公司機房總機管理辦法

公司機房總機管理辦法1.引言為了保障公司機房總機的正常運轉(zhuǎn)，提高通訊質(zhì)量，保證公司各部門與外部的聯(lián)系暢通無阻，本文檔旨在規(guī)范和管理公司機房總機的使用與維護(hù)。2.總機的定義和作用總機是公司電話通訊的綜合處理中心，負(fù)責(zé)處理來自外界的電話，同時也可實現(xiàn)對內(nèi)、對外的電話轉(zhuǎn)接、分發(fā)和呼叫?？倷C的作用主要包括：集中管理公司各電話線路，將其轉(zhuǎn)發(fā)至相應(yīng)的部門；維護(hù)公司對外電話形象，提高客戶服務(wù)質(zhì)量；對外匯總公司概況，陳述公司理念、產(chǎn)品及服務(wù)優(yōu)勢，增強客戶購買的信心感。3.總機的管理職責(zé)3.1總機管理員的職責(zé)總機管理員是總機管理的主要責(zé)任人，其職責(zé)包括但不限于：維護(hù)總機的硬件設(shè)備和軟件程序，并進(jìn)行合理的配置和調(diào)整；負(fù)責(zé)對公司電話線路的調(diào)整和分配工作；處理外線電話、內(nèi)線電話、傳真和所有辦公室廣播等，盡可能起到服務(wù)作用。3.2用戶部門的職責(zé)廣大用戶部門也應(yīng)盡己所能，配合總機管理員，提高工作效率和工作質(zhì)量。具體如下：配合總機管理員安排對內(nèi)電話的分配和管理工作；配合總機管理員對來電信息進(jìn)行及時和準(zhǔn)確的處理，以確保電話的正確轉(zhuǎn)接和接待；按時完成電話信息上報和統(tǒng)計工作。3.3總機技術(shù)維護(hù)為了保證總機長期穩(wěn)定的運行，總機管理員需按照以下時間表維護(hù)總機：維護(hù)項目維護(hù)周期更新系統(tǒng)補丁每月一次清理日志文件每周一次定期備份數(shù)據(jù)每月一次4.總機的使用規(guī)范4.1總機的接聽規(guī)范總機管理員必須按照以下規(guī)范接聽來電：禮貌用語：謝謝您來電，請問有什么需要幫助的嗎？不要直接問對方是哪位，或者說你是哪里來的，也不要將用戶的電話掛掉。詢問對方需求：按照規(guī)定流程問對方需求，確保對方可以得到真正的幫助，例如：“您是想咨詢什么產(chǎn)品嗎？”記錄和傳達(dá)信息：將來電信息記錄下來，留意電話號碼、姓名和需求，并根據(jù)要求將電話轉(zhuǎn)到相應(yīng)的部門。4.2總機的外線操作規(guī)范外線操作規(guī)范如下：外線電話的呼叫由總機管理員負(fù)責(zé)；外線電話的接聽也由總機管理員完成；對接外線電話需要注意禮貌并盡可能了解對方的需求；接通對方后第一時間說明自己的身份和所在的部門，并詢問對方的需求；接聽不到對方信息時，需要和對方進(jìn)行確認(rèn)，并告知相關(guān)信息。4.3總機的內(nèi)線操作規(guī)范內(nèi)線操作規(guī)范如下：總機管理員有權(quán)進(jìn)行內(nèi)線電話的轉(zhuǎn)接；對內(nèi)線電話的轉(zhuǎn)接需要進(jìn)行登記和記錄；轉(zhuǎn)接時需要確認(rèn)號碼和需求；在完成轉(zhuǎn)接后及時記錄相關(guān)信息。4.4總機日常維護(hù)規(guī)范日常維護(hù)規(guī)范如下：總機管理員要進(jìn)行定期的設(shè)備檢查和保養(yǎng)；對于出現(xiàn)故障或者異常的設(shè)備及時處理；登記維護(hù)日志，保留維護(hù)記錄，以便日后查閱。5.總結(jié)通過本文我們了解到了公司機房總機管理的必要性，并明確了總機的定義和作用。我們還詳細(xì)介紹了總機的管理職責(zé)和用戶部門的職責(zé)，并對總機的日