檔案管理系統(tǒng)的分析與設(shè)計(jì)

檔案管理系統(tǒng)的分析與設(shè)計(jì)近年來，隨著企業(yè)彼此間的競爭日趨激烈，信息技術(shù)在企業(yè)的發(fā)展中占據(jù)著越來越重要的地位。在企業(yè)的運(yùn)輸生產(chǎn)中，檔案已成為企業(yè)運(yùn)輸經(jīng)營中不可或缺的一部分，為管理者進(jìn)行管理決策和進(jìn)行各種經(jīng)營活動(dòng)提供了重要的依據(jù)，在運(yùn)輸生產(chǎn)中發(fā)揮了越來越重要的作用。檔案管理系統(tǒng)是一個(gè)企業(yè)單位不可缺少的部分，它的內(nèi)容對(duì)于企業(yè)的決策者和管理者來說都至關(guān)重要，所以檔案管理系統(tǒng)能夠?yàn)橛脩籼峁┏渥愕男畔⒑涂旖莸牟樵兪侄?。用VisualBasic構(gòu)建的檔案管理系統(tǒng)，能實(shí)現(xiàn)檔案的錄入、修改、查找、刪除、統(tǒng)計(jì)、查詢、預(yù)覽、編輯、打印、打印預(yù)覽、取消、刷新、視圖、系統(tǒng)維護(hù)、幫助等功能，此外，在程序中還設(shè)計(jì)了用戶登陸，并設(shè)定了密碼，以確保本系統(tǒng)應(yīng)用的安全性。本管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)合理、界面美觀、操作方便、運(yùn)行穩(wěn)定、功能完備，為進(jìn)行現(xiàn)代化的檔案管理工作起到了重要作用，具有較高的實(shí)用價(jià)值。目標(biāo)分析和方案確定檔案管理系統(tǒng)是一個(gè)企業(yè)單位不可缺少的部分，它的內(nèi)容對(duì)于企業(yè)的決策者和管理者來說都至關(guān)重要，所以檔案管理系統(tǒng)應(yīng)該能夠?yàn)橛脩籼峁┏渥愕男畔⒑涂旖莸牟樵兪侄?。但一直以來人們使用傳統(tǒng)人工的方式管理文件檔案，這種管理方式存在著許多缺點(diǎn)，如:效率低、保密性差，另外時(shí)間一長，將產(chǎn)生大量的文件和數(shù)據(jù)，這對(duì)于查找、更新和維護(hù)都帶來了不少的困難。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷提高，計(jì)算機(jī)科學(xué)日漸成熟，其強(qiáng)大的功能已為人們深刻認(rèn)識(shí)，它已進(jìn)入人類社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域并發(fā)揮著越來越重要的作用。今天，計(jì)算機(jī)的價(jià)格已經(jīng)十分低廉，性能卻有了長足的進(jìn)步。它已經(jīng)被應(yīng)用于許多領(lǐng)域，計(jì)算機(jī)之所以如此流行的原因主要有以下幾個(gè)方面：首先，計(jì)算機(jī)可以代替人工進(jìn)行許多繁雜的勞動(dòng)；其次，計(jì)算機(jī)可以節(jié)省許多資源；第三，計(jì)算機(jī)可以大大的提高人們的工作效率；第四，計(jì)算機(jī)可以使敏感文檔更加安全，等等。

在企業(yè)中用計(jì)算機(jī)管理檔案的意義：現(xiàn)在，有很多企業(yè)的檔案管理水平還停留在紙介質(zhì)的基礎(chǔ)上，這樣的機(jī)制已經(jīng)不能適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，因?yàn)樗速M(fèi)了許多人力和物力，在信息時(shí)代這種傳統(tǒng)的管理方法必然被計(jì)算機(jī)為基礎(chǔ)的信息管理所取代。作為計(jì)算機(jī)應(yīng)用的一部分，使用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案信息進(jìn)行管理，具有著手工管理所無法比擬的優(yōu)點(diǎn)。例如:檢索迅速、查找方便、可靠性高、存儲(chǔ)量大、保密性好、壽命長、成本低等。這些優(yōu)點(diǎn)能夠極大地提高學(xué)生檔案管理的效率，也是企業(yè)的科學(xué)化、正規(guī)化管理，與世界接軌的重要條件。

VisualBasic簡單易學(xué)且功能豐富，是廣泛應(yīng)用的變成語言之一，它的發(fā)展為編程人員提供了更廣泛的空間。為能夠迎合轉(zhuǎn)變快速的信息技術(shù)，越來越多的企業(yè)傾向于分布式的管理需求，提供分布式主從結(jié)構(gòu)環(huán)境的MicrosoftSQLServer便成為相當(dāng)重要的核心角色，這個(gè)數(shù)據(jù)庫服務(wù)器運(yùn)用了關(guān)系數(shù)據(jù)庫的技術(shù)，同時(shí)考慮到高效率數(shù)據(jù)庫管理的需求，借助標(biāo)準(zhǔn)化的訪問環(huán)境，提高了和前端應(yīng)用環(huán)境輕松集成的能力，以適應(yīng)各種企業(yè)組織在不同環(huán)境下的操作需求。作為前端應(yīng)用程序開發(fā)環(huán)境的VisualBasic6.0，在數(shù)據(jù)來源的維護(hù)、數(shù)據(jù)訪問技術(shù)、國際網(wǎng)絡(luò)和企業(yè)內(nèi)部Intranet應(yīng)用程序等功能方面都有其獨(dú)到、先進(jìn)之處。

我作為一個(gè)計(jì)算機(jī)應(yīng)用專業(yè)的專科生，希望在這方面有所貢獻(xiàn)。我希望能用我所學(xué)的VisualBasic6.0編制出一個(gè)實(shí)用的程序來對(duì)企業(yè)的檔案進(jìn)行更有效、快捷、方便的管理，因此，我充分運(yùn)用VisualBasic進(jìn)行了這套檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)。二、開發(fā)檔案管理系統(tǒng)的基本思路1、編程環(huán)境的選擇微軟公司的VisualBasic6.0是Windows應(yīng)用程序開發(fā)工具，使目前最為廣泛的、易學(xué)易用的面向?qū)ο蟮拈_發(fā)工具。VisualBasic提供了大量的控件，這些控件可用于設(shè)計(jì)界面和實(shí)現(xiàn)各種功能，減少了編程人員的工作量，也簡化了界面設(shè)計(jì)過程，從而有效的提高了應(yīng)用程序的運(yùn)行效率和可靠性。故而，實(shí)現(xiàn)本系統(tǒng)VB是一個(gè)相對(duì)較好的選擇。2、關(guān)系型數(shù)據(jù)庫的實(shí)現(xiàn)Access2000就是關(guān)系數(shù)據(jù)庫開發(fā)工具，數(shù)據(jù)庫能匯集各種信息以供查詢、存儲(chǔ)和檢索。Access的優(yōu)點(diǎn)在于它能使用數(shù)據(jù)表示圖或自定義窗體收集信息。數(shù)據(jù)表示圖提供了一種類似于Excel的電子表格，可以使數(shù)據(jù)庫一目了然。另外，Access允許創(chuàng)建自定義報(bào)表用于打印或輸出數(shù)據(jù)庫中的信息。Access也提供了數(shù)據(jù)存儲(chǔ)庫，可以使用桌面數(shù)據(jù)庫文件把數(shù)據(jù)庫文件置于網(wǎng)絡(luò)文件服務(wù)器，與其他網(wǎng)絡(luò)用戶共享數(shù)據(jù)庫。Access是一種關(guān)系數(shù)據(jù)庫工具，關(guān)系數(shù)據(jù)庫是已開發(fā)的最通用的數(shù)據(jù)庫之一。如上所述，Access作為關(guān)系數(shù)據(jù)庫開發(fā)具備了許多優(yōu)點(diǎn)，可以在一個(gè)數(shù)據(jù)包中同時(shí)擁有桌面數(shù)據(jù)庫的便利和關(guān)系數(shù)據(jù)庫的強(qiáng)大功能。3、二者的結(jié)合（DBA）微軟的JET數(shù)據(jù)庫引擎提供了與數(shù)據(jù)庫打交道的途徑，我們是通過它以及VisualBasic來訪問數(shù)據(jù)庫并對(duì)其進(jìn)行各種操作。VisualBasic、Access以及其他微軟的軟件產(chǎn)品都是通過共用JET數(shù)據(jù)庫引擎，從而給用戶提供了豐富的數(shù)據(jù)類型。DATA控件在數(shù)據(jù)庫中的信息與將信息顯示給用戶看的VisualBasic程序之間架起了一座橋梁。我們可以設(shè)置DATA控件的各個(gè)屬性，告訴它要調(diào)用那個(gè)數(shù)據(jù)庫的哪個(gè)部分。缺省情況下，DATA控件根據(jù)數(shù)據(jù)庫中的一個(gè)或多個(gè)數(shù)據(jù)表建立一個(gè)dynaset-type（動(dòng)態(tài)集合）類型的記錄集合。一個(gè)記錄集合是動(dòng)態(tài)的也就意味著，當(dāng)原來的數(shù)據(jù)表中的容改變了以后，該記錄集合中的記錄也會(huì)隨之改變。DATA控件還提供了用來瀏覽不同記錄的各種跳轉(zhuǎn)按鈕。將DATA控件放置在窗體中之后，我們還必須在該控件與要處理的數(shù)據(jù)庫之間建立聯(lián)系。三、使用Access2000實(shí)現(xiàn)關(guān)系型數(shù)據(jù)庫1、數(shù)據(jù)庫的概念數(shù)據(jù)庫是一種存儲(chǔ)數(shù)據(jù)并對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行操作的工具。數(shù)據(jù)庫的作用在于組織和表達(dá)信息，簡而言之，數(shù)據(jù)庫就是信息集合。計(jì)算機(jī)的數(shù)據(jù)庫可以分為兩類：非關(guān)系數(shù)據(jù)庫（flat-file）和關(guān)系數(shù)據(jù)庫（relational）。關(guān)系數(shù)據(jù)庫中包含了多個(gè)數(shù)據(jù)表的信息，數(shù)據(jù)庫含有各個(gè)不同部分的術(shù)語，象記錄、域等。2、新建一個(gè)數(shù)據(jù)庫創(chuàng)建任何一個(gè)數(shù)據(jù)庫的第一步是仔細(xì)的規(guī)劃數(shù)據(jù)庫，設(shè)計(jì)必須是靈活的、有邏輯的。創(chuàng)建一個(gè)數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)的過程被認(rèn)為是數(shù)據(jù)模型設(shè)計(jì)。1）標(biāo)識(shí)需要的數(shù)據(jù)；2）收集被標(biāo)識(shí)的字段到表中；3）標(biāo)識(shí)主關(guān)鍵字字段；4）繪制一個(gè)簡單的數(shù)據(jù)圖表；5）規(guī)范數(shù)據(jù)；6）標(biāo)識(shí)指定字段的信息；7）創(chuàng)建物理表。3、修改已建的數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)庫的修改分為：添加、編輯和刪除記錄。這三種操作均可由VisualBasic創(chuàng)建的程序來完成，下面的章節(jié)將詳細(xì)描述實(shí)現(xiàn)的具體方法。四、系統(tǒng)總體設(shè)計(jì)根據(jù)設(shè)計(jì)方案，本系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)框圖為（如下所示）：本系統(tǒng)所實(shí)現(xiàn)的主要功能為：可以進(jìn)行文本操作；錄入一個(gè)數(shù)據(jù)庫項(xiàng)目；修改一個(gè)數(shù)據(jù)庫項(xiàng)目；查找一個(gè)數(shù)據(jù)庫信息；刪除一個(gè)數(shù)據(jù)庫信息；統(tǒng)計(jì)一個(gè)數(shù)據(jù)庫信息；查詢一個(gè)數(shù)據(jù)庫信息；預(yù)覽一個(gè)數(shù)據(jù)庫信息；編輯一個(gè)數(shù)據(jù)庫信息；打印一個(gè)數(shù)據(jù)庫信息；打印預(yù)覽一個(gè)數(shù)據(jù)庫信息；刷新一個(gè)數(shù)據(jù)庫信息；取消一個(gè)數(shù)據(jù)庫信息。數(shù)據(jù)打印根據(jù)實(shí)際數(shù)據(jù)操作流程，本城西數(shù)據(jù)的ER圖為（根據(jù)數(shù)據(jù)流程勾畫，下圖為示意圖）：數(shù)據(jù)打印檔案數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)錄入數(shù)據(jù)修改、查詢用戶登錄→檔案的錄入→檔案的修改和查詢檔案數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)錄入數(shù)據(jù)修改、查詢本系統(tǒng)所采用的數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)：數(shù)據(jù)表：檔案表、用戶表。根據(jù)系統(tǒng)的需要，檔案表采用字段結(jié)構(gòu)為：編號(hào)標(biāo)題發(fā)文部門發(fā)文號(hào)內(nèi)容發(fā)文日期字段類型自動(dòng)編號(hào)字符字符字符備注日期是否索引是否否否否否登錄表結(jié)構(gòu)為：編號(hào)用戶名密碼五、分模塊設(shè)計(jì)7.1、檔案的系統(tǒng)維護(hù)：為提高系統(tǒng)的安全性，防止非法用戶進(jìn)入本系統(tǒng)，本系統(tǒng)設(shè)有用戶登陸界面，并設(shè)立密碼，合法用戶可以在系統(tǒng)維護(hù)里面的用戶修改里面自行設(shè)立用戶名和密碼，系統(tǒng)默認(rèn)用戶名為“admin”，密碼為“1234”。系統(tǒng)的用戶密碼更改界面如下：Edit.frmDimdbAsConnectionDimrsAsRecordsetPrivateSubCommand1_Click()OnErrorGoToerIfrs.State=adStateOpenThenrs.Closers.Open"登錄",db,1,3rs("用戶名")=Text1.Textrs("密碼")=Text2.Textrs.Update'rs.CloseMsgBox"修改成功！",vbOKOnly+vbExclamationUnloadMeExitSuber:MsgBox"有錯(cuò)誤產(chǎn)生！",vbOKOnly+vbExclamationEndSubPrivateSubCommand2_Click()UnloadMeEndSubPrivateSubForm_Load()Text1.Text=login.userText2.Text=login.passwordSetdb=NewConnectiondb.CursorLocation=adUseClientdb.Open"PROVIDER=Microsof