高校檔案工作信息化建設探索

PAGEPAGE1高校檔案工作信息化建設探索摘要：五大發(fā)展理念作為實現“十三五”時期發(fā)展目標的重要指導理念，對高校檔案工作信息化建設起著重要指導作用。本文分別從“創(chuàng)新、協調、綠色、開放、共享”五個方面分析如何做好高校檔案工作信息化建設，以供同仁參考。關鍵詞：五大發(fā)展理念；高校；檔案信息化黨的十八屆五中全會強調，實現“十三五”時期發(fā)展目標，破解發(fā)展難題，厚植發(fā)展優(yōu)勢，必須牢固樹立并切實貫徹創(chuàng)新、協調、綠色、開放、共享的發(fā)展理念。這是關系我國發(fā)展全局的一場深刻變革。高校檔案信息化建設不僅是高校檔案工作的發(fā)展趨勢，也是我國檔案事業(yè)的重要內容。高校檔案信息化建設工作，必須堅持貫徹創(chuàng)新、協調、綠色、開放、共享的五大發(fā)展理念，將五大發(fā)展理念融入到信息化建設實踐中去，依照信息化建設規(guī)律以及高效檔案工作現實情況推動五大發(fā)展理念與信息化建設的融合，抓住機遇、迎接挑戰(zhàn)，為加快高校檔案信息化建設作出積極貢獻。1以創(chuàng)新為核心，推動高校檔案工作信息化建設創(chuàng)新發(fā)展總書記強調在五大發(fā)展理念中，創(chuàng)新發(fā)展是方向、是鑰匙，創(chuàng)新發(fā)展是引領發(fā)展的第一動力。因此，高校檔案工作信息化建設，必須把創(chuàng)新發(fā)展擺在核心位置，不斷推進制度創(chuàng)新、技術創(chuàng)新、服務創(chuàng)新，讓創(chuàng)新貫穿信息化建設的全過程。在制度創(chuàng)新方面，要根據檔案信息化建設信息化特點，首先明確標準化、信息安全、軟硬件支持等方面的具體要求，推動傳統(tǒng)高校檔案工作制度的改革和創(chuàng)新。其次，明確權責劃分，細分到人，讓檔案管理人員和相關部門進一步明確職能范圍，讓各部門在保持一定獨立性的同時更好的聯系在一起，共同推進檔案工作的制度創(chuàng)新。第三，根據實際工作需要以及未來檔案信息化建設的發(fā)展趨勢，及時創(chuàng)新檔案管理制度，如信息化操作守則、信息安全規(guī)范守則等規(guī)定都要及時更新。在技術創(chuàng)新方面，首先要明確和依據檔案信息化建設各階段的特點和要求，以需求為導向，技術支撐為基礎著力推動技術創(chuàng)新與制度創(chuàng)新的深度融合，以制度創(chuàng)新推動技術創(chuàng)新的規(guī)范性和可持續(xù)性，以技術創(chuàng)新推動服務創(chuàng)新的豐富性和針對性。其次，利用技術創(chuàng)新簡化工作流程、提升工作效率。利用3D打印、虛擬現實等技術推動檔案載體的多元化。進而實現檔案工作的信息化和自動化，大大方便檔案工作，也為服務創(chuàng)新打下良好的基礎。在服務創(chuàng)新方面。首先要針對傳統(tǒng)高校檔案服務模式進行信息化的創(chuàng)新。通過通信技術、互聯網技術等技術創(chuàng)新改革傳統(tǒng)靜態(tài)服務模式，運用動態(tài)的視聽傳播服務將檔案資源更直觀的展現給受眾，以此來增強檔案的影響力和傳播力度。其次，還可以借助技術創(chuàng)新完善檔案在線咨詢服務，以此增加高校檔案資源的使用頻率，讓使用者能夠突破時空的限制實時提出檔案使用需求，此外還能夠以需求分析為導向不斷創(chuàng)新檔案服務模式，如個性化服務等。2補齊短板，推動高校檔案工作信息化建設協調發(fā)展高校檔案信息化建設的不平衡表現的諸多方面，主要分為高校內部之間的不平衡以及外部之間的不平衡。協調發(fā)展的關鍵就是補齊短板，而高校內部和外部的短板各有不同，需要協調發(fā)展。高校檔案信息化建設內部發(fā)展的不平衡主要表現各部門之間的信息資源缺乏系統(tǒng)化的整合。如今高校檔案分類愈加豐富，涵蓋人力資源檔案、科研檔案、學生檔案、基建檔案、財務檔案等。而受限于資金和人力的限制，高校無法在每類檔案下都設置檔案管理部門，其管理主體通常只有一個。因此，檔案管理部門很難對所有涉及檔案資源進行統(tǒng)一的管理。在信息化建設中，各部門管理系統(tǒng)軟件類型、版本的不同也阻礙了數據的互通互聯，降低檔案工作的效率。對此，應加強檔案管理部門與各部門的協調聯系，推進檔案收集、整理標準的標準化的規(guī)范化，明確檔案管理和檔案收集的主體，推進檔案信息化建設協調統(tǒng)一的發(fā)展。高校檔案信息化建設外部的不平衡主要表現在高校之間的不平衡以及高校與政府相關部門之間的不平衡。由于地區(qū)發(fā)展差異和高校財務情況，各高?？捎糜跈n案信息化建設的資金各不相同。財務狀況良好的高校檔案信息化建設的進度、功能等都較為良好，而財務狀況不佳的高校則存在一定困難。高校與政府相關部門之間的不平衡表現在檔案等業(yè)務部門與高校檔案信息化建設的不同步，導致其在檔案調取、檔案查閱等工作上的效率低下。對此，首先要平衡信息化建設的資金配制，以先進帶后進，推動信息化建設的協調發(fā)展。其次，高校要根據財務狀況進行信息化建設的成本核算，資金較少的學?？上冗M行微信公眾號服務、微博賬號等成本較低的自媒體工具推動信息化建設。最后，高校檔案管理部門要與檔案等相關部門互通信息化建設進度，合作擬定信息化建設計劃，推進地區(qū)內的檔案信息化協調發(fā)展。3優(yōu)化資源配置，推動高校檔案工作信息化建設綠色發(fā)展首先，在信息化建設初期就要將注重節(jié)能生態(tài)作為重要原則之一。在環(huán)境設計中要把生態(tài)環(huán)保的理念作為環(huán)境建設的標準，以綠色建筑的要求作為建設設計標準，如在基礎建設中選擇高性能生態(tài)混凝土，增加基礎設施的使用壽命。減少有毒裝修材料的使用，機房的建設也要以節(jié)能環(huán)保為建設重點，采用太陽能發(fā)電、自然光照明、水冷降溫、遮陽系統(tǒng)和全自動控制的終控室等等。其次，提高工作效率，實行智能化辦公，降低管理成本。信息化建設與智能化辦公是相輔相成的，高校應在信息化建設過程中逐漸將智能辦公的理念和方式融入到方方面面，上文中提到的無紙化辦公只是基礎環(huán)節(jié)，如扁平化管理、一體化辦公等方式都是提高工作效率，降低管理成本的方法。還應加強信息化建設的針對性，以需求為導向，根據現實情況逐步提升信息化建設的高度，把建設成本合理分配到信息化建設的每個階段，促進檔案信息化建設持續(xù)健康的發(fā)展。4互利共贏，推動高校檔案工作信息化建設開放發(fā)展高校檔案工作信息化建設開放發(fā)展針對的是封閉問題。高校檔案管雖然承擔著很多的服務型工作，但其開放程度還遠遠不夠。高校檔案工作信息化建設開放發(fā)展最關鍵的就是要將信息化建設融入到高校發(fā)展和社會經濟文化發(fā)展中去，突破檔案原有的封閉性，在保證了檔案本身特性的同時，又能夠與社會、大眾保持密切的聯系，不斷開發(fā)和利用各類檔案資源，主動融入到公共服務中去，在公共文化服務中占據一席之地。首先，檔案信息化建設，要把開放發(fā)展作為基礎功能之一。在管理系統(tǒng)、數據庫系統(tǒng)等相關系統(tǒng)中預留與政府相關部門、社會相關機構的數據接口，在建設成熟后進行數據的對接工作。高校間要形成良好的合作和開放關系，開展交流合作，取長補短，在開放中不斷擴展自身的事業(yè)，推動信息化建設發(fā)展，讓檔案信息化建設能夠更好的為大眾服務。其次，檔案信息化建設的開放發(fā)展，還體現在拓展社會合作等方面。對此，要加強高校與科研院所、媒體、文化和史籍研究部門的合作，使檔案的包容度和輻射面更廣，互利互贏。5服務大眾，推動高校檔案工作信息化建設共享發(fā)展高校檔案信息化建設的最終目的是服務師生、服務人民、造福社會，這也是高校檔案工作的目的所在。檔案信息化建設的管理系統(tǒng)信息化、檔案數字化、服務多元化建設，無論是從資源或是服務的角度上來說，其本質上都是為了讓更多的人享受到檔案信息化帶來的便利，提高檔案的利用率。首先，要抓住高校檔案館信息化建設的重點，以開發(fā)利用檔案信息為核心，讓檔案館更好的為公眾服務。要平衡檔案保密性與利用性的關系，一般來說，檔案保密性與時間成反比，及保密性隨著時間的推進遞減。對此，檔案管理人員要充分了解到高校檔案信息化檢核過程中數字檔案保密的時效性，以此為依據充分發(fā)揮其價值，讓更多豐富的檔案內容為公眾所用。其次，著力推進檔案共享平臺的搭建，把共享平臺建設作為高校檔案信息化建設的重點任務之一。在檔案數字化和開放環(huán)境的基礎上，促進檔案資源的集成化和系統(tǒng)化，不多擴展檔案的服務對象，把社會大眾也納入到高校檔案的服務受眾當中。最后，做好服務拓展的長期計劃。受限于技術水平和資金等問題，高校檔案共享服務應循序漸進的發(fā)展，運用互聯網產品思維，收集并分析用戶需求，將需求的緊迫程度由高至低排序，結合共享平臺建設的建設，將各項服務的開發(fā)和上線計劃列出大致時間，進行服務的開發(fā)時，要持續(xù)關注需求的變動并靈活調整開發(fā)計劃，避免出現服務上線成功后無人使用的情況。參考文獻：［1］陳清欽.“五大發(fā)展理念”下的高校檔案信息化建設探析［