合同檔案管理制度

合同檔案管理制度一、制度目的1.1為加強(qiáng)公司合同檔案管理規(guī)范化建設(shè)，維護(hù)公司合同權(quán)益，提高資產(chǎn)管理水平，制定本制度。1.2本制度主要是對(duì)合同檔案的保存、調(diào)取、歸檔等各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行詳細(xì)的規(guī)范，保證合同檔案的完整、準(zhǔn)確和保密性。1.3本制度適用于公司制定、執(zhí)行的所有合同檔案的管理。二、檔案保存2.1合同的原件或復(fù)印件必須原則上保存在公司合同管理系統(tǒng)中，并按計(jì)劃及時(shí)存入實(shí)體檔案中。2.2合同歸檔前需進(jìn)行質(zhì)量檢查，確認(rèn)是否完整、準(zhǔn)確及簽字、蓋章、日期是否齊全。2.3檔案室應(yīng)按照合同的性質(zhì)、類別等進(jìn)行分類存放，并建立檔案目錄，方便檔案查詢和調(diào)取。2.4檔案室應(yīng)保持通風(fēng)、干燥、無(wú)腐蝕性氣體的環(huán)境，確保檔案的完整性與保存期限。2.5檔案室應(yīng)對(duì)存放的合同檔案進(jìn)行定期檢查和抽查，發(fā)現(xiàn)異常情況及時(shí)處理和糾正。三、檔案調(diào)取3.1公司各部門需要查詢檔案的，應(yīng)提前向檔案室提出調(diào)閱申請(qǐng)，并填寫(xiě)申請(qǐng)表，申請(qǐng)表中應(yīng)注明調(diào)閱的目的、名稱、編號(hào)、申請(qǐng)人、時(shí)間等信息。3.2檔案室應(yīng)根據(jù)調(diào)閱申請(qǐng)查找相應(yīng)的檔案，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成調(diào)取工作。3.3檔案在使用后應(yīng)立即歸還檔案室，并填寫(xiě)使用登記表，以便于檔案室做好歷史檔案調(diào)取的保留。四、檔案保密4.1合同檔案屬于公司機(jī)密文件，并應(yīng)對(duì)外保密。對(duì)于合同文件的掃描、復(fù)制等操作，需做好安全防護(hù)工作。4.2公司各部門應(yīng)當(dāng)對(duì)遇到機(jī)密合同進(jìn)行妥善保管，未經(jīng)過(guò)有權(quán)主管部門審批的，不得進(jìn)行泄漏、透露和披露。4.3檔案室應(yīng)建立相應(yīng)的安全措施，確保合同檔案完整無(wú)遺漏的請(qǐng)況下，防范泄漏、損毀、滅失等事故的發(fā)生。五、檔案歸檔5.1合同歸檔工作由檔案室負(fù)責(zé)，檔案室應(yīng)按照相應(yīng)的規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)對(duì)檔案進(jìn)行歸檔。5.2合同歸檔后，應(yīng)將合同的原件或復(fù)印件歸入公司合同管理系統(tǒng)中，并在電子系統(tǒng)中進(jìn)行管理。5.3歸檔文件應(yīng)按照合同的性質(zhì)、類別等進(jìn)行分類，建立檔案目錄和檔案清單，便于查詢和調(diào)閱。5.4對(duì)于過(guò)期、失效的合同檔案，檔案室應(yīng)及時(shí)進(jìn)行清理和銷毀，將檔案處理記錄到相應(yīng)的銷毀清單中。六、附則6.1對(duì)于涉及機(jī)密的合同檔案，按照有關(guān)國(guó)家法律法規(guī)，進(jìn)行保密處理，確保公司合同的安全性和機(jī)密性。6.2本制度應(yīng)定期進(jìn)行修訂