備品備件倉庫管理規(guī)定備品備件申購、收發(fā)、倉儲與盤點

精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔備品備件倉庫管理規(guī)定1.0目的：在保障生產和機械保養(yǎng)需要的基礎上，為降低采購成本和節(jié)約儲備資金，通過科學有效的管理提高整體經營績效，特制定本辦法。2.0適用范圍：備品備件倉庫所有倉庫管理人員3.0術語：備品備件：為了縮短設備待修時間，在設備維修之前予以儲備的設備配件材料。4.0職責：倉庫負責人負責倉庫一切事物的安排和管理，倉管員負責物料的收料、報檢、入庫、發(fā)料、退貨等日常管理。倉庫負責人、采購人員及設備部人員共同負責對備品備件的檢驗、不良品處置方式的確定和廢棄物的處置工作。5.0備品備件的倉庫管理5.1備品備件的申購5.1.1備品備件的購買有設備部人員填寫物料申購單，經各審批人員審批完成后交由采購人員采購。5.1.2備品備件的采購需經倉庫管理人員確認倉庫沒有物料后物料不夠，并在物料申請單上簽字后方可采購。做到既保證合理庫存又滿足維修需要，防止積壓浪費，避免供不應求。5.1.3備品備件的采購應力求采購成本和庫存成本達到最佳組合。5.2備品備件的入庫管理流程5.2.1備品備件進入公司后，采購人員應將經各相關人員簽字后物料申購單交給驗貨的倉庫管理人員。5.2.2拿到物料申購單后倉庫管理人員必須進行初步檢驗：首先要核對實物名稱、數量、規(guī)格、型號等與送貨人交付的單據及物料申購單是否一致，避免采購人員多買、少買或錯買，造成不必要的損失。如果不一致倉庫管理人員有權拒收。5.2.3初步檢驗合格后，要求設備部有關人員進行進一步檢驗，經檢驗合格的備品備件方可入庫。檢驗不合格的備品備件，由倉庫管理人員和采購人員共同組織退貨。5.2.4檢驗合格的備品備件倉庫管理人員應經倉庫負責人同意后及時入庫，辦理相關入庫手續(xù)并要求相關人員確認并簽字后，第三聯交給采購人員作為報賬憑證。5.2.5辦理過相關入庫手續(xù)的備品備件應及時根據分區(qū)、分類、定位管理的原則放到指定的貨架上，并更改物料卡上的相關信息確保信息的真實可靠。5.2.6及時根據備品備件入庫單上的信息登記賬簿。5.3備品備件的儲存養(yǎng)護5.3.1定期打掃倉庫衛(wèi)生，確保倉庫干凈整潔。5.3.2每天檢查物料卡上的信息，如發(fā)現儲位不對、帳物不符、品質問題及時反饋和處理。5.3.3.保持貨物的正確標示，由倉管負責，對于錯誤標示及時更正。5.3.4認真做好防潮、防水、防破損等工作，及時通風保持倉庫的干燥。5.3.5定期對備品備件進行盤點，并及時向領導遞交庫房檢查記錄。5.4備品備件的出庫管理流程5.4.1用料部門持領料單到倉庫領取所需備品備件，倉庫管理員拿到領料單后首先要審核領料單的真實性，對于捏造的領料單倉庫管理員有權拒絕發(fā)放物料并向倉庫負責人如實反映。5.4.2對于經審核真實的領料單，倉庫管理員應先查看庫存情況，對于倉庫缺貨的備品備件倉庫管理員應及時告知領料人員，及時采購以免影響維修的進度。5.4.3對于領料單上有庫存的備品備件，倉庫管理員應及時備貨經設備部領料人員確認無誤后辦理相關出庫手續(xù)。5.4.4經各相關人員簽字確認后，將出庫單第三聯及時交給財務部記賬。5.4.5出庫完成后倉庫管理員應及時對現場進行整理，及時增減物料卡上的相關數額，并及時登帳，保證帳、卡的真實性。6.0備品備件倉儲管理制度6.1備品備件庫要做到“三清”，“三相符”（品名規(guī)格清、質量清、數量清，物、帳、卡相符），標志清楚，庫容整潔。6.2積壓一年以上或使用不上的備件，由設備部擬出清單并提出處理意見，經總經理批準后執(zhí)行。6.3對入庫的備件進行定期與不定期保養(yǎng)或防銹、防腐處理，關鍵電器元器件還應采取防塵、防潮、防靜電措施等，特殊備件在專業(yè)工程師指導下進行保養(yǎng)。6.4備件驗收合格辦理入庫手續(xù)后要及時上架、入帳。6.5備品備件倉庫的貨架要按貨架、層數、貨位等詳細記錄。6.6嚴禁邊入庫邊出庫的行為（特殊情況除外），避免混亂出現錯誤。6.7嚴禁采購人員購回的備品備件直接交由設備部人員使用的行為，一經發(fā)現將不再補辦任何入庫手續(xù)。7.0備品備件的盤點制度及流程7.1盤點前的準備7.1.1盤點前通知采購部門和設備部門，盡量提前或延后出入庫備品備件，避免盤點期間備品備件的出入庫，對盤點工作造成不便。7.1.2盤點前準備好盤點時所用到的器具，如筆、卷尺、游標卡尺、庫房檢查記錄等。7.1.3盤點前由倉庫負責人做好倉庫盤點人員安排。7.2盤點人員安排7.2.1倉庫負責人負責與設備部溝通，要求設備部參與備品備件的盤點工作。7.2.2倉庫負責人和設備部負責人組織倉庫管理員和設備部人員進行倉庫盤點，將倉庫管理人員和設備部人員分成三組，一組進行初盤，一組進行復盤，另一組人員負責對異常情況進行查核。每組人員中至少要有一名設備部人員。7.2.3倉庫負責人和設備部負責人充當巡查人。7.2.4初盤人：負責盤點過程中所有備品備件的確認和點數、正確填寫庫房檢查記錄并注明“初盤”字樣。7.2.5復盤人：初盤完成后，由復盤人負責對初盤人負責區(qū)域內的物料進行復盤，并正確填寫庫房檢查記錄并注明“復盤”字樣。7.2.6查核人：復盤完成后由查核人負責對異常數量進行查核及抽查盤點過的物料，并記錄查核數量。7.2.7巡查人:監(jiān)督整個盤點過程。7.3進行倉庫盤點7.3.1各項工作準備完成后，倉庫負責人把各種器具發(fā)給初盤人、復盤人及查核人組織開始盤點。7.3.2盤點時倉庫負責人和設備部負責人進行巡查，避免盤點人員不對實物實盤，僅抄襲敷衍了事。7.3.3初盤完成后初盤人員應立即將庫房檢查記錄交給倉庫負責人，并且不得向復盤人或查核人透漏盤點結果，并由復盤人立即開始復盤。復盤時倉庫負責人應進行巡查。7.3.4復盤人盤點完畢后，立即把庫房檢查記錄交給倉庫負責人，并且不得向初盤人或查核人透漏盤點結果。7.3.5倉庫負責人核對初、復盤結果，對于初、復盤結果不一致的物料，要求查核人再次進行盤點，但是不能向查核人透漏盤點結果。7.3.6查核完畢后，核對初、復盤結果及查核結果，如果有兩個結果一致要求與其他兩個結果不一致的人員再次盤點。如果三個結果均不一致，要求初、復盤人及查核人再次盤點，直到三個結果一致為止。7.4盤點完成后由倉庫管理員填制庫房檢查記錄，經倉庫負責人確認并簽字后呈交給總經理。精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔倉庫管理的流程督導及日常管理目的Purpose:確保所有入庫出庫物資的質量數量及其包裝符合有關規(guī)定標準步驟Procedures:（一）物品驗收入庫1、倉管員對采購員購回的物品無論多少、大小等都要進行驗收，并做到：發(fā)票與實物的名稱、規(guī)格、型號、數量等不相符時不驗收。發(fā)票上的數量與實物數量不相符，但名稱、規(guī)格、型號相符可按實際驗收。對購進的食品原材料、凡有腐敗，變質，發(fā)霉，有異味或受其它有害物質污染的,不驗收。認真執(zhí)行國家頒發(fā)的罐頭食品的有關衛(wèi)生標準和規(guī)定，凡漏氣，銹聽，胖聽，超過保存期限的罐頭不得入庫及發(fā)放。進口貨物必須要印有中文標識,中文標識上必須注明“產品名稱規(guī)格、容量、生產日期、保質期限、原產地、經銷商等”,如有不符，嚴禁入庫。對購進品已損壞的不驗收。各部門申購的硒鼓、墨盒、色帶采用“以舊換新”的收貨程序，即在收貨時將廢舊的同型號的硒鼓、墨盒、色帶交到收貨部。2、驗收后，收貨員根據發(fā)票上列明的物品名稱、規(guī)格、型號、單價、單位、數量和金額打印倉庫入庫單，一式四份，其中一份自存，一份留倉庫記賬，一份交采購員報銷，一份交財會部。（二）入庫存放1、驗收后的物資，除直撥的外，一律要進倉保管。2、進倉的物品一律按固定的位置堆放。3、堆放要有條理、注意整齊美觀，不能擠壓的物品要平放在層架上。4、凡庫存物品，要逐項建立登記卡片，物品進倉時在卡片上按數加上，發(fā)出時按數減出，結出余數,卡片固定在物品正前方。（三）保管與抽查1、保管：對庫存物品要勤于檢查，防蟲蛀、鼠咬，防霉爛變質，將物資的損耗率降到最低限度。食品的儲藏應做到隔墻離地，分類擺放。生熟食品應分別存放，嚴禁食品原料與化學藥品和其它有毒，有害的物品混放。食品的貯藏保管，要堅持先進先出和先拆先用的原則，以防食品積壓變質。2、抽查：督導倉管員要經常對所管物資進行抽查，檢查實物與卡片或記賬是否相符，若不相符要及時查對。有關管理人員也要經常對倉庫物資進行抽查，檢查是否賬卡相符、賬物相符、賬賬相符。（四）領發(fā)物資1、領用物品計劃或報告：凡領用物品，根據規(guī)定須提前做計劃，報庫存部門準備。倉管員將報來的計劃準備好物品，以便取貨人領取。2、發(fā)貨與領貨：發(fā)貨時倉管員要注意物品先進的先發(fā)、后進的后發(fā)。各部門的領貨一般要求專人負責。領貨員要填好領貨單（含日期、名稱、規(guī)格、型號、數量、單價、用途等）并簽名，倉管員憑單發(fā)貨。部分存貨（如常用的辦公用品和低值易耗品等）采用“以舊換新”方式發(fā)放。持廢舊物品換領新物品時須經倉管員認可該物品是否還能繼續(xù)使用，如還能繼續(xù)使用倉管員不得換發(fā)新物品。領貨單一式三份，領貨部門自留一份，憑單驗收；倉管員一份，憑單入賬；交財會一份，憑單記賬。合理確定倉存量目的Purpose:確保物資供應,避免庫存物資積壓,加強采購物資的成本控制步驟Procedures:每月月末督導倉庫保管員準確及時編制倉庫“商品收發(fā)匯總表”“商品發(fā)出數量、成本匯總表”“商品發(fā)出明細表”等月報表。每月月末，督導倉管員做“預警報告”，及時反映倉庫將要到期和積壓的貨品情況，提醒各使用部門盡快在保質期內領用，避免浪費。定期抽查庫存物品的生產日期、保存期限、隨時掌握庫存物品的收發(fā)情況。督導倉庫保管員根據倉庫的收發(fā)貨情況,正確地確定進貨數量,要求進貨數量既能保證日常供應的需要,又不造成人為的庫存積壓。入庫單及出庫單的審核目的Purpose:確保原始數據真實有效步驟Procedures:（一）審核入庫單1、每一筆收貨記錄上的供貨單位貨品數量單價總價都必須準確無誤。2、所有的收貨記錄審批手續(xù)必須齊全。3、當天的收貨記錄（每日采購）須在當天下午15：30以前審核后交成本核算。如果餐飲部未及時交來，應打電話催交。4、一張收貨記錄上只能收入同一采購倉位，不能混雜。5、每日采購的各個部門所需物品只能使用該部門的物品編號及單價。如：員工餐廳所購的物品只能使用員工餐廳的物品編號及單價。6、審核完畢后制作“采購發(fā)票”交由成本復核員復核。（二）審核出庫單1、所有的出庫單必須帳實相符；2、審核無誤后采用“先進先出法”進行成本計算；3、打印出庫單并在出庫單上簽字（蓋章）后交財會部為做賬依據。倉庫盤點目的Purpose:保證倉庫的物品賬卡相符、賬物相符、賬賬相符。步驟Procedures:根據管理需要制作盤點計劃表。根據計劃表合理安排盤點人員與盤點時間。負責督導盤點工作，發(fā)現問題及時向領導反映。制作盤點表，將盤點結果明細表報相關領導審批。食品衛(wèi)生質量消防安全及防盜目的Purpose:確保食品衛(wèi)生質量及消防安全。步驟Procedures:（一）食品衛(wèi)生情況檢查。1、檢查貨品是否按規(guī)定擺放整齊，貨架及地面是否清潔，有無其他不符合食品倉管理規(guī)定事項。2、檢查食品倉是否保持清潔干燥，通風良好，濕度是否合適。3、做好防蠅，防蟲，防塵，防鼠工作，防止食品霉菌的生長繁殖。4、倉管人員應有良好的個人衛(wèi)生習慣，不得在倉內進食，吸煙，隨地吐痰和亂扔廢棄物。（二）消防檢查1、牢記“預防為主防消結合”的指導思想。2、庫房內嚴禁煙火。3、廢棄的包裝物要立即清理出倉。4、每周定期對倉庫進行消防安全檢查，將檢查情況進行記錄，對不符合要求的要立即整改。5、對自身不能解決的問題要及時上報，不留隱患。（三）防盜倉管人員不得擅離職守。非倉庫人員未經許可及倉管人員的帶領不得擅自入內。離庫時關燈，檢查門鎖。倉庫保管工作目的Purpose:確保進出倉貨物及保管工作有條不紊的進行；保障倉儲物資數量、質量的安全；保障倉庫物品的庫存量；保障良好倉儲條件及衛(wèi)生、消防、安全工作的順利進行；確保帳帳、帳實相符。步驟Procedures:1、驗收、入庫及發(fā)放程序：收貨時要會同收貨部工作人員共同驗收貨物,認真核對貨品中文名稱、成份或配料、包裝、生產日期、保存期限、廠家和出產地、代理商或供應商以及進口貨物的中文標識,確認無誤后,在送貨單上簽名,并交給收貨部做收貨記錄.各部門的提貨單要有各部門經理授權,香煙、茶葉、總倉的提取單還須經成本部經理授權方能發(fā)貨,領貨人嚴禁單獨進倉取物.總倉的燈泡、文具及化工塑料桶要以舊換新。2、科學保管物品：物品要分類堆放,離地隔墻,建標立卡.保持庫房內合適的溫度、濕度.發(fā)放食品要采用先進先出的方法.對還有三個月就要到期的物品,要向有關部門發(fā)出預警報告,并定期對食品倉、總倉貨物進行盤點。3、及時填寫補倉單：補倉要根據庫存量和用戶的需求量,適時、適量、分庫位填寫補倉單,進貨量不得超過規(guī)定的最大庫存量.并交使用部門經理審核、簽名,然后交采購部,待有關部門領導審批完畢后,補倉單生效。4、整理單據及時入帳：及時將提貨單上的內