合同管理制度

第一章總則第一條化、程序化、制度化，保證依法訂立、履行、變更和解除合同，防范合同法律風險，維護公司的合法權益，根據(jù)我國相關法律法規(guī)的規(guī)定，制定本制度。第二章適用范圍第二條本制度適用于【】公司、各部門、各項目。第三章術語和定義第三條本制度所稱的合同是指公司為一方主體簽訂的合同（勞動合同除外）、協(xié)議（書）或其它內容涉及各方當事人權利義務關系的具有合同性質的文件。合同的訂立必須遵守國家法律、法規(guī)和本規(guī)定。第四章職責第四條公司【】部（以下簡稱“合同管理部門”）、合同承辦部門、財務管理部（以下簡稱“財務部門”）等相關部門應按照本制度的規(guī)定履行其職責。第五條公司【】部為各部門合同管理工作的歸口管理部門，設專人負責合同的管理、審核工作，應履行以下管理職責：1、制定、完善公司合同管理制度并監(jiān)督執(zhí)行；23、組織、協(xié)調合同審查及會簽程序，對各部門合同的論證、談判、起草、簽訂有權參與、審查并提出意見；4、對涉及公司合同的訂立、變更、執(zhí)行、終止等行為進行監(jiān)督并指導、協(xié)調閱登記等日常合同檔案管理工作；5、負責按照集團的要求進行本公司合同管理數(shù)據(jù)的匯總、分析并提出管理建議；6、對公司的重大合同進行跟蹤，在本公司進行預警，并根據(jù)執(zhí)行情況上報集團。1/77、負責處理公司合同糾紛所涉及的法律糾紛事宜；8、其它法律事務職責。第六條離職前，需將合同事項全部文件、信息、檔案等移交給工作交接人。公司臨時借行以下管理職責：1、依本制度規(guī)定審查對方當事人的主體資格和資信狀況；2、組織合同談判；3、根據(jù)公司制定并經過審批通過的合同示范文本起草合同文本；4、負責合同報審，在完成報審程序后負責履行合同簽字及用章報批手續(xù)；5、負責按照合同規(guī)定履行己方合同權利義務，并監(jiān)督合同他方合同履行情況，并將合同履行中存在的問題及時向合同管理部門反饋；6、負責處理合同履行過程中的糾紛；7、負責協(xié)助合同管理部門解決合同糾紛引發(fā)的法律訴訟；8、負責按照公司的規(guī)定保管承辦合同的檔案；9、其它相關職責。第七條財務部門履行以下管理職責：1、審查合同中的財務收支事項是否符合財務的法律、法規(guī)、準則和公司財務管理制度；2、審查合同的經濟可行性；3、協(xié)助監(jiān)督合同執(zhí)行情況；4、按照合同約定審核收支事項；5、其它相關職責。第五章內容及要求第八條合同的簽訂1、凡涉及公司設立、變更、終止民事權利義務關系的對外經濟活動，均需要簽訂書面合同。2、凡存在權利義務履行事項，均需要先簽訂合同，再履行合同權利義務。2/73、合同簽訂階段，合同承辦部門應負責對合同對方當事人的主體資格和資信狀況進行審查并收集保管相關文件。審查事項如下：（1其核載內容與實際相符；（2）擬簽合同標的應符合當事人經營范圍。涉及專營許可的，應具備相應的許可、等級、資質證書；（3后附加法定代表人及代理人的身份證明復印件、授權委托書原件；（4）合同對方當事人應具有相應的履約能力，包括支付能力或生產運輸能等相關文件；（5）合同對方當事人應具有履約信用，未涉及重大經濟糾紛或重大經濟犯罪案件；（6）其它應審查事項；（7）上述審查事項所涉文件，應當留檔備查。4、重大合同的簽訂，合同承辦部門應組織合同管理部門、財務部門等相關部門共同參與合同談判。5、合同按照公司授權體系審批后由合同承辦部門逐一落實審批意見，由合同承辦部門送交有權簽署人簽署合同后，方可使用公司印章。6、各公司各部門對外簽訂合同，除特殊情況必須使用公章或無合同專用章外，一律使用公司的合同專用章，不得以公章、財務章、部門章項目部印章或其他印章代替。7、如根據(jù)實際情況，該合同確需使用公章的，經辦人除應當履行合同審批還應當在使用公章前經合同管理部門審批、并完成后續(xù)歸檔及登記編號工作。8、合同專用章由合同管理部門專人負責管理，用章同時應做好登記備案。第九條合同檔案管理1、公司的合同管理部門負責對簽署的合同進行統(tǒng)一編號。3/72、合同正式簽署后，公司至少應留存兩份合同原件，合同承辦部門須將其檔，合同管理部門留存復印件一份。3、合同承辦部門應留存合同相關文件（資信證明文件、授權委托書等）備查，并設專卷統(tǒng)一保管。4、合同管理部門應按照便于管理、方便利用的原則，對合同檔案進行編號及排列。合同管理的要求：（1）合同文件的頁數(shù)應齊全完整，合同沒有原件的，應當留存完整、字跡清楚的復印件；（2）在歸檔的合同中，應將每份合同的審批單、正文、附件等材料形成統(tǒng)一的文件，不得分開保管；（3）時間劃分：合同應當按照年度進行存檔管理，從1月1日起至12月31日止；（4）合同文件上右上角，應加合同編號，按照合同序號順序排列。合同審批單應附于其后。（5）合同的借閱按照公司檔案管理的有關規(guī)定執(zhí)行。第十條合同履行1、合同生效后，合同承辦部門負責組織合同的履行，督促當事人按照約定時向合同管理部門反饋。2、合同承辦部門人員及其他相關人員應當保守合同所涉及的商業(yè)秘密、技術秘密和其它保密信息。3、集團合同管理部門根據(jù)職責可隨時了解合同履行情況，并提出意見和建合同執(zhí)行情況及處理建議），并將合同履行異常的情況報送集團。第十一條合同糾紛處理14/7及時解決問題。2、合同管理部門全面負責合同糾紛的處理。如需委托律師代理的案件，由公司合同管理部門統(tǒng)一對外委托。3、公司有關部門應協(xié)助合同管理部門對糾紛進行調查取證。各有關部門應專人參與仲裁、訴訟或出庭作證。4、合同糾紛處理完畢，合同承辦部門應協(xié)助合同管理部門建立訴訟、仲裁案卷，以備查考。第十二條合同變更及解除第六章附則第十三條公司【合同管理】部是本制度的建立、維護和貫徹的責任部門，負責制度的解釋。第十四條本制度自發(fā)布之日起生效并執(zhí)行。附件1合同簽署情況統(tǒng)計表模板（武漢公司）.x附件2：5/7第一條實施細則。第二條第三條定的合同審批權限執(zhí)行。第四條凡公司合同均須提交【合同管理】部法務人員審核。第五條審查，保證合同條款的合法性、嚴密性、可行性。第六條的企業(yè)（如設計公司必須具備相應設計資質；勘察單位必須具備相應勘察資質；第七條質證書、法定代表人（或委托代理人）身份證原件、授權委托書，審驗對方的主體資格，上述證件復印件加蓋公章作為合同附件交由公司法務人員審核通過后，方能進入合同條款的審核會簽流程。第八條第九條律顧問）審核后的合同條款，如有修改、刪除情況的，應就不能采納的原因和理由進行書面說明。第十條簽訂的合同條款必須完備，須包括但不限于以下條款：合同標的；質量條款；數(shù)量及單價條款；合同價款；甲、乙方權利義務條款；履行期限、地點和方式；違約責任；爭議解決方式。第十一條審批會簽通過的合同由合同承辦部門整理后由法務專員蓋頁面6/7司合同專用章或公章；如特殊情況需法定代表人簽署的除外。第十二條它特殊情況，可相應增加合同簽訂的份數(shù)。第十三條簽單、合同文本及附件一并附上，經用印登記管理部門審核后方可給予蓋印。第十四條以下內容：合同名稱；合同內容；合同價款；合同主體；合同編號；合同承辦部第十五條原件存檔案室歸檔，承辦部門負責將合同文本原件一份送至財務部門歸檔。第十六條年年檢后）副本復印件、相關資質證