第四章采購管理業(yè)務流程

第四章

采購管理業(yè)務流程第一頁，共三十二頁。

運行MRPⅡ的結果一方面是生成計劃的生產訂單，另一方面就是生成計劃的采購訂單。

1采購管理工作采購作業(yè)管理的工作內容包括貨源調查和供應商評審、建立供應商檔案記錄、采購作業(yè)操作、采購訂單跟蹤、抽檢貨品質量、控制進度、安排運輸、到貨驗收入庫、驗收報告登錄、庫存事務處理、退貨、退款、補充貨品、返工處理等等。

第二頁，共三十二頁。選擇正確的供應商

評價供應商應基于如下7個方面綜合評價：●價格●能力●靈活性●提前期●可靠性●制造過程●管理與財務狀況綜合起來，供應商評審過程主要是找出哪些供應商能在質量、服務、定價3個方面達到可接受的水平。第三頁，共三十二頁?！駜r格：價格是一個主要考慮因素，但不總是最終決定因素；●能力：確定供應商能滿足多大的需求量，以及是否能滿足波動高峰需求；●靈活性：供應商應能適應特定要求的工程設計水平與計劃的變化；●提前期：交貨提前期較長或不穩(wěn)定交貨將影響供應商的位置評價；●可靠性：隨著零件和消耗品等采購的計劃化，可靠性的重要性也提高；●制造過程：供應商的制造工藝可能對采購物料的外觀、性能及可靠性有影響；●管理與財務狀況：管理混亂或資金不足常常意味著供應商不穩(wěn)定。評價7指標第四頁，共三十二頁?！褓|量：質量與價格或服務同等重要，采購的消耗品、原材料、零件或備件必須滿足特定的質量要求。保證好的質量是采購部門的職責。為了獲得要求的質量，就需要準確的技術規(guī)格指標，也就是確切的物料描述，因而應該與生產、工程部門一起協(xié)作，保證對所有物料提出準確、適當的技術性能要求。●服務：服務的主要內容是交貨的速度及可靠性。進行采購決策時，考慮交貨可靠性比提前期還重要。如果說較長的提前期是不理想的話，那么不可靠的提前期會引起生產混亂，從而導致制造部門嚴重的低效率和浪費損失?！穸▋r：只有供應商的質量與服務水平合適時，才能考慮價格因素。在質量與服務水平相同的情況下，選擇價格最低者。綜合評價3方面第五頁，共三十二頁。當項目達到它的訂貨點，或物料需求計劃(MRP)系統(tǒng)中到了計劃訂單的下達日期，就需要加以判別，并觸發(fā)生成申請單。在計劃訂單下達日期或一個項目的庫存降到或低于其訂貨點時，手工操作的用戶部門可能要直接辨識MRP項目和補給品項目的需求程度，而計算機化的系統(tǒng)會自動產生申請單。但在申請報價單或下達采購訂單之前，仍然需要計劃員和購買人員進行審查、編輯和審定。在計算申請單下達時間時，應該分段考慮提前期的所有部分。提前期的時間段包括審查時間、認可時間、采購人員的時間、供應商加工和發(fā)運的時間、運輸時間，以及收貨、檢驗與移到要求的工作中心所必需的時間。對于一些日常使用的原材料和通用組件，價格可在下達訂單之前就知道。如果在安排訂單之前還需要報價，那么還要求有額外的時間。采購時機選擇第六頁，共三十二頁?！裼嗀浥浚?供應批量可能與訂貨批量不匹配；?大批量供貨時存在數量折扣的可能；?生產能力或現(xiàn)有庫存可能要求現(xiàn)在進行部分訂貨，而其余的在將來訂貨；?運輸因素的考慮?！裥薷陌l(fā)貨日期或下達日期：?運輸的考慮，如把待運物料與前一批一起裝運以節(jié)省運輸成本；?生產能力或現(xiàn)有庫存不匹配；?供應商提前期可能比要求的長?！裥薷囊?guī)格：?技術上達不到；?需要過長的提前期。采購變化處理第七頁，共三十二頁。2采購作業(yè)過程(1)評價和審定供應商；(2)確認采購需求；(3)生成申請單；(4)選擇供應商；(5)修正申請單；(6)產生采購訂單；(7)跟蹤采購訂單；(8)接收采購物品并登記；(9)支付購貨款。第八頁，共三十二頁。

MRP建議計劃手工追加計劃認證供應商供應商文檔預算/權限審查請購單采購單生成合并處理打印采購合同跟蹤采購單接受采購單檢驗/免檢退貨處理付款處理供應商業(yè)績評價審批？其它采購單？常規(guī)采購規(guī)范化的采購流程始終補充？質量？定單/質量/價格質量/交貨期/價格控制點計劃階段執(zhí)行階段財務及評價差良詢價比價第九頁，共三十二頁。3采購訂單管理

為了跟蹤采購計劃的實際執(zhí)行情況，通常用采購訂單狀態(tài)來反映計劃的進展情況。下面以某MRPⅡ軟件為例介紹采購訂單的狀態(tài)、生命周期及管理。采購訂單的狀態(tài)分類及代碼見下表。階

段計

劃

階

段完

成

階

段狀態(tài)計劃計劃凍結開出開出凍結取消無計劃報交缺欠報交超量報交代碼PPEOOFCNLICCSCL

MRP運行結束后，輸出建議期的采購單和加工訂單。將認可的采購訂單輸入采購模塊即開始了采購訂單的生命周期。此時采購訂單狀態(tài)為P或O。然后采購訂單分別交給對應的供貨商，最后接收采購訂單上的各物料項目，直至確定了采購訂單的報交狀態(tài)是C、CS或CL為止。采購訂單生命周期結束。

第十頁，共三十二頁。由于企業(yè)同供應商的關系不再僅僅是討價還價的關系，而是一種合作伙伴關系，采購物料質量可靠，可按照需用時間，由供應商直接送貨到生產使用點，從而大大簡化了采購程序。雙方可以建立比較長期的供求協(xié)定，互惠互利，按照滾動計劃的方法，近期的采購條件比較具體詳細，遠期的條件可以比較籠統(tǒng)，但有一個控制范圍，把長期協(xié)定(半年至一年)和短期合同(月周)結合起來，一次簽約、分期供貨。這就是所謂采購計劃法或稱供應商調度。使用ERP(或MRPⅡ)，能很容易地向供應商提供一份6個月到1年的采購計劃。而且在ERP(或MRPⅡ)環(huán)境下，定期更新這些計劃從而保持這些計劃的有效性也是不成問題的。一份供應商計劃如圖4-1所示。

第十一頁，共三十二頁。圖4-1供應商計劃

第十二頁，共三十二頁。4采購工作的變化

一個實施了MRPⅡ的企業(yè)，采購管理人員的工作方式將發(fā)生明顯的變化：催促訂貨的時間下降，而調查研究尋求降低成本的時間增加；在周密和有預見的計劃指導下，能夠在留有足夠的采購提前期的條件下適時下達采購單，減少了混亂；通過將同類件合并，增加了訂貨批量和折扣率，使采購成本下降。企業(yè)實施了MRPⅡ系統(tǒng)將明顯地提高了企業(yè)的采購管理效能。第十三頁，共三十二頁。

MRPⅡ系統(tǒng)的實施對采購管理人員的素質提出了更高的要求，具體地說，包括以下7個方面：

●深入細致地了解供方情況，做好“供方計劃員”的工作；

●參與分析決定一個零部件是企業(yè)自制還是外購；

●參與產品設計選用材料、配套件的價值分析；

●參與采購預算的編制；

●參與研究確定每種采購件的批量規(guī)則和安全庫存量或安全提前期；

●研究縮短采購提前期和保證按優(yōu)先級供貨的措施；

●工藝路線中的外協(xié)工序，統(tǒng)一由采購部門負責，選擇協(xié)作單位，制訂外協(xié)計劃。

第十四頁，共三十二頁。

成本構成直接材料費直接人工費變動制造費固定制造費銷售費用財務費用管理費用直接成本間接成本(制造費用)制造成本業(yè)務成本(期間成本)總成本(制造成本法)產品成本變動成本固定成本第十五頁，共三十二頁。

本層人工費本層間接費增加成本低層人工費低層間接費低層材料費低層采購間接費累計成本ACDX材料費采購間接費材料費采購間接費材料費采購間接費材料費采購間接費B本層人工費本層間接費增加成本低層材料費低層采購間接費累計成本EROP增加成本本層人工費本層間接費低層人工費低層間接費低層材料費低層采購間接費累計成本

成本累加第十六頁，共三十二頁。人工費

材料費間接費庫存值應收帳現(xiàn)金銷售收入銷售收入銷售收入成本固定資產流動資產毛利潤資金周轉數銷售利潤率資本收益率資產110000023000001200000500000(2185000)(475000)30000030000012389101+2+3454-51211總資產6441311+12714155000000500000050000002900000110000040000004000008%1.25(10.3%)(1.26)10%(13%)46000008+9+10(4485000)(1075000)413÷64÷714ｘ(515000)(3975000)采購成本與資本收益率的關系成本材料費下降5％，銷售利潤率提高29％第十七頁，共三十二頁。與供應商結算由MRP生成倉庫部門采購部門供應商財務部門訂單管理結算管理收貨管理采購計劃用款計劃供應商管理送貨下單采購部門的主要工作第十八頁，共三十二頁。1.MRP展開的需求。2.計劃采購時所遺漏的需求。3.超耗用料的額外零星需求。4.非正常需求的其它需求，如客戶的額外訂單或代購

品。

一般請購作業(yè)的時機易飛ERP請購流程第十九頁，共三十二頁。MRP系統(tǒng)主畫面第二十頁，共三十二頁。PUR系統(tǒng)主畫面第二十一頁，共三十二頁。

基本信息錄入采購人員.供應商創(chuàng)建與列表.采購單據性質廠商料件管理品號廠商信息及交易信息錄入價格交易管理錄入核價單日常交易處理錄入采購單.采購變更.進貨及退貨作業(yè)采購進度管理預計進貨表.采購明細表收料驗退管理進貨明細表.進貨統(tǒng)計表.料件歷史進貨記錄表.驗退件退回明細表交易管理采購價格調幅表.供應商供貨明細表廠商評核供應商交貨/質量評等.供應商ABC分析表批處理重新計算采購已交量.更新供應商月統(tǒng)計信息。結束采購單。廠商信息查詢應付帳款.應付票據.采購明細.進退貨明細.商品計價.進貨

統(tǒng)計.每月統(tǒng)計

(二)、系統(tǒng)功能圖第二十二頁，共三十二頁?；拘畔⒁?guī)劃日常交易登錄應付票據管理信息創(chuàng)建與核對期初余額導入應付帳款管理采購人員、廠商、單據性質未結案采購單.品號廠商信息輸入基本信息列表錄入請購單錄入采購單進貨.驗收單退回驗退件錄入退貨單請購單憑證采購單憑證進貨單憑證驗退單憑證退貨單憑證(三)、

系

統(tǒng)

主

作

業(yè)

程

序第二十三頁，共三十二頁。錄入請購單主管核準請購單請購單采購詢價確認請購單生成采購錄入采購單書面核準或計算機確認1.請購明細表2.請購狀況表3.料件已請未購明細表4.供應商已請未購列表易飛ERP請購流程第二十四頁，共三十二頁。書面核準或計算機核準易飛ERP采購核價流程品號廠商異動詢/核價單核價單確認更新供應商料件信息核準第二十五頁，共三十二頁。錄入采購單采購單進度追蹤采購單采購單確認需求確認核準供應商預計進貨表料件預計進貨表工單預計進貨表采購預計進貨表供應商料件交貨排程表采購需求書面或計算機1.現(xiàn)有庫存可用量2.品號庫存狀況表易飛ERP采購流程第二十六頁，共三十二頁。易飛ERP采購變更流程錄入采購變更單采購單進度追蹤采購變更單采購變更確認變更?變更核準采購單供應商預計進貨表料件預計進貨表工單預計進貨表采購預計進貨表供應商供貨統(tǒng)計表第二十七頁，共三十二頁。易飛ERP進貨流程錄入進貨單進貨記錄進貨單進貨單確認到貨檢驗進料檢驗貨供應商供貨統(tǒng)計表料件歷史進貨記錄供應商進貨明細表供應商進貨匯總表采購單取回驗退驗退件未退明細表發(fā)票與送貨文件NY