職業(yè)安全健康管理體系OSHMS文件編寫

大家好！我們又見面了。

今天，我們給大家介紹建立職業(yè)安全健康管理體系過程中十分重要的內(nèi)容----體系文件的編寫。這部分內(nèi)容不難，但非常重要，作為內(nèi)審員應(yīng)該掌握。將來您可以為自己的企業(yè)編寫或修改體系文件。

5/21/20231第六講OSHMS文件編寫5/21/20232主要內(nèi)容1.體系文件編寫綜述2.體系文件編寫的原則和技巧3.體系文件編寫的基本步驟4.管理手冊的編寫5.程序文件的編寫5/21/20233

1.體系文件編寫綜述

1.1OSHMS文件編寫的依據(jù)和作用

職業(yè)安全健康管理體系文件應(yīng)按照職業(yè)安全健康管理體系審核規(guī)范的要求，結(jié)合企業(yè)的活動、產(chǎn)品或服務(wù)的特點及其危險性和復(fù)雜性、企業(yè)規(guī)模、人員的能力等情況而編寫。同時它還是為保持體系的有效運行，控制職業(yè)安全健康風(fēng)險、持續(xù)改進職業(yè)安全健康績效必不可少的依據(jù)。

5/21/20234

作用----企業(yè)建立并保持OHSMS的重要基礎(chǔ)工作。如果用人單位的職業(yè)安全健康管理體系文件不正確、不準確、不完善，則有可能造成用人單位的職業(yè)安全健康管理體系失效，或使用人單位的職業(yè)安全健康管理體系工作成本增加，影響體系的實施效果。5/21/20235

根據(jù)OSHMS審核規(guī)范要求，依我們在指導(dǎo)企業(yè)編制體系文件時的經(jīng)驗，建議在編制文件時應(yīng)遵循以下2點要求：（1）所編制體系文件在總體上應(yīng)滿足標準要求，在具體內(nèi)容上，應(yīng)反映本單位特點，要有利于本單位所有職工的理解和貫徹執(zhí)行。（2）OSHMS文件的有效性能滿足企業(yè)和相關(guān)方的需求和期望，并能落實到實際活動中。1.2OSHMS文件編制的要求5/21/20236

在現(xiàn)狀調(diào)查和分析（初始評審）的基礎(chǔ)上進行體系文件的策劃，文件一般應(yīng)在體系的策劃和準備階段工作完成后才正式編寫，必要時也可交叉進行。除手冊需統(tǒng)一由用人單位制定外，其他文件應(yīng)按分工由該活動的主管部門分別制定。OSHMS的文件編寫應(yīng)結(jié)合本單位的職業(yè)安全健康職能分配進行，按所選擇的OSHMS要求，逐個展開，將職業(yè)安全健康職能分配落實到各職能部門。

5/21/20237

為使所編制的文件做到協(xié)調(diào)統(tǒng)一，在編制前應(yīng)制定“職業(yè)安全健康管理體系文件明細表”，將現(xiàn)行的用人單位標準、規(guī)章制度、管理辦法以及記錄表格收集在一起，與職業(yè)安全健康管理體系要求進行比較，從而確定新編、增編或修訂的職業(yè)安全健康管理體系文件項目。為了提高體系文件的編制效率，減少返工，在文件編制過程中，要加強文件的層次間、文件與文件間的協(xié)調(diào)。編制體系文件的關(guān)鍵是講求實效，不走形式。5/21/202381.3體系文件的層次和內(nèi)容OSHMS標準中4.4.4對文件的總要求中明確：OSHMS文用人單位應(yīng)以適當?shù)姆绞剑ㄈ鐣婊螂娮有问剑┙⒉⒈３窒铝行畔ⅲ海?）對管理體系核心要素及其相互作用的描述；（2）提供查詢相關(guān)文件的途徑。職業(yè)安全健康管理體系文件在滿足充分性和有效性的前提下，應(yīng)做到最小化。5/21/20239按規(guī)范要求，應(yīng)形成文件的程序共11個（實際編寫中不止11個）危害辨識和風(fēng)險評價控制程序法律法規(guī)識別和更新控制程序培訓(xùn)和教育管理程序協(xié)商與交流管理程序文件管理程序運行控制管理程序（本程序根據(jù)企業(yè)活動的不同及實際需要，應(yīng)制定多個不同的控制程序）應(yīng)急準備與響應(yīng)控制程序績效監(jiān)測與測量控制程序不符合、糾正與預(yù)防措施程序記錄控制程序?qū)徍斯芾沓绦?/21/202310文件結(jié)構(gòu)圖管理手冊（A層）（B層）管理體系程序文件（C層）用于管理體系的作業(yè)指導(dǎo)書和其他文件依據(jù)規(guī)定的體系方針和目標對管理體系的描述詳細的作業(yè)文件對實施管理體系所有相互關(guān)聯(lián)的過程和活動的描述注1：文件層次的多少可依據(jù)用人單位的需要進行調(diào)整注2：表格對各個層次都可能適用5/21/202311我們先簡單了解文件審核的要求，這樣對編寫文件會有一定的幫助。OHSMS文件的結(jié)構(gòu)以及查詢途徑；OHSMS文件是否覆蓋了核心要素并符合標準要求；有無采用電子媒體的文件，確認其是否有效；要素之間的相互作用關(guān)系是否給予確定及描述；手冊與程序文件職責(zé)是否一致，接口是否合理。1.4文件審核要點5/21/202312OSHMS文件的系統(tǒng)性

a)用人單位應(yīng)系統(tǒng)的考慮職業(yè)安全健康管理體系全部要素的要求和規(guī)定；b)所有文件應(yīng)按統(tǒng)一規(guī)定的方法編輯成冊；c)各層次文件在邏輯上應(yīng)涉及職業(yè)安全健康管理體系中一個獨立的部分。2體系文件編寫的原則和技巧5/21/202313OSHMS文件的法規(guī)性

a)體系文件應(yīng)符合職業(yè)安全健康管理體系審核規(guī)范，以及國家或主管部門的有關(guān)法律法規(guī)及其它要求；b)文件一旦批準實施，就必須作為用人單位的內(nèi)部法規(guī)認真執(zhí)行；c)文件修改只能按規(guī)定的程序進行。5/21/202314OSHMS文件的協(xié)調(diào)性a)用人單位的其他管理規(guī)定應(yīng)與體系文件的所有規(guī)定相協(xié)調(diào)；體系文件之間應(yīng)相互協(xié)調(diào)；體系文件應(yīng)與有關(guān)技術(shù)性標準相協(xié)調(diào)；d)處理好各種接口，避免職責(zé)不清。5/21/2023151）體系文件可作為用人單位OSHMS有效運行及其保持性的客觀證據(jù)（適用性、有效性的證據(jù)）。向管理者、相關(guān)方、第三方審核機構(gòu)證實用人單位OSHMS的運行情況。2）對審核來說，體系文件可作為下列方面的客觀證據(jù)：a)危害因素已被辨識評價并得到控制；b)有關(guān)活動的管理程序已被確定并得到批準和實施；c)有關(guān)活動處于全面的監(jiān)督管理之中；d)職業(yè)安全健康績效和持續(xù)改進等。OSHMS文件的見證性

5/21/202316OSHMS文件的唯一性

a）對于一個用人單位，其職業(yè)安全健康管理體系文件是唯一的；b)對體系文件的理解是唯一的。5/21/202317OSHMS文件的適用性

a）體系文件的編制和形式應(yīng)根據(jù)審核規(guī)范的要求、充分考慮用人單位規(guī)模、業(yè)務(wù)活動的特點及風(fēng)險性和復(fù)雜性，采取不同的形式；b）體系文件的詳略程度應(yīng)與人員的素質(zhì)相適應(yīng)；c）所有文件的規(guī)定都能夠在實際工作中得到貫徹實施。5/21/202318文件編寫技巧

職業(yè)安全健康管理體系審核規(guī)范共有17個要素，其中4.2職業(yè)安全健康方針；4.3.3目標；4.3.4職業(yè)健康管理體系方案；4.4.1機構(gòu)和職責(zé)；4.4.4文件化；4.6管理評審等6個要素要求形成文件，未作程序要求，其余11個要素要求建立和保持程序。對于只要求形成文件而未要求建立程序的6個要素,由于沒有程序文件支持，在管理手冊中描述應(yīng)盡量詳細、具體。

5/21/202319文件編寫技巧

文件編寫方式一般有以下幾種：（1）自上而下依次展開方式。按管理手冊、程序文件、記錄的順序編寫，這有利于上一層和下一層次文件的銜接、協(xié)調(diào)。（2）從程序文件開始，向兩邊擴展的編寫方式。先編寫程序文件，再開始概括表述管理手冊以及作業(yè)文件等基礎(chǔ)性文件的編寫。（3）自下而上的編寫的方式。按基礎(chǔ)性文件、程序文件、管理手冊的順序編寫。具體采用那種方式可根據(jù)用人單位具體情況而定。5/21/2023203體系文件編寫的基本步驟組成編寫組確定文件的層次列出各層次文件清單；各層次文件的相關(guān)文件文件編制的分工體系文件編寫策劃文件的具體編制管理手冊由1～２人專門負責(zé)；程序文件分工編制；文件匯總、協(xié)調(diào)和修改作業(yè)的指導(dǎo)書由相關(guān)部門編制.5/21/202321體系文件的策劃是在完成初始評審工作的基礎(chǔ)上進行的。（1）確定職業(yè)安全健康管理體系用人單位機構(gòu)圖；（2）確定職業(yè)安全健康管理體系要素分配圖；（3）確定職業(yè)安全健康方針；（4）確定目標、指標及管理方案；（5）確定體系文件的結(jié)構(gòu)和層次；（6）確定程序文件的名稱及其主要內(nèi)容以及作業(yè)文件的名稱及其主要內(nèi)容；（7）編寫管理手冊、程序文件和作業(yè)文件。5/21/202322⑴管理手冊是用來闡述一個用人單位的職業(yè)安全健康方針和描述其職業(yè)安全健康管理體系整體信息的文件；⑵管理手冊的詳略程度和編排格式根據(jù)用人單位的規(guī)模和活動的復(fù)雜程度可以有所不同；⑶管理手冊可以是獨立的文件，也可以是用人單位文件的一部分。4管理手冊的編寫5/21/2023234.1編寫管理手冊的原則（1）指令性原則：職業(yè)安全健康管理手冊有用人單位的最高管理者批準簽發(fā)和正式發(fā)布。手冊的各項規(guī)定內(nèi)容應(yīng)具有指令性，措詞應(yīng)嚴謹，表達要明確；（2）目的性原則：職業(yè)安全健康管理手冊應(yīng)圍繞明確的職業(yè)安全健康方針、目標、對為實現(xiàn)職業(yè)安全健康方針、目標所展開的各項活動做出規(guī)定；（3）符合性原則：職業(yè)安全健康管理手冊應(yīng)符合國家、地方和其他第三方發(fā)布的有關(guān)各項法規(guī)、標準和國際公約。5/21/202324

（4）系統(tǒng)性原則：職業(yè)安全健康管理手冊所闡述的職業(yè)安全健康管理體系，應(yīng)當結(jié)構(gòu)合理、接口明確、層次清楚。（5）協(xié)調(diào)性原則：職業(yè)安全健康管理手冊中各項規(guī)定之間、各要素之間，以及職業(yè)安全健康管理手冊與其他職業(yè)安全健康體系文件之間，必須協(xié)調(diào)一致。（6）可行性原則：管理手冊中的規(guī)定應(yīng)從用人單位的實際情況出發(fā)，切實可行。（7）可檢查性原則：可檢查性是指手冊的各項規(guī)定不但明確，而且要便于實施和監(jiān)督。5/21/202325職業(yè)安全健康管理體系的范圍；職業(yè)安全健康方針；職業(yè)安全健康目標及管理方案（該項可單列）；建立和保持職業(yè)安全健康管理體系的崗位職責(zé)、權(quán)限和相互關(guān)系；依據(jù)職業(yè)安全健康管理體系審核規(guī)范的要求，并結(jié)合用人單位活動、產(chǎn)品或服務(wù)的特點，對審核規(guī)范中17個要素的實施要點進行描述，提供相關(guān)程序文件的查詢途徑；關(guān)于手冊的審批、評審、修改和控制規(guī)定。

4.2管理手冊主要內(nèi)容5/21/202326（1）資料收集與分析（2）職能完善和職責(zé)、權(quán)限的確定（3）確定管理手冊的結(jié)構(gòu)（4）制定編寫手冊的工作計劃（5）落實手冊編寫組的組織工作。

4.3編制手冊的工作程序5/21/202327⑴可直接引用OSHMS程序，也可用其它文件作為參考。⑵手冊發(fā)布前，應(yīng)由用人單位的管理者對其進行最后的審查，以保證清晰、準確、適用和結(jié)構(gòu)合理。也可請使用者對手冊的可行性進行評定，然后批準發(fā)行，并在所有文本中標出批準的識別標記。⑶經(jīng)批準的手冊內(nèi)容應(yīng)保證所有使用者都能適當使用，并按序列號合理的發(fā)放和控制。依據(jù)以往通過認證單位的經(jīng)驗，還強調(diào)：5/21/202328

⑷應(yīng)規(guī)定手冊的編制、控制和更改協(xié)調(diào)的辦法。這項工作應(yīng)委派給合適的文件管理部門；⑸文件發(fā)行和更改控制對確保手冊內(nèi)容經(jīng)過審批是至關(guān)重要的。應(yīng)考慮使用便于進行實際更改的方式，經(jīng)審批的手冊內(nèi)容應(yīng)該易于識別。為了保持每本手冊的現(xiàn)行有效，手冊的持有者應(yīng)簽收更改頁并加入手冊中；⑹為了與標準要求對照，并易于理解和執(zhí)行，建議手冊格式與職業(yè)安全健康管理體系審核規(guī)范各章節(jié)的編排格式盡可能一致起來。章、節(jié)、符號、圖解和表格的編排均應(yīng)清楚合理。5/21/2023294.4管理手冊的參考格式封面：用人單位名稱；用人單位審核規(guī)范編號；手冊標題；發(fā)布日期、實施日期；版本號、受控標志；手冊的批準、審核、主編以及編寫人員名單等。手冊開頭：手冊頒布令；管理者代表任命書；管理手冊目錄。5/21/202330手冊正文前言

a.企業(yè)簡介

b.企業(yè)生產(chǎn)工藝

c.職業(yè)安全健康狀況

d.其他資料職業(yè)安全健康方針

5/21/202331職業(yè)安全健康管理手冊的內(nèi)容

①目的和適用范圍

②引用審核規(guī)范、定義、術(shù)語及縮寫代號

③手冊的管理

④職業(yè)安全健康管理體系每個要素的描述

a.總則

b.職責(zé)

c.控制要求

d.相關(guān)文件

5/21/202332職業(yè)安全健康法律、法規(guī)、標準及其他要求清單用人單位的職業(yè)安全健康機構(gòu)圖重要風(fēng)險因素清單職業(yè)安全健康管理方案職業(yè)安全健康管理體系程序文件清單職業(yè)安全健康管理體系要素職責(zé)分配一覽表職業(yè)安全健康記錄清單其他有關(guān)資料附錄5/21/202333程序是“為進行某項活動或過程所規(guī)定的途徑”。描述程序的文件稱為程序文件職業(yè)安全健康管理體系程序文件是用人單位開展職業(yè)安全健康管理工作的基礎(chǔ)性文件。根據(jù)職業(yè)安全健康管理體系審核規(guī)范的要求，需要建立并保持程序的要素，應(yīng)編制相應(yīng)的程序文件。5程序文件的編寫

5/21/202334⑴文件化程序是用人單位職業(yè)安全健康管理體系的重要組成部分。程序文件是用人單位職業(yè)安全健康管理體系文件的一部分，是管理手冊的支持文件；⑵每一個文件化程序都應(yīng)包括OSHMS的一個邏輯上獨立的部分，可以是審核規(guī)范的一個要素，或要素中的一個部分，或是幾個要素相關(guān)要求的一組活動。OSHMS文件一般不應(yīng)涉及純技術(shù)性細節(jié)。這些細節(jié)通常在作業(yè)指導(dǎo)書及規(guī)范中規(guī)定；⑶程序文件展開的深度和廣度，取決于用人單位的業(yè)務(wù)活動的特點、危險性、復(fù)雜性以及人員能力等因素；⑷文件化程序應(yīng)闡明確相關(guān)層次和人員的職責(zé)、權(quán)限和相互關(guān)系，說明實施各種不同的活動方式，將要采用的文件、采用的控制方式；5.1程序文件的編制原則和要求5/21/202335⑹每一個OSHMS程序都應(yīng)能回答“5W1H”（What，When，Where、Who、Why、How），包括如何依據(jù)現(xiàn)有文件使用什么設(shè)施，準備什么記錄等。文件的上述規(guī)定也就體現(xiàn)了“為進行某項活動所規(guī)定的途徑”；⑺所有文件化程序都應(yīng)簡練、明確和易懂，并規(guī)定所采用的方式和判定準則；⑻以相同的結(jié)構(gòu)和格式編排每一個文件化程序，便于使用者熟悉適合于每項要求的固定方法，也增進了系統(tǒng)地滿足標準要求的可能性。5/21/2023365.2程序文件的編制內(nèi)容程序文件的內(nèi)容一般包括文件編號和標題目的和適用范圍引用審核規(guī)范或文件定義和術(shù)語（若需要）職責(zé)工作程序相關(guān)文件和相關(guān)記錄5/21/202337⑴文件編號和標題

編號可根據(jù)活動的層次進行編排，同一層次的程序文件應(yīng)統(tǒng)一編號，以便識別。標題應(yīng)明確說明開展的活動及其特點，如“不符合、糾正與預(yù)防措施控制程序”、“野外施工作業(yè)控制程序”等。⑵目的和適用范圍

一般簡單說明為什么要開展這項活動，涉及哪些方面。5/21/202338⑶定義和術(shù)語（若需要）定義和術(shù)語指本程序中涉及到的并需說明的術(shù)語或名詞。⑷職責(zé)

明確實施該程序的主管部門/人員的職責(zé)以及各相關(guān)部門/人員的職責(zé)。5/21/202339⑸工作程序

主要應(yīng)規(guī)定以下幾個方面的內(nèi)容：1）確定需要開展的各項活動及實施步驟；2）明確所涉及的部門/人員；3）規(guī)定具體的控制要求和控制方法；4）確定開展各項活動的時間和頻次5）給出所需的設(shè)備、設(shè)施及要求；6）規(guī)定例外情況處理方法；7）引出所涉及的相關(guān)/支持性文件；8）明確記錄的填寫和保存要求；9）列出所使用的記錄表格等。5/21/202340⑹相關(guān)文件和相關(guān)記錄

列出本程序有關(guān)的支持性文件，明確使用該程序時所產(chǎn)生的記錄表格，記錄的保存和期限，寫明記錄表格的編號和名稱。

程序文件應(yīng)得到本活動有關(guān)負責(zé)人員同意和接受，并為所有與其作業(yè)有關(guān)的人員的理解，一般文件在正式定稿審批前，應(yīng)由涉及的管理部門負責(zé)人對文件進行討論，提出修改意見，并對文件內(nèi)容進行會簽，以使文件更符合實際和具有可操作性，同時也避免文件在發(fā)布實施運行中出現(xiàn)的不必要的扯皮現(xiàn)象。

5/21/202341版面一般可采