行政物資管理辦法行政物資申請(qǐng)、采購(gòu)、領(lǐng)用的管理制度

精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔行政物資管理辦法總則第一條為使公司行政物資管理更加合理化，進(jìn)一步提高各級(jí)管理人員的工作效率，合理節(jié)約開(kāi)支，特制訂本管理辦法，此管理辦法的執(zhí)行部門(mén)為集團(tuán)公司行政部。第二章行政物資分類(lèi)第二條行政物資分為低值易耗品、管制品、個(gè)人保管物品、公共實(shí)物資產(chǎn)。1、低值易耗品：鉛筆、橡皮擦、文稿紙、訂書(shū)釘、膠水、印泥油、復(fù)寫(xiě)紙等凡用后不會(huì)留下實(shí)物的易耗品；2、管制品：碳粉、簽字筆、圓珠筆、筆芯、訂書(shū)機(jī)、電池、打洞機(jī)、剪刀、美工刀、文件夾、計(jì)算器等凡用后可留下實(shí)物，需以舊換新的物品；3、個(gè)人保管物品：個(gè)人使用保管的三百元以上的物品如：臺(tái)式電腦、手提電腦、照相機(jī)、望遠(yuǎn)鏡、對(duì)講機(jī)等物品；4、公共實(shí)物資產(chǎn)：物資價(jià)格達(dá)二百元以上，如：空調(diào)、照相機(jī)、辦公桌椅、沙發(fā)、茶幾、飲水機(jī)、純凈水桶、碎紙機(jī)、裝訂機(jī)、膠印機(jī)、打印機(jī)、傳真機(jī)、熱水器等。第三章人員安排第三條行政部設(shè)兼職采購(gòu)員一名，本著為集團(tuán)公司節(jié)約開(kāi)支的原則負(fù)責(zé)物資的采購(gòu)，并按照財(cái)務(wù)程序報(bào)銷(xiāo)費(fèi)用。第四條行政部設(shè)兼職行政物資管理員一名，負(fù)責(zé)接收、清點(diǎn)、登記采購(gòu)員購(gòu)置的行政物資；負(fù)責(zé)公司各項(xiàng)行政物資的發(fā)放、庫(kù)存管理；負(fù)責(zé)在庫(kù)存物品不足的情況下及時(shí)將采購(gòu)計(jì)劃報(bào)告給采購(gòu)人員，以保證行政物資的充足。第五條財(cái)務(wù)人員對(duì)行政物資的價(jià)格要進(jìn)行核查，并對(duì)固定資產(chǎn)及低值易耗品按照財(cái)務(wù)規(guī)定入帳。第四章行政物資申購(gòu)、采購(gòu)管理第六條集團(tuán)公司行政物資的采購(gòu)，原則上由行政部統(tǒng)一購(gòu)買(mǎi)，屬特殊行政物資經(jīng)行政部同意，可由申購(gòu)部門(mén)自行購(gòu)買(mǎi)，購(gòu)買(mǎi)后需到行政部進(jìn)行登記。第七條申購(gòu)行政物資應(yīng)填寫(xiě)“行政物資購(gòu)買(mǎi)計(jì)劃表”，經(jīng)申購(gòu)部門(mén)經(jīng)理同意后，方可上交行政部（但價(jià)值在1000元以上的行政物資需申購(gòu)部門(mén)分管副總批準(zhǔn)后生效），行政部根據(jù)匯總的集團(tuán)公司行政物資采購(gòu)計(jì)劃匯總表實(shí)施采購(gòu)。第八條申購(gòu)時(shí)由各部門(mén)詳細(xì)列明申購(gòu)物資名稱(chēng)、數(shù)量、規(guī)格型號(hào)，凡申購(gòu)表所列申購(gòu)物資不明確的，由此造成的不便由申購(gòu)部門(mén)自行負(fù)責(zé)。第九條物資采購(gòu)由行政部指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)，并采取以下方式：1、定點(diǎn)：公司指定大型超市、辦公用品專(zhuān)賣(mài)店、電腦耗材專(zhuān)賣(mài)店進(jìn)行物品定點(diǎn)采購(gòu)。2、定時(shí)：每月5號(hào)前由各部上交行政物資采購(gòu)計(jì)劃，行政部根據(jù)各部上交采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行匯總，實(shí)施采購(gòu)，于每月10日后發(fā)放。3、定量：動(dòng)態(tài)調(diào)整，保證常備物資的庫(kù)存合理性。4、特殊物品：選擇多方廠(chǎng)家的產(chǎn)品進(jìn)行比較，擇優(yōu)選用。第五章行政物資領(lǐng)用管理第十條各部門(mén)設(shè)專(zhuān)人負(fù)責(zé)行政物資的領(lǐng)取，人員確定后不能隨意改變，如有變動(dòng)需及時(shí)以書(shū)面形式與行政部溝通，凡不是該部門(mén)指定負(fù)責(zé)人前往行政部領(lǐng)取物資的，行政部可給予拒絕。第十一條行政部根據(jù)各部申購(gòu)計(jì)劃逐一進(jìn)行清點(diǎn)發(fā)放，凡不在申購(gòu)表之列的，一律不予以發(fā)放。第十二條集團(tuán)公司各部應(yīng)建立、規(guī)范行政物資發(fā)放登記表，對(duì)本部門(mén)行政物資的發(fā)放作好登記記錄工作，以備查看。第十三條集團(tuán)公司根據(jù)物資分類(lèi)，進(jìn)行不同的領(lǐng)用方式：1、低值易耗品、管制品：各部行政物資領(lǐng)取員根據(jù)申購(gòu)表直接向行政部物品保管人員簽字領(lǐng)用。2、個(gè)人保管貴重物品：需經(jīng)部門(mén)經(jīng)理簽字，行政部審核，該部門(mén)分管副總批準(zhǔn)后方可領(lǐng)取。3、公共實(shí)物資產(chǎn)：由行政部設(shè)立實(shí)物資產(chǎn)管理臺(tái)帳，按照資產(chǎn)管理原則進(jìn)行登記，由負(fù)責(zé)該資產(chǎn)的管理人員簽字領(lǐng)用。第六章公司行政物資借用第十四條凡借用集團(tuán)公司辦公器材，需填寫(xiě)行政物資借用單，并由部門(mén)經(jīng)理簽字認(rèn)可。第十五條借用行政物資超時(shí)未還的，行政部有責(zé)任督促歸還。第十六條借用行政物資發(fā)生損壞或遺失的，視具體情況照價(jià)或折價(jià)賠償?shù)谄哒赂絼t第十七條新進(jìn)人員入職時(shí)，由該部門(mén)行政物資領(lǐng)用員向行政部領(lǐng)用辦公行政物資，并由該部門(mén)作好入職時(shí)行政物資領(lǐng)用登記工作；人員離職時(shí)，必須向行政部辦理辦公物品歸還手續(xù)，未經(jīng)行政部認(rèn)可的，不得為其辦理離職手續(xù)。第十八條行政部有權(quán)控制每位員工的辦公物品領(lǐng)用總支出。第十九條本辦法解釋權(quán)歸行政部。第二十條本辦法自發(fā)布之日起實(shí)施。精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔會(huì)計(jì)電算化管理辦法全文目錄：第一章總則 1第二章組織機(jī)構(gòu)及職責(zé) 1第三章會(huì)計(jì)電算化操作管理 2第四章軟件和數(shù)據(jù)管理 4第五章會(huì)計(jì)核算管理 6第六章會(huì)計(jì)檔案管理 7第一章總則第一條為提高公司財(cái)會(huì)效率，進(jìn)而提高公司的經(jīng)濟(jì)效益，嚴(yán)格執(zhí)行財(cái)政部頒發(fā)的《會(huì)計(jì)電算化管理辦法》，同時(shí)結(jié)合公司的具體情況，特制定本制度。第二條為適應(yīng)財(cái)務(wù)管理網(wǎng)絡(luò)化，提高企業(yè)管理水平的需要，公司位統(tǒng)一采用“金蝶KIS3”系列軟件作為財(cái)務(wù)管理軟件，并為以后與其他信息系統(tǒng)的聯(lián)網(wǎng)做好準(zhǔn)備工作，逐步建立以會(huì)計(jì)電算化為核心的公司信息管理系統(tǒng)，做到單位內(nèi)部信息資源共享，充分發(fā)揮會(huì)計(jì)電算化在經(jīng)營(yíng)管理中的作用。第二章組織機(jī)構(gòu)及職責(zé)第三條建立會(huì)計(jì)電算化崗位責(zé)任制，要明確每個(gè)工作崗位的職責(zé)范圍，切實(shí)做到“事事有人管，人人有專(zhuān)責(zé)，辦事有要求，工作有檢查”。第四條審核制單人員：負(fù)責(zé)對(duì)原始憑證(單據(jù))的審核，通過(guò)會(huì)計(jì)電算化軟件填制記賬憑證。其操作權(quán)限包括：制作憑證，憑證查詢(xún)、修改，綜合查詢(xún)、打印。第五條復(fù)核人員：主要負(fù)責(zé)對(duì)審核制單人員制作的記賬憑證進(jìn)行復(fù)核(審核)。第六條系統(tǒng)管理人員(會(huì)計(jì)主管)：其操作權(quán)限包括：操作員及其權(quán)限設(shè)置、參數(shù)設(shè)置、建立新年度賬、年末轉(zhuǎn)賬、數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)恢復(fù)等。系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)整個(gè)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的管理，監(jiān)督會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的運(yùn)行，核查會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的正確性、完整性，對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)安全、可靠地運(yùn)行負(fù)責(zé)。第七條檔案管理員，負(fù)責(zé)系統(tǒng)數(shù)據(jù)、文檔、證、賬、表等書(shū)面的會(huì)計(jì)檔案和磁性介質(zhì)上的會(huì)計(jì)檔案保管工作，報(bào)表等會(huì)計(jì)檔案的分發(fā)報(bào)送工作以及會(huì)計(jì)檔案的調(diào)閱工作。第八條各崗位人員可一人多崗，也可以一崗多人，但制單人員同復(fù)核人員不可為同一人。第三章會(huì)計(jì)電算化操作管理第九條為保證設(shè)備安全和計(jì)算機(jī)系統(tǒng)正常運(yùn)行,應(yīng)配備必要的電源保障設(shè)備，以防止突然斷電導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失，對(duì)機(jī)器設(shè)備定期維護(hù)保養(yǎng)，防止意外事故發(fā)生，確保軟、硬件系統(tǒng)良好運(yùn)行。第十條明確規(guī)定上機(jī)操作人員對(duì)財(cái)務(wù)軟件的操作工作內(nèi)容和權(quán)限，對(duì)操作密碼要嚴(yán)格管理，杜絕未經(jīng)授權(quán)人員操作財(cái)務(wù)軟件；第十一條操作人員要按規(guī)范要求操作計(jì)算機(jī)和會(huì)計(jì)電算化軟件。任何人員不得隨意改變系統(tǒng)工作環(huán)境。操作權(quán)限的調(diào)整，一級(jí)會(huì)計(jì)科目的調(diào)整，必須報(bào)請(qǐng)會(huì)計(jì)主管的批準(zhǔn)。第十二條實(shí)行規(guī)范化管理程序，堅(jiān)持對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)定期備份的制度，嚴(yán)禁非法修改和刪除。對(duì)磁性介質(zhì)存放的數(shù)據(jù)實(shí)行雙備份，定期檢查存儲(chǔ)情況。第十三條一切修改操作必須在界面菜單下操作，嚴(yán)禁擅自打開(kāi)數(shù)據(jù)庫(kù)強(qiáng)行修改。審核通過(guò)或已登帳的機(jī)內(nèi)憑證，系統(tǒng)不提供修改功能。發(fā)現(xiàn)已經(jīng)錄入并審核通過(guò)或已登帳的記賬憑證有誤時(shí)，只能采用留有痕跡的修改。第十四條計(jì)算機(jī)硬件和軟件出現(xiàn)故障時(shí)的臨時(shí)處理措施，應(yīng)保證會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的安全、完整。第十五條禁止將會(huì)計(jì)電算化專(zhuān)用設(shè)備（服務(wù)器）挪作他用或處理其它無(wú)關(guān)事項(xiàng)。第十六條做好計(jì)算機(jī)信息安全工作,會(huì)計(jì)電算化計(jì)算機(jī)必須安裝防病毒軟件。使用外來(lái)存儲(chǔ)介質(zhì)時(shí)應(yīng)先殺毒，嚴(yán)禁將帶病毒軟盤(pán)、光盤(pán)、電子盤(pán)直接上機(jī)操作，未經(jīng)管理人員允許,外來(lái)磁盤(pán)不能放入金蝶系統(tǒng)計(jì)算機(jī)上讀取(存貯)資料。財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)屬保密數(shù)據(jù)、嚴(yán)禁金蝶系統(tǒng)的數(shù)據(jù)在互聯(lián)網(wǎng)中共享，嚴(yán)禁在電算化計(jì)算機(jī)上玩游戲。第十七條會(huì)計(jì)電算化中憑證錄入前審核原始憑證的要求（一）原始憑證的內(nèi)容必須具備：憑證的名稱(chēng)；填制憑證的日期；填制憑證單位名稱(chēng)或者填制人姓名；經(jīng)辦人員的簽名或者蓋章；接受憑證單位名稱(chēng)；經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容；數(shù)量、單價(jià)和金額。（二）從外單位取得的原始憑證，必須蓋有填制單位的公章；從個(gè)人取得的原始憑證，必須有填制人員的簽名或者蓋章。自制原始憑證必須有經(jīng)辦單位領(lǐng)導(dǎo)人或者其指定的人員簽名或者蓋章。對(duì)外開(kāi)出的原始憑證，必須加蓋企業(yè)公章。（三）凡填有大寫(xiě)和小寫(xiě)金額的原始憑證，大寫(xiě)與小寫(xiě)金額必須相符。（四）原始憑證不得涂改、挖補(bǔ)。發(fā)現(xiàn)原始憑證有錯(cuò)誤的，應(yīng)當(dāng)由開(kāi)出單位重開(kāi)或者更正，更正處應(yīng)當(dāng)加蓋開(kāi)出單位的公章。（五）會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)、會(huì)計(jì)人員要根據(jù)審核無(wú)誤的原始憑證錄入財(cái)務(wù)軟件。記賬憑證統(tǒng)一為記帳憑證。第十八條會(huì)計(jì)電算化中記賬憑證的錄入要求（一）記賬憑證的內(nèi)容必須具備：填制憑證的日期；憑證編號(hào)；經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)摘要；會(huì)計(jì)科目；金額；所附原始憑證張數(shù)；填制憑證人員、稽核人員、記帳人員。收款和付款記賬憑證還應(yīng)當(dāng)由出納人員簽名。（三）如果在錄入記賬憑證時(shí)發(fā)生錯(cuò)誤，應(yīng)當(dāng)及時(shí)修改。已經(jīng)登記入賬的記賬憑證，在當(dāng)年內(nèi)發(fā)現(xiàn)錄入錯(cuò)誤時(shí)，可以用紅字錄入一張與原內(nèi)容相同的記賬憑證，在摘要欄注明“注銷(xiāo)某月某日某號(hào)憑證”字樣，同時(shí)再用藍(lán)字重新錄入一張正確的記賬憑證，注明“訂正某月某日某號(hào)憑證”字樣。第四章軟件和數(shù)據(jù)管理第十九條金蝶系統(tǒng)客戶(hù)端軟件必須有獨(dú)立的硬盤(pán)或子目錄。不得與其他軟件混淆放置；第二十條計(jì)算機(jī)硬件和軟件出現(xiàn)故障時(shí)，系統(tǒng)維護(hù)員在確認(rèn)有關(guān)數(shù)據(jù)已作備份后，可進(jìn)行排除障礙的有關(guān)措施；如無(wú)法解決，可根據(jù)情況通知網(wǎng)絡(luò)信息中心或金蝶公司有關(guān)人員，尋求解決辦法；第二十一條軟件操作員根據(jù)審核通過(guò)的原始憑證編制記賬憑證并及時(shí)打印，附上原始憑證并經(jīng)審核員進(jìn)行二次審核正確后存放保管，以備裝訂存檔；第二十二條帳套維護(hù)由系統(tǒng)管理員或由系統(tǒng)管理員授權(quán)給相關(guān)操作員在系統(tǒng)用戶(hù)界面進(jìn)行，嚴(yán)禁系統(tǒng)后臺(tái)操作。第二十三條現(xiàn)金、銀行存款日記賬可按月打??；其他賬簿每年打印一次：在年度結(jié)束后45天內(nèi)打印裝訂。根據(jù)實(shí)際情況，發(fā)生業(yè)務(wù)少的，可滿(mǎn)頁(yè)打印，但應(yīng)保證每年至少打印一次。第二十四條會(huì)計(jì)報(bào)表的編制、打印輸出要根據(jù)財(cái)務(wù)制度的規(guī)定設(shè)置公式編制。各種報(bào)表需經(jīng)軟件操作員、審核員、會(huì)計(jì)主管簽章確認(rèn)后方為正式報(bào)表。報(bào)表必須通過(guò)設(shè)定取數(shù)公式編制，不得用非正常手段進(jìn)行填制；報(bào)表的數(shù)據(jù)必須與結(jié)賬結(jié)果相符，表內(nèi)表間數(shù)據(jù)的勾稽關(guān)系必須正確無(wú)誤，取數(shù)公式一經(jīng)設(shè)定，必須保持不變，如需修改，需經(jīng)管理人員同意。。第二十五條確保會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和會(huì)計(jì)軟件的安全保密，防止對(duì)數(shù)據(jù)和軟件的修改；對(duì)磁性介質(zhì)存放的數(shù)據(jù)要保存雙備份，分別存放。第二十六條在實(shí)施系統(tǒng)維護(hù)時(shí)，不得修改數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)，其他人員不得操作數(shù)據(jù)庫(kù)；對(duì)已結(jié)賬的記賬憑證只能用沖銷(xiāo)法或補(bǔ)充登記法進(jìn)行錯(cuò)賬更正，不得通過(guò)修改數(shù)據(jù)庫(kù)記錄對(duì)機(jī)內(nèi)賬簿進(jìn)行無(wú)痕跡修改。第二十七條每天系統(tǒng)自動(dòng)備份1次，每月記賬憑證錄入完畢，經(jīng)審核后應(yīng)進(jìn)行數(shù)據(jù)介質(zhì)備份（如光盤(pán)、其他電子硬盤(pán)等），年終結(jié)賬后應(yīng)進(jìn)行數(shù)據(jù)介質(zhì)備份，重大會(huì)計(jì)信息的調(diào)整、軟件版本的升級(jí)前后應(yīng)進(jìn)行數(shù)據(jù)介質(zhì)備份，恢復(fù)數(shù)據(jù)前應(yīng)進(jìn)行數(shù)據(jù)備份(以防恢復(fù)錯(cuò)誤)。年終須將會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)刻錄在光盤(pán)介質(zhì)上進(jìn)行保存。備份件應(yīng)標(biāo)注：備份日期、內(nèi)容、備注等信息。以確保會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的安全、完整。第五章會(huì)計(jì)核算管理第二十八條倉(cāng)庫(kù)的管理（一）每月10日前倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)向財(cái)務(wù)填報(bào)庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)表，財(cái)務(wù)人員應(yīng)該將盤(pán)點(diǎn)數(shù)量同金蝶賬面數(shù)量進(jìn)行核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)查明原因進(jìn)行處理。（二）每半年財(cái)務(wù)部應(yīng)親自或委托他人進(jìn)行實(shí)地盤(pán)存。第二十九條同供應(yīng)商、客戶(hù)對(duì)賬的管理（一）采購(gòu)部門(mén)每月10日前應(yīng)同供應(yīng)商對(duì)賬，將上一月向供應(yīng)商付款情況、供應(yīng)商開(kāi)具的發(fā)票情況及供應(yīng)商發(fā)貨到貨情況編制表格報(bào)到財(cái)務(wù)部。（二）銷(xiāo)售部門(mén)每月10日前按照回款數(shù)，將上月產(chǎn)品銷(xiāo)售數(shù)、開(kāi)發(fā)票數(shù)、發(fā)貨數(shù)、同客戶(hù)對(duì)賬數(shù)等情況，編制表格報(bào)給財(cái)務(wù)。（三）財(cái)務(wù)部應(yīng)每半年向供應(yīng)商和客戶(hù)發(fā)詢(xún)證函，核對(duì)應(yīng)收、應(yīng)付賬款同金蝶賬面金額是否一致。第三十條網(wǎng)店業(yè)務(wù)的管理（一）網(wǎng)店的運(yùn)營(yíng)商每月15日前將上月的銷(xiāo)售明細(xì)、售后明細(xì)、賣(mài)出退款明細(xì)、收入和費(fèi)用明細(xì)、物流明細(xì)報(bào)到財(cái)務(wù)。（二）網(wǎng)店做活動(dòng)時(shí)要及時(shí)將活動(dòng)內(nèi)容和價(jià)格報(bào)給財(cái)務(wù)，新的組合裝要先經(jīng)過(guò)財(cái)務(wù)成本和利潤(rùn)的核算后方可上市銷(xiāo)售。第三十一條財(cái)務(wù)報(bào)告報(bào)出時(shí)間（一）每月財(cái)務(wù)報(bào)表，財(cái)務(wù)應(yīng)月月度終了15日內(nèi)報(bào)出。（二）年度會(huì)計(jì)報(bào)表于年度終了45日內(nèi)報(bào)出。（三）每季度的次月20日上報(bào)財(cái)務(wù)分析報(bào)告。（四）不定期報(bào)表根據(jù)需要在5日內(nèi)報(bào)出。第六章會(huì)計(jì)檔案管理第三十二條會(huì)計(jì)電算化檔案包括存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)硬盤(pán)中的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)以及其他存儲(chǔ)介質(zhì)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和計(jì)算機(jī)打印出來(lái)的書(shū)面文本等形式的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)。第三十三條采用計(jì)算機(jī)打印輸出的會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等書(shū)面形式的會(huì)計(jì)檔案及電子檔案保管要求：（一）會(huì)計(jì)檔案應(yīng)選擇在干燥防水的地方，并遠(yuǎn)離易燃品堆放地。（二）會(huì)計(jì)檔案應(yīng)放在專(zhuān)用的鐵皮檔案柜里，按順序碼放整齊，以便查找。（三）設(shè)置歸檔登記簿、檔案目錄登記簿、檔案借閱記簿，嚴(yán)防毀壞損失、散失和泄密；（四）會(huì)計(jì)電算化檔案保管要注意防盜、防磁等安全措施。第三十四條會(huì)計(jì)檔案的借閱，會(huì)計(jì)檔案為本公司所利用，原則上不得借出，有特殊需要須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人員批準(zhǔn)。第三十五條會(huì)計(jì)檔案的保管期限各種會(huì)計(jì)檔案的保管期限，按其特點(diǎn)可分為永久性和定期性?xún)深?lèi)。（一）銀行存款余額調(diào)節(jié)表和銀行對(duì)賬單，月、季度會(huì)計(jì)報(bào)表保存5年。（二）原始憑證、