己的感受，同學(xué)們?cè)诨?/p>

答本題時(shí)要加以注意。

《辦公室管理》重難點(diǎn)（2）

一、從文員工作的角度對(duì)比說明打電話和接聽電話的異同。

本題重要考核本課程的第三章第1點(diǎn)的“電話接打”這一知識(shí)點(diǎn)。以下為參考答案：

同：

1.都應(yīng)先問好，再傳達(dá)自己的信息；

2.都應(yīng)保持耐性、熱情的態(tài)度；

3.通話結(jié)束，應(yīng)讓對(duì)方感受到自己快樂的心情；

4.都應(yīng)簡(jiǎn)明扼要表達(dá)自己的意思。

異：

1.打電話應(yīng)一方面查清楚對(duì)方的電話號(hào)碼;接電話應(yīng)等電話鈴響2-4聲就接聽。

2.打電話應(yīng)將重點(diǎn)部分在掛電話之前再確認(rèn)一遍；接電話則沒有這一步。

本題需要同學(xué)們根據(jù)教材內(nèi)容和實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行分析再作答。以上內(nèi)容只是給同學(xué)們

做參考，同學(xué)們還可以自己歸納一些要點(diǎn)。

二、了解“電視會(huì)議”、“交互式電話會(huì)議”的基本用途，比較其與一般會(huì)議的不同，談

各自的優(yōu)劣或應(yīng)注意的地方。

本題重要考核本課程的第三章第3點(diǎn)的“電視會(huì)議”和“交互式電話會(huì)議”這兩個(gè)知識(shí)

點(diǎn),并對(duì)這兩個(gè)知識(shí)點(diǎn)進(jìn)行比較。本題答題思緒如下：

1.基本用途：

“電視會(huì)議”重要用途是使相隔較遠(yuǎn)的雙方可以面對(duì)面地交談，共享文獻(xiàn)、圖表、錄象

帶等資料。

“交互式電話會(huì)議”的基本用途是使單位或個(gè)人可以在任意一部電話機(jī)上組織多方的國(guó)

際、國(guó)內(nèi)或本市的電話會(huì)議，聲音清楚宛如一室。

2.兩者與一般會(huì)議的不同：

可以消除時(shí)空上的局限性。

3.各自的優(yōu)劣：

“電視會(huì)議”—一

優(yōu):通達(dá)范圍廣，消除時(shí)空上的局限性，生動(dòng)形象；劣:技術(shù)上的規(guī)定較高。

“交互式電話會(huì)議”一一

優(yōu):方便、省時(shí)、高效，消除時(shí)空上的局限性，具有保密功能、報(bào)數(shù)功能和歡迎詞播放功

能;劣：費(fèi)用高，技術(shù)含量高。

本題得分率很低，由于需要同學(xué)們對(duì)書上的知識(shí)進(jìn)行分析和歸納。以上只是本題的參考

答案，同學(xué)們也可以有自己的見解，言之成理即可。

三、簡(jiǎn)要回答郵件分揀的一般標(biāo)準(zhǔn)。

本題重要考核本課程的第四章第2點(diǎn)的“郵件的分揀”這一知識(shí)點(diǎn)。

（1）按照收件人的姓名分揀；

（2）按照郵件的重要性分揀；

（3）按照收件部門的名稱分揀。

本題在書上有明確的答案,得分率很高。

要注意的是，以上只是本題的答題要點(diǎn)，需要進(jìn)行說明和闡述，不能只回答要點(diǎn)，否則

會(huì)失分。

四、如何解決上司不在時(shí)的郵件？

本題重要考核本課程的第四章第5點(diǎn)的“上司不在時(shí)郵件的解決”這一知識(shí)點(diǎn)。

本題的答案請(qǐng)同學(xué)們見教材第72頁(yè)。教材上有明確的答案,在此不再具體說明。

五、如何妥善解決上司拒絕接見的來訪者的來訪？

本題重要考核本課程的第五章第3點(diǎn)的“上司拒絕接見來訪者的做法”這一知識(shí)點(diǎn)。本

題從5個(gè)方面進(jìn)行回答：

1.上司正在開會(huì)時(shí)；2.上司繁忙時(shí);3.上司即將外出時(shí)；

4.遠(yuǎn)道來訪或有重要事情的來訪時(shí)。

本題在教材上第88頁(yè)有明確的答案，在此不再具體說明，請(qǐng)同學(xué)們照以上的要點(diǎn)按教

材上的具體說明回答即可。

《辦公室管理》重難點(diǎn)(3)

一、日程安排計(jì)劃表的種類大體有幾種?試以其中一種為例,編制一份XX預(yù)定表。

本題重要考核本課程的第八章第4點(diǎn)的“日程安排計(jì)劃表的種類和管理”這一知識(shí)點(diǎn)。

以下為參考答案：

1.日程安排計(jì)劃表的種類：

(1)年預(yù)定表。是公司在每年度例行的重要業(yè)務(wù)活動(dòng)，及有關(guān)公司的活動(dòng)事項(xiàng)一覽表,

所記載的活動(dòng)事項(xiàng)有股東大會(huì)、董事會(huì)、公司創(chuàng)建紀(jì)念日、年休假等。一般于年初將整個(gè)年

度的活動(dòng)事項(xiàng)整理成表,再告知各部門。

(2)月預(yù)定表、周預(yù)定表、日預(yù)定表。

月預(yù)定表是從年預(yù)定表中抽出一個(gè)月的預(yù)定計(jì)劃，以一個(gè)月為單位，填寫該月要進(jìn)行的

會(huì)議、面談、出差、訪問等預(yù)定計(jì)劃。

周預(yù)定表是一個(gè)月預(yù)定計(jì)劃中的一周計(jì)劃,此預(yù)定計(jì)劃比月預(yù)定表更具體。

日預(yù)定表則是從周預(yù)定表里寫出一天的預(yù)定計(jì)劃,進(jìn)一步以時(shí)間為單位,具體地預(yù)定從

早到晚的業(yè)務(wù)活動(dòng)。

2.各種預(yù)定表的編制請(qǐng)同學(xué)們參照教材P.166-P.170上的例子,編寫。

本題考察同學(xué)們對(duì)知識(shí)點(diǎn)的靈活運(yùn)用能力，同學(xué)們要對(duì)以上四種類型的預(yù)定表理解和掌

握之后,再結(jié)合自己的實(shí)際情況回答本題。

二、文秘人員對(duì)上司重要工作的輔佐重要涉及哪些方面？

本題重要考核本課程的第十章第3點(diǎn)的''文秘人員對(duì)上司重要工作的輔佐”這個(gè)知識(shí)點(diǎn),

本題答題思緒如下:

1.提神醒腦的服務(wù)。

上司早上到公司上班或外出返回，以及工作告一段落，文員可適時(shí)端些飲料或準(zhǔn)備濕毛

巾使上司消除工作疲勞、舒緩心情，使上司能精神煥發(fā)地工作。

2.私事方面的協(xié)助。

協(xié)助的方法應(yīng)視實(shí)際情況，其一是與業(yè)務(wù)有關(guān)的部分,此外是上司身邊的純粹私事：

(1)特別指示事項(xiàng)的時(shí)候一一雖然是上司的私事，但認(rèn)為關(guān)系到上司的形象問題，所以

文秘人員必須從頭到尾替上司辦理這些瑣碎的事，使上司得到充足的便利。

(2)純私人性請(qǐng)求時(shí)一一碰到這種情形,就把它當(dāng)作上司運(yùn)用文秘人員是下屬同事的關(guān)

系來協(xié)助他解決私人的事務(wù)。

3.財(cái)物管理。涉及：

(1)薪金收入管理一一薪金收入達(dá)成一定的金額,或有兩種以上收入來源者，以及薪金

以外有超額的收入,都需要按稅法申報(bào)。特別是稿費(fèi)、版稅、演講費(fèi)等副業(yè)收入多的時(shí)候，

由文秘人員保管單據(jù)，以備申報(bào)所得,或直接替上司辦理申報(bào)手續(xù)。

(2)支票往來的管理一一最重要的是保管支票簿、支票專用印章。文秘人員應(yīng)將支票

簿與印章分別收藏，以避免被盜用冒領(lǐng)。

4.其他。如每年的各種節(jié)日，上司收到禮物，有時(shí)要文秘人員代寫致謝函，并做紀(jì)念保

管。

本題在教材上的答案非常明確，只需要同學(xué)們進(jìn)行一定的歸納即可。

另:第三題重要是給同學(xué)們提供了一個(gè)編寫“工作任務(wù)單”的范本，同學(xué)們可以學(xué)習(xí)一下。最

佳可以根據(jù)這個(gè)范本，結(jié)合自己的工作實(shí)踐，編寫一個(gè)“工作任務(wù)單

《辦公室管理》重難點(diǎn)(4)

一、簡(jiǎn)樸闡述口頭語(yǔ)言的基本特性及敬語(yǔ)應(yīng)用的一般場(chǎng)合。

本題重要考核本課程的第十二章第1點(diǎn)的“口頭語(yǔ)言的特性”和第2點(diǎn)的“敬語(yǔ)的用法”

這兩個(gè)知識(shí)點(diǎn)。以下為參考答案：

1.口頭語(yǔ)言的基本特性:

(1)語(yǔ)音聽過就立即消失，但語(yǔ)義讓人明白了，也許留在記憶中；所以發(fā)聲要清楚，盡

也許說得通俗、生動(dòng)、規(guī)范，使人一聽就明白，并留下印象。

(2)有重音?？谡Z(yǔ)中，需要強(qiáng)調(diào)的成分，都是通過重音表達(dá)的。

(3)有歧義。由于漢字一音多字。

(4)口頭語(yǔ)言視時(shí)間、場(chǎng)合、對(duì)象的不同而有所不同。比如，莊重的場(chǎng)合，口語(yǔ)應(yīng)規(guī)

范、簡(jiǎn)明些;休息時(shí)間，口語(yǔ)可生動(dòng)些,語(yǔ)調(diào)也可輕松、快樂些。

2.敬語(yǔ)使用的一般場(chǎng)合：

(1)對(duì)于自己尊敬的人，當(dāng)然會(huì)使用敬語(yǔ)。

(2)與并非熟悉的人或是在正式場(chǎng)合(生意場(chǎng)合或婚喪喜慶時(shí)的致詞及談話)也需要

使用敬語(yǔ)。

(3)敬語(yǔ)一般針對(duì)：

年長(zhǎng)或比自己輩分高者；具有較高職務(wù)、職稱或社會(huì)地位者;給(給過)自己恩惠者;有求

于對(duì)方，或希望得到對(duì)方幫助，或好感者。

同學(xué)們要注意，本題有兩個(gè)問題：一是口頭語(yǔ)言的基本特性；二是敬語(yǔ)應(yīng)用的一般場(chǎng)合。

其中第二個(gè)問題事實(shí)上就是考察“敬語(yǔ)的用法”這個(gè)知識(shí)點(diǎn)。

二、簡(jiǎn)要闡述社交話題的選擇。

本題重要考核本課程的第十二章第6點(diǎn)的“社交話題的選擇”這個(gè)知識(shí)點(diǎn)，本題答題思

緒如下：

1.合適的話題涉及：

(1)談話雙方都感愛好的、有共同利益的話題，如合作意向等；

(2)一般人喜聞樂見的話題，如天氣、時(shí)事新聞、體育報(bào)道等；

(3)顯示地方或民族色彩的話題，如本地的經(jīng)濟(jì)建設(shè)、風(fēng)景名勝、歷史名人、風(fēng)土人情

等；

(4)比較高雅的話題，如古典音樂、書法、繪畫、中外名著、展覽會(huì)、新聞任務(wù)等；

(5)積極、健康的生活體驗(yàn)的話題；

(6)風(fēng)趣、風(fēng)趣的小故事，無傷大雅的笑話，有時(shí)也能活躍氣氛。

2.不合適的話題涉及：

(1)應(yīng)當(dāng)忌諱的話題。如個(gè)人私生活等。

(2)令人不快的話題。如疾病、殘疾、死亡、兇殺、丑聞、慘案等。

(3)過于敏感的話題。如個(gè)人的特殊的生活習(xí)慣、宗教信仰和政治觀點(diǎn)的分歧等。

(4)自己不甚熟悉的話題。如對(duì)于專業(yè)問題略知皮毛就不應(yīng)隨意發(fā)揮。

(5)夸耀自己的話題。

(6)庸俗的、色情的話題。

(7)不宜談?wù)摰谋Ｃ艿脑掝}。如涉及商業(yè)機(jī)密的話題。

本題在教材上有明確的答案,得分率很高。

三、印章的使用重要有哪幾種形式,其中落款章、騎縫章、更正章的使用范圍如何？

本題重要考核本課程的第十三章第1點(diǎn)的“印章的使用”這一知識(shí)點(diǎn)。

1.印章的使用的重要形式為：

(1)落款章；(2)更正章；(3)證見章；(4)騎縫章；(5)騎邊章；(6)密封章；(7)封存章。

2.落款章、騎縫章、更正章的使用范圍：

(1)落款章加蓋于文書作者的落款處，用來表白作者的法定性和文獻(xiàn)的有效性。

(2)騎縫章用于帶有存根的公函、介紹信，加蓋在正本和存根連接處的騎縫線上。

(3)更正章用于文書書寫中的錯(cuò)字、脫字、冗字、倒字進(jìn)行改正后，作為法定作者自行

更正的憑信。

本題在教材上有明確的答案，得分率很高。

要注意的是，以上只是本題的答題要點(diǎn)，需要進(jìn)行說明和闡述，不能只回答要點(diǎn)，否則會(huì)

失分。

四、簡(jiǎn)要闡述收文解決的程序及分送的基本原則。

本題重要考核本課程的第十四章第3點(diǎn)中的“收文解決”這一知識(shí)點(diǎn)。

1.收文解決的程序：

簽收和拆封---登記----分送----擬辦----批辦承辦催辦----注辦。

2.分送的基本原則:

(1)屬于方針政策性的,關(guān)系本機(jī)關(guān)工作全局的指揮性文獻(xiàn)或重大問題的請(qǐng)示、報(bào)告之

類的文獻(xiàn)，均應(yīng)先送辦公部門負(fù)責(zé)人或機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱或解決；

(2)屬于機(jī)關(guān)平常事務(wù)性的已有明確分工的文獻(xiàn)，或早有批示規(guī)定和有規(guī)可循的例行

公文,按主管業(yè)務(wù)的分工范圍分送給有關(guān)部門或承辦人閱辦；

(3)分送給機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱批的文獻(xiàn)，要先填好“公文解決單”，連同文獻(xiàn)一并送批；

(4)便函、請(qǐng)柬、介紹信、廣告、啟事等，不作登記，直接交具體負(fù)責(zé)人辦理；

(5)在文獻(xiàn)份數(shù)少時(shí)，閱辦閱知部門(或領(lǐng)導(dǎo))多的情況下，應(yīng)按先辦理、后閱知，先主

辦、后協(xié)辦，先正職、后副職的順序分別審閱解決，并以秘書為軸心，進(jìn)行輪輻式傳閱。

本題在教材上有明確的答案，得分率很高。要注意的是應(yīng)對(duì)收文解決的程序中的每一個(gè)

要點(diǎn)進(jìn)行一定的說明。

五、按照文書立卷特性立卷,重要有哪幾種類型?簡(jiǎn)要說明按照問題特性立卷的基本含

義。

本題重要考核本課程的第十四章第6點(diǎn)中的“文書立卷標(biāo)準(zhǔn)”這一知識(shí)點(diǎn)。

1.類型：

(1)按問題特性立卷；(2)按作者特性立卷；(3)按文種特性立卷；(4)準(zhǔn)時(shí)間特性立

卷；(5)按地區(qū)特性立卷；(6)按通訊者特性立卷。

2.按問題特性立卷的含義：

將反映同一問題的文書組成案卷,這種方法能反映對(duì)某一方面或某一具體問題的互相聯(lián)

系和解決情況，運(yùn)用最廣泛。

同學(xué)們回答第一個(gè)問題時(shí),應(yīng)在以上要點(diǎn)的基礎(chǔ)上進(jìn)行一定的說明和闡述.回答第二個(gè)

問題時(shí)，應(yīng)舉例說明。

六、通過檔案運(yùn)用的途徑和方式，談?wù)剻n案運(yùn)用的意義。

本題重要考核本課程的第十四章第7點(diǎn)中的“檔案的運(yùn)用”這一知識(shí)點(diǎn)。

1.通過設(shè)立檔案室,可以提供檔案原件或復(fù)制件，方便借閱或直接閱讀；

2.通過一定的制度和手續(xù)，如借閱證制度、催還續(xù)借制度和調(diào)離認(rèn)可制度等，可以提供

檔案外借;

3.根據(jù)檔案原件制發(fā)各種復(fù)制本,實(shí)行檔案的有償交流,可以提高檔案的運(yùn)用率；

4.運(yùn)用所藏檔案中的有關(guān)記載和資料，可以對(duì)申請(qǐng)者提供核算某種事實(shí)的書面證據(jù)；

5.以檔案為依據(jù)，文秘和檔案人員可以對(duì)查詢者的有關(guān)問題進(jìn)行專業(yè)性的解答,提供征

詢服務(wù)；

6.將檔案目錄印制成冊(cè)，分發(fā)到有關(guān)部門，可以交流信息；

7.通過舉辦檔案展覽，以充足發(fā)揮檔案的作用。

同學(xué)們?cè)诨卮鸨绢}時(shí)，一定要注意審題，本題事實(shí)上只有一個(gè)問題一一“通過檔案運(yùn)用

的途徑和方式，談?wù)剻n案運(yùn)用的意義”，本題事實(shí)上就是要回答“檔案運(yùn)用的意義”。

弄清楚了這一點(diǎn)，同學(xué)們就能在教材上找到明確的答案了.

第四部分：結(jié)合中央電大下發(fā)的復(fù)習(xí)指導(dǎo)復(fù)習(xí)

第五部分：附：

《辦公室管理》期末復(fù)習(xí)綜合練習(xí)題

一、單項(xiàng)選擇題

1.以下哪點(diǎn)不是辦公室事務(wù)管理的特性？（B）。P2

A.服務(wù)性B.決策性

C.專業(yè)性D.積極性

2.辦公室布置要注意（D）。P7

A.上司單獨(dú)用的辦公桌椅靠墻放

B.一般辦公室桌椅最佳面對(duì)面放置

C.打字、復(fù)印間離上司辦公室近些

D.各種溝通、保密

3.文員在進(jìn)行辦公室布置時(shí)，以下哪些行為是不適宜的？（c）oP13

A.準(zhǔn)備一些敞開的文獻(xiàn)夾，貼上相應(yīng)的標(biāo)記條

B.辦公桌抽屜物品要擺放整齊，不要放得太滿且要經(jīng)常清理

C.較大的物品放在稍高于眼光平行的層面上,用標(biāo)簽貼在各種物品的下方

D.下班前要整理好自己的辦公桌,把文獻(xiàn)、資料收藏好以免丟失和泄密

4.以下關(guān)于文員對(duì)辦公室布置的情況，哪一個(gè)是錯(cuò)誤的？（B）。P13

A.伸直雙臂再合攏，在高于桌面15cm左右畫弧形，手臂所能覆蓋的桌子面積，比較適

合擺放與工作有關(guān)的物品

B.辦公桌抽屜里的物品擺放要注意放置整齊,東西可放得滿一些

C.各種類型的文獻(xiàn)柜要分門別類安放文獻(xiàn)、資料和物品，并貼上標(biāo)記

D.紙張和較重的東西放在架子下面幾層,較小的物品先放人盒中，再放在稍高于眼光平行

的層面上，用標(biāo)簽貼在各種物品的下方

5.在辦公室里，（A）的位置是上座。P95

A.離入口最遠(yuǎn)B.離入口最近

C.靠近門口1）.靠近窗戶

6.傳真機(jī)的使用哪一項(xiàng)是不對(duì)的？（B）。P15

A.發(fā)送前檢查原稿質(zhì)量B.隨時(shí)隨地可向?qū)Ψ桨l(fā)送

C.不宜發(fā)送禮儀性文本D.不宜發(fā)送私人、保密文本

7.在使用復(fù)印機(jī)的過程中，以下哪項(xiàng)內(nèi)容是不恰當(dāng)?shù)?（A）?P15

A.接通電源可立即復(fù)印操作B.選定復(fù)印紙后要抖松消除靜

電

C.選擇復(fù)印倍率來決定復(fù)印紙尺寸D.復(fù)印完畢應(yīng)取下復(fù)印品和原稿

8.以下關(guān)于錄音機(jī)的使用哪一項(xiàng)是不適宜的？（A）。P16

A.錄音時(shí)需將監(jiān)聽開關(guān)至于“ON”位置

B.想保存錄制好的內(nèi)容,可將磁帶盒兩側(cè)的防抹片除掉

C.機(jī)內(nèi)話筒錄音,注意最佳錄音距離為30—150厘米

D.錄音時(shí)要防止雜音混入,可采用傳輸線錄音

9.以下關(guān)于投影機(jī)的使用哪一項(xiàng)是不適宜的？（D）。P17

A.安頓窗簾遮擋室外光線

B.與其他設(shè)備對(duì)的連接

C.投影機(jī)要遠(yuǎn)離熱源

D.應(yīng)設(shè)立電腦的桌面屏幕保護(hù)功能

10.以下哪些不是文員在準(zhǔn)備辦公用品時(shí)的職責(zé)？（B）。P20

A.訂購(gòu)B.制造

C.分派D.儲(chǔ)備

11.以下文員訂購(gòu)和儲(chǔ)備辦公用品的行為中,哪一項(xiàng)是不適宜的？（B）。P20

A.保存一張購(gòu)貨訂單，收到貨品時(shí)一一核對(duì)打勾

B.讓員工們隨意領(lǐng)取辦公用品

C.通過電話訂購(gòu)或傳真訂購(gòu),可以提高交貨速度

D.用庫(kù)存一覽表來儲(chǔ)備辦公用品

12.以下文員的工作順序中，哪一項(xiàng)是對(duì)的的？（B）。P26

A.沒有任何設(shè)想就應(yīng)著手從事該項(xiàng)工作

B.文員也應(yīng)具有適當(dāng)判斷情況，機(jī)智應(yīng)對(duì)的應(yīng)變能力

C.上司分派兩項(xiàng)以上工作時(shí)?，按照先來后到順序進(jìn)行

D.上司所指示的工作假如不合適，可以不實(shí)行

13.文員按照“優(yōu)先順序”解決工作，以下哪一項(xiàng)是不適宜的？（D）。P27

A.先將自己想做的工作以重要限度為標(biāo)準(zhǔn)分類

B.另一方面以緊急限度和重要限度為標(biāo)準(zhǔn)分類

C.同時(shí)考慮上司的意向和文員自身的工作效率

D.可以按照文員自己的習(xí)慣進(jìn)行工作

14.文員必須管理好自己的時(shí)間，以下運(yùn)用時(shí)間的行為中哪一項(xiàng)是不適宜的？（C）。p29

A.定好目的，把想做或需要做的事情寫下來

B.盡量控制外來干擾，把重要工作安排在安靜、有效的時(shí)間段里去做

C.天天把工作安排得超過工作時(shí)間,給自己壓力

D.對(duì)每一項(xiàng)工作作出安排，定好最后期限

15.以下關(guān)于文員管理好時(shí)間的說法，哪一個(gè)是不對(duì)的的？（D）。P29

A.定好目的，把想做或需要做的事情寫下來

B.想辦法加快解決郵件、信件和其他反復(fù)出現(xiàn)的事務(wù)

C.開始工作之前要做好準(zhǔn)備工作，就不會(huì)因遺忘某事而半途停頓

D.把零散工作安排在安靜、有效的時(shí)間段里去做

16.以下文員對(duì)辦公室零用鈔票管理的行為中，哪一項(xiàng)是不適宜的？（C）。p23

A.鈔票通常放在一個(gè)帶鎖的盒子里，放在帶鎖的辦公桌抽屜里

B.把每一次支出的數(shù)額都記在零用鈔票單據(jù)中

C.標(biāo)準(zhǔn)的零用鈔票單據(jù)有一個(gè)署名

D.不允許任何人從零用鈔票基金里借錢

17.文員傳達(dá)上司的指示時(shí)，哪一項(xiàng)做法是不適宜的？（A）。P36

A.傳達(dá)可以根據(jù)上司重要意思，夾進(jìn)自己的意見

B.必要時(shí)可形成文字材料,照本宣科

C.不可在普通電話、普通函件里傳達(dá)有秘密內(nèi)容的指示

D.重要的指示，應(yīng)當(dāng)規(guī)定被傳達(dá)者復(fù)述一遍，以免漏聽或漏記

18.文員必須具有合作精神，以下合作方法中哪一項(xiàng)是不適宜的？（B）。P39

A.善于同別人合作，密切配合，步調(diào)一致

B.應(yīng)當(dāng)有自己的個(gè)性,盡也許使別人服從自己

C.配備文秘人員時(shí)遵從異質(zhì)結(jié)合的原則

D.公允地與同事分享勝利的成果,分擔(dān)失敗的責(zé)任

19.以下接打電話的行為中，哪一項(xiàng)是不適宜的？（C）。P46

A.電話機(jī)旁隨時(shí)放著電話記錄單或便箋和筆,一有留言就能立即記錄

B.文員離開辦公室時(shí),要安排別人替你接電話

C.應(yīng)隨時(shí)使用手機(jī)在飛機(jī)上、飯店里、大劇院等進(jìn)行聯(lián)系

D.假如已經(jīng)回電，但沒打通,牢記要再聯(lián)系

20.以下哪個(gè)接打電話的行為是不對(duì)的的？（A）。P46-49

A.受到通話對(duì)方極大的責(zé)難,應(yīng)針鋒相對(duì)回?fù)?/p>

B.給上司的留言下面朝下放在他的辦公桌上

C.做記錄時(shí)可以在便箋下墊一張復(fù)寫紙，以防遺失后備用

D.半途因有事需放下電話請(qǐng)對(duì)方等待時(shí)，應(yīng)把聽筒朝下放置

21.文員在接打電話時(shí)，對(duì)的的做法是（B）。P46

A.電話鈴響一聲就應(yīng)接聽

B.在電話機(jī)旁隨時(shí)放著電話記錄單和筆,一有留言就能立即記錄下來

C.文員接聽業(yè)務(wù)電話時(shí)，應(yīng)一方面讓對(duì)方報(bào)出姓名、單位

D.文員替上司傳話時(shí)，應(yīng)考慮對(duì)方的情緒以個(gè)人的口吻轉(zhuǎn)達(dá)

22.以下文員應(yīng)遵守的電話禮儀中，哪一項(xiàng)是不適宜的？（B）oP51

A.考慮打電話的時(shí)間是否合適

B.打出電話，而對(duì)方無人接聽，等鈴聲響了二、三下可掛電話

C.有時(shí)候上司過于繁忙，規(guī)定文秘人員編織一些“美麗的謊言”

D.對(duì)待投訴電話先安撫他，以友善的態(tài)度表達(dá)歉意，并告知一定立即調(diào)查此事

23.以下哪些標(biāo)準(zhǔn)不是文員分揀郵件應(yīng)當(dāng)遵守的？（C）。P66

A.按收件人姓名分揀B.按收件部門名稱分揀

C.按私人公務(wù)標(biāo)準(zhǔn)分揀D.按郵件重要性分揀

24.文員在拆郵件時(shí)，不對(duì)的的做法是（A）0P67

A.拿到信件后在桌子上磕幾下，然后用手撕開

B.應(yīng)當(dāng)把郵件提成最急件、次急件和普通件

C.經(jīng)授權(quán)閱看信件時(shí),應(yīng)把重點(diǎn)部分用紅筆劃出,提醒上司注意有關(guān)問題

D.在移交物品要打印一份清單,注明收到日期,請(qǐng)接受人員簽字,并保存好

25.文員假如誤拆了非本公司的信，應(yīng)當(dāng)（A）oP68

A.在信封上注明“誤拆”，寫上自己姓名的縮寫，并把信重新封好并退回去

B.在信封上注明“誤拆”，寫上自己姓名的縮寫，把信敞開并退回去

C.在信封上注明“誤拆”，把信重新封好并退回去

D.寫上“查無此人”，并把信重新封好退回去

26.郵件送到單位所租的信箱，由文員啟動(dòng)，取出郵件帶回辦公室，以下哪項(xiàng)事情與文員的工

作規(guī)定不一致？（D）。P65

A.天天開箱次數(shù)與郵局投遞次數(shù)一致

B.取出郵件立即返回辦公室

C.事先帶上包袋返回辦公室

D.應(yīng)提高辦事效率，把取郵件與其他事一起辦

27.郵件的寄發(fā)不要考慮以下哪個(gè)因素？（DP76

A.時(shí)間B.便利

C.經(jīng)濟(jì)D.愛好

28.文員打印寄往歐美國(guó)家的信封，收信人內(nèi)容的打印順序應(yīng)當(dāng)是（C）。P74

A.國(guó)名、地址、部門、姓名

B.姓名、地址，部門、國(guó)名

C.姓名、部門、地址、國(guó)名

D.姓名、國(guó)名、部門、地址

29.傳真機(jī)最佳用來傳送以下哪種郵件？（D）?P15

A.一般的圖紙B.機(jī)密文獻(xiàn)

C.很長(zhǎng)的文獻(xiàn)D.感謝信

30.以下關(guān)于握手的禮節(jié)，不對(duì)的的是（C）。P207

A.上級(jí)先伸手后，下級(jí)才干相握

B.一般社交場(chǎng)合握手不可太用力，但也不可漫不經(jīng)心用手指尖點(diǎn)一下

C.雙方有很多人時(shí),可以交叉握手

D.握手時(shí)應(yīng)上身稍前傾,雙目注視對(duì)方,微笑致意或問好

31.文員在解決信訪工作時(shí)，由收信人（單位）復(fù)信的情況是以下哪一種？（A）?P107

A.初次寫信,或有過激言行的

B.有過激言行或漫罵領(lǐng)導(dǎo)的匿名信

C.已做結(jié)案解決的

1）.沒有具體內(nèi)容的匿名信

32.文員從事信訪工作，在解決顧客或其別人的來信時(shí)，不應(yīng)（A）。P106

A.拆開后信紙?jiān)诤蟆⑿欧庠谇?，一并裝訂，有轉(zhuǎn)辦單的放在信紙前面一并裝訂

B.對(duì)寫信人的各項(xiàng)情況逐項(xiàng)登記

C.解決信件按照“分級(jí)負(fù)責(zé)、歸口辦理”原則，進(jìn)行轉(zhuǎn)辦、交辦或自辦

D.對(duì)問題復(fù)雜、調(diào)查解決的時(shí)間較長(zhǎng)的信件，應(yīng)復(fù)信作解釋和答復(fù)

33.在會(huì)議開始前和進(jìn)行過程中，文員的以下哪項(xiàng)活動(dòng)是不恰當(dāng)?shù)?？（C）oP131

A.協(xié)助簽到

B.分發(fā)資料

C.作會(huì)議記錄時(shí)離開會(huì)議室接聽電話

D.暫時(shí)保管與會(huì)者的物品

34.文員進(jìn)行會(huì)議的計(jì)劃和準(zhǔn)備時(shí)，不應(yīng)當(dāng)做的是（c）?P121

A.文員按照上司的指示，應(yīng)事先調(diào)查時(shí)間安排對(duì)參與者是否方便

B.什么日期、時(shí)間召開會(huì)議應(yīng)要考慮議題的緊急限度

C.會(huì)議場(chǎng)合的選擇，要根據(jù)會(huì)議時(shí)間長(zhǎng)短、花費(fèi)多少作決定P122

D.文秘人員必須配合會(huì)議議程，具體檢查各項(xiàng)工作

35.文員做會(huì)議記錄時(shí)，可以在會(huì)議記錄中（C）.P137

A.加入自己的主觀意見

B.不記錄議題

C.與發(fā)言者用詞不一致但意思完全一致

D.對(duì)所記內(nèi)容作評(píng)論

36.會(huì)議中有時(shí)有人會(huì)規(guī)定把他發(fā)言的一段不作記錄解決，這時(shí)文員應(yīng)（D）。P133

A.不理睬

B.不征求主持人意見，停止筆錄

C.征求主持人意見，停止筆錄,不關(guān)錄音機(jī)

D.征求主持人意見，停止筆錄，關(guān)錄音機(jī)

37.上司決定參與某個(gè)會(huì)議時(shí)，文員不應(yīng)當(dāng)（A）?P143

A.只在便箋上寫好會(huì)議名稱

B.除了送來的資料外，也必須收集其他上司有必要的資料

C.假如是第一次前往的公司外的地點(diǎn),要先了解場(chǎng)地情況和交通所花費(fèi)的時(shí)間

I）.和上司先充足溝通,避免在會(huì)議進(jìn)行中碰到電話聯(lián)系的不便

38.以下哪一種類型適合自由談話，或是收集創(chuàng)意的會(huì)議？（C）.P128

A.口字型B.教室型

C.圓桌型D.U字型

39.以下關(guān)于交互式電話會(huì)議的功能中，哪一項(xiàng)是不具有的？（A）?P60

A.審查功能B.保密功能

C.歡迎詞播放功能D.報(bào)數(shù)功能

40.有時(shí)應(yīng)上司規(guī)定，文員參與會(huì)見或會(huì)談，以下哪項(xiàng)內(nèi)容不是文員的任務(wù)？（B）P116

A.準(zhǔn)備資料B.發(fā)表意見

C.現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)D.會(huì)議或會(huì)談?dòng)涗?/p>

41.文員根據(jù)上司指示，向?qū)Ψ揭?guī)定約會(huì)時(shí)，以下哪種做法是錯(cuò)誤的？（D）oP171

A.假如用寫信的方式，在估計(jì)對(duì)方收到信后，再打電話確認(rèn)

B.告知你或上司的聯(lián)系電話，以便有變化時(shí)可立即告知

C.對(duì)方越忙越必須早一點(diǎn)聯(lián)絡(luò)

D.假如上司出差，可以在他回來的當(dāng)天安排約會(huì)

42.文員制作日程安排計(jì)劃表時(shí)，以下哪一種情況應(yīng)避免？（D）oP174

A.上司沒有通過文員而決定的日程安排計(jì)劃，也必須填寫在計(jì)劃表上

B.假如表上的空白處太少,可以使用速記符號(hào)或自己可以了解的簡(jiǎn)樸符號(hào)

C.制作日程安排計(jì)劃表時(shí),要留意上司改變思考的時(shí)間和路途上的時(shí)間

D.日程安排計(jì)劃筆記本假如已經(jīng)使用一年以上，可以廢棄

43.在某些情況下,文員在安排日程計(jì)劃表時(shí)也許獲得上司的完全信任,取決于兩點(diǎn)：一是掌

握足夠的知識(shí)，了解業(yè)務(wù)的輕重緩急；另一是具有（B）,pl65了解規(guī)定約會(huì)者的心理。

A.社交的能力B.說話的技巧

C.聽話的能力D.聽寫的能力

44.以下關(guān)于確認(rèn)上司日程安排計(jì)劃的行為中，哪一項(xiàng)是不適宜的？（A）。pl76

A.以電話方式?jīng)Q定面談或開會(huì)的重要預(yù)定計(jì)劃，不用再以書面形式確認(rèn)

B.上司和文員必須在周末核對(duì)下周的行動(dòng)計(jì)劃,天天早上核對(duì)當(dāng)天的行動(dòng)計(jì)劃

C.假如會(huì)議的主辦者是上司，就要確認(rèn)（至少在舉辦日的二、三天前）會(huì)議室

D.會(huì)議、面談所必須的文獻(xiàn)及資料，要在前一天就準(zhǔn)備好

45.文員應(yīng)當(dāng)為上司的商務(wù)旅行作許多準(zhǔn)備工作，以下哪一項(xiàng)是不適宜的？（B）。p182

A.準(zhǔn)備旅行計(jì)劃和旅館信息

B.代替上司制定約會(huì)計(jì)劃

C.為商務(wù)洽談收集資料

D.把上司商務(wù)旅行時(shí)需要帶的行李列出清單

46.以下關(guān)于預(yù)訂工作的行為中，哪一項(xiàng)是不適宜的？（D）。P189

A.與人聯(lián)系要記下對(duì)方姓名（同時(shí)告知你的姓名），需再打電話弄清疑點(diǎn)應(yīng)找同一

人

B.一方面要了解火車運(yùn)營(yíng)時(shí)間，上司對(duì)鋪位的規(guī)定

C.假如預(yù)訂需要有保證，應(yīng)事先申明，假如想取消預(yù)訂，也要在結(jié)帳之前打電話

D.不一定要弄到確認(rèn)旅館預(yù)訂的傳真或其他書面形式的證明

47.上司出差，文員預(yù)訂機(jī)票時(shí)，以下哪一種做法不對(duì)的？（D）oP188

A.一方面搞清楚上司想作什么樣的安排

B.辦理預(yù)訂飛機(jī)票手續(xù)之前材料要備齊

C.與人聯(lián)系時(shí)要記下對(duì)方姓名（同時(shí)告知你的姓名），如有疑點(diǎn),應(yīng)找同一個(gè)人

D.不必提前在取票前或出發(fā)前再用電話予以確認(rèn)

48.照料上司身邊瑣事的說法,哪一種是不對(duì)的的？（D）。P200

A.有更多的機(jī)會(huì)體會(huì)到文員在工作、知識(shí)、能力上的從屬性

B.到了用餐時(shí)間，上司仍有公事或正在與人談話，要運(yùn)用適當(dāng)時(shí)機(jī)提醒上司用餐

C.對(duì)上司的健康管理涉及防止、治療、病后調(diào)理各階段

D.應(yīng)酬需要更換衣服,這是上司個(gè)人的需要,不必給予協(xié)助

49.以下關(guān)于名片的使用方式，哪項(xiàng)是錯(cuò)誤的？（D）oP208

A.文員應(yīng)在任何時(shí)候、任何場(chǎng)合攜帶名片

B.向別人遞送名片時(shí)應(yīng)雙手摔交,將文字正面朝向?qū)Ψ?/p>

C.假如對(duì)方給你名片，而你恰好沒有帶在身邊,應(yīng)說明并表歉意

D.各自只能當(dāng)面遞送，寄去是不禮貌的

50.文員碰到對(duì)方遞送的名片上有較罕見的字，應(yīng)（D）。P208

A.不作聲，等無人時(shí)查字典

B.作判斷，用同偏旁的字音讀

C.不用讀，只稱呼姓即可

D.請(qǐng)教對(duì)方“可否請(qǐng)問一下,這個(gè)字怎么念？”

51.以下關(guān)于交際禮儀的舉止行為，哪一項(xiàng)是比較適宜的？（D）。P206

A.用后跟著地走路

B.正式場(chǎng)合,女性文員的雙腿可交疊翹成二郎腿

C.男性在任何場(chǎng)合都可戴著手套握手

D.穿著短裙的下蹲姿勢(shì)，應(yīng)跨前半步后腿虛跪，上身保持挺直，蹲下時(shí)慢悠悠地彎下腰

52.社交場(chǎng)合很講究順序禮儀，一般（B）。P206

A.以右為次B.以右為尊

C.以后為次D.以左為尊

53.當(dāng)文員獲知婚喪喜慶的消息后,一方面應(yīng)（DP210

A.向上司報(bào)告B.送禮

C.寫信D.查證消息的可靠性

54.文員協(xié)助舉行宴會(huì)時(shí)，不用考慮（D）。217

A.宴會(huì)的形式與氣氛B.交通是否方便

C.有無停車場(chǎng)I）.有無休息室

55.以下說明宴會(huì)的種類與形式的內(nèi)容,哪一項(xiàng)是對(duì)的的？（C）?P213

A.雞尾酒會(huì)一般以邀請(qǐng)夫婦同時(shí)出席為好

B.茶會(huì)對(duì)茶葉和茶具的選擇比較講究，一般在餐廳舉行

C.工作餐是非正式宴請(qǐng)形式，早、午、晚舉行均可

D.午宴一般不設(shè)固定席位，以便于客人社交

56.以下關(guān)于文員的宴會(huì)禮儀中，哪一項(xiàng)是對(duì)的的？（D）。P215

A.用叉、匙進(jìn)食時(shí)，將餐具的整體放人嘴里,或用舌頭去舔

B.站起身來在餐桌的另一邊夾取自己喜歡的食物

C.口內(nèi)具有食物與人說話

D.吃西餐時(shí)用左手把湯盤靠近自己一邊方向稍稍提起,再用湯匙輕輕由里向外舀去

57.以下餐巾的使用方法是對(duì)的的（C）?P214

A.半途離座，把餐巾放在椅子上

B.用來擦刀叉

C.用來擦嘴唇嘴角

D.塞入衣服領(lǐng)口里

59.以下文員應(yīng)遵守的參與宴會(huì)的禮儀中，哪一項(xiàng)是不適宜的？（C）0P215

A.應(yīng)選擇輕軟而富于光澤的衣料,用黑、紅、白等純色為宜

B.白天赴宴應(yīng)選用香味較濃的香水,夜晚則應(yīng)選用香味優(yōu)雅的香水

C.未用完一道萊時(shí),應(yīng)將刀叉平行排放在盤了上右側(cè)，叉尖向上，刀刃向內(nèi)

D.文員應(yīng)在上司之后與對(duì)方碰杯，碰杯時(shí)應(yīng)目視對(duì)方以示敬意

60.上司參與各種應(yīng)酬和會(huì)議，有時(shí)需要更換服裝，文員應(yīng)（A）。P200

A.告知上司家人把衣服送達(dá)

B.自己到上司家里去拿

C.讓上司自己去家里更換

D.去買新的服裝

61.以下關(guān)于說話的要領(lǐng)中，哪一項(xiàng)不適宜？（B）。P232

A.語(yǔ)句要簡(jiǎn)短

B.由過程先說

C.運(yùn)用反復(fù)的效果

D.說話時(shí)考慮時(shí)間、地點(diǎn)、場(chǎng)合、對(duì)象因素,使用模糊語(yǔ)言

62.接受忠告的對(duì)的反映是（DP241

A.以煩躁的傾聽B.盡量把責(zé)任推給別人

C.應(yīng)辯解說：“那是由于……”D.切勿感情用事

63.辦公室人員在社交活動(dòng)中應(yīng)如何選擇話題，哪些是屬于合適的話題？（A）。p242

A.有共同利益的話題B.夸耀自己的話題

C.保密的話題D.應(yīng)當(dāng)忌諱的話題

64.將同文多頁(yè)沿邊取齊后均勻錯(cuò)開，從首頁(yè)到末頁(yè)，在頁(yè)邊加蓋一完整公章，可以證明文

獻(xiàn)各頁(yè)的確是同時(shí)形成，以杜絕日后篡改之嫌疑，這是（A）。P247

A.騎邊章B.封存章

C.騎縫章D.證見章

65.值班人員不應(yīng)當(dāng)做以下哪類事情？（A）oP249

A.簽發(fā)文獻(xiàn)B.分發(fā)會(huì)議告知

C.詢問情況D.傳達(dá)指示

66.文員要做好檔案收集，應(yīng)當(dāng)收集的文書資料是（A）op264

A.下級(jí)單位報(bào)送的報(bào)告，記錄報(bào)表等

B.未經(jīng)簽發(fā)的文電草稿

C.單位內(nèi)部互相抄送的文獻(xiàn)材料

D.本單位負(fù)責(zé)人兼任外單位職務(wù)所形成的文獻(xiàn)材料

67.以本單位與外單位就某些問題的往來文書為標(biāo)準(zhǔn)立卷。如問函與復(fù)函等用（A）0P

267

A.按通訊者特性立卷B.按地區(qū)特性立卷

C.按文種特性立卷D.按作者特性立卷

68.文書立卷歸檔規(guī)定遵守一定的制度，涉及以下方面（B）。P265

A.歸檔內(nèi)容、歸檔時(shí)間、保密規(guī)定

B.歸檔范圍、歸檔時(shí)間、歸檔耍求

C.收集范圍、歸檔時(shí)間、管理制度

D.歸檔范圍、時(shí)間限度、歸檔材料規(guī)定

69.文書立卷的歸檔制度涉及三方面：歸檔范圍、（A）和歸檔規(guī)定。P265

A.歸檔時(shí)間B.歸檔憑證

C.歸檔模式D.歸檔歷史

二、判斷題

1.辦公室環(huán)境布置的目的之一是為了建立擋駕制度。（V）P6

2.辦公室的燈光照明要避開自然光，最佳用人工燈光。（X）p8

3.在陽(yáng)光明亮的教室和會(huì)議室內(nèi)使用投影機(jī)，效果不受影響。（X）p17

4.沒有兩位辦公室人員一天的工作內(nèi)容是完全相同的，但像核對(duì)文員的日記與上司的

日記的事項(xiàng)是否一致則是典型的工作。（V）

5.文員第一次做一項(xiàng)工作時(shí)應(yīng)當(dāng)快一些，假如錯(cuò)誤可以再做一遍。（X）p29

6.善于合作指每一個(gè)文秘人員都要謙虛、謹(jǐn)慎，對(duì)同事尊重和理解，即不能違反同事

的意愿。（X）

7.文員對(duì)支票管理要謹(jǐn)慎,支票簿與印章應(yīng)當(dāng)一同鎖入抽屜。（X）

8.文秘人員對(duì)上司支票往來管理要謹(jǐn)慎小心，支票簿與印章應(yīng)當(dāng)一起收藏，以避免被盜

用冒領(lǐng)。（X）

9.文員傳達(dá)上司信息時(shí)，可以把上司的話語(yǔ)加多或減少，以個(gè)人的口吻來轉(zhuǎn)達(dá)。

（X）

10.文員代替