會議策劃與準備

關于會議策劃與準備第1頁，課件共50頁，創(chuàng)作于2023年2月你會開會嗎？——只有你重視了會議，你才能有一個高效的會議

第2頁，課件共50頁，創(chuàng)作于2023年2月

A公司總經理讓新來不久的秘書小白安排一次部門經理會議，討論一下公司新的營銷方案，要求各部門正副經理參加，各部門事先要做好相關的準備，以多媒體的形式介紹本部門的創(chuàng)意和想法。小白欣然接受任務，她把會議時間安排在周一上午8點半，地點在公司小會議室，并很快在公司網絡辦公平臺上發(fā)出了通知?？偨浝砜吹酵ㄖ?，立即把小白叫到辦公室，問她：“小白，你怎么回事？安排時間、地點為什么不征求我的意見？為什么自己就把通知發(fā)了？公司小會議室能坐得下二三十個人嗎？你難道不知道小會議室沒有投影設備？”一連串的問題把小白問懵了，不是總經理讓她安排會議的嗎？

回到辦公室小白情緒低沉，辦公室主任陳大姐過來安慰她。問明情況后陳大姐告訴她，安排一次會議可不是件簡單的事情，會前有很多準備工作，要把會議的程序、議題、人員、場所以及其他一些細節(jié)認真地進行安排，安排好了以后還應寫成會議方案，以領導審閱通過后，才能進行具體的準備工作。

有人覺得小白有些冤枉，就為這點小事挨了總經理的批，你認為呢？你認為會議應該有哪些準備工作？案例中小白的問題出在哪里，你認為應如何避免？

第3頁，課件共50頁，創(chuàng)作于2023年2月

小白的問題出在哪里?

會前的準備工作有哪些、應該怎么做？

（請討論并發(fā)言）第4頁，課件共50頁，創(chuàng)作于2023年2月

會議策劃與準備：

會議計劃、會議方案會議機構與會務人員會議預算會議選址與會場布置會議文件第5頁，課件共50頁，創(chuàng)作于2023年2月一、會議計劃---會議的總體構思和基本程序會議的目的、召開的必要性、可行性；會議的日期、時間、地點；經費預算，經費來源、主要開支；與會者身份、人數(shù)；會議通知和請柬；會場的選擇和布置；會場各種配套設施；安全措施；會議形式；信息發(fā)布方式；會議組織者分工與各自的職責任務；會議相關文件的起草、審定、印刷。第6頁，課件共50頁，創(chuàng)作于2023年2月會議準備工作還包括:

查閱與本次會議有關的資料；估計各方觀點、利益點；明確會議議題、議程及要點；制定詳細的日程安排；成立籌備組（大中型會議）和會務組（小型會議）；預備會議，將任務落實到人；預估可能發(fā)生的意外情況，準備應對措施；與相關部門、人員溝通，征求意見建議相關信息咨詢，如車輛、住宿、會場、飲食同類會議的組織方法及經驗教訓

第7頁，課件共50頁，創(chuàng)作于2023年2月甘特表：將實際進展與計劃要求進行對比第8頁，課件共50頁，創(chuàng)作于2023年2月會議籌備工作進度甘特表第13周第14周第15周第16周第17周第18周周二周四周二周四周二周四周二周四周二周四周二周四制定計劃

成立會議籌備組

聯(lián)系代表

聯(lián)系會場

會場設計

準備文件

材料印刷

會場布置

迎接代表

會議召開

善后工作

內容時間第9頁，課件共50頁，創(chuàng)作于2023年2月會議方案----會議計劃的具體體現(xiàn)內容:

會議概述會議主題會議形式會議日程安排會議經費來源及預算會議的準備工作其他需要說明的事項第10頁，課件共50頁，創(chuàng)作于2023年2月2008杭州·日本商機研討會會議方案一、會議名稱：“了解日本市場、拓展日本市場”——2008杭州·日本商機研討會。二、會議時間：2008年10月25日下午（14:30—17:10），會期半天。三、會議地點：杭州天元大廈五樓弈樂廳。（杭州市江干區(qū)錢潮路2號，聯(lián)系電話：88111111）四、組織機構：主辦單位：杭州市經濟委員會、協(xié)辦單位：日本貿易振興機構五、會議目的：進一步貫徹落實市委、市政府“走出去”戰(zhàn)略，深化招商引資“重攻日韓”策略，加深對日本的投資環(huán)境、產業(yè)現(xiàn)狀、市場特點、政策法律等內容的了解，加快我市企業(yè)與日本各行業(yè)的企業(yè)的交流與合作，通過對口信息交流，探索技術引進、項目合作、互利共贏的機會。六、參會人員

第11頁，課件共50頁，創(chuàng)作于2023年2月七、會議議程：杭州市人才辦副主任致辭并代表356工程赴日韓考察團介紹代表團及在日期間有關情況（2：30-2：45）；日本貿易振興機構副所長致辭（2：45—2：55）；杭州市經委領導介紹杭州產業(yè)經濟情況（2：55—3：05）；

……（3：05—3：35）；亞可亞咨詢(上海)有限公司高田騰董事長介紹……（3：35——4：20）；

……（4：20—5：00）；參會雙方進行互動交流（5：00—5：10）招待晚宴（5：30—）杭州市經濟委員會****辦公室

2008年**月**日第12頁，課件共50頁，創(chuàng)作于2023年2月會議議程、會議日程和會議程序會議議程：會議順序的總體安排。先緊要后輕次；標示時間。會議日程：會議每天活動的具體安排。（一天以上的會議）會議程序：具體一次會議的詳細步驟。第13頁，課件共50頁，創(chuàng)作于2023年2月第十一屆全國人民代表大會第一次會議議程

（2008年3月4日第十一屆全國人民代表大會第一次會議預備會議通過）

一、聽取和審議國務院總理溫家寶關于政府工作的報告

二、審查和批準2007年國民經濟和社會發(fā)展計劃執(zhí)行情況與2008年國民經濟和社會發(fā)展計劃草案的報告

批準2008年國民經濟和社會發(fā)展計劃

三、審查和批準2007年中央和地方預算執(zhí)行情況與2008年中央和地方預算草案的報告

批準2008年中央預算

四、聽取和審議全國人民代表大會常務委員會委員長吳邦國關于全國人民代表大會常務委員會工作的報告

五、聽取和審議最高人民法院院長肖揚關于最高人民法院工作的報告

六、聽取和審議最高人民檢察院檢察長賈春旺關于最高人民檢察院工作的報告

七、審議國務院機構改革方案

八、選舉第十一屆全國人民代表大會常務委員會委員長、副委員長、秘書長、委員

九、選舉中華人民共和國主席、副主席

十、決定國務院總理的人選

十一、決定國務院副總理、國務委員、各部部長、各委員會主任、中國人民銀行行長、審計長、秘書長的人選

十二、選舉中華人民共和國中央軍事委員會主席

十三、決定中華人民共和國中央軍事委員會副主席、委員的人選

十四、選舉最高人民法院院長

十五、選舉最高人民檢察院檢察長

十六、決定第十一屆全國人民代表大會各專門委員會的設立及其組成人員的人選第14頁，課件共50頁，創(chuàng)作于2023年2月第15頁，課件共50頁，創(chuàng)作于2023年2月材料組技術組后勤組保衛(wèi)組宣傳組組織組秘書組會議機構二、會議機構的組成及人員的選擇第16頁，課件共50頁，創(chuàng)作于2023年2月常見的會議機構：

秘書組：會議文字工作及領導交辦的各種任務；

材料組：會議材料的印刷、發(fā)放、回收、整理、匯集及歸檔等工作；

組織組：會議代表的編組、簽到、代表資料審查、會議協(xié)調、會議議程的控制；

技術組：設備安裝、調試、維護；

宣傳組：對外聯(lián)絡溝通、宣傳報道，會議攝影、錄音、錄像；

后勤組：后勤保障，食宿、交通、娛樂、生活用品的供應、證件的準備及制作、車船機票的預訂工作；

保衛(wèi)組：會議安全和保密工作。第17頁，課件共50頁，創(chuàng)作于2023年2月三、會議預算原則：節(jié)約、精簡、實用、周到會議開支項目：交通費用會場費用住宿費用餐飲費用游覽費用宣傳交際費各種耗材費會議紀念品工作人員勞務費各種臨時費用第18頁，課件共50頁，創(chuàng)作于2023年2月會議預算的基本格式：

1、會議的基本信息

2、會議的主要經費開支項目

3、每個項目的經費

4、預備金第19頁，課件共50頁，創(chuàng)作于2023年2月四、會議選址和布置會議場所的選擇大小適中設備齊全保密型好安全性強避免干擾經濟實用符合規(guī)定不同會議場所的特點比較：第20頁，課件共50頁，創(chuàng)作于2023年2月上級的辦公室優(yōu)點：參考資料在手邊；上級的權威性得到加強。缺點：可能會有電話干擾，或者有人打擾。

第21頁，課件共50頁，創(chuàng)作于2023年2月下屬的辦公室優(yōu)點：可能提高下屬的地位和士氣。缺點：如果工作處狹小，可能會使雙方感到不適第22頁，課件共50頁，創(chuàng)作于2023年2月單位會議室優(yōu)點：避免由于使用個人辦公室而引起的公司等級問題。缺點：外人可能同與會者接觸而打擾會議。第23頁，課件共50頁，創(chuàng)作于2023年2月會議中心優(yōu)點：具有開大會的設備；需要時能夠提供技術支持和安全保衛(wèi)。缺點：可能缺少非正式的小規(guī)模聚會的機會。第24頁，課件共50頁，創(chuàng)作于2023年2月會場布置----大會主席臺座次排列

根據(jù)中國人的傳統(tǒng)習慣，一般遵循“左為上，中為上，前為上”的原則。

單排排列方法是：當領導同志人數(shù)為奇數(shù)時，1號首長居中，2號首長排在1號的左邊，3號首長排在右邊，其他按一左一右依次排列。第25頁，課件共50頁，創(chuàng)作于2023年2月當領導同志人數(shù)為偶數(shù)時，現(xiàn)有兩種排法：A.1號、2號首長同時居中，1號首長排在居中座位的左邊，2號首長排右邊，其他仍按一左一右依次排列。B.

1號、2號首長同時居中，2號首長依然在1號首長的左邊，其他仍按一左一右依次排列。第26頁，課件共50頁，創(chuàng)作于2023年2月會場布置----小會場座次安排圓桌型會議桌：與會者地位平等，利于靈活自由地交流。主席可以坐在任何的位置。長方形會議桌：適用于內部會議或者雙邊談判的現(xiàn)場。進行內部會議時，職務最高的人應該位于短矩形邊的一側，且應面門而坐。進行雙邊談判時，雙方可分別坐于桌子長邊的兩側。各方職位最高者應在己方居中的位置。橢圓形會議桌：適用于內部會議，職務最高的人位于橢圓形會議桌的一頭。正方形會議桌：封閉的u型，使對面的與會者能有更多的傾向性交流。

第27頁，課件共50頁，創(chuàng)作于2023年2月同領導和來賓召開座談會，一般在小型會議室，會議桌是長條形或橢圓形，主方和客方相向而坐。如會談桌一側朝向正門，則主方坐背門一側，客方坐面向門一側，即遠離門口一方為上。

A為上級領導或外賓席，B為主方席；當A為外賓時，A3與B3分別為客方與主方譯員。如會談桌一端朝向正門，即縱向擺放，則以面向門方向為準，左側為客方，右側為主方。

第28頁，課件共50頁，創(chuàng)作于2023年2月

沙發(fā)室坐席的排列，主方與客方分坐左右兩側，客方坐在左側，主方坐在右側。如果是接待外賓，則客方坐在右側，主方坐在左側。如需譯員、記錄，則分別安排在主賓和主人的身后。

注：A為主方席，B為客方席。注：A為上級領導或來賓席，B為主方席。第29頁，課件共50頁，創(chuàng)作于2023年2月會場布置座位標識：座位號標識、團組標識、席卡、桌次、指示牌、座次圖會場裝飾：會標、會徽、標語、花卉、燈光視聽設備：第30頁，課件共50頁，創(chuàng)作于2023年2月第31頁，課件共50頁，創(chuàng)作于2023年2月第32頁，課件共50頁，創(chuàng)作于2023年2月五、會議文件的準備會議通知開幕詞、閉幕詞講話稿其他會議文件第33頁，課件共50頁，創(chuàng)作于2023年2月會議通知第34頁，課件共50頁，創(chuàng)作于2023年2月會議通知內容：時間、地點、主題參會人員。會議通知的寫作格式

1、標題（發(fā)文機關）+事由+文種

2、主送機關名稱會議通知的正文，開頭是受文單位

3、正文前言：開會目的主體：具體事項結尾：提出要求第35頁，課件共50頁，創(chuàng)作于2023年2月在單位內部，經常使用簡單式的會議通知。會議通知致：各部門經理、營銷部主任發(fā)自：董事會高級秘書通知：定于5月11日（星期一）上午8：00~12：00在公司會議室召開銷售工作會議，總結今年第一季度公司銷售情況，布置第二季度銷售工作。如您不能出席，請派一名副手參加。

2009年5月8日第36頁，課件共50頁，創(chuàng)作于2023年2月重要會議、或對于上級單位或領導人要另發(fā)“請柬”或“邀請函”第37頁，課件共50頁，創(chuàng)作于2023年2月發(fā)布會議通知注意事項：應提前一段時間發(fā)會議通知，以便與會者做好各項準備工作。重要會議、或對于上級單位或領導人要另發(fā)“請柬”或“邀請函”。發(fā)出會議通知或邀請的多種方式：直接發(fā)布公告性通知、文件邀請、電話邀請、電子郵件、委托人通知等。第38頁，課件共50頁，創(chuàng)作于2023年2月開幕詞說明會議的指導思想、宗旨、重要意義、提出開好會議的中心任務和要求。由標題、稱謂、正文三部分組成標題（**會議開幕詞）或（**領導在**會議上的開幕詞）或（**領導在**會議開幕式上的講話稱謂：開頭：問候語之后宣布大會開幕。主體：會議策籌備和出席會議情況；會議召開的背景及意義；會議的性質、目的及主要任務；會議的主要議程及要求；會議的奮斗目標及深遠影響，等等。結尾：祝大會圓滿成功。第39頁，課件共50頁，創(chuàng)作于2023年2月在中國教育學會2010年度工作會議上的開幕詞中國教育學會會長顧明遠（2010年3月28日）尊敬的小婭副部長、尊敬的各位領導、各位代表：中國教育學會一年一度的工作會議今天在這里召開了。感謝陳小婭副部長來參加我們的會議，并要給會議作報告，傳達教育部今年的工作部署和精神。這次會議適逢《國家中長期教育改革和發(fā)展規(guī)劃綱要》（征求意見稿）公布征求意見的時候。我想經過一個月的征求意見以后會很快公布實施。毫無疑問，我會今年的工作就是要集中在學習《綱要》、宣傳《綱要》、實施《綱要》上。為了學習《綱要》，我先講一點體會。

《綱要》是在中央直接領導下，征集了全國各界人士的意見，歷經一年半的時間制定出來的。在制定《綱要》之前，由發(fā)改委、教育部、財政部、科技部、人力資源和社會保障部等14個部委、幾十所高等學校和六大教育學會組成了十一個調研小組，對教育領域的問題進行全面、廣泛而深入的調研；《綱要》工作小組委托……進行調研；國務院領導小組劉延東同志召開了多次有百名各界人士參加的專家咨詢委員會議，聽取各方面的意見；……今年1月，溫家寶總理又親自召開了五次座談會，聽取各種意見和建議；并到學校第一線視察、聽課，多次發(fā)表重要講話和指示，為《綱要》的制定指明了方向。這次《綱要》……體現(xiàn)了問計于民、科學決策的過程?！羌w智慧的結晶。第40頁，課件共50頁，創(chuàng)作于2023年2月

這次《綱要》對我國今后10年教育改革和發(fā)展進行了整體設計，提出了20個字的戰(zhàn)略方針：優(yōu)先發(fā)展、育人為本、改革創(chuàng)新、促進公平、提高質量?！?/p>

首先，要解放思想。

……

第二，要改革創(chuàng)新。

……

第三，要勇于試驗。

……

中國教育學會擁有50多個分支機構和專業(yè)會員，各地教育學會都是我會的團體會員。我會的所有分支機構和團體會員都要把學習《綱要》、宣傳《綱要》、落實《綱要》為己任，領導廣大會員解放思想，努力創(chuàng)新，大膽試驗。

最后預祝會議圓滿成功！謝謝大家！

第41頁，課件共50頁，創(chuàng)作于2023年2月閉幕詞對大會基本內容和主要精神進行肯定和強調，鼓勵與會人員貫徹落實會議精神，并提出今后任務，指明方向。由標題、稱謂和正文三部分組成。標題（**會議閉幕詞）或（**領導在**會議上的閉幕詞）或（**領導在**會議閉幕式上的講話稱謂：開頭：首先簡明說明大會在什么情況下圓滿結束，勝利閉幕。之后，簡要概括總結大會情況、對大會做出基本評價。主體：對大會通過的主要文件、研究解決的重大問題、成果及經驗、會議的重要意義及如何貫徹狐疑精神等方面進行歸納肯定，并提出要求。結尾：宣布大會勝利閉幕，并再次對與會者和相關單位表示感謝和祝愿。第42頁，課件共50頁，創(chuàng)作于2023年2月講話稿廣義：人們在特定場合發(fā)表講話的文稿；狹義：領導講話稿，各級領導在各種會議上發(fā)表的宣傳、指示、總結性的講話文稿。講話稿的內容由會議主題和講話者身份來決定。文秘人員在寫講話稿之前，必須首先了解會議的主題、性質、議題、講話的場合、背景，以及領導者的指示要求，聽眾的身份、背景情況、心理需求和接受習慣等。第43頁，課件共50頁，創(chuàng)作于2023年2月在福州大學2009年校友工作會議上的講話校友會秘書長程玉敏（2009年7月25日）各位領導、各位校友、各位來賓：今天，全國乃至全球各地的福大校友帶著一顆顆火熱的愛校之心相聚在美麗的僑鄉(xiāng)泉州，共敘校友情誼，共謀學校發(fā)展。在此，我代表校友會的同仁向大家表示熱烈的歡迎，對各地校友會一直以來對學校校友工作的關心和支持表示衷心的感謝，在這里，尤其要感謝東道主——泉州校友會，他們?yōu)檫@次會議做了大量的工作，花費了不少的人力物力和財力，讓我們對他們的辛勤工作表示衷心的感謝！今年初，我們召開了校內校友工作會議。今天我們再一次召開會議，在這里，我向各位領導、各地校友會會長、秘書長和校友們匯報下這兩年校友總會的工作情況，我的匯報分八個方面。

…………

各位領導，各位校友、各位來賓，校友會雖然做了一些工作，但與學校走區(qū)域特色創(chuàng)業(yè)型強校之路的辦學理念及創(chuàng)建東南強校宏偉目標的要求，與廣大校友在事業(yè)與學識上進一步拓展的需要還有一定的距離，有待于我們進一步解放思想，開拓創(chuàng)新，求真務實，使我校校友工作再上一個新臺階。校友是學校的人才產品，是學校的品牌，校友們的人格魅力、工作業(yè)績與社會貢獻，檢驗著學校的辦學水平和培養(yǎng)質量，校友在社會贊譽度越高，母校的社會知名度就越高。一流的大學一定有一流的校友，也必定有一流的校友工作者和一流的校友會。讓我們大家一起努力，做好校友工作，為福州大學輝煌的明天，為福大校友事業(yè)蓬勃發(fā)展作出自己的貢獻！我們驕傲，因為我們都有一個共同的