2023年三級(jí)秘書(shū)考前復(fù)習(xí)重點(diǎn)必備

三級(jí)秘書(shū)考前復(fù)習(xí)重點(diǎn)：第一章第一節(jié)會(huì)前籌備

-、會(huì)議方案的擬訂

（一）會(huì)議籌備方案的概述:1.會(huì)議籌備方案的內(nèi)容：會(huì)議籌備方案涉及如下幾個(gè)組成部分:（1）

擬定會(huì)議的主題與議題。（2）擬定會(huì)議的名稱(chēng)。（3）擬定會(huì)議和議程。（4）擬定會(huì)議的時(shí)

間性和地點(diǎn)。（5）擬定會(huì)議所需設(shè)備和工具，要滿(mǎn)足會(huì)議的需要（6）擬定會(huì)議文獻(xiàn)的范圍,

并做好文獻(xiàn)的印制或復(fù)制工作。（7）擬定會(huì)議與會(huì)代表的組成。（8）擬定會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算。

（9）擬定會(huì)議住宿和餐飲安排。（10）擬定會(huì)議的籌備機(jī)構(gòu)，大型會(huì)議需要擬定籌備機(jī)構(gòu)

與人員分工。2A.會(huì)議籌備方案的作用:（1）保證會(huì)議的周密組織（2）保證會(huì)議服務(wù)質(zhì)量和

溝通協(xié)調(diào)到位;（3）保證會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)的意圖得以貫徹執(zhí)行3A.電話(huà)會(huì)議及視頻會(huì)議1（A）電話(huà)會(huì)

議交流信息的特點(diǎn)1A）電話(huà)會(huì)議:①方便靈活，準(zhǔn)備時(shí)間短，回復(fù)迅速。②缺少身體語(yǔ)言，難以

進(jìn)行互動(dòng)交流；缺少文本，難以傳遞大量細(xì)節(jié)信息。

③為了提高電話(huà)會(huì)議的效率，增進(jìn)信息與交流，可搭配使用其他通信方式（如傳真、電子郵件）。

2）電話(huà)會(huì)議信息工作要的規(guī)定:電話(huà)會(huì)議要按照一定的工作程序和工作要點(diǎn)進(jìn)行，具體規(guī)定如

下：1準(zhǔn)確發(fā)出開(kāi)會(huì)信息;2認(rèn)真分發(fā)會(huì)議書(shū)面信息材料;3合理安排會(huì)場(chǎng)信息傳輸設(shè)備；4準(zhǔn)

時(shí)接通電話(huà);5互相能報(bào)出席情況;6做好會(huì)議記錄。A（2）視頻會(huì)議A1）視頻會(huì)議的特點(diǎn):

①聲音和圖像同時(shí)傳送。②不受空間的限制。③節(jié)省時(shí)間、費(fèi)用。④交流效果較好。⑤視頻

會(huì)議的交流不夠進(jìn)一步廣泛。

2）視頻會(huì)議信息工作的規(guī)定

由于視頻會(huì)議效率高，投入也大，因此必須高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)規(guī)定，踏踏實(shí)實(shí)做好會(huì)務(wù)工作。具體規(guī)

定有：1發(fā)出開(kāi)會(huì)信息；2分發(fā)文獻(xiàn)信息資料；3布置會(huì)場(chǎng)；4置與檢查會(huì)場(chǎng)信息傳輸設(shè)備;5

做好會(huì)議準(zhǔn)備;6采用行集中后分散的形式;7匯總情況信息。

4.遠(yuǎn)程會(huì)議籌備方案的優(yōu)點(diǎn)：遠(yuǎn)程會(huì)議具有節(jié)省時(shí)間和金錢(qián)、與電話(huà)服務(wù)機(jī)構(gòu)商定使用錄

音帶的形式做永久記錄、交流更加直接與簡(jiǎn)短的優(yōu)點(diǎn)。

5.會(huì)務(wù)機(jī)構(gòu)分工的規(guī)定△會(huì)務(wù)機(jī)構(gòu)分工重要指定會(huì)議組織部門(mén)和人員貫徹。會(huì)務(wù)機(jī)構(gòu)的各部

門(mén)需明確各息的任務(wù)和規(guī)定。具體規(guī)定如下：（1）要根據(jù)會(huì)議的規(guī)模和類(lèi)型組織人員隊(duì)伍。

（2）會(huì)務(wù)機(jī)構(gòu)要分工明確、責(zé)任到人。（3）加強(qiáng)協(xié)調(diào)，定期溝通。a（-）會(huì)議籌備方案和

制定程序會(huì)議籌備方案的制定程序?yàn)椋航M建會(huì)議籌備委員會(huì)提成籌備小組形成籌備方

案領(lǐng)導(dǎo)審核方案。A二、會(huì)務(wù)籌備概述6（一）會(huì)務(wù)籌備概述16.會(huì)務(wù)籌備情況檢查的重

要內(nèi)容：（1）會(huì)議準(zhǔn)備是否充足；（2）會(huì)議期間能否排除各種干擾；（3）環(huán)境條件與用品準(zhǔn)備

（4）文獻(xiàn)材料的準(zhǔn)備情況;（5）會(huì)場(chǎng)布置情況的檢查;（6）會(huì)議保衛(wèi)工作的檢查；（7）檢查的其

他內(nèi)容

2.會(huì)務(wù)籌備情況檢查結(jié)果的形式：務(wù)籌備情部的檢查結(jié)果可以通過(guò)三種形式向領(lǐng)導(dǎo)或會(huì)議

工作人員報(bào)告。第一，書(shū)面形式；第二，口頭形式;第三，協(xié)調(diào)會(huì)形式。3A.會(huì)務(wù)籌備情況

的檢查的方法:務(wù)籌備情況檢查的方法大體分為以下兩種:（1）聽(tīng)取會(huì)議籌備人員的報(bào)告;（2）

會(huì)前現(xiàn)場(chǎng)的檢查

（-）會(huì)務(wù)籌備的程序

1.開(kāi)會(huì)檢查的程序:如對(duì)會(huì)議的準(zhǔn)備情況以報(bào)告會(huì)的形式進(jìn)行檢查，檢查的程序應(yīng)涉及：18）

會(huì)議籌備機(jī)構(gòu)對(duì)會(huì)議的準(zhǔn)備情況進(jìn)行自我檢查，由各個(gè)籌備小組將檢查結(jié)果以書(shū)面報(bào)告的形

式上報(bào)領(lǐng)導(dǎo)?。?）會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)小組通過(guò)協(xié)調(diào),擬定報(bào)告會(huì)的時(shí)間和地點(diǎn)，并發(fā)出協(xié)調(diào)會(huì)告知。

（3）召開(kāi)籌備檢查協(xié)調(diào)會(huì)，聽(tīng)取報(bào)告，并會(huì)上現(xiàn)場(chǎng)解決各種需要協(xié)調(diào)和問(wèn)題。（4）報(bào)告會(huì)后

要以電話(huà)、現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)等方式對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題予以催辦和貫徹。A2.現(xiàn)場(chǎng)檢查的程序:（1）

先制定現(xiàn)場(chǎng)檢查的路線和擬定現(xiàn)場(chǎng)檢查的重點(diǎn)，并告知有關(guān)籌備部門(mén).2）將現(xiàn)場(chǎng)檢查的項(xiàng)目

制成檢查單，以便記錄和匯總。（3）按照既定的檢查路線和項(xiàng)目逐個(gè)現(xiàn)場(chǎng)核對(duì)，對(duì)達(dá)成和

未達(dá)成預(yù)期規(guī)定的準(zhǔn)確項(xiàng)目都要有明確的記錄。（4）對(duì)未達(dá)成檢查規(guī)定的項(xiàng)目整理出整改和

修訂意見(jiàn)，并以電話(huà)、文獻(xiàn)或會(huì)議廳等形式及時(shí)通報(bào)給相關(guān)籌備部門(mén)予以糾正。A三、審核

會(huì)議文獻(xiàn)夾概述：會(huì)議文獻(xiàn)的類(lèi)型，2.會(huì)議文獻(xiàn)審核的內(nèi)容:（1）審核會(huì)議文獻(xiàn)的準(zhǔn)確性

和完整性（2）會(huì)議文獻(xiàn)的具體內(nèi)容3.會(huì)議文獻(xiàn)審核的方法：（1）對(duì)校法，合用于定稿上改動(dòng)較

多的文獻(xiàn)夾。折校法，合用于整潔、改動(dòng)不多的文獻(xiàn)。讀校法，合用于定稿內(nèi)容淺顯易懂，

生僻字、專(zhuān)用術(shù)語(yǔ)名詞較少的定稿。

（二）會(huì)議文獻(xiàn)審核的工作環(huán)節(jié)：（1）由起草文獻(xiàn)的秘書(shū)就文獻(xiàn)內(nèi)容進(jìn)行自審,使會(huì)議文獻(xiàn)在

初始期就能?chē)?yán)格把關(guān)。（2）由主管乞討書(shū)進(jìn)行會(huì)議文獻(xiàn)夾初審。（3）如會(huì)議文獻(xiàn)夾的內(nèi)容

涉及的部門(mén)較多，要進(jìn)行必要的會(huì)審。（4）在會(huì)議文獻(xiàn)審核修改之后，要由重要領(lǐng)導(dǎo)者或

主管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行終審。

四、與領(lǐng)導(dǎo)溝通會(huì)議的有關(guān)事宜

（一）與領(lǐng)導(dǎo)溝通會(huì)議概述IM與領(lǐng)導(dǎo)溝通會(huì)議有關(guān)事宜的原則有：（1）時(shí)間生原則；（2）

及時(shí)原則；（3）全面原則。2A.與領(lǐng)導(dǎo)溝通會(huì)議有關(guān)事宜的方法:（1）定期向領(lǐng)導(dǎo)提交書(shū)面報(bào)

告;（2）由會(huì)議負(fù)責(zé)人定期向領(lǐng)導(dǎo)口頭報(bào)告會(huì)議的情況;（3）領(lǐng)導(dǎo)親自參與有關(guān)會(huì)議;（4）其他途徑,

例如，通過(guò)舉辦會(huì)議工作進(jìn)展情況的小型展覽向領(lǐng)導(dǎo)者報(bào)告工作。與領(lǐng)導(dǎo)溝通會(huì)議有

關(guān)事宜的時(shí)機(jī)：第一，會(huì)議籌備階段;第二，會(huì)中階段；第三，會(huì)后階段.

（二）與領(lǐng)導(dǎo)者溝通會(huì)議有關(guān)事宜的工作程序A與領(lǐng)導(dǎo)者溝通會(huì)議有關(guān)事宜的程序如下：（1）

明確會(huì)議的目的;（2）明確溝通會(huì)議有關(guān)事宜的方法或途徑。（3）檢查溝通過(guò)程的時(shí)間、地點(diǎn)以

及參與人員,指定會(huì)議記錄人員。（4）擬定溝通過(guò)程中所需要人種文獻(xiàn)夾、音像等資料。（5）

向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告會(huì)議的籌備情況及進(jìn)展，同時(shí)應(yīng)講明會(huì)議籌備或舉行過(guò)程中碰到的問(wèn)題和難題。

（6）聽(tīng)取領(lǐng)導(dǎo)指示，或與領(lǐng)導(dǎo)者進(jìn)行雙向討論，并完畢會(huì)議記錄。（7）將記錄通過(guò)某種方法

送給領(lǐng)導(dǎo)。A五、擬訂會(huì)議的應(yīng)急方案概述

1.會(huì)議應(yīng)急方案的內(nèi)容涉及：（1）會(huì)議舉行過(guò)程中也許出現(xiàn)的問(wèn)題；（2）出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)負(fù)責(zé)解決

的會(huì)議工作人員2A.會(huì)議應(yīng)急方案的作用：（1）會(huì)議應(yīng)急方案可使會(huì)議的策劃和籌備做到早

做準(zhǔn)備，未雨綢繆。（2）應(yīng)急方案可以有效的地緩解危機(jī)，提高會(huì)議管理的效率。比如關(guān)鍵

人員不能到會(huì)如何解決，住宿的預(yù)訂不夠如何解決，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)出現(xiàn)故障如何等。（3）使會(huì)議工

作人員可以統(tǒng)一步調(diào)，當(dāng)問(wèn)題出現(xiàn)時(shí)，可以有回旋余地。

3.會(huì)議應(yīng)急方案特點(diǎn):1.有的放矢；2.防止為主;3.留有余地。

4.會(huì)議應(yīng)急方案實(shí)行的原則：1思想上充足重視;2在人、財(cái)、物方面要措施到位；3在實(shí)行

的過(guò)程中要堅(jiān)持定期檢查。

5.解決會(huì)議突發(fā)事件的方法:1解決人員問(wèn)題；2解決場(chǎng)地問(wèn)題;3解決設(shè)備問(wèn)題;4解決資料

問(wèn)題5解決健康與安全問(wèn)題;6解決行為問(wèn)題?！鳎ǘ?huì)議應(yīng)急方案的工作程序預(yù)測(cè)情況準(zhǔn)

備應(yīng)對(duì)備選方案討論會(huì)議緊急情況擬定會(huì)議應(yīng)急方案。

三級(jí)秘書(shū)考前復(fù)習(xí)重點(diǎn)：第一章第二節(jié)會(huì)中服務(wù)

一、提醒會(huì)議按計(jì)劃進(jìn)行A（一）基礎(chǔ)知識(shí)：1.推動(dòng)會(huì)議進(jìn)程應(yīng)遵循的原則：（1）認(rèn)真傾聽(tīng)，

最少限度地打斷談話(huà)。（2）樹(shù)立自信心,確信自己能對(duì)任何沖突產(chǎn)生積極的影響。（3）消除交

流障礙。（4）強(qiáng)調(diào)問(wèn)題。（5）使用精湛的人際交流技巧,接受別人積極有益的批評(píng)和建議。

2.提醒會(huì)議按計(jì)劃進(jìn)行的意義:根據(jù)會(huì)議目的的需要，秘書(shū)人員可在會(huì)議進(jìn)行過(guò)程中發(fā)明與會(huì)

議目的相適應(yīng)的環(huán)境氣氛，掌握會(huì)議議程、維護(hù)會(huì)間秩序，排除外界對(duì)會(huì)議的干擾,從而引

導(dǎo)議題。

二、監(jiān)督會(huì)議經(jīng)費(fèi)的使用*一）基礎(chǔ)知識(shí)

1.會(huì)議經(jīng)費(fèi)的類(lèi)型會(huì)議經(jīng)費(fèi)的類(lèi)型涉及下面幾個(gè)方面：（1）與會(huì)人員交費(fèi)，涉及：1會(huì)員及非

會(huì)員的交費(fèi)；2陪同人員的交費(fèi)。（2）參展商交費(fèi);（3）聯(lián)合主辦者交費(fèi);（4）廣告、贊助和捐

助（5）公司分派；（6）其他收入項(xiàng)目涉及：1錄音、錄像帶和出版物；2旅行、餐飲。2A.

會(huì)議經(jīng)費(fèi)使用的重要方面:1文獻(xiàn)資料費(fèi);2郵電通訊費(fèi)用；3會(huì)議設(shè)備用品費(fèi);4會(huì)議場(chǎng)地所

租費(fèi)用；5會(huì)議辦公費(fèi)；6會(huì)議宣傳方交際費(fèi);7會(huì)議住宿補(bǔ)貼費(fèi);8會(huì)議伙食補(bǔ)貼；9會(huì)議交

通費(fèi)；10其他開(kāi)支?？?會(huì)議經(jīng)費(fèi)使用的監(jiān)督方法A會(huì)議經(jīng)費(fèi)使用的程序?yàn)椋荷暾?qǐng)經(jīng)費(fèi)主

管領(lǐng)導(dǎo)審批財(cái)務(wù)部審批財(cái)務(wù)人員提取鈔票或填寫(xiě)支票經(jīng)費(fèi)支出審核會(huì)議經(jīng)費(fèi)支出。

A三、解決會(huì)中突發(fā)事件

（一）基礎(chǔ)知識(shí):1.會(huì)中突發(fā)事件的類(lèi)型涉及:1人員問(wèn)題；2健康與安全問(wèn)題;3行為問(wèn)題。

2.解決會(huì)中突發(fā)事件的方法（1）解決人員問(wèn)題;（2）解決健康與安全問(wèn)題；（3）解決行為問(wèn)題

（二）解決會(huì)中突發(fā)事件的工作程序A解決會(huì)中突發(fā)事件的工作程序?yàn)?向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告啟動(dòng)會(huì)

議應(yīng)急方案必要時(shí)向公共應(yīng)急機(jī)構(gòu)請(qǐng)求支援善后工作（向受害者及家屬進(jìn)行安撫、與媒體

溝通）。

三級(jí)秘書(shū)考前復(fù)習(xí)重點(diǎn)：第一章第二節(jié)會(huì)后貫徹

一、會(huì)議總結(jié)工作的內(nèi)容和規(guī)定

（一）基礎(chǔ)知識(shí)1A.會(huì)議總結(jié)的目的具體來(lái)講重要有以下幾點(diǎn)：（1）檢查會(huì)議目的的實(shí)現(xiàn)情況。

（2）檢查各個(gè)小組的分工執(zhí)行情況。（3）將員工自我總結(jié)和集體總結(jié)相結(jié)合，以積累經(jīng)驗(yàn)，

找出局限性，從而明確此后搞好同類(lèi)型會(huì)議組織與服務(wù)工作的借鑒之處,不斷改善會(huì)議的組織

服務(wù)工作。（4）獎(jiǎng)懲相關(guān)人員，并要妥善解決會(huì)議的遺留問(wèn)題。24會(huì)議總結(jié)的內(nèi)容:總結(jié)內(nèi)

容涉及會(huì)議名稱(chēng)、時(shí)間、地點(diǎn)、規(guī)模、與會(huì)代表人數(shù)、重要議題，參與會(huì)議的上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人，

會(huì)議的主持者，領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告或發(fā)言的要點(diǎn)，對(duì)會(huì)議的基本評(píng)價(jià)和貫徹規(guī)定，會(huì)議的決議情況及

此后的工作任務(wù)布置等。A（-）會(huì)議總結(jié)的工作程序?yàn)椋簩?duì)會(huì)議征詢(xún)意見(jiàn)，擬就工作總結(jié)

稿一向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告會(huì)議結(jié)論一總結(jié)定稿一印發(fā)—?dú)w檔一組織全體工作人員進(jìn)行總結(jié)。

二、會(huì)議評(píng)估工作的內(nèi)容和規(guī)定

（-）基礎(chǔ)知識(shí)1兒會(huì)議評(píng)估工作的內(nèi)容：（1）構(gòu)成有效會(huì)議的要素

一個(gè)有效會(huì)議應(yīng)當(dāng)具有清楚的目的、適當(dāng)?shù)臅r(shí)間、合適的地點(diǎn)、恰當(dāng)?shù)谋匾?、順暢緊湊的

議程、準(zhǔn)確的信息傳遞、周密的前期準(zhǔn)備、精心挑選的參會(huì)人員、參會(huì)人員得當(dāng)?shù)谋憩F(xiàn)、領(lǐng)

導(dǎo)人員良好的控制勇和、合理的內(nèi)容安排等。

（2）影響會(huì)議效率的重要因素:影響會(huì)議效率的因素很多，重要可以歸結(jié)為三個(gè)方面：1會(huì)議

的必要性；2會(huì)議前期準(zhǔn)備工作的質(zhì)量；3會(huì)議責(zé)任分工。辦.會(huì)議評(píng)估的標(biāo)準(zhǔn)：（1）是否

達(dá)成目的。（2）會(huì)議時(shí)間性評(píng)估。（3）與會(huì)人員參與會(huì)議狀態(tài)與收獲;對(duì)會(huì)議的滿(mǎn)意限度與

理由;提出改善的意見(jiàn)或建議。（4）會(huì)議服務(wù)評(píng)估。會(huì)議服務(wù)是否到位，會(huì)議中的合作精神

如何。（5）會(huì)議實(shí)際費(fèi)用支出、會(huì)議成本評(píng)估。（6）再度召開(kāi)同樣的會(huì)議時(shí),繼續(xù)推動(dòng)與維

持的事項(xiàng)。

3.會(huì)議評(píng)估工作的方法和規(guī)定

（I）會(huì)議評(píng)估工作的方法”1.評(píng)估方法可以在會(huì)議結(jié)束時(shí)以意見(jiàn)調(diào)查的方式進(jìn)行。2.告知

與會(huì)人員有義務(wù)一同提高會(huì)議質(zhì)量。M2）會(huì)議評(píng)估工作規(guī)定:會(huì)議評(píng)估力求科學(xué)、高效。最

佳在擬定了會(huì)議目的的初期策劃階段就高計(jì)一份問(wèn)卷。要避免與會(huì)人員的反感。

（二）會(huì)議效果評(píng)估的工作程序”會(huì)議效果評(píng)估的基本程序?yàn)?分析影響會(huì)議效果的重要因

素設(shè)計(jì)會(huì)議效果評(píng)估表匯總評(píng)估結(jié)果。A（三）注意事項(xiàng)

會(huì)議結(jié)束后,應(yīng)注意避免以下情況：（1）欠缺會(huì)議記錄。（2）對(duì)決議實(shí)不力。（3）不對(duì)會(huì)議的成

敗得失進(jìn)行總結(jié)。（4）不解散已完畢任務(wù)的委員會(huì)或工作小組。（5）與會(huì)人員對(duì)會(huì)議感到不滿(mǎn)。

三級(jí)秘書(shū)考前復(fù)習(xí)重點(diǎn)：第二章第一節(jié)接待

一、擬定涉外禮順序

（-）基礎(chǔ)知識(shí)

1.涉外接待的原則和規(guī)定

（1）涉外接待的原則:與國(guó)內(nèi)禮儀相比較，涉外接待中更為重要的原則是：1不卑不亢；2

依法辦事;3內(nèi)外有別;4尊重個(gè)人;5女士?jī)?yōu)先;6入鄉(xiāng)隨俗。

2.禮賓順序:在商務(wù)交往的具體實(shí)踐中,禮賓順序共有如下五種常見(jiàn)的排列方法：（1）依

照來(lái)賓所在同家或地區(qū)名稱(chēng)的拉丁字母的先后排列順序。合用于大型的國(guó)際會(huì)議或體育比

賽。（2）依照來(lái)賓的具體身份與職務(wù)的高低來(lái)排列先后順序。合用于正式的政務(wù)、高務(wù)、科

技、學(xué)術(shù)、軍事交住。（3）依照來(lái)賓到達(dá)的具體時(shí)間早晚來(lái)排列其先后順序。合用于：1當(dāng)

各國(guó)大使同時(shí)參與派駐國(guó)的某項(xiàng)活動(dòng)時(shí);2在非正式的涉外活動(dòng)中亦可采用此種排列方法。（4）

依照來(lái)賓告知東道主自己決定到訪的具體時(shí)間的先后排列其順序。合用于舉辦較大規(guī)模的國(guó)

際性的招商會(huì)、展示會(huì)和博覽會(huì)。（5）不排列。當(dāng)上述方法難以應(yīng)用時(shí)，便可采用這種排

列方法。

（二）禮賓順序擬定環(huán)節(jié)1.擬定禮賓順序方案2提前告知有關(guān)各方；3.按禮賓順序排列座

次、名次、出場(chǎng)順序

二、安排涉外迎送典禮

（-）基礎(chǔ)知識(shí)1.涉外迎送典禮的規(guī)定（1）發(fā)出邀請(qǐng):一般由東道國(guó)先發(fā)出邀請(qǐng)，邀請(qǐng)一般采

用書(shū)面形式，被邀請(qǐng)者在接到邀請(qǐng)函后，應(yīng)及時(shí)給予答復(fù)，并據(jù)此辦理有關(guān)的手續(xù)。（2）準(zhǔn)備

工作:在外賓到達(dá)前應(yīng)做好充足的準(zhǔn)備工作：1搞清楚來(lái)訪外賓或代表團(tuán)的基本情況;2了解

外賓的飲食愛(ài)好、宗教禁忌以及是否有其他特殊的生活習(xí)慣等,必要時(shí)還可向?qū)Ψ剿饕獊?lái)訪

者血型資料;3擬訂來(lái)賓訪問(wèn)日程;4安排食宿。（3）善始善終:在外賓到達(dá)時(shí)，由適當(dāng)?shù)娜藛T前往

機(jī)場(chǎng)、車(chē)站迎接，表達(dá)歡迎,并妥善安排各項(xiàng)禮儀程序和活動(dòng)。

2.著裝規(guī)定:參與迎送典禮的所有人員，著裝要鄭重其事,要穿著正裝。

（-）涉外迎送儀仗式的工作環(huán)節(jié)：1.擬定迎候人員;2.準(zhǔn)備迎賓的物品;3.見(jiàn)面講究禮節(jié);

4.送行前的拜訪；5.安排送行典禮

三、安排涉外會(huì)見(jiàn)會(huì)談和拜訪

（一）基礎(chǔ)知識(shí)

1.涉外會(huì)見(jiàn)會(huì)談規(guī)定:安排會(huì)見(jiàn)、會(huì)談的時(shí)，對(duì)秘書(shū)的規(guī)定如下：（1）充足了解又方的情

況。（2）準(zhǔn)備工作要貫徹到位。3）會(huì)談會(huì)見(jiàn)時(shí)要做好記錄,對(duì)客人提出、領(lǐng)導(dǎo)許諾的問(wèn)題,

會(huì)后應(yīng)負(fù)責(zé)貫徹，做好后繼工作。

2.拜訪的規(guī)定:（1）拜訪由秘書(shū)先電話(huà)聯(lián)系對(duì)方的秘書(shū)和隨員，雙方商定期間。（2）由東

道主帶領(lǐng)員前往對(duì)方下榻的賓館，到達(dá)后應(yīng)當(dāng)在大堂里打電話(huà)告知對(duì)方,不要直接上樓去敲對(duì)

方的門(mén).（3）初次見(jiàn)面，可以不送禮物.

（二）會(huì)見(jiàn)、會(huì)談的工作程序

會(huì)見(jiàn)、會(huì)談的工作程序如下圖所示。（圖略）

四、涉外宴請(qǐng)的常識(shí)

（一）基礎(chǔ)知識(shí)

I.涉外宴請(qǐng)的原則：（1）宴請(qǐng)環(huán)境十分重要，應(yīng)當(dāng)選雅致、安靜的地方.（2）點(diǎn)菜時(shí)不僅

要考慮外并因宗教信仰而帶來(lái)的忌諱，還要注意其他飲食習(xí)慣的差別。（3）菜肴要有地方

特色,可以使精致、豐盛的，但不必豪華、奢侈。（4）參與宴請(qǐng)的人要講究個(gè)人衛(wèi)生，衣著干凈

得體,女性要化妝。不要穿白天的工作裝參與晚宴。

2.西餐禮儀:我方宴請(qǐng)是中餐，來(lái)賓回請(qǐng)很有也許是西餐，所以應(yīng)當(dāng)了解一些的基本的西

餐禮儀。

（二）注意事項(xiàng)：（1）西餐講究的是氛圍的優(yōu)雅。因此赴宴時(shí)一定注意控制自己說(shuō)話(huà)和笑的

音量。（2）衣著要整齊。（3）赴宴的第二天，要向主人表達(dá)感謝。

五、饋贈(zèng)禮品的規(guī)定

（一）基礎(chǔ)知識(shí)

1.各國(guó)的禁忌:各國(guó)、各民族在都有自己獨(dú)特禮節(jié)和習(xí)俗。在對(duì)外交往中送禮假如不考慮

對(duì)方的習(xí)俗，很也許就觸犯了對(duì)方的禁忌，引起對(duì)方的反感。所以應(yīng)當(dāng)對(duì)各國(guó)的忌諱有基本

的了解。

2.饋贈(zèng)禮品的禮節(jié):①送禮的禮節(jié)；②受禮的禮節(jié)。

（二）選擇禮品的注意事項(xiàng)：在選擇禮品的時(shí)候，需要考慮這樣幾個(gè)因素：1.與受禮者

的關(guān)系；2.明確送禮的因素;3.了解受禮者的特點(diǎn);4.經(jīng)濟(jì)方面的限定

三級(jí)秘書(shū)考前復(fù)習(xí)重點(diǎn)：第二章第二節(jié)辦公環(huán)境管理

一、對(duì)的選擇辦公的模式A（一）基礎(chǔ)知識(shí)：1.辦公模式的種類(lèi)：一些公司保存?zhèn)鹘y(tǒng)的

工作慣例，但有些公司正在迅速發(fā)生變化。為此導(dǎo)致工作模式出現(xiàn)下列變化：①在家工作；

②遠(yuǎn)程工作;③虛擬辦公室;④臨時(shí)辦公桌;⑤彈性時(shí)間；⑥兼職工作;⑦協(xié)議工作；⑧交叉工

作;⑨項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)。

2.導(dǎo)致辦公模式變化的因素:（1）辦公場(chǎng)地的費(fèi)用過(guò)高，公司都想方設(shè)法壓縮辦公室的面積,

讓最小的面積發(fā)明最高的利益。（2）城市中日益嚴(yán)重的交通擁擠問(wèn)題和上班的高峰時(shí)段的

困難，使人們?cè)诠ぷ髂Ｊ缴现匦掳才?。?）高科技的發(fā)展，特別是通信技術(shù)的改變，使人們

的聯(lián)絡(luò)更加方便，不在辦公場(chǎng)合也能互相溝通。（4）公司自身的發(fā)展更加需求靈活地聘用人

力資源，如一些短期項(xiàng)目就不需聘用長(zhǎng)期的正式員工。5）公司間競(jìng)爭(zhēng)的加劇，使得公司不斷

壓縮工資費(fèi)、管理費(fèi)、旅差費(fèi)等人工成本。（6）一些公司的組織結(jié)構(gòu)進(jìn)行了改變，需要用人

制度相應(yīng)改變。（7）在寬松的社會(huì)環(huán)境中，人們希望最大限度地發(fā)揮自己的才干，多做工作，也

需要不同公司實(shí)行多種模式的工作方式。

（二）選擇不同辦公模式的工作程序：（1）進(jìn)一步調(diào)查現(xiàn)有辦公模式所面臨的問(wèn)題（是否人

工成本過(guò)高？是否有增長(zhǎng)臨時(shí)用工的需求?是否有可以不在公司場(chǎng)地完畢工作任務(wù)?是否有

相稱(chēng)數(shù)量的職工熟悉網(wǎng)絡(luò)辦公技術(shù)？）（2）根據(jù)調(diào)查結(jié)果擬定相應(yīng)的新型辦公模式.（3）根

據(jù)新的模式規(guī)定制定管理監(jiān)督的標(biāo)準(zhǔn)和責(zé)權(quán)利相結(jié)合的分派制度。4）先在部分部門(mén)實(shí)行取

得經(jīng)驗(yàn)，逐步推廣新模式。（5）不斷根據(jù)本公司特點(diǎn)完善新模式，評(píng)估啟用新模式的得失。A

二、合理進(jìn)行辦公室布局4（-）基礎(chǔ)知識(shí)

1.辦公室的布局種類(lèi):有兩種不同方法來(lái)間隔辦公空間：（1）開(kāi)放式辦公室。（2）封閉

式辦公室。42.合理進(jìn)行辦公室布局的作用（1）形成有效率的工作流程。（2）有助于員

工的工作分派。（3）有助于工作順利完畢。A3.不同辦公室布局的設(shè)計(jì)規(guī)定A（1）

空間的使用:空間是一種必須支付的資源?？臻g的費(fèi)用經(jīng)常按每平方米計(jì)算?？臻g越大，費(fèi)用

越高。

（2）開(kāi)放式和封閉式辦公室

1）開(kāi)放式辦公室:開(kāi)放式辦公室是大的空間，包含單個(gè)工作位置的組合。開(kāi)放式辦公室

具有如下特點(diǎn):①不設(shè)個(gè)人專(zhuān)用辦公室;②組合工作間的材料豐富多樣；③辦公室工作人員的

地方級(jí)別重要不用辦公位置來(lái)擬定，不設(shè)傳統(tǒng)的領(lǐng)導(dǎo)座位，而是憑承擔(dān)的任務(wù)來(lái)擬定位置。

A2）封閉式辦公室：封閉式辦公室是按照辦公職能設(shè)立分隔式的若干個(gè)相對(duì)獨(dú)立辦公室

的做法。封閉式辦公室的設(shè)計(jì)原則重要考慮常規(guī)辦公室業(yè)務(wù)活動(dòng)的各種因素，如下員、業(yè)務(wù)

特點(diǎn)、職能、設(shè)備、空間等因素的穩(wěn)定性，相關(guān)業(yè)務(wù)解決的連續(xù)性和系統(tǒng)性。

（二）設(shè)計(jì)不同形式辦公室的工作程序A1.分析不同部門(mén)業(yè)務(wù)特點(diǎn)對(duì)于辦公條件的

規(guī)定1）面積、空間大小。2）人員流通的頻率。3）聲音對(duì)辦公效率的影響。4）需要設(shè)備及家

具量的多少。2.設(shè)計(jì)平面圖：指定專(zhuān)人或委托別人設(shè)計(jì)平面圖，并證詢(xún)各使用部門(mén)的意見(jiàn),

根據(jù)意見(jiàn)修改設(shè)計(jì),完善辦公室的功能。3.選擇辦公家具、設(shè)施和裝飾:當(dāng)辦公室空間已經(jīng)分

派和分開(kāi)時(shí)，辦公區(qū)必須布置家居、安裝設(shè)備和進(jìn)行裝飾。4.注意采光、溫度和通風(fēng)

三級(jí)秘書(shū)考前復(fù)習(xí)重點(diǎn)：第二章第三節(jié)辦公室平常事務(wù)管理

一、改善辦公室平常事務(wù)工作A（-）基礎(chǔ)知識(shí):改善辦公室平常事務(wù)工作流程的基本思

緒有：①重新安排;②修改;③替換;④合并；⑤精簡(jiǎn)?！鳎ǘ┕ぷ鞒绦颍簾o(wú)論是復(fù)雜流程

還是簡(jiǎn)樸流程，都涉及以下幾個(gè)基本環(huán)節(jié)：定義一評(píng)價(jià)-分析T改善一實(shí)行△（三）工作流

程分析改善的基本環(huán)節(jié)：工作流程分析與改善的目的可以簡(jiǎn)要地概括為需要回答的3個(gè)問(wèn)

題：①我們現(xiàn)在何處（現(xiàn)狀）？②應(yīng)在何處（改善的目的）？③如何到達(dá)該處（改善的方法）？

二、解決突發(fā)事件

（-）基礎(chǔ)知識(shí)

1.突發(fā)事件的種類(lèi):也許出現(xiàn)的突發(fā)事件常有以下幾種：①火災(zāi);②傷害;③疾??；④炸彈

威脅或恐慌。2.解決突發(fā)事件的原則：（1）快速反映，控制事態(tài)發(fā)展;（2）以人為本，保護(hù)公

眾利益；（3）公開(kāi)透明，真誠(chéng)面對(duì)公眾；（4）重塑形象，置之死地而后生3.事故情況登記表:《事

故情況登記表》通常記錄下面的信息：①事故日期;②事故地點(diǎn)；③事故涉及的人員；④事

故的證人；⑤事故過(guò)程的概述;⑥填寫(xiě)事故記錄薄的人員署名。4.工作情況報(bào)告表記錄在事故

報(bào)告表上的信息重要有：（1）完畢表格人員的姓名、身份。（2）事故涉及人員的姓名、出生日

期、住址、職務(wù)。（3）發(fā)生事故的日期、地點(diǎn)。（4）事故的細(xì)節(jié)及對(duì)事故的見(jiàn)解,（5）進(jìn)行的急

救行動(dòng)和醫(yī)療解決的情況，涉及由誰(shuí)進(jìn)行。（6）必要時(shí)還要記錄事故證人的姓名和職務(wù)。（7）

填寫(xiě)表格的人員署名和日期。*（-）解決突發(fā)事件的工作程序

1.突發(fā)事件的防止措施：（1）以書(shū)面形式擬定的緊急情況解決程序，其中具體地記錄

出現(xiàn)火災(zāi)、人員受傷、突發(fā)疾病或發(fā)生炸彈威脅等恐怖活動(dòng)時(shí)具體解決程序。（2）用上述緊

急情況解決程序培訓(xùn)所有工作人員，如健康、安全培訓(xùn)、急救培訓(xùn)、保安人員的特殊培訓(xùn)I。

（3）張貼顯示有關(guān)的緊急程序,在可運(yùn)用的地方顯示相應(yīng)得布告，讓所有人員了解有情況發(fā)

生該如何疏散和急救員的姓名。（4）實(shí)行緊急情況模擬演練，如定期進(jìn)行消防演習(xí)或疏散演習(xí)

來(lái)測(cè)試編寫(xiě)的程序是否合適，并指導(dǎo)員工的應(yīng)對(duì)行動(dòng)。（5）明確各級(jí)管理人員在緊急情況下

所負(fù)的任務(wù)和職責(zé)，一旦有情況，由他們擔(dān)當(dāng)解決。（6）保證配備相關(guān)的設(shè)備和資源以隨時(shí)

解決緊急情況，如有報(bào)警裝置、滅火器、急救包等。（7）保證定期檢查和更新設(shè)備，如滅

火器、急救包、報(bào)警裝置的定期檢查和維護(hù)。A2.突發(fā)事件的應(yīng)對(duì)措施是：（1）準(zhǔn)備清

除的書(shū)面緊急情況解決程序。（2）用這些緊急情況解決程序培訓(xùn)所有人員。（3）在可運(yùn)用的

地方清楚地顯示有關(guān)緊急程序。（4）實(shí)行緊急情況模擬演練來(lái)測(cè)試編寫(xiě)的程序。（5）明確員

工在緊急情況下的職責(zé)。（6）保證工作場(chǎng)合受過(guò)緊急情況解決培訓(xùn)的人員。（7）保證配備相

關(guān)的設(shè)備和資源以隨時(shí)解決情況。（8）保證定期檢查和更新設(shè)備?！?.解決突發(fā)事件的工作

流程:（1）及早發(fā)現(xiàn)，立即報(bào)告，并保護(hù)好現(xiàn)場(chǎng);（2）查找問(wèn)題的因素;（3）成立臨時(shí)指揮中心;（4）

控制源頭，釜底抽薪;（5）召開(kāi)新聞發(fā)布會(huì)￡三、完畢督促檢查工作A（一）基礎(chǔ)知識(shí)

1.督查工作的內(nèi)容：（1）上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和本單位上司批示進(jìn)行督查的事項(xiàng)。（2）上級(jí)直屬單

位的重要工作部署與重要會(huì)議精神的貫徹貫徹情況。（3）本單位的中心工作、重要會(huì)議及文

獻(xiàn)決定事項(xiàng)的貫徹貫徹情況。（4）新聞媒體和重要客戶(hù)對(duì)本單位的批評(píng)、建議的答復(fù)與解決

情況。（5）人大代表、政協(xié)委員以及職代會(huì)、股東會(huì)的議案、提案和建議的辦理情況。（6）下

級(jí)單位請(qǐng)示事項(xiàng)的答復(fù)與辦理情況，以及基層請(qǐng)求上級(jí)機(jī)關(guān)幫助解決問(wèn)題的辦理情況。（7）

秘書(shū)在平常工作中發(fā)現(xiàn)和了解到的、建議列入專(zhuān)項(xiàng)督查,并經(jīng)上司批準(zhǔn)的重要事項(xiàng)。

2.秘書(shū)督查工作的特點(diǎn)有:復(fù)雜性，原則性，時(shí)限性和權(quán)威性。A3.督查工作的原則

有：（1）實(shí)事求是的原則；（2）積極性的原則；（3）分層次貫徹原則；（4）時(shí)效性原則;（5）督查

與幫辦相結(jié)合的原則。14督查工作的方法督查工作的方法有：（1）書(shū)面督查；（2）電話(huà)督查;

（3）專(zhuān)項(xiàng)督查;（4）會(huì)議督查；（5）調(diào)研督查。A（一）工作程序:上司交辦事項(xiàng)督查的程序?yàn)?

交辦一立項(xiàng)—登記-轉(zhuǎn)辦-承辦-催辦—檢查一辦結(jié)一辦結(jié)回告一審核一立卷-歸檔。A

（二）注意事項(xiàng)

1.查辦、催辦技巧:查辦催辦工作應(yīng)當(dāng)遵循一定的規(guī)律和方法，但也有其自身的特點(diǎn)和

工作方式。一般來(lái)說(shuō)有如下方法：（1）與信息工作相結(jié)合;（2）與調(diào)查研究相結(jié)合：（3）堅(jiān)持歸

口辦理，分級(jí)負(fù)責(zé);（4）堅(jiān)持結(jié)報(bào)反饋制度

2.督查工作的注意事項(xiàng)有:（1）實(shí)事求是；（2）授權(quán)督查；（3）時(shí)限規(guī)定；（4）辦實(shí)事；（5）

謙虛謹(jǐn)慎。

一、制定工作計(jì)劃A(一)基礎(chǔ)知識(shí)

1.辦公室工作計(jì)劃的種類(lèi)

(1)按照時(shí)間序列，辦公室工作計(jì)劃可以分為長(zhǎng)期計(jì)劃、中期計(jì)劃、短期計(jì)劃三種類(lèi)

型。(2)按幅度和范圍，可分為政策型計(jì)劃、目的型計(jì)劃、規(guī)劃型計(jì)劃、方法型計(jì)劃、程序型

計(jì)劃五種類(lèi)型。

2.制定工作計(jì)劃的方法：

(1)根據(jù)組織擬定的工作目的和期限規(guī)定，一項(xiàng)項(xiàng)列出本團(tuán)隊(duì)要完畢的所有任務(wù)。可以

使用專(zhuān)門(mén)制作好的人物表格，將要做的工作內(nèi)容列出，也可以將工作任務(wù)逐項(xiàng)寫(xiě)下。

(2)區(qū)別重要的任務(wù)和緊急的任務(wù),通常按ABCD法則(參見(jiàn)四級(jí)秘書(shū))，先做重而急

的任務(wù)，再做重而不急的任務(wù)，后做急而不重的工作，安排好工作的優(yōu)先順序。

(3)按照工作的輕重緩急和邏輯順序用數(shù)字編號(hào)標(biāo)記出任務(wù)完畢時(shí)間的前后順序，對(duì)

需要花時(shí)間的工作留出充足的時(shí)間量。A(4)列出完畢每一項(xiàng)任務(wù)所需的資源和相關(guān)

信息，涉及人力、物力、財(cái)力等。A(5)明確完畢每一項(xiàng)任務(wù)的各個(gè)階段指標(biāo)和估算

的時(shí)間規(guī)定。

(6)指明每一項(xiàng)任務(wù)的負(fù)責(zé)部門(mén)或承擔(dān)人以及負(fù)責(zé)人。A(7)從最終完畢的時(shí)間

期限向前推算各階段工作應(yīng)在何時(shí)完畢，擬定后，逐項(xiàng)將其填入計(jì)劃表中。A(8)明確

工作進(jìn)展的情況和出現(xiàn)的問(wèn)題向誰(shuí)報(bào)告，何時(shí)報(bào)告，保證計(jì)劃的順利實(shí)行。A(9)明確

工作進(jìn)展的情況的質(zhì)量如何監(jiān)督和管理。

3.計(jì)劃的內(nèi)容與規(guī)定：行動(dòng)計(jì)劃或計(jì)劃表必須指明所管理的項(xiàng)目或團(tuán)隊(duì)工作的其他一些

重要方面，具體涉及:a(1)每一項(xiàng)任務(wù)的具體目的。(2)每一項(xiàng)任務(wù)的數(shù)量規(guī)定和質(zhì)量

規(guī)定。(3)每一項(xiàng)任務(wù)所需的資源。(4)每一項(xiàng)任務(wù)所分派的負(fù)責(zé)部門(mén)或承擔(dān)人以及負(fù)責(zé)人。

(5)在計(jì)劃的文獻(xiàn)中還寫(xiě)明如何監(jiān)督工作進(jìn)展和質(zhì)量。A(二)制定工作計(jì)劃的工作順序

A1.制定工作計(jì)劃的程序

估量機(jī)會(huì)一擬定目的一擬定計(jì)劃工作的前提條件一擬定可行方案一評(píng)價(jià)備選方案一選擇

方案一擬定分計(jì)劃一編制預(yù)算。A2.編制常見(jiàn)的工作計(jì)劃:常的工作計(jì)劃中都要指明一

段時(shí)期預(yù)先決定做什么，怎么做，何時(shí)做，由誰(shuí)做等具體問(wèn)題，它是在為一個(gè)團(tuán)隊(duì)的現(xiàn)狀與目

的之間鋪橋搭路。

五、擬定承辦期限

（-）基礎(chǔ)知識(shí)

1.承辦期限的內(nèi)容:謂承辦期限是指公司接到客戶(hù)或查詢(xún)者的問(wèn)題后解決并回復(fù)時(shí)間規(guī)

定，許多公司都對(duì)行政管理工作的行為做了有關(guān)承辦期限的明文規(guī)定,明確解決工作花費(fèi)的

時(shí)間必須按照規(guī)定執(zhí)行，并進(jìn)行監(jiān)督管理。

2.承辦期限制度：謂承辦期限制度就是針對(duì)時(shí)效性制定的規(guī)則，是在時(shí)效性上指導(dǎo)人們

行動(dòng)的標(biāo)準(zhǔn)，它規(guī)定人們按章辦事,不準(zhǔn)人們的行為偏離規(guī)定的規(guī)定，以提高公司形象、信譽(yù)

和效率。

（-）制定承辦期限對(duì)頂?shù)墓ぷ鞒绦?（1）調(diào)查本單位或組織在行政管理工作方面有

哪些行為需要做出時(shí)間期限的規(guī)定。（2）時(shí)間期限適宜標(biāo)準(zhǔn)。（3）擬定同一任務(wù)的不同承辦

周期。（4）擬定同一任務(wù)緊急情況不同的承辦周期。￡六、對(duì)辦公室工作進(jìn)行評(píng)估￡

（一）基礎(chǔ)知識(shí)A1.辦公室工作評(píng)估的意義:1）提高了管理工作的效率.（2）明確了組織機(jī)

構(gòu)的建制.（3）促進(jìn)了員工承擔(dān)責(zé)任.（4）有助于進(jìn)行控制和監(jiān)督工作。

2.工作質(zhì)量評(píng)估的規(guī)定:（1）目的不宜過(guò)多。（2）目的之間要互相協(xié)調(diào)。

（二）評(píng)估工作程序A1.對(duì)辦公室工作進(jìn)行目的管理：（1）建立一套完整的目的體

系;（2）擬定目的（3）組織實(shí)行（4）檢查評(píng)估42.對(duì)辦公室工作進(jìn)行量化管理

辦公室工做量化管理是指在組織開(kāi)展工作過(guò)程中，運(yùn)用科學(xué)方法（如預(yù)測(cè)、概率估算、

實(shí)測(cè)、預(yù)定動(dòng)作世間法等）對(duì)各個(gè)工作項(xiàng)目做出工作定額來(lái)實(shí)行定量考核的管理方法。

3.對(duì)辦公室工作進(jìn)行評(píng)估:目的必須是明確并可以考核的。涉及：（1）數(shù)量目的評(píng)估;（2）

質(zhì)量目的評(píng)估。

三級(jí)秘書(shū)考前復(fù)習(xí)重點(diǎn)：第二章第四節(jié)辦公用品管理

一、辦公用品與設(shè)備的采購(gòu)程序

（-）基礎(chǔ)知識(shí)

1.獲得設(shè)備使用權(quán)的方式:獲得設(shè)備使用權(quán)重要有兩種方式:一種是購(gòu)買(mǎi);一種是租用。

2.政府采購(gòu):我國(guó)政府采購(gòu)的重要方式有五種,即公開(kāi)招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性談判、詢(xún)

價(jià)、單一來(lái)源等采購(gòu)方式。

（二）采購(gòu)工作程序：1.提出購(gòu)買(mǎi)申請(qǐng)；2.審批，貫徹經(jīng)費(fèi);3.招標(biāo)，選擇供應(yīng)商;4.簽訂供貨

協(xié)議;5.貨品入庫(kù);6.支付貨款

二、采購(gòu)預(yù)算方案的制定

（一）基礎(chǔ)知識(shí)

采購(gòu)預(yù)算方案制定的原則有：（1）真實(shí)性原則；（2）重點(diǎn)性原則；（3）目的相關(guān)性原則;（4）

經(jīng)濟(jì)合理性原則。

（-）制定采購(gòu)預(yù)算方案的工作程序

1.擬定預(yù)算的核算基數(shù)2進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)研；3.擬定采購(gòu)產(chǎn)品的種類(lèi)及型號(hào)價(jià)格;4.編寫(xiě)預(yù)算

方案;5.征求意見(jiàn)，完善方案

（三）預(yù)算方法:在具體的預(yù)算編制過(guò)程中，有兩種預(yù)算方法可供選擇:1.傳統(tǒng)預(yù)算法2零

基預(yù)算法

三、調(diào)配辦公資源

（一）基礎(chǔ)知識(shí)

1.辦公資源范圍:辦公資源涉及的范圍比較廣,涉及各類(lèi)辦公設(shè)備、辦公家具、車(chē)輛、會(huì)

議室、平常用品、圖書(shū)等。

2.辦公資源管理：辦公資源管理就是實(shí)行辦公資源統(tǒng)一規(guī)范管理，減少資源浪費(fèi)，合理

地調(diào)配與運(yùn)用工作資源，提高辦公資源的使用效率。

（二）調(diào)配辦公資源的工作程序：無(wú)論是使用人工還是計(jì)算機(jī)，辦公資源管理的基本程序

都是一致的，具體如下：

（1）了解本單位所有辦公資源的基本情況，涉及名稱(chēng)、放置的地點(diǎn)、功能情況等。（2）對(duì)

單位所有辦公資源進(jìn)行分類(lèi)，對(duì)不同資源進(jìn)行分類(lèi)管理。（3）對(duì)辦公資源建檔，記錄應(yīng)用情況。

（4）定期進(jìn)行數(shù)據(jù)分析。

三級(jí)秘書(shū)考前復(fù)習(xí)重點(diǎn)：第二章第五節(jié)信息管理

一、信息的開(kāi)發(fā)

（一）基礎(chǔ)知識(shí)

1.信息開(kāi)發(fā)的特性:信息開(kāi)發(fā)具有多次性。一般物質(zhì)資源通過(guò)消耗就也許喪失其功效，而

信息具有共享的特性，它可以存儲(chǔ)，可以被多次傳輸運(yùn)用，可以不斷地補(bǔ)充、完善和擴(kuò)散，還

可以進(jìn)行綜合和歸納，成為可增值的資源。

2.信息開(kāi)發(fā)的類(lèi)型有:有一次信息開(kāi)發(fā)、二次信息開(kāi)發(fā)和三次信息開(kāi)發(fā)。

3.信息開(kāi)發(fā)的重要形式有：（1）剪報(bào)；（2）索引;（3）目錄編制;（4）文摘；（5）信息資料冊(cè);

（6）簡(jiǎn)訊；（7）調(diào)查報(bào)告。

4.信息編寫(xiě)的類(lèi)型：（1）動(dòng)態(tài)型信息;（2）建議型信息；（3）經(jīng)驗(yàn)型信息；（4）問(wèn)題型信

息;（5）預(yù)測(cè)型信息

5.信息開(kāi)發(fā)的規(guī)定:信息開(kāi)發(fā)要注重調(diào)查研究，通過(guò)各種渠道全面、及時(shí)獲取信息，充

足運(yùn)用信息網(wǎng)絡(luò)開(kāi)發(fā)系統(tǒng)，運(yùn)用信息開(kāi)發(fā)技巧，加強(qiáng)對(duì)信息的加工、綜合分析、提煉和概括,

開(kāi)發(fā)出有特色、運(yùn)用價(jià)值大、可信度高的信息。

（二）信息開(kāi)發(fā)的工作程序：1.擬定主題2分析信息材料;3.選擇信息開(kāi)發(fā)方法;4.選擇開(kāi)

發(fā)信息的形式;5.形成信息產(chǎn)品

二、信息的運(yùn)用

（三）基礎(chǔ)知識(shí)

1.信息運(yùn)用的特點(diǎn)是：周期性、經(jīng)常性、廣泛性和時(shí)效性。

2.信息運(yùn)用的規(guī)定:（1）遵守信息法規(guī)。（2）維護(hù)信息安全。（3）最大限度地滿(mǎn)足信息需求。

（4）注意對(duì)平常信息的積累。

（-）信息運(yùn)用的工作程序

1.熟悉信息的內(nèi)容;2.擬定運(yùn)用需求;3.擬定信息運(yùn)用服務(wù)途徑;4.獲取信息；5.提供信息

三、信息的反饋

（-）基礎(chǔ)知識(shí)

1.信息反饋的目的:（1）檢查輸出信息的真實(shí)性；（2）對(duì)信息傳遞進(jìn)行檢查和調(diào)整；（3）為

決策提供依據(jù)。

2.信息反饋的特點(diǎn)有：（1）針對(duì)性；（2）及時(shí)性；（3）連續(xù)性。

3.信息反饋的形式：（1）正反饋和負(fù)反饋；（2）縱向反饋和橫向反饋。（3）前反饋和后反

饋。

4.信息反饋的規(guī)定:（1）信息反饋要準(zhǔn)確真實(shí)。（2）盡量縮短信息反饋時(shí)間，（3）信息

反饋要廣泛全面，多信源、多通道反饋。

（二）信息反饋的工作程序：1.明確目的;2.獲取信息反饋的方法;3.獲取反饋信息；4.加

工分析反饋信息;5.傳遞反饋信息6.運(yùn)用反饋信息

三級(jí)秘書(shū)考前復(fù)習(xí)重點(diǎn)：第三章第一節(jié)文書(shū)擬寫(xiě)

一、通告A（一）通告的概念△通告是公布社會(huì)各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)的

公文。通告是各級(jí)機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位與社會(huì)團(tuán)隊(duì)通常使用的告曉性公文。A（二）通告與

公告的區(qū)別A通告與公告同為具有廣泛告知性與約束力的公布性公文，但是，他們又具

有明顯的區(qū)別：1、使用范圍不同;2、宣布事項(xiàng)不同3、制發(fā)者不同。A（三）通告的

類(lèi)型:通告可以分為制約性通告與告知性通告二種類(lèi)型。蟲(chóng)四）通告的結(jié)構(gòu)是:標(biāo)題+

正文+落款+成文日期

二、通報(bào)

（-）通報(bào)的概念

通報(bào)是表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或者情況的公文.通報(bào)時(shí)各級(jí)機(jī)關(guān)、企事業(yè)單

位和團(tuán)隊(duì)經(jīng)常使用的文種

（二）通報(bào)的性質(zhì)S、通報(bào)屬于獎(jiǎng)勵(lì)與告誡性的公文;2、通報(bào)屬于傳達(dá)和告誡性的公

文;3、通報(bào)的發(fā)布范圍，往往是在一個(gè)機(jī)關(guān)或一個(gè)系統(tǒng)內(nèi)部使用A（三）通報(bào)的類(lèi)型:

通報(bào)可以分為表彰通報(bào)、批評(píng)通報(bào)和傳達(dá)通報(bào)三種類(lèi)型?！辏ㄋ模┩▓?bào)的結(jié)構(gòu)是:標(biāo)題+

主送機(jī)關(guān)+正文（+附件）+落款+成文日期A（五）告知于通報(bào)的區(qū)別

告知與通報(bào)均為知照性公文。告知帶有一定指令性，其事項(xiàng)具體，是上級(jí)機(jī)關(guān)下達(dá)至下

級(jí)機(jī)關(guān)的公文；而通報(bào)重在傳達(dá)重要精神或者情況，以使有關(guān)單位和公眾知曉，一般不

具有指令性。告知重在告知人們執(zhí)行什么任務(wù)或如何做;通報(bào)則是為了提高人們的結(jié)識(shí)

和開(kāi)闊人們的視野，以便把工作做得更好。A三、決定

（一）決定的概念決定是對(duì)重要事項(xiàng)或者重大行動(dòng)做出安排,獎(jiǎng)勵(lì)有關(guān)單位及人員，變更

或者撤消下級(jí)機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)的公文。

（二）決定的特點(diǎn)

根據(jù)決定的性質(zhì)，決定可分為：1、指揮性決定：2知照性決定。A（三）決定的類(lèi)型A根

據(jù)決定的性質(zhì)，決定可以分為：1、指揮性決定;2、知照性決定。

（四）決定的結(jié)構(gòu):標(biāo)題+主送機(jī)關(guān)+正文+（附件）+落款+成文日期A（五）相關(guān)注意事

項(xiàng)

1.不可用“文種”作標(biāo)題

以文種“決定”作標(biāo)題，省略發(fā)放機(jī)關(guān)與事由，不符合國(guó)務(wù)院對(duì)公文標(biāo)題的書(shū)寫(xiě)規(guī)定。A

2.慎用“決定”A應(yīng)當(dāng)針對(duì)發(fā)放機(jī)關(guān)內(nèi)部的重大事項(xiàng)或行動(dòng)發(fā)布決定。在使用中容易出

現(xiàn)的問(wèn)題是“小題大做”，即把本應(yīng)寫(xiě)為“表彰通報(bào)”、“批評(píng)通報(bào)”的，寫(xiě)成"表彰決定”、"批

評(píng)決定請(qǐng)注意，不應(yīng)把一半事項(xiàng)隨意升格為重大事項(xiàng)或重大行動(dòng)，要把握好“度”。

四、請(qǐng)批、批答函4（-）請(qǐng)批、批答函的概念a請(qǐng)批、批答函是請(qǐng)批與批答函的名稱(chēng),

是不相從屬機(jī)關(guān)之間請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)的公文。

（二）請(qǐng)批、批答函的類(lèi)型:1.請(qǐng)批函。請(qǐng)批函是向有關(guān)主管部門(mén)請(qǐng)求批準(zhǔn)的函。2.批答

函。批答函是有關(guān)主管部門(mén)批答請(qǐng)批事項(xiàng)的函。

（三）請(qǐng)批、批答函的結(jié)構(gòu)是：標(biāo)題+主送機(jī)關(guān)+正文+落款+成文日期

五、計(jì)劃&（一）計(jì)劃的概念A(yù)計(jì)劃是各級(jí)機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)隊(duì)和個(gè)人對(duì)未來(lái)

一定期間內(nèi)的活動(dòng)擬定出現(xiàn)目的、內(nèi)容、環(huán)節(jié)、措施和完畢期限的一種事務(wù)性文書(shū)

（二）計(jì)劃的特點(diǎn)有:1.針對(duì)性2.預(yù)見(jiàn)性

（三）計(jì)劃的類(lèi)型:1.按內(nèi)容分,有學(xué)習(xí)計(jì)劃、工作計(jì)劃、生產(chǎn)計(jì)劃、財(cái)務(wù)計(jì)劃、教學(xué)計(jì)劃、

科研計(jì)劃、銷(xiāo)售計(jì)劃等。2.按范圍分，有國(guó)家計(jì)劃、地區(qū)計(jì)劃、單位計(jì)劃、部門(mén)計(jì)劃、班

組計(jì)劃、個(gè)人計(jì)劃等。3.準(zhǔn)時(shí)間分，有長(zhǎng)期計(jì)劃、短期計(jì)劃、年度計(jì)劃、季度計(jì)劃、月

計(jì)劃、周計(jì)劃等。4.按性質(zhì)和作用分，有綜合性計(jì)劃、專(zhuān)題性計(jì)劃、指令性計(jì)劃、指導(dǎo)

性計(jì)劃等。△（四）計(jì)劃的結(jié)構(gòu)

計(jì)劃的結(jié)構(gòu)有兩種，如下：1文章式結(jié)構(gòu)，其結(jié)構(gòu)是:標(biāo)題+正文+尾部。2.表格式結(jié)構(gòu)，就是

整個(gè)計(jì)劃以表格的形式表述，合用于時(shí)間較短，內(nèi)容單一或量化指標(biāo)較多的工作計(jì)戈I。

A六、總結(jié)A（一）總結(jié)的概念

總結(jié)是各級(jí)機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)隊(duì)和個(gè)人通過(guò)對(duì)過(guò)去一階段工作的回顧、分析和

研究，從中找出經(jīng)驗(yàn)、教訓(xùn)，得出一些規(guī)律性的知識(shí)，用以指導(dǎo)此后工作的事務(wù)性文書(shū)。

（二）總結(jié)的類(lèi)型:1.按內(nèi)容分，有學(xué)習(xí)總結(jié)、總做總結(jié)、生產(chǎn)總結(jié)等。2.按范圍分，有單

位總結(jié)、個(gè)人總結(jié)等。3.準(zhǔn)時(shí)間分,有年度總結(jié)、季度總結(jié)。4.按性質(zhì)和作用分,有綜合

性總結(jié)、專(zhuān)題性總結(jié)等。A（三）總結(jié)的結(jié)構(gòu)是：標(biāo)題+正文+尾部

（四）總結(jié)的注意事項(xiàng)：1.樹(shù)立對(duì)的的知道思想2堅(jiān)持實(shí)事求是：3.總結(jié)出規(guī)律性的東

西;4.分清主次、突出重點(diǎn);5.語(yǔ)言簡(jiǎn)明、準(zhǔn)確七、述職報(bào)告

（一）述職報(bào)告的概念

述職報(bào)告是各級(jí)機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)隊(duì)的各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)干部及管理工作人員，向上級(jí)

管理機(jī)關(guān)陳述自己在任職期間履行崗位職責(zé)情況的書(shū)面報(bào)告。M二）述職報(bào)告的特點(diǎn)

有：1.個(gè)人性；2.真實(shí)性;3.通俗性。

（三）述職報(bào)告的結(jié)構(gòu)是:標(biāo)題+稱(chēng)謂+正文+落款+成文日期

（四）注意事項(xiàng):撰寫(xiě)述職報(bào)告要注意:1.事實(shí)求是；2.突出特點(diǎn);3.語(yǔ)言簡(jiǎn)潔。

八、發(fā)言稿A（一）發(fā)言稿的概念:發(fā)言稿是發(fā)言者在公共場(chǎng)合就某一問(wèn)題發(fā)表自己的見(jiàn)

解或闡明某種事理而事先寫(xiě)成的文稿。

（-）發(fā)言稿的特點(diǎn):1.內(nèi)容針對(duì)性強(qiáng)。2.語(yǔ)言評(píng)議通俗。3.交流具有互動(dòng)性義三）發(fā)

言稿的分類(lèi)：1.按場(chǎng)合分，有集體發(fā)言、廣播發(fā)言、電視發(fā)言、會(huì)議發(fā)言。2.按發(fā)言

者的身份分，有領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言、群眾代表發(fā)言、來(lái)賓發(fā)言等03.按發(fā)言的目的分，有鼓動(dòng)性

的、說(shuō)服性的、祝賀性的、憑吊性的發(fā)言等。4.按發(fā)言的內(nèi)容分，有政治的、軍事的、

經(jīng)濟(jì)的、文化的、學(xué)術(shù)的、禮節(jié)的發(fā)言等。

（四）發(fā)言稿的結(jié)構(gòu):發(fā)言稿涉及三個(gè)部分：開(kāi)頭+主體+結(jié)尾。A（五）注意事項(xiàng):1.口

齒清楚、吐字準(zhǔn)確、注意語(yǔ)調(diào)的抑揚(yáng)頓挫就成為發(fā)言者應(yīng)當(dāng)具有的基本條件。2.發(fā)言稿

的內(nèi)容要有針對(duì)性。3.觀點(diǎn)鮮明，主題明確。4.語(yǔ)言要通俗、生動(dòng)。

九、市場(chǎng)調(diào)查報(bào)告

（-）市場(chǎng)調(diào)查報(bào)告的概念:市場(chǎng)調(diào)查報(bào)告是對(duì)市場(chǎng)調(diào)查所獲得的信息資料，進(jìn)行整理、得

出結(jié)論，提出采用行動(dòng)的合理建議之后撰寫(xiě)的書(shū)面報(bào)告。a（-）市場(chǎng)調(diào)查報(bào)告的特點(diǎn)

有.：1.針對(duì)性2.真實(shí)性3.典型性4.時(shí)效性

（三）市場(chǎng)調(diào)查報(bào)告的分類(lèi)：1.按調(diào)查范圍、調(diào)查方式分，有綜合性調(diào)查報(bào)告和專(zhuān)題性

調(diào)查報(bào)告。2.按目的、作用、內(nèi)容分，有情況調(diào)查報(bào)告、事件調(diào)查報(bào)告和問(wèn)題調(diào)查報(bào)告。

（四）市場(chǎng)調(diào)查報(bào)告的結(jié)構(gòu)是:標(biāo)題+前言+正文+尾部A（五）撰寫(xiě)市場(chǎng)調(diào)查報(bào)告的注意事

項(xiàng):1.進(jìn)一步調(diào)查，充足占有材料。2.實(shí)事求是。a十、招標(biāo)書(shū)

（一）招標(biāo)書(shū)的概念：招標(biāo)書(shū)又稱(chēng)招標(biāo)說(shuō)明書(shū)，是招標(biāo)人運(yùn)用投標(biāo)者之間的競(jìng)爭(zhēng)從而達(dá)成

優(yōu)選投標(biāo)人哦一種告知性文書(shū),是招標(biāo)人為了征招承包者或合作者而對(duì)招標(biāo)的有關(guān)事項(xiàng)

和規(guī)定所作的解釋和說(shuō)明。A（二）招標(biāo)書(shū)的特點(diǎn)是:具有明確性、競(jìng)爭(zhēng)性、具體性和規(guī)

范性。

（三）招標(biāo)書(shū)的類(lèi)型:按性質(zhì)和內(nèi)容分，招標(biāo)書(shū)有多種類(lèi)型，如工程建設(shè)招標(biāo)書(shū)、公司租賃

招標(biāo)書(shū)、大宗商品交易招標(biāo)書(shū)、選聘公司經(jīng)營(yíng)者招標(biāo)書(shū)、公司承擔(dān)涉及招標(biāo)、勞務(wù)招標(biāo)

書(shū)、技術(shù)引進(jìn)或轉(zhuǎn)讓招標(biāo)書(shū)等。A（四）招標(biāo)書(shū)的結(jié)構(gòu)是:標(biāo)題+正文+尾部

十一、投標(biāo)書(shū)）投標(biāo)書(shū)的概念:投標(biāo)書(shū)也稱(chēng)“標(biāo)函”，是投標(biāo)人為了中標(biāo)而按照招標(biāo)人

的規(guī)定，具體地向招標(biāo)人提出訂立協(xié)議的建議，是提供應(yīng)招標(biāo)人的備選方案的文本。

A（二）投標(biāo)書(shū)的特點(diǎn)是針對(duì)性、求實(shí)性和合約性。

（三）投標(biāo)書(shū)的結(jié)構(gòu)是:標(biāo)題+正文+尾部

（四）撰寫(xiě)招標(biāo)書(shū)的注意事項(xiàng):1.明確招標(biāo)規(guī)定2.實(shí)事求是,不可弄虛作假3.語(yǔ)言簡(jiǎn)潔，語(yǔ)

氣謙和。

七、述職報(bào)告

（-）述職報(bào)告的概念

述職報(bào)告是各級(jí)機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)隊(duì)的各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)干部及管理工作人員，向上級(jí)管理

機(jī)關(guān)陳述自己在任職期間履行崗位職責(zé)情況的書(shū)面報(bào)告。

（二）述職報(bào)告的特點(diǎn)有:1.個(gè)人性;2.真實(shí)性；3.通俗性。

（三）述職報(bào)告的結(jié)構(gòu)是:標(biāo)題+稱(chēng)謂+正文+落款+成文日期

（四）注意事項(xiàng):撰寫(xiě)述職報(bào)告要注意：1.事實(shí)求是；2.突出特點(diǎn);3.語(yǔ)言簡(jiǎn)潔?！癐、發(fā)言稿

A（一）發(fā)言稿的概念:發(fā)言稿是發(fā)言者在公共場(chǎng)合就某一問(wèn)題發(fā)表自己的見(jiàn)解或闡明某種事理

而事先寫(xiě)成的文稿。

（二）發(fā)言稿的特點(diǎn)：1.內(nèi)容針對(duì)性強(qiáng)。2.語(yǔ)言評(píng)議通俗。3.交流具有互動(dòng)性A（三）發(fā)言

稿的分類(lèi)：1.按場(chǎng)合分，有集體發(fā)言、廣播發(fā)言、電視發(fā)言、會(huì)議發(fā)言。2.按發(fā)言者的身

份分,有領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言、群眾代表發(fā)言、來(lái)賓發(fā)言等。3.按發(fā)言的目的分,有鼓動(dòng)性的、說(shuō)服性的、

祝賀性的、憑吊性的發(fā)言等。4.按發(fā)言的內(nèi)容分，有政治的、軍事的、經(jīng)濟(jì)的、文化的、學(xué)術(shù)

的、禮節(jié)的發(fā)言等。

（四）發(fā)言稿的結(jié)構(gòu):發(fā)言稿涉及三個(gè)部分:開(kāi)頭+主體+結(jié)尾。

（五）注意事項(xiàng):1.口齒清楚、吐字準(zhǔn)確、注意語(yǔ)調(diào)的抑揚(yáng)頓挫就成為發(fā)言者應(yīng)當(dāng)具有的基本

條件。2.發(fā)言稿的內(nèi)容要有針對(duì)性。3.觀點(diǎn)鮮明，主題明確。4.語(yǔ)言要通俗、生動(dòng)。A九、

市場(chǎng)調(diào)查報(bào)告A（一）市場(chǎng)調(diào)查報(bào)告的概念:市場(chǎng)調(diào)查報(bào)告是對(duì)市場(chǎng)調(diào)查所獲得的信息資料，

進(jìn)行整理、得出結(jié)論,提出采用行動(dòng)的合理建議之后撰寫(xiě)的書(shū)面報(bào)告。

（二）市場(chǎng)調(diào)查報(bào)告的特點(diǎn)有：1.針對(duì)性2.真實(shí)性3.典型性4.時(shí)效性A（三）市場(chǎng)調(diào)查報(bào)告

的分類(lèi)：1.按調(diào)查范圍、調(diào)查方式分，有綜合性調(diào)查報(bào)告和專(zhuān)題性調(diào)查報(bào)告。2.按目的、作

用、內(nèi)容分，有情況調(diào)查報(bào)告、事件調(diào)查報(bào)告和問(wèn)題調(diào)查報(bào)告。

（四）市場(chǎng)調(diào)查報(bào)告的結(jié)構(gòu)是:標(biāo)題+前言+正文+尾部A（五）撰寫(xiě)市場(chǎng)調(diào)查報(bào)告的注意事項(xiàng):1.

進(jìn)一步調(diào)查，充足占有材料。2.實(shí)事求是。A十、招標(biāo)書(shū)A（一）招標(biāo)書(shū)的概念:招標(biāo)書(shū)又稱(chēng)

招標(biāo)說(shuō)明書(shū)，是招標(biāo)人運(yùn)用投標(biāo)者之間的競(jìng)爭(zhēng)從而達(dá)成優(yōu)選投標(biāo)人哦一種告知性文書(shū),是招標(biāo)

人為了征招承包者或合作者而對(duì)招標(biāo)的有關(guān)事項(xiàng)和規(guī)定所作的解釋和說(shuō)明。*（二）招標(biāo)書(shū)

的特點(diǎn)是:具有明確性、競(jìng)爭(zhēng)性、具體性和規(guī)范性。

（三）招標(biāo)書(shū)的類(lèi)型:按性質(zhì)和內(nèi)容分,招標(biāo)書(shū)有多種類(lèi)型，如工程建設(shè)招標(biāo)書(shū)、公司租賃招標(biāo)

書(shū)、大宗商品交易招標(biāo)書(shū)、選聘公司經(jīng)營(yíng)者招標(biāo)書(shū)、公司承擔(dān)涉及招標(biāo)、勞務(wù)招標(biāo)書(shū)、技術(shù)

引進(jìn)或轉(zhuǎn)讓招標(biāo)書(shū)等。3（四）招標(biāo)書(shū)的結(jié)構(gòu)是:標(biāo)題+正文+尾部4十一、投標(biāo)書(shū)A（—）投標(biāo)

書(shū)的概念:投標(biāo)書(shū)也稱(chēng)“標(biāo)函”，是投標(biāo)人為了中標(biāo)而按照招標(biāo)人的規(guī)定,具體地向招標(biāo)人提出

訂立協(xié)議的建議，是提供應(yīng)招標(biāo)人的備選方案的文本。

（二）投標(biāo)書(shū)的特點(diǎn)是針對(duì)性、求實(shí)性和合約性。A（三）投標(biāo)書(shū)的結(jié)構(gòu)是:標(biāo)題+正文+尾部

（四）撰寫(xiě)招標(biāo)書(shū)的注意事項(xiàng)：1.明確招標(biāo)規(guī)定2.實(shí)事求是，不可弄虛作假3.語(yǔ)言簡(jiǎn)潔，語(yǔ)

氣謙和。

三級(jí)秘書(shū)考前復(fù)習(xí)重點(diǎn)：第三章第二節(jié)收發(fā)解決

一、文書(shū)的審核A是對(duì)文獻(xiàn)草稿從內(nèi)容到形式做得全面檢查和修正工作。

（二）文書(shū)審核的規(guī)定:1.審核中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題必須逐個(gè)糾正。2.一般性問(wèn)題可以直接修改。3.需

做較大的改動(dòng)、可附上具體修改日期，退回?cái)M稿人或承辦部門(mén)共同協(xié)商。

（三）審核文書(shū)的工作環(huán)節(jié):1.明確審核范圍2擬定是否需要行文;3.審核文書(shū)的內(nèi)容;4.檢查文

字內(nèi)容;5.檢查文獻(xiàn)體式6.檢查文書(shū)在解決程序上是否妥善完備二、文書(shū)的擬辦

（一）文書(shū)的擬辦的含義:文書(shū)擬辦是針對(duì)文獻(xiàn)的辦理提出初步意見(jiàn)，以供領(lǐng)導(dǎo)批閱時(shí)參考。

A（二）文書(shū)擬辦的規(guī)定:1.熟悉有關(guān)政策和規(guī)定。2.熟悉本單位各部門(mén)的負(fù)責(zé)范圍及業(yè)務(wù)情況。

3.熟悉辦文程序和有關(guān)規(guī)定。4.擬辦意見(jiàn)要符合政策規(guī)定和實(shí)際情況。5.擬辦意見(jiàn)力求準(zhǔn)確、

及時(shí)、簡(jiǎn)潔。△（三）文書(shū)擬辦的工作環(huán)節(jié)：「明確擬辦范圍2.閱讀文書(shū)內(nèi)容3.提出擬辦

意見(jiàn)a三、文書(shū)的承辦￡（-）文書(shū)承辦的含義△文書(shū)承辦是準(zhǔn)時(shí)文獻(xiàn)規(guī)定或領(lǐng)導(dǎo)批示，

結(jié)合工作的實(shí)際情況，具體算是文獻(xiàn)的工作。馬（二）文書(shū)承辦的規(guī)定:1.認(rèn)真領(lǐng)略擬辦、批

辦意見(jiàn)。2.文書(shū)的承辦要區(qū)分輕重緩急。3.來(lái)文內(nèi)容涉及以前的收文，要杳找或調(diào)閱有關(guān)文獻(xiàn)

作為承辦復(fù)文的參考。4.對(duì)于已經(jīng)承辦和解決完畢的文書(shū)，應(yīng)及時(shí)清理，并將有關(guān)情況及時(shí)說(shuō)

明。5.要將辦理完畢的文書(shū)與待辦的文書(shū)分別保存?！鳎ㄈ┪臅?shū)承辦的工作環(huán)節(jié):1.了解文

書(shū)內(nèi)容；2.研究批辦意見(jiàn)；3.進(jìn)行具體辦理A四、文書(shū)的催辦

（-）文書(shū)催辦的含義A催辦是對(duì)文書(shū)辦理情況的督促和檢查,以便使承辦按照文書(shū)的時(shí)限

規(guī)定及時(shí)解決。縱二）文書(shū)催辦的規(guī)定：1.催辦中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題要及時(shí)報(bào)告。2.要填寫(xiě)催辦記

錄。A（三）文書(shū)催辦的工作程序：1.擬定催辦的范圍;2.擬定催辦的方法3.進(jìn)行催辦

三級(jí)秘書(shū)考前復(fù)習(xí)重點(diǎn):第三章第三節(jié)文檔管理

檔案運(yùn)用

（-）檔案運(yùn)用的含義A檔案運(yùn)用工作是開(kāi)發(fā)和宜接提供檔案，滿(mǎn)足運(yùn)用者的檔案需求

的工作。

（-）檔案運(yùn)用的規(guī)定:1.依法開(kāi)展運(yùn)用工作。2.積極、及時(shí)開(kāi)展運(yùn)用工作。3.不斷完

善檔案服務(wù)方式和手段。4.掌握本單位近期的重點(diǎn)工作、重大活動(dòng),據(jù)此開(kāi)展檔案運(yùn)用。

A（三）檔案運(yùn)用的工作程序A1.熟悉庫(kù)藏；2.分析運(yùn)用需求;3.選擇檔案運(yùn)用方式;

4.獲取檔案;5.提供檔案A二、檔案參考材料的編號(hào)

（一）檔案參考材料的含義

檔案參考資料是檔案部門(mén)或人員按照一定題目，根據(jù)所保存檔案綜合而成的提供人們參

與的檔案材料加工品。

（二）檔案參考資料

檔案參考資料編寫(xiě)要做到真實(shí)、準(zhǔn)確、實(shí)用,注意檔案的保密性；問(wèn)題集中，內(nèi)容準(zhǔn)確，

文字凝煉，概括性強(qiáng)。

（三）編寫(xiě)檔案參考資料的工作程序

1,擬定編寫(xiě)檔案參考資料的種類(lèi)2收集檔案材料;3.進(jìn)行編寫(xiě)A三、電子檔案管理

A（-）電子檔案的含義:電子檔案是在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中形成的具有查考運(yùn)用價(jià)值的社會(huì)活

動(dòng)的原始記錄。

（二）電子檔案的特點(diǎn)有：①非人工識(shí)讀性;②對(duì)電子技術(shù)和設(shè)備的依賴(lài)性;③信息的可變

性；④信息與載體的可分離性；⑤信息的可共享性；⑥多種信息載體的集成性。A（三）

電子檔案的種類(lèi)

1.按照電子檔案的存在形成劃分，可分為：①文本文獻(xiàn)；②數(shù)據(jù)文獻(xiàn);③圖形文獻(xiàn)；④

圖像文獻(xiàn)；⑤聲音文獻(xiàn)；⑥多媒體文獻(xiàn);⑦命令文獻(xiàn)。

2按照電子檔案的功能劃分,可分為:①主文獻(xiàn);②支持性文獻(xiàn)；③輔助性、工具性文獻(xiàn)。

A3.按照電子檔案產(chǎn)生的環(huán)境劃分，可分為一般辦公室工作中產(chǎn)生的文獻(xiàn)、計(jì)算機(jī)輔助設(shè)

計(jì)和制造中產(chǎn)生的文獻(xiàn)。A4.按照電子檔案的屬性劃分，可分為普通文獻(xiàn)、只讀文獻(xiàn)、

隱含文獻(xiàn)、加密文獻(xiàn)和壓縮文獻(xiàn)等?！?.按照電子檔案生成方式劃分，可分為由計(jì)算

機(jī)直接產(chǎn)生的文獻(xiàn)、對(duì)傳統(tǒng)文獻(xiàn)用掃描儀和數(shù)碼相機(jī)等輸入設(shè)備解決后生成的文獻(xiàn)。

（四）電子檔案管理的規(guī)定有:①真實(shí)性；②完整性；③可讀性。

（五）電子檔案管理的工作程序:1.電子檔案的收集積累2電子檔案的歸檔;3.電子檔案

的保管;4.電子檔案的運(yùn)用。

三級(jí)秘書(shū)考前復(fù)習(xí)重點(diǎn):第四章速記基礎(chǔ)

一、速記概述

（一）速記概述：速記是人們用有系統(tǒng)的、簡(jiǎn)樸的符號(hào)及各種有效有規(guī)則省略書(shū)寫(xiě)方法快

速、準(zhǔn)確地記錄語(yǔ)言和傳達(dá)語(yǔ)言信息的一種高效率實(shí)用技術(shù)。

（二）速記特點(diǎn):速記的特點(diǎn)就是快，速度是速記的靈魂，速記能把語(yǔ)言完整無(wú)誤地記錄

下來(lái)。用速記替代文字記錄語(yǔ)言，可以大大地減輕人們書(shū)寫(xiě)過(guò)程中的勞動(dòng)限度。

（三）速記在秘書(shū)工作中的作用:1.記錄有聲語(yǔ)言。2.記錄無(wú)聲語(yǔ)言。A（四）現(xiàn)代技術(shù)

無(wú)法取代速記A計(jì)算機(jī)、電腦速記、手寫(xiě)速記、錄音機(jī)，它們的差異在于解決信息手段的

不同，作為記錄語(yǔ)言信息的功能是同樣的.因此，手寫(xiě)速記與電腦速記、錄音機(jī)速記等現(xiàn)代技