食品廠檔案資料管理制度

食品廠檔案資料管理制度食品廠檔案資料管理制度食品廠檔案資料管理制度食品廠檔案資料管理制度目的為規(guī)范企業(yè)檔案資料管理，增強(qiáng)企業(yè)檔案資料的合用性和有效性，特制定本制度。2、合用范圍本制度合用于企業(yè)各部門及全體職工。3、歸檔范圍五江輕化企業(yè)企業(yè)來(lái)文、各兄弟子企業(yè)來(lái)函來(lái)文、企業(yè)自覺文件、中央省市各黨政機(jī)關(guān)來(lái)文、各樣證書、企業(yè)規(guī)劃、年度計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)資料、財(cái)務(wù)審計(jì)資料、會(huì)計(jì)憑據(jù)及各樣報(bào)表、賬簿、勞動(dòng)薪水、經(jīng)營(yíng)情況、績(jī)效核查、人事檔案、會(huì)議紀(jì)錄、決定、委托書、協(xié)議合同、項(xiàng)目資料、上報(bào)資料及其他擁有保留價(jià)值的文書資料。4、資料的收集與整理4.1企業(yè)企業(yè)來(lái)文、各兄弟子企業(yè)來(lái)文、中央省市各級(jí)黨政機(jī)關(guān)來(lái)文、企業(yè)自覺文件、人事檔案、各樣證書原件、企業(yè)規(guī)劃、年度計(jì)劃、承包責(zé)任狀、會(huì)議記錄、決定、委托書、協(xié)議合同、績(jī)效核查資料等由綜合部負(fù)責(zé)收集整理和保管。4.2企業(yè)財(cái)務(wù)審計(jì)、會(huì)計(jì)憑據(jù)及各樣報(bào)表、賬簿、勞動(dòng)薪水、經(jīng)營(yíng)情況等資料由財(cái)務(wù)部專人整理保留。4.3其他各部門資料由部門指派專人保留。4.4企業(yè)的全部資料推行“年度歸檔”制度，即每年的十二月為企業(yè)檔案資料歸檔期。4.5在檔案資料歸檔期，由綜合部檔案管理員分別向公司各部門收集應(yīng)當(dāng)歸檔的原始資料。企業(yè)各部門主管應(yīng)積極配合與支持。4.6各部門在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的擁有保留價(jià)值的文件、資料，由各部門兼職的檔案管理員負(fù)責(zé)將其中已辦完的文件、資料每季整理后送綜合部，由企業(yè)檔案管理員負(fù)責(zé)實(shí)時(shí)歸檔。4.6檔案管理員應(yīng)依照檔案的種類分類歸檔整理。5、資料的分類與歸檔5.1企業(yè)檔案資料的分類企業(yè)法律文件：包括企業(yè)章程、贊同證書、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、驗(yàn)資報(bào)告、審計(jì)報(bào)告、組織機(jī)構(gòu)代碼證、銀行貸款贊同證、食品生產(chǎn)贊同證、商品條碼證等。企業(yè)董事會(huì)文件：董事會(huì)組成、股本組成、董事會(huì)決策、紀(jì)要等。企業(yè)企業(yè)來(lái)文：企業(yè)企業(yè)編號(hào)文件及各樣資料。各黨政機(jī)關(guān)來(lái)文：中央至地方各黨政機(jī)關(guān)、集體編號(hào)文件及各樣資料。企業(yè)管理制度：企業(yè)營(yíng)運(yùn)、行政、財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)管理制度、文本、流程。企業(yè)財(cái)務(wù)資料：各樣總分賬冊(cè)、報(bào)表、票據(jù)、憑賬、報(bào)告等。企業(yè)人事薪水：人事構(gòu)造、錄取核查文件、薪水構(gòu)造、薪水表、獎(jiǎng)金計(jì)劃及分派記錄、績(jī)效核查制度、保險(xiǎn)計(jì)劃及記錄、《勞動(dòng)合同》等。企業(yè)經(jīng)營(yíng)策略規(guī)劃：客戶需求分析、市場(chǎng)分析、各樣檢查分析、營(yíng)銷策略、公關(guān)網(wǎng)絡(luò)、推行計(jì)劃等。企業(yè)客戶名冊(cè)：客戶名冊(cè)、服務(wù)合同、協(xié)議、策略結(jié)盟協(xié)議、客戶拓展、訪談名冊(cè)及記錄等。企業(yè)業(yè)務(wù)文件：企業(yè)各項(xiàng)對(duì)外服務(wù)的內(nèi)部管理制度、流程、文本及有關(guān)方法培訓(xùn)資料、報(bào)價(jià)系統(tǒng)等。企業(yè)客戶服務(wù)文件：服務(wù)過(guò)程中與客戶交流產(chǎn)生的來(lái)往傳真、來(lái)往函、建議書、分析稿本、檢查稿本、客戶供給的資料等。企業(yè)客戶檔案：已了案客戶的完滿檔案，包括客戶服務(wù)資料及企業(yè)各自服務(wù)文本、方案、策劃、設(shè)計(jì)成就等。企業(yè)供給商名冊(cè)：合格供給商名單、供給商生產(chǎn)資質(zhì)證明資料、大宗原輔資料出廠合格證明等。采買合同、協(xié)議，各供給商考評(píng)資料。企業(yè)專業(yè)資料：企業(yè)收集的各樣業(yè)務(wù)文本、流程、制度、企劃書、顧問(wèn)服務(wù)理論、方法、同業(yè)服務(wù)成就、各樣行業(yè)資料、企業(yè)由政府主管部門獲取及購(gòu)置的政策法規(guī)、企業(yè)各樣剪報(bào)等。項(xiàng)目部各項(xiàng)目申報(bào)資料：申請(qǐng)報(bào)告或請(qǐng)示、可行性研究報(bào)告、初步設(shè)計(jì)文件、推行方案、查收?qǐng)?bào)告及查收資料、各樣有關(guān)項(xiàng)目批復(fù)文件等。企業(yè)平時(shí)行政文件，包括通知、備忘錄、報(bào)告、批復(fù)、外來(lái)文件函等。企業(yè)宣傳資料：企業(yè)對(duì)外宣傳廣告用之企業(yè)介紹、業(yè)務(wù)介紹、互聯(lián)網(wǎng)主頁(yè)介紹等。5.2企業(yè)檔案資料的歸檔歸檔的文件原則上必定是原件，不是原件的必定作初版面說(shuō)明。歸檔的文件資料，應(yīng)依照文件的內(nèi)容分類歸檔。在一個(gè)文件卷內(nèi)要按文件形成的時(shí)間系統(tǒng)進(jìn)行排列。模卷標(biāo)題要簡(jiǎn)潔正確，整理好的模卷要確定模卷的保留限時(shí)，原則上分為長(zhǎng)久、長(zhǎng)久（15年以上）、短期（15年以下）三種。按歸檔要求進(jìn)行裝訂、編號(hào)、填寫卷內(nèi)目錄備查表。全部模卷組成后，要對(duì)模卷作一致排列并編寫檔號(hào)，爾后逐卷登記，填寫模卷目錄，以備查問(wèn)。檔案資料的借閱6.1借閱檔案要執(zhí)行借閱手續(xù)，總經(jīng)理、副總經(jīng)理、綜合部部長(zhǎng)借閱非密級(jí)檔案可直接經(jīng)過(guò)檔案管理員辦理借閱手續(xù)。因工作需要，企業(yè)的其他人員需借閱非密級(jí)檔案時(shí)，由部門領(lǐng)導(dǎo)辦理《借閱檔案申請(qǐng)表》送綜合部部長(zhǎng)核批。密級(jí)檔案的借閱必定由總經(jīng)理核批。6.2借閱時(shí)間，一般檔案最長(zhǎng)不高出5天，密級(jí)檔案最長(zhǎng)不高出2天。6.3檔案借閱者必定做到：愛惜檔案，保持齊整，嚴(yán)禁涂改。6.3.2注意安全保密，嚴(yán)禁私自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、扔掉。借檔人確因工作原因需要復(fù)印或摘抄文件，非密級(jí)文件需經(jīng)綜合部部長(zhǎng)贊同，密級(jí)文件需經(jīng)企業(yè)總經(jīng)理贊同。檔案的銷毀7.1企業(yè)任何個(gè)人或部門非經(jīng)贊同不得銷毀企業(yè)檔案資料。7.2當(dāng)某些檔案到了銷毀期時(shí)，由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷毀審批表》交綜合部部長(zhǎng)審察經(jīng)總經(jīng)理贊同后執(zhí)行。7.3凡屬于密級(jí)的檔案資料必定由總經(jīng)理贊同方可銷毀；一般的檔案資料，由綜合部部長(zhǎng)贊同后方可銷毀。7.4經(jīng)贊同銷毀的企業(yè)檔案，檔案管理員須仔細(xì)查對(duì)，將贊同的《企業(yè)檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永遠(yuǎn)保留。7.5在銷毀企業(yè)檔案資料時(shí)，必定由總經(jīng)理或綜合部部長(zhǎng)指定專人監(jiān)察銷毀。違規(guī)辦理8.1該實(shí)時(shí)歸檔的資料，未實(shí)時(shí)歸檔每次扣5元；8.2檔案未按要求進(jìn)行裝訂、編號(hào)、填寫卷內(nèi)目錄備查表每份扣5元；8.3借閱檔案未執(zhí)行借閱手續(xù)，每次扣5元；8.4未按要求進(jìn)行安全保密，私自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借每次扣50元；扔掉每份扣100元；8.5成心泄露企業(yè)機(jī)密的罰款1000元，并補(bǔ)償由此造成