【大學】公文時效管制VS 電子公文系統(tǒng)

公文時效管制VS.

電子公文系統(tǒng)編輯ppt本校公文時效管制發(fā)展歷程76年7月依教育部臺秘字第28633號函規(guī)定，開始實施公文時效管制。由文書組每月製作未歸檔清冊進行稽催，並將稽催成果報部核備。95年4月，因公文系統(tǒng)未具備稽催功能，故暫?；?。98年3月由本校電子公文系統(tǒng)自動發(fā)電子郵件進行通知。98年7月依教育部函轉(zhuǎn)行政院研究發(fā)展考核委員會會管字第0982360528號函辦理。為加強培養(yǎng)機關、學校各級人員文書流程管理正確觀念，建立公文檢核制度及實施定期或不定期檢核，以提高公文處理品質(zhì)。99年3月由文書組配合本校電子公文系統(tǒng)就逾期未結(jié)案公文進行電話催辦。99年5月21日第17次行政會議通過「國立交通大學公文時效管制作業(yè)要點」。99年8月18日舉辦「國立交通大學公文時效管制作業(yè)要點」實施說明會。99年8月～12月底，為試辦期間。100年1月份開始，正式實施。文書組於每月中旬製作各項統(tǒng)計報表提供秘書室於行政會議中報告本校公文時效管理實施成果。編輯ppt如何利用電子公文系統(tǒng)控管公文流程編輯ppt承辦人『個人資訊』建立電子郵件帳號

『承辦未結(jié)案件』公文流程控管1，2『待處理公文』申請改分

『承辦未結(jié)案件』申請展期

『代理設定』請假前，務必要設定職務代理人

『公文查詢』或『舊檔查詢』申請調(diào)閱編輯ppt單位登記桌『個人資訊』建立電子郵件帳號

『待處理公文』對於來文、會辦公文，應即時分送承辦人非本單位之公文，應即時提請改分

『單位未結(jié)案件』對逾處理時限之公文，查催承辦人及提報單位主管

『第三類公文』之E-mail通知轉(zhuǎn)寄第三類公文予單位內(nèi)業(yè)務相關人員『代理設定』請假前，務必設定職務代理人編輯ppt主管

『個人資訊』建立電子郵件帳號

『單位未結(jié)案件』主動督導承辦人，依限處理公文

『待處理公文』審核或核定公文展期申請、公文改分申請指導公文處理原則及方法或適當調(diào)配人力

『代理設定』落實職務代理制度編輯ppt公文處理期限（一）編輯ppt公文處理時限（二）編輯ppt公文處理時限（三）編輯ppt申請改分1，2

操作步驟點選『待處理公文』點選改分申請?zhí)顚懜姆衷颍瑑Υ嬷链幚砉模c選改分申請單，核章後送出行政流程第一次改分：申請人→單位主管→一級單位主管第二次改分：申請人→單位主管→一級單位主管→校長或授權代理人公文申請改分時，應及時提出，以免耽誤公文處理時效為免耽誤公文處理時效，經(jīng)第二次改分之承辦單位不得拒絕辦理編輯ppt申請展期，1，2

操作步驟點選『承辦未結(jié)案件』點選展期申請?zhí)顚懻蛊谠蚣邦A訂展期天數(shù)後，儲存（產(chǎn)出展期單序號）至待處理公文，點選展期申請單，核章送出行政流程10天以下：申請人→單位主管10天～30天：調(diào)閱申請人→單位主管→一級單位主管30天以上：調(diào)閱申請人→單位主管→一級單位主管→校長或授權代理人注意：申請展期應於辦理期限內(nèi)提出，且只限二次，承辦人應審慎填寫須展期之期限編輯ppt申請調(diào)閱1，2操作程序點選『公文查詢』或『舊檔查詢』進行查詢點選公文文號提出調(diào)閱申請、儲存（產(chǎn)出調(diào)卷單序號）至『待處理公文』點出此調(diào)閱申請單，核章、儲存、送出調(diào)閱流程公文影像檔：調(diào)閱申請人→單位主管→業(yè)務單位主管→申請人紙本公文：申請人→單位主管→業(yè)務單位主管→檔管人員→調(diào)閱申請人紙本調(diào)閱期間為15天，即須還卷。逾期時，系統(tǒng)將會自動發(fā)送稽催還卷通知。編輯ppt

報表功能編輯ppt承辦人報表（個人）個人承辦案件清冊承辦人歸檔送件清單公文時效統(tǒng)計明細表逾期未結(jié)案稽催單已結(jié)案未送歸檔清單編輯ppt單位登記桌報表（單位內(nèi)人員）個人承辦案件清冊年度單位承辦／會辦統(tǒng)計表公文時效統(tǒng)計明細表逾期未結(jié)案稽催單已結(jié)案未送歸檔清單編輯ppt主管報表（單位內(nèi)人員）個人承辦案件清冊年度單位承辦／會辦統(tǒng)計表公文時效統(tǒng)計明細表逾期未結(jié)案稽催單已結(jié)案未送歸檔清單公文使用天數(shù)明細表編輯ppt稽催人員報表（全校各單位及個人）個人承辦案件清冊年度單位承辦／會辦統(tǒng)計表案件流程紀錄表公文時效統(tǒng)計表逾期未結(jié)案稽催單未結(jié)案件明細表已結(jié)案未送歸檔清單公文時效統(tǒng)計明細表展期公文清單公文使用天數(shù)明細表稽催統(tǒng)計表編輯ppt常見的問題編輯ppt影響公文處理時效因素（一）沒有接到電子郵件通知應儘速於個人資訊中建置電子郵件帳號未注意各類別公文之處理期限（0990010637）接到公文時，應先瀏覽卷宗資訊中之限辦日期非本單位公文，逕自積壓，而未及時提出改分申請，影響公文處理時效對於收文人員分送之公文，應及時確認。若確非本單位公文，應及時提出改分申請未依處理期限落實公文時效管制對於無法於規(guī)定期限內(nèi)辦結(jié)之公文，應先提出展期申請或簽請同意設定為專案管制案件誤以為公文處理期限僅指承辦人之處理期限，導致延誤各項處理期限係包括收文（創(chuàng)稿）、分文、（交辦）、擬辦、陳核、批示、擬稿、會稿、核稿、判行、繕打、校對、用印、發(fā)文、結(jié)案歸檔等全部作業(yè)的時間會辦單位太多，影響公文處理時效『建議以分會方式處理』編輯ppt影響公文處理時效因素（二）主管未蓋決行章戳，導致無法歸檔，而影響公文處理時效建議承辦人送歸檔或送發(fā)文前，應先審視主管核章結(jié)果，以免被退件附件不全，導致被退件，而影響公文處理時效（0990007659）『應於送出前先行確認附件是否齊全』附件不須歸檔未註明，導致被退件，而影響公文處理時效依檔案點收規(guī)定：附件皆應歸檔。唯若附件確不隨文歸檔，應核章註明，並經(jīng)主管批準案情複雜，會核單位認為應再敘明而遭退件『建議承辦人先行與會辦單位協(xié)商後，再送出』承辦人（單位登記桌）請假、出差時，未設定職務代理人，公文有問題時，無代理人代為處理，而致影響公文處理時效（0990010805）請於請假、出差前，於代理設定中，設定職務代理人主管請假、出差時，未設定代理人，導致公文無人批核請主管於請假、出差前於代理設定中，設定職務代理人編輯ppt公文處理常見問題已決行的公文沒有送歸檔已決行的公文（收、發(fā)文）務必送文書組歸檔簽可選擇送歸檔或單位自存單位發(fā)文亦須送單位自存承辦人已離職的公文沒有人代送歸檔承辦人離職時，應由該單位之人事管理人員或主管在公文系統(tǒng)中進行移文作業(yè)，再由接辦人代送歸檔需先經(jīng)校內(nèi)教評會等其它會議決議後，才能簽辦

須辦理展期申請來文機關提供的附件或來文內(nèi)容有誤，需待來文機關補送後才能簽辦

須辦理展期申請簽辦單及簽送歸檔之前，誤按清稿，以致清稿前的核章不見了已決行的簽辦單及簽不須發(fā)文，所以不須清稿才送文書組歸檔（0990007943

、(1)）編輯ppt不應歸檔之附件現(xiàn)金、有價證券及其他貴重物品。司法訴訟有關物證。流質(zhì)、氣體、易燃品、管制物品或其他危及人身與公共安全之物品。易變質(zhì)而不適長期保存之物品。編輯ppt不須歸檔之附件發(fā)文方面：計畫期中、期末報告；計畫申請書；計畫成果報告書；教授、研究生回國報告書；教授、研究生出國申請書及申請經(jīng)費補助。2.收文方面：教授、研究生申請參加會議、研討會之原件退回者(未獲補助者)贈閱書籍、月刊等。除上述原因外，附件不歸檔時，須於核章時加註：「附件留存承辦人處備查，擬不送歸檔」、或「附件隨文寄出，擬不送歸檔」，經(jīng)權責長官批核。編輯ppt應退還承辦人補正之歸檔案件案件或其附件不全，或附件未經(jīng)簽準而抽存者。案件污損或內(nèi)容不清楚者。案件未經(jīng)批準或漏判、漏印、漏發(fā)、漏會者。案件未編列文號或文號有誤者。案件未填註保存年限或分類號者。案件未依規(guī)定編寫頁碼或頁碼編寫有誤者。案件未依規(guī)定蓋騎縫章或職名章者。樣張或已作廢之契約憑證等文件，有漏蓋「樣張」或「註銷」字樣者。案件與歸檔清單之登載不符者。案件未能以原件歸檔，且未經(jīng)簽奉權責長官核準者。未辦畢案件不得先行歸檔。前項所稱之補正，應由承辦