水電紙管理辦法

PAGEPAGE1水電紙管理辦法水電紙管理辦法為規(guī)范水電紙管理工作，有效利用資源、提高效率，特制定《水電紙管理辦法》，組織實施。一、適用范圍本辦法適用于水電工程建設(shè)、運營、管理等各個階段的紙質(zhì)文件的收集、存儲、利用、銷毀等相關(guān)工作。二、收集與存儲1.收集范圍：項目實施中所涉及的各類評審、論證、設(shè)計、招標(biāo)、施工、監(jiān)理、財務(wù)、驗收、交付等相關(guān)紙質(zhì)資料。2.收集方式：重要文件和合同應(yīng)當(dāng)使用掛號信等快遞方式收寄，并按件編號登記入冊；其他文件和資料，通過電子郵件、傳真、郵寄等方式收取。3.存儲管理：紙質(zhì)文件應(yīng)當(dāng)按照建設(shè)或運營企業(yè)文件管理規(guī)定進行有序存放，保證安全、完整、保密。關(guān)鍵紙質(zhì)文件應(yīng)單獨存放，加強保護措施，防止遺失、損毀、泄露等情況發(fā)生。4.文件歸檔：紙質(zhì)文件須及時歸檔，按日期、編號、名稱等信息建立檔案目錄，方便查詢和管理。三、利用與傳遞1.文件查閱：內(nèi)部文件的查閱應(yīng)符合企業(yè)規(guī)定的工作流程；外部單位的紙質(zhì)文件，必須獲得相關(guān)許可和審批，并按照約定時間歸還。2.文件傳遞：外部文件的傳遞應(yīng)當(dāng)采用郵寄等方式，并注明傳遞目的和時間，以及錄入傳遞信息。3.抄錄：應(yīng)當(dāng)合理安排抄錄時間，避免浪費，減少文件使用量。文秘人員應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵守保密、防泄漏的要求，抄錄應(yīng)經(jīng)本人簽名認(rèn)證。四、銷毀1.文件銷毀應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照文件管理規(guī)定進行，經(jīng)過審核批準(zhǔn)方可進行。銷毀前應(yīng)當(dāng)進行檔案整理、登記，建立銷毀清單。2.銷毀方式：應(yīng)當(dāng)選擇適當(dāng)?shù)匿N毀方式，如深度碎紙、燒毀、焚化等方法。3.保密銷毀：涉密、重要的文件應(yīng)按保密規(guī)定進行銷毀，注重保密刻度和保密難度。五、相關(guān)責(zé)任1.各部門應(yīng)當(dāng)科學(xué)制定文件管理制度，明確工作流程和責(zé)任分工，建立定期檢查和督促管理機制。2.文件管理人員應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格執(zhí)行文件管理制度，加強內(nèi)部培訓(xùn)工作，提高信息保密意識和操作能力。3.對違反本辦法規(guī)定的行為，應(yīng)當(dāng)及時進行處理，嚴(yán)格規(guī)范文件管理工作，并追究相關(guān)責(zé)任人的法律