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文檔簡介
目的使集團總部及分子公司采購管理規(guī)范化、標準化;有效控制采購成本。范圍適用于集團總部及分子公司所有的采購行為。權(quán)責總部各職能部門、各分子公司:根據(jù)生產(chǎn)或工作需要提出采購需求;物資采購部:編制采購計劃,采購物品詢價、物品采買;分子公司總經(jīng)理:負責本單位1500元(含)以下非固定資產(chǎn)采購的審批;總裁:負責分子公司1500元以上非固定資產(chǎn)采購的采購審批;固定資產(chǎn)采購、采購合同的審批權(quán)限按有關(guān)審批權(quán)限規(guī)定執(zhí)行。采購原則貨比三家、保質(zhì)保量、節(jié)約成本。原則上所有物品都由集團物資采購部統(tǒng)一采購。各分子公司急用、少量、金額較小的,可酬情安排在當?shù)夭少?,但須報備采購部備案。材料申購部門劃分機械設(shè)備:使用單位生產(chǎn)耗材:生產(chǎn)單位辦公用品及其它公共用品:各使用單位報,人事行政部門匯總建材產(chǎn)品:基建部門其它材料:使用部門流程:見下圖流程經(jīng)辦責任人提交要求需求申請需求單位單位負責人每月28日前各需求單位在每月底28日前將次月的采購計劃報集團采購部審核匯總物資采購部29日1、在每月29日前匯總各單位的采購申請,依采購類別審批權(quán)限呈報核準2、在接到申請計劃時,須根據(jù)實際需求情況仔細審核。按審批權(quán)限報批物資采購部需求單位當月1、根據(jù)采購物品需用日期進行采價,按權(quán)限報批后方可購買;2、無法采購或延期須及時告知需求單位;3、如有臨時采購,特殊情況的,請購單位須以電話或其他方式預(yù)審批,事后及時補辦審批手續(xù)。需求單位到貨時1、根據(jù)請購單和采購合同內(nèi)質(zhì)量要求予以驗收;2、辦理入庫手續(xù),并將入庫手續(xù)傳回采購部門進行報銷。流程說明:需求單位要根據(jù)生產(chǎn)實際需要如實提出采購申請計劃,切實依請購單上如實填寫物件名稱、規(guī)格、數(shù)量、需用日期,以及質(zhì)量要求。1.2緊急請購時,由請購部門在《申購單》注明原因,并加蓋“緊急采購”章,以急件卷宗遞送。采購人員必須配合緊急采購。礦山作業(yè)、機械設(shè)備易損易壞,保證生產(chǎn)持續(xù)、正常,需要購置備品配件。采購的備品配件除了保質(zhì)保量外,還必須符合規(guī)范程序。單位主管必須根據(jù)實際情況予以核實,有必要的須加以控制、刪減,并于每月29日前報公司采購部匯總。物資采購部如實匯總各單位提交的采購申請數(shù)量,按權(quán)責報批后盡可能安排統(tǒng)一采購,開出請購單,要求依需求時間安排采購任務(wù)。1.6物資采購部須在收到《采購計劃表》一天內(nèi)依審批權(quán)限報批,并通知采購人員;生產(chǎn)過程易耗品需經(jīng)總裁審批方可采購;請購單位依請購單上注明的各類條件予以采價。數(shù)量較大、金額較大或質(zhì)量期較長(或須在使用過程檢驗質(zhì)量)的還須簽定合同,注明付款條件,方式,保質(zhì)期等要素。采購員根據(jù)申購單,首先確認單價(根據(jù)市場行情)后進行采購,盡可能以正式發(fā)票及收據(jù)付款。杜絕用煙殼紙和其他紙張等收條,同時在發(fā)票及收據(jù)上注明用途、部門,并辦理入庫驗收手續(xù);請購單位應(yīng)在接到核準后的請購單后的五個工作天內(nèi)采價完畢,并將書面采價情況(采購合同)按權(quán)限報批。請購單的開立、傳送:適用表單:固定資產(chǎn)請購使用《固定資產(chǎn)請購單》,非固定資產(chǎn)請購使用普通《申購單》。固定資產(chǎn)請購時,請購經(jīng)辦人員應(yīng)依實際情況需要開立請購單,并注明物品的品名、規(guī)格、數(shù)量等詳細內(nèi)容經(jīng)部門負責人審批后交財務(wù)等相關(guān)部門會簽后送采購部。非固定資產(chǎn)請購時,請購經(jīng)辦人員應(yīng)依存量管理基準、用料預(yù)算,參考庫存情況開立請購單,并注明材料的品名、規(guī)格、數(shù)量、需求日期等詳細內(nèi)容經(jīng)部門負責人審批后送采購部。.3請購單開立時應(yīng)考慮請購單審批時間及供應(yīng)商交貨時間適當提前,考慮到交貨期等因素,一般情況下,本地可采購的物品,到少要比需用日期提前一周申請;要到外地(福州以外)采購的物品,到少要比需用日期提前一個月申請。采購管理內(nèi)容供應(yīng)商開發(fā)采購人員要不斷加強學(xué)習(xí),了解熟悉各種原物料的相關(guān)知識,加強信息獲取能力的培養(yǎng),針對所需采購的商品或服務(wù),系統(tǒng)地對資源市場進行調(diào)查,了解供應(yīng)情況。在對供應(yīng)市場有了一定了解后,采購人員應(yīng)初步選擇一些供應(yīng)商進行接觸尋找潛在合格的供應(yīng)商。2詢價、比價、議價采購經(jīng)辦人員接到請購單后應(yīng)根據(jù)請購件的緩急進行計劃并尋找供應(yīng)商進行詢價,詢價時應(yīng)參考市場行情及過去采購記錄。采購詢價原則上至少應(yīng)找兩家供應(yīng)商。采購人員對供應(yīng)商的報價必須進行比價、議價,在保證供貨品質(zhì)的前提下最大限度降低采購價格。7.3訂購7.3.1請購物品的價格經(jīng)審批后,采購人員即可向供應(yīng)商訂購物品,訂購時應(yīng)以降低
采購風險,控制采購成本及保證質(zhì)量為原則。7.3.2采購合同的應(yīng)按《合同管理制度》相關(guān)要求進行合同草擬及呈報評審。7.4進度控制7.4.1采購部門應(yīng)分詢價、訂購、交貨三個階段控制采購作業(yè)進度,每個階段都要即時跟蹤,防止出現(xiàn)斷料而影響生產(chǎn)的情況出現(xiàn),也要避免過多的不合理庫存。.4.2當出現(xiàn)進度異常情況時,要即時上報并向相關(guān)部門反饋情況以商討應(yīng)對辦法。物流配送批量采購盡量要求供應(yīng)商送貨上門,盡量避免自提。采購員應(yīng)在采購合同中注明運輸條件以及運輸方式、運輸費用承擔者等。驗收入庫根據(jù)有關(guān)倉儲管理規(guī)定對物品辦理驗收手續(xù),并通知倉庫收料,將請購單倉庫聯(lián)交于倉庫作為收料依據(jù),同時通知相關(guān)部門驗收。倉庫根據(jù)驗收報告收料,并開出入庫單交于采購。付款核銷.1整理付款采購?fù)瓿刹⒔?jīng)倉庫收料后,由采購人員整理資料向財務(wù)部申請付款或核銷。相關(guān)資料必須完整,包括發(fā)票、請購單、入庫單等。.2異常處理.1退換貨處理:經(jīng)驗收不合格的商品,由驗收部門提供驗收報告,采購部根據(jù)驗收報告通知供應(yīng)商退貨或換貨。2.2對不到位服務(wù),采購應(yīng)通知供應(yīng)商改善。11其它1供應(yīng)商管理.1確立主、次供應(yīng)商。物資采購部應(yīng)對供應(yīng)商的產(chǎn)品或物料質(zhì)量、供貨能力和價格進行分析評價,確定主供應(yīng)商和次供應(yīng)商。.2采購人員應(yīng)積極主動經(jīng)常保持與供應(yīng)商間的溝通,與供應(yīng)商保持良好的關(guān)系。11.1.3物資采購部應(yīng)對供應(yīng)商進行定期考核,在供應(yīng)商確定后,就應(yīng)定期對其按產(chǎn)品退貨率、交貨逾期率和問題配合度等方面進行評價考核,淘汰不良供應(yīng)商。11.2電腦化作業(yè)管理采購部應(yīng)建立數(shù)據(jù)庫,對相關(guān)采購資料進行電腦化管理以方便查詢、比價及提高效率。11.2.2請購單及合同均需錄入電腦。12相關(guān)制度:12相關(guān)制度:《財務(wù)管理制度》《合同管理制度》(TB-CG(2005)(TB-CG(2005)C-01)(TB-CG(2005)C-02)(TB-CG(2005)C-03)《采購計劃表》《申購單》《固定資產(chǎn)請購單》實施日期及解釋權(quán):本規(guī)定2022年4月第一次修訂,2022年7月1日起發(fā)布實施,之前發(fā)布的相應(yīng)規(guī)定同時廢止。本規(guī)定解釋權(quán)歸集團物資采購部,修訂時亦同。固定資產(chǎn)請購單編號:TB-CG(2005)C-03請購編號: 申請日期:2005年月日公司部門請購者填寫品名規(guī)格說明庫存數(shù)量申購數(shù)量預(yù)計金額需求日期2005年月日用途說明請購者部門負責人財務(wù)管理部執(zhí)行副總裁總裁董事局主席說明:詢價記錄和收貨記錄在背面1、本表單在集團各單位需請購固定資產(chǎn)如:辦公設(shè)備、辦公家俱、通訊工具等使
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