Z分公司合同管理制度

Z分公司合同管理制度一、概述本合同管理制度適用于Z分公司與相關單位（下稱“合同方”）簽訂的合同管理工作，是落實公司質量管理體系的重要組成部分，目的在于規(guī)范合同管理流程，加強對合同的監(jiān)督和管理，確保公司與合同方之間的良好合作關系。二、合同的簽訂2.1合同的制定合同應當具有法律效力，并嚴格按照公司制定的模板格式編制。合同內容應當詳細、準確，并能夠明確雙方的權利和義務。編制合同的責任人須審查相關法律、法規(guī)和公司政策，同時按公司規(guī)定的權限和程序取得董事會或其他必要部門的批準。2.2合同的簽署合同須由公司授權的人員參與簽署，簽署人員須確認合同的真實性和合法性。簽署人員應當仔細核對合同內容，確保合同的符合公司政策和相關法律法規(guī)。簽署人員應當仔細閱讀合同所有條款和細則，對于擬定條款意義不清、技術性不強，或者與公司政策相抵觸的條款要進行修改或撤銷。簽署人員應當在合同上簽署自己的姓名、日期、職務，并加蓋公司公章。2.3合同備案合同簽署后應當辦理備案手續(xù)，由合同專人提交公司管理部門備案。經過備案的合同應當標注備案章，有效期內備案章和公章一并加蓋。三、合同的文檔管理3.1合同存檔合同專人應當妥善保管原始合同文本、附件及相關資料，并按照公司規(guī)定對其進行編號、分類、封存。合同專人應當建立合同檔案管理系統(tǒng)，并記錄合同的起訖日期、編號、簽訂人、簽訂地點等重要信息。合同專人應當負責確認合同的存檔位置，并保證檔案的機密性和安全性。3.2合同備份合同專人應當實施定期備份合同原始文本、附件及相關資料，并保存在安全可靠的介質上。合同專人應當定期檢查密集區(qū)、火災等災害事故風險，并制定相應的應急措施和預案。四、合同的履行和變更4.1合同的履行雙方應當按照合同規(guī)定的條款和要求履行合同。合同專人應當按照公司規(guī)定對合同的履行情況進行監(jiān)督和統(tǒng)計，并對履行情況進行記錄。合同專人應當依據合同條款，及時對未能履行、可能影響合同的各項風險和問題提出警示，并及時跟蹤處理情況。4.2合同的變更合同變更應當由公司授權人員進行，變更應當經過合同方同意，并按照公司規(guī)定的流程進行審批和備案。合同專人應當記錄合同的變更內容、時間、原因和影響，并及時通知簽署人員進行變更簽署和備案。五、合同的評估和歸檔5.1合同的評估合同專人應當在合同履行期內對合同進行評估，并編制評估報告。合同評估應當涵蓋合同的執(zhí)行情況、合同的利弊得失、合同管理的問題、合同后續(xù)事項的處理等將會對公司有重大影響的方面。合同專人應當以評估報告為依據，向公司領導提出優(yōu)化合同管理工作的建議。5.2合同的歸檔合同專人應當在合同履行期結束后，根據公司規(guī)定將合同歸檔至文件庫或文庫。合同歸檔時應當清晰標注合同編號、起訖時間、當事人、存檔地點和檔案柜架號等信息，并和合同檔案管理系統(tǒng)中的信息相一致。六、責任追究分管領導對該制度的實施負總責。合同專人應當嚴格遵守公司制度和流程要求，對合同管理不善、違反規(guī)定造成的后果，應當承擔相應的責任。合同簽署人員未認真核對、未仔細閱讀合同條款，或者未按要求簽署合同，造成的后果應當由其本人或所在部門承擔相應的責任。七、附則本制度由Z分公司合同專人負責制定和修改。本制度自文本發(fā)布之日起施行，本制