經(jīng)營部內(nèi)勤管理制度

經(jīng)營部內(nèi)勤管理制度經(jīng)營部內(nèi)勤管理制度為明確內(nèi)勤工作職責，提高內(nèi)勤工作質(zhì)量，特制定本管理制度。一、調(diào)撥單管理1、領(lǐng)用：每月調(diào)撥單由開票內(nèi)勤在財務部領(lǐng)用若干本（產(chǎn)品分類開調(diào)撥單），用完后財務以舊換新領(lǐng)用并與財務部辦理交接手續(xù)。2、保管：調(diào)撥單由開票內(nèi)勤保管，調(diào)撥單應放入帶鎖的文件柜內(nèi)，開票內(nèi)勤配備鑰匙；調(diào)撥單如需交接辦理交接手續(xù)。3、開具：⑴調(diào)撥單由開票內(nèi)勤開具，如其暫時不在崗位，由檔案內(nèi)勤代開，節(jié)假日由值班內(nèi)勤開具。⑵開具調(diào)撥單單位名稱要準確，嚴禁簡寫，字跡工整，備注欄注清車號，是否自提貨物、重量、含量等，貨主或司機簽名。⑶所有產(chǎn)品（或物資）銷售開出的調(diào)撥單均需開票人、部門負責人、財務蓋章人員簽字，經(jīng)營部、財務部共同蓋章才有效，其中粉煤、無煙煤渣、有煙煙渣、碳灰、廢鐵、廢油等須由公司領(lǐng)導在調(diào)撥單上簽字。⑷開票內(nèi)勤在開調(diào)撥單需核實此車的前車貨物回單是否已交經(jīng)營部，如未交回執(zhí)聯(lián)應督促司機及時交回。4、蓋章：由開票人到財務部蓋章（在辦理相關(guān)手續(xù)無資金風險情況下可提前蓋章），嚴禁讓司機代蓋章。5、登記：調(diào)撥單由內(nèi)勤主辦登記，調(diào)撥單按單位登記，液氰調(diào)撥單均應逐筆輸入電腦，每天和倉庫進行核對。6、回執(zhí)聯(lián)：主辦內(nèi)勤憑氰化鈉調(diào)撥單回執(zhí)聯(lián)開運費結(jié)算單，如回執(zhí)聯(lián)未能及時送達，主辦內(nèi)勤可通知調(diào)度和開票內(nèi)勤不給予安排發(fā)貨和開票。如發(fā)現(xiàn)發(fā)出數(shù)量和用戶驗收數(shù)量超出合理范圍，應立即向業(yè)務經(jīng)理或部領(lǐng)導匯報，待問題解決后再開運費結(jié)算單。如主辦內(nèi)勤暫不在崗位，回執(zhí)聯(lián)可交給開票內(nèi)勤。回執(zhí)聯(lián)內(nèi)勤和司機應有交接手續(xù)。7、調(diào)帳：內(nèi)勤主辦每月末要對液氰的發(fā)出數(shù)、用戶的驗收數(shù)量進行調(diào)整，對合理的短少部分進行帳務調(diào)整（報損耗），在回單到達經(jīng)營部后發(fā)現(xiàn)重量、含量超出合理的范圍要及時向部領(lǐng)導匯報，查清原因后再開運費結(jié)算單。如因重量或含量誤差造成小額應收帳款產(chǎn)生，主辦內(nèi)勤需通知業(yè)務經(jīng)理立即與財務聯(lián)系，說明原因報領(lǐng)導批準后當月調(diào)賬。二、發(fā)票管理1、領(lǐng)用：發(fā)票由發(fā)票內(nèi)勤在財務部領(lǐng)用。領(lǐng)用時必須和財務部辦理相關(guān)交接手續(xù)。2、保管：發(fā)票由發(fā)票內(nèi)勤保管，不用時存放在保險柜內(nèi)。3、開具：發(fā)票由發(fā)票內(nèi)勤開具，如其暫不在崗位，可委托主辦內(nèi)勤代開發(fā)票，但要進行登記，辦理交接手續(xù)。開具發(fā)票要及時、準確。發(fā)票內(nèi)勤應及時將已開出的發(fā)票送交主辦內(nèi)勤登記。4、發(fā)票作廢：如有作廢的發(fā)票，發(fā)票內(nèi)勤須等所有包括抵扣聯(lián)、發(fā)票聯(lián)到齊后方可作廢。并做好備查記錄。5、蓋章：發(fā)票由發(fā)票內(nèi)勤到財務部辦理手續(xù)蓋章。6、登記：發(fā)票由主辦內(nèi)勤登記及統(tǒng)計。每月底，主辦內(nèi)勤和財務部核對開票數(shù)量和金額。7、交接：發(fā)票交接由發(fā)票內(nèi)勤負責，每個單位設(shè)置發(fā)票交接簿，司機或業(yè)務員等傳遞發(fā)票人員必須簽名，客戶單位接收人也必須在交接簿上簽名。特快傳遞發(fā)票時，郵遞司機必須在交接簿上簽名。增值稅發(fā)票（包括普通發(fā)票）所有的交接手續(xù)均需銜接好，有追溯性。三、到款本及貨款登記管理1、到款簿由主辦內(nèi)勤保管，到款簿存放在帶鎖抽屜，主辦內(nèi)勤配備鑰匙,主辦內(nèi)勤不在時交值班內(nèi)勤，如有需要辦理交接手續(xù)。2、到款金額嚴禁涂改，到款簿如發(fā)現(xiàn)遺失，應立即查找并匯報部門負責人。3、收到貨款（現(xiàn)金除外），由主辦內(nèi)勤上交財務部，如其暫時不在崗位，由開票內(nèi)勤上交財務部，并簽字做好貨款交接手續(xù)。4、如貨款為現(xiàn)金，由調(diào)撥單開票內(nèi)勤或主辦內(nèi)勤帶付款人到財務部繳款，并由財務部開出收款收據(jù)，并辦好登記手續(xù)；內(nèi)勤嚴禁代收現(xiàn)金。四、銷售日報表管理1、制表：銷售日報表由調(diào)撥單內(nèi)勤填制，如其休假，由發(fā)票內(nèi)勤制表，節(jié)假日由值班內(nèi)勤制表。制表人員每天及時和相關(guān)部門核對數(shù)字，主辦內(nèi)勤應認真審核，以保證日報表的及時性、準確性，并通過OA發(fā)送給相關(guān)部門。2、保管：銷售日報表由開票內(nèi)勤保管，每月報表必須在次月10日前裝訂。五、檔案及合同管理1、檔案：供應、銷售客戶檔案、客戶往來信函由檔案內(nèi)勤負責登記分類保管、歸檔。2、文件：公司各類文件、各類會議紀要等由檔案內(nèi)勤登記并歸檔保存，在年終裝訂編目錄留存。3、合同：合同由檔案內(nèi)勤登記并歸檔保存。并在合同臺賬上注明合同到期日，及時提醒相關(guān)業(yè)務人員續(xù)簽，使合同具有時效性和合法性。六、公章管理1、保管：公章由主辦內(nèi)勤保管，公章存放在帶鎖抽屜。班后及節(jié)假日由值班開票人保管，如需交接辦理交接手續(xù)。2、調(diào)撥單由開票內(nèi)勤直接蓋章。3、經(jīng)營部報告，由經(jīng)辦人及部門負責人簽字同意后蓋章。4、向外單位發(fā)函，由經(jīng)辦人及部門負責人簽字同意后蓋章。七、危險（劇毒）品購買憑證、運輸證管理辦法按公司有關(guān)文件規(guī)定執(zhí)行。八、發(fā)貨管理1、開票內(nèi)勤（節(jié)假日值班內(nèi)勤）根據(jù)調(diào)度的產(chǎn)品銷售日計劃表開具調(diào)撥單。主辦內(nèi)勤填寫《發(fā)貨計劃表暨貨款擔保書》，部門負責人簽字后交財務審核，報公司領(lǐng)導批準后執(zhí)行。2、如財務部持公章人員外出或其他因素需提前在調(diào)撥單上蓋章的，應在調(diào)撥單上注明發(fā)貨單位、貨物名稱等方可到財務部蓋章。九、運輸發(fā)票、代墊運費及運費結(jié)算1、根據(jù)各用戶單位的貨物回單，由發(fā)票內(nèi)勤負責聯(lián)系運輸發(fā)票的及時開具，如果是二票制用戶，運輸發(fā)票由發(fā)票內(nèi)勤負責交業(yè)務經(jīng)理、送貨駕駛員或通過特快傳遞方式送達用戶單位，做好傳遞的登記、銜接工作，確保票據(jù)不遺失。2、開票內(nèi)勤及時填寫代墊運費結(jié)算單,登記后交財務部做賬。3、主辦內(nèi)勤對代墊運費進行登記入賬。十、應收賬款管理1、主辦內(nèi)勤需每天登記產(chǎn)品發(fā)貨數(shù)量、金額及時將各用戶的應收帳款余額提交部門負責人或業(yè)務經(jīng)理，做好后勤服務工作。2、每月底與財務部核對各用戶的應收帳款余額后編制應收賬款報表。十一、交接班管理內(nèi)勤白班和中班人員、調(diào)度和內(nèi)勤、內(nèi)勤和司機的交接按交接班管理制度執(zhí)行。十二、預算管理部門資金計劃由主辦內(nèi)勤制表。銷售及供應采購計劃由發(fā)票內(nèi)勤制表。主辦內(nèi)勤要及時和財務部預算員溝通，做好每月預算，嚴格控制預算，防止預算超支。十三、班后內(nèi)勤管理1、班后內(nèi)勤遵守廠紀廠規(guī)。2、和白班內(nèi)勤及司機交接手續(xù)要齊全。3、做好液氰及其他產(chǎn)品發(fā)貨工作，進行液氨銜接工作。十四、其他事項1、內(nèi)勤人員嚴守企業(yè)機密。2、經(jīng)營部報表及公司文件等資料均應放在文件柜內(nèi)或抽屜，嚴禁擺放在桌上及掛在墻壁上。3、辦公