公文的格式規(guī)范.辦公室主任素質(zhì)

公文格式規(guī)范包含(一)公文格式類型、特點和作用。(二)公文組成部分(要素)及其標識規(guī)則與特定格式公文含義公文──就是公務文書。指機關(guān)、團體、企事業(yè)單位在處理各種事務中形成體式完整、內(nèi)容系統(tǒng)各種書面材料，或稱文件。公文特征一、有鮮明政治性。二、有法定作者。法定作者，即有依法成立并能以自己名義行使權(quán)利和負擔義務組織。三、有法定權(quán)威和特定格式。作為機關(guān)喉舌，公文能夠代表機關(guān)講話代表制發(fā)機關(guān)法定權(quán)威。所以，制發(fā)公文必須統(tǒng)一格式，不能各行其是。四、有現(xiàn)實效用。公文作用一、有上傳下達、互通情報作用。二、有工作依據(jù)和憑證作用。三、有宣傳教育作用。四、有要求人們行為規(guī)范作用。公文格式公文格式通常包含:標題、主送機關(guān)、正文、附件、發(fā)文機關(guān)(或機關(guān)用章)、發(fā)文時間、抄送單位、文件版頭、公文編號、機密等級、緊急程度、閱讀范圍等項。一、標題。公文標題由發(fā)文機關(guān)、發(fā)文事由、公文種類三部分組成，稱為公文標題"三要素"。如:《延華集團董事局關(guān)于表彰1997年度先進工作者通知》這一文件標題中，"延華集團董事局"是發(fā)文機關(guān)，"關(guān)于表彰1997年度先進工作者"是發(fā)文事由，"通知"是公文種類。公文標題應該準確、簡明地概括公文主要內(nèi)容。公文標題位置在公文開首，居于正文上端中央。二、主送機關(guān)。上級機關(guān)對下級機關(guān)發(fā)出指示、通知、通報等公文，叫普發(fā)公文，凡下屬機關(guān)都是受文機關(guān)，也就是發(fā)文主送機關(guān);下級機關(guān)向上級機關(guān)匯報或請示公文，通常只寫一個主送機關(guān)，如需同時報送另一機關(guān)，可彩抄報形式。主送機關(guān)通常寫在正文之前、標題之下、頂行寫。三、正文。這是公文主體，是敘述公文詳細內(nèi)容，為公文最主要部分。正文內(nèi)容要求準確地傳達發(fā)文機關(guān)關(guān)于方針、政策精神，寫法力爭簡明扼要，條理清楚，實事求是，合乎文法，切忌冗長雜亂。請示問題應該一文一事，不要一文數(shù)事。四、發(fā)文機關(guān)。寫在正文下面偏右處，又稱落款。發(fā)文機關(guān)通常要寫全稱。也可蓋印，不寫發(fā)文機關(guān)。機關(guān)印章蓋在公文末尾年月日中間，作為發(fā)文機關(guān)對公文生效憑證。五、發(fā)文日期。公文必須注明發(fā)文日期，以表明公文從何時開始生效。發(fā)文日期位于公文末尾、發(fā)文機關(guān)下面并稍向右錯開。發(fā)文日期必須寫明發(fā)文日期全稱，以免日后考查時間發(fā)生困難。發(fā)文日期通常以領導人簽發(fā)日期為準。六、主題詞。通常是將文件關(guān)鍵內(nèi)容概括成幾個詞組列在文尾發(fā)文日期下方，如"人事任免通知"，"財務管理要求"等，詞組之間不使用標點符號，用醒目標黑體字標出，方便分類歸檔。七、抄報、抄送單位，是指需要了解此公文內(nèi)容關(guān)于單位。送往單位是上級機關(guān)列為抄報，是平級或下級機關(guān)列為抄送。抄報、抄送單位名稱列于文尾，即公文末頁下端。為了整齊美觀，文尾處抄報抄送單位、印刷機關(guān)和印發(fā)時間，通常均用上下兩條線隔開，主題詞印在第一條線上，文件份數(shù)印在第二條線下。八、文件版頭。正式公文通常都有版頭，標明是哪個機關(guān)公文。版頭以大紅套字印上"×(機關(guān))文件"，下面加一條紅線(黨機關(guān)在紅線中加一五角星)襯托。九、公文編號。通常包含機關(guān)代字、年號、次序號。如:"國發(fā)[1997]5號"，代表是國務院一九九七年第五號發(fā)文。"國發(fā)"是國務院代字，"[1997]"是年號，(年號要使用方括號"[]")，"5號"是發(fā)文次序號。幾個機關(guān)聯(lián)合發(fā)文，只注明主辦機關(guān)發(fā)文編號。編號位置:凡有文件版頭，放在標題上方紅線與文頭下面正中位置;無文件版頭，放在標題下右側(cè)方。編號作用:在于統(tǒng)計發(fā)文數(shù)量，便于公文管理和查找;在引用公文時，能夠作為公文代號使用。十、簽發(fā)人。許多文件尤其是請示或匯報，需要印有簽發(fā)人名，以示對所發(fā)文件負責。簽發(fā)人應排在文頭部分，即在版頭紅線右上方，編號右下方，字體較編號稍小。通常格式為"簽發(fā)人:×"。十一、機密等級。機密公文應依照機密程度劃分機密等級，分別注明"絕密"、"機密"、"秘密"等字樣。機密等級由發(fā)文機關(guān)依照公文內(nèi)容所包括機密程度來劃定，并據(jù)此確定其送遞方式，以確保機密安全。密級位置:通常放在公文標題左上方醒目處。機密公文還要按份數(shù)編上號碼，印在文件版頭左上方，方便查對、清退。十二、緊急程度。這是對公文送達和輸時限要求，分為"急件"、"緊急"、"特急"幾個。標明緊急程度是為了引發(fā)尤其注意，以確保公文時效，確保緊急工作問題及時處理。緊急程度標明，通常也是放在標題左上方顯著處。十三、閱讀范圍，依照工作需要和機密程度，有些公文還要明確其發(fā)送和閱讀范圍，通常寫在發(fā)文日期之下，抄報抄送單位之上偏左地方，并加上括號。如:"(此件發(fā)至縣團級)"。行政性、事務性非機密性公文，下級機關(guān)對上級機關(guān)行文，都不需尤其要求閱讀范圍。十四、附件。這是指隸屬于正文文字材料，它也是一些公文主要組成部分。附件不是每份公文都有，它是依照需要通常作為正文補充說明或參考材料。公文如有附件，應該在正文之后、發(fā)文機關(guān)之前，注明附件名稱和件數(shù)，不可只寫"附件如文"或者只寫"附件×件"。十五、其余。公文文字通常從左至可橫寫、橫排。擬寫、謄寫公文，一律用鋼筆或毛筆，禁止使用圓珠筆和鉛筆，也不要復寫。公文紙通慣用16開，在左側(cè)裝訂。公文行文關(guān)系行文關(guān)系，指是發(fā)文機關(guān)與收文機關(guān)之間關(guān)系。注意:一、下級機關(guān)通常應按照直接隸屬關(guān)系行文而不要越級行文。二、行文常規(guī):平行或不相隸屬機關(guān)之間，應該使用平行文(如函、通知等)，不能使用上行文(如請示、匯報等)，更不能使用下行文(如命令、指示、決定等)。三、要分清主送機關(guān)和抄送機關(guān)。向上級請示，不要同時抄送下級機關(guān);向下級機關(guān)主要行文，能夠抄送直接上級機關(guān)。受雙重領導單位向上級機關(guān)請示，應該依照內(nèi)容寫明主送機關(guān)和抄報機關(guān)，由主送機關(guān)負責回復所請求問題;上級機關(guān)向受雙重領導單位行文時，應該抄送另一個上級機關(guān)。四、要注意黨政不分現(xiàn)象。黨務和政務事宜要分別行文，凡屬政府方面工作，應以政府名義行文;凡屬黨委方面工作，應以黨委名義行文。公文寫作基本要求不一樣種類公文，有著不一樣詳細要求和寫作方法，不過，不論哪一個類公文，都必須做到以下同點:一、要符合黨和國家方針政策、法律法令和上級機關(guān)關(guān)于要求。二、要符合客觀實際，符合工作規(guī)律。三、公文撰寫和修改必須及時、快速，反對拖拉、積壓。四、詞章必須準確、嚴密、鮮明、生動。注意幾點:(一)條理要清楚。公文內(nèi)容要有主有次，有綱有目，層次分明，中心突出，一目了然。(二)文字要精煉，篇幅要簡短。(三)遣詞用句要準確。公文要考究提法、分寸，措詞用語要準確地反應客觀實際，做到文如其事，恰如其分。(四)論理要合符邏輯。公文觀點要明確，概念要準確，切忌模棱兩可，含糊其詞，產(chǎn)生岐義，耽擱工作。(五)造句要合符文法，通俗易懂，并注意修辭。不要隨便生造一些難解其意縮略語，對包括一些平時用簡稱單位應使用全稱。(六)正確使用標點符號。(七)正確使用次序號[一、(一)、1、(1)]。五、要符合保密制度要求。公文種類公文種類簡稱文種。一九八一年二月，國務院辦公廳公布《國家行政機關(guān)公文處理暫行方法》將國家行政機關(guān)公文歸納為九類十五種，即命令、令、指令、決定、決議、指示、布告、公告、通告、通知、通報、匯報、請求、批復、函。這些文種近視眼行文關(guān)系、文件去向，可分為上行文、平行文、下行文:上行文──下級機關(guān)向所屬上級機關(guān)發(fā)文，如請求、匯報。平行文──平行機關(guān)或不相隸屬機關(guān)之間發(fā)文，如通知、函。下行文──上級機關(guān)對所屬下級機關(guān)發(fā)文，如命令、令、指令、決定、決議、指示、布告、公告、通告、通知、通報、批復等。延華集團和各組員企業(yè)使用頻率較高文種只有請示、匯報、通知、通報、函五種。請示和匯報一、請示。請示是向主管上級機關(guān)請求對某項工作或問題作出指示、給予回復、審核批按時所使用公文。請示與匯報區(qū)分:請示是要求上級機關(guān)給予回復文件，而匯報則是不要求回復文件。(一)什么事情應該請示?通常而言，凡向上級請示問題，應屬于以下幾個情況:1、屬于主管上級單位明確要求必須請示同意才能辦理事項。2、對現(xiàn)行方針、政策、法令、規(guī)章、制度等不甚了解，有待上級單位明確回復才能辦理事項。3、工作中發(fā)生了新情況，而無章可循，有等上級明確指示才能辦理事項。4、因情況特殊難以執(zhí)行現(xiàn)行要求，有待上級重新指示才能辦理事項。5、因意見分岐，無法統(tǒng)一，難于工作，有待上級裁決才能辦理事項。6、有章可循，有法可依，能夠開展工作，但因事由重大，為預防工作中失誤，需請示上級審核事項。7、按上級明文要求，完成一個任務，需報請上級審核關(guān)于事項。(二)撰寫請示需掌握三個要領:1、詳細、準確地寫明請示事由。不但應在標題上寫清，還要在在正文里寫明請示什么問題，為何要向上級請求。請示事項要專題專文，方便上級及時回復。2、明確提出本單位對處理這一問題意見，供上級參考。意見要寫得有理有據(jù)，必要時可引證關(guān)于現(xiàn)行政策、要求條文。如本單位意見分岐，要分別陳說不一樣意見內(nèi)容，并加以分析比較，還可提出傾向性意見，供上級權(quán)衡、批復。3、詳細提出對上級要求。包含希望按某個最好方案指示;因為時間限制，或事態(tài)嚴重，希望上級盡快回復，甚至務請在什么時限內(nèi)回復;提請上級批復時需要注意或強調(diào)問題，不然可能引發(fā)什么不良后果;在上級正式批復前，提議上級同意暫先按什么標準進行工作;等等。向上級提出上述要求目標，是為了得到上級及時、準確批復，但行文中切勿使用要挾言辭。二、匯報。匯報是陳說性文件。它種類很多，按內(nèi)容可分為專題匯報、綜合匯報、總結(jié)匯報;按時間可分為年度匯報、季度匯報、月份匯報和工作進程匯報等。為了陳說清楚，匯報擬寫方式通常可分為四個部分:一、情況;二、經(jīng)驗;三、問題;四、今后意見。假如屬于自我批評、工作反省專題匯報，也可分為四個部分:一、情況;二、原因;三、責任;四、處理情況和意見。通知通知是一個使用范圍較廣文體。凡需要特定機關(guān)和人員知道、辦理事宜，都能夠用通知。但也不能因為通知便于使用而濫用通知。通知可分為"指示性通知"、"指示性通知"、"通常性通知"、"會議性通知"、"任免通知"五種。這里僅介紹"通常性通知"、"會議性通知"、"任免通知"三種。一、通常性通知。在上級機關(guān)關(guān)于事宜需要使下級機關(guān)知道或辦理時，如:慶賀某個節(jié)日，成立、調(diào)整、合并、撤消某個機構(gòu)，啟用印章，更正文件差錯，請下級機關(guān)報送關(guān)于材料等，都可使用這種通知。這種通知，要交待清楚所通知事項，怎樣辦理，有什么要求等。二、會議通知。上級機關(guān)要召開比較主要會議時，通常都要提前通知所屬關(guān)于單位，這就是會議通知。這種通知要求寫得明確詳細，交待清楚會議名稱、主持單位、會議內(nèi)容、起止時間、參加人員、會議地點、報到地點、攜帶材料以及其余關(guān)于事宜。假如這些事項交待不清，丟三拉四，就可能影響會議按時召開和正常進行。三、任免通知。上能機關(guān)在任免下級機關(guān)領導人或上級機關(guān)關(guān)于任免事項需要下級機關(guān)知道時要發(fā)任免通知。這種通知寫法比較簡單，通常只要寫清楚決定任免時間、機關(guān)、會議或依據(jù)文件，以及任免人員詳細職務即可。不論哪種類型通知，都應該注意以下幾點:一、通知通常都要有一個符合標題"三要素"(即發(fā)文機關(guān)、事由、文種)標題，使人一看標題就知道是通知什么事情或要求做什么事情。有些機關(guān)簡單地使用"通知"作標題，這是不確切，應盡可能防止，更不應提倡。二、被通知單位就是文件主送單位，有通知往往不寫被通知單位，這是不妥當。三、假如所通知事項需要被通知單位盡快知道，可在"通知"之前加"緊急"二字，這就是常見"緊急通知"。通報通報是把工作情況、經(jīng)驗教訓、好壞經(jīng)典事例等，通知所屬下級單位文件。通報作用在于溝通消息，互通情報，使關(guān)于單位和組織了解工作進程，樹立全局思想，安排自己工作;或使其學習他地、他人經(jīng)驗，見賢思齊，推進自己工作;或使其記取他地、他人教訓，引認為戒，警覺類似問題發(fā)生。所以，撰寫這類公文，要放眼全局，拿準所通報內(nèi)容普遍意義。要事實準確，把時間、地點、人物、數(shù)據(jù)、事例、背景都書寫清楚。要目標明確，對其原因、影響、經(jīng)驗、教訓進行科學地總結(jié)，使人得到教益。通報采取敘事寫法，總要求:敘事清楚，簡明扼要。函函，即信;公函即公務信件。它是上下級和平行機關(guān)或不相隸屬機關(guān)之間在商洽和聯(lián)絡工作、問詢和回復問題時所使用文體。函特點是不受公文要求嚴格限制，如不用正式文件頭，也可不編文件號，有時還可不擬標題，所以用起來極為簡便。公函大致有以下幾個使用方法: 一、下級機關(guān)向上級機關(guān)問詢通常事宜，或上級機關(guān)回復或催辦下級機關(guān)關(guān)于事宜。二、平行機關(guān)或不相隸屬機關(guān)之間商洽關(guān)于事宜，三、用函來通知通常事項。如通知開通常性會議、要求下級機關(guān)報送某項材料或統(tǒng)計一些數(shù)字等時，也慣用公函。四、向上級機關(guān)請示較小事宜也慣用函。函件采取書寫、復印、打印、傳真等傳遞方式均可。機關(guān)公文制發(fā)程序凡以機關(guān)名義制發(fā)各類文件，均須按以下程序處理:制發(fā)文件單位擬稿送機關(guān)辦公室核稿呈領導審閱簽發(fā)機要員登記編號打字校對付印裝訂機要員用印留存發(fā)文單位發(fā)出文件1998年1月22日辦公室主任應具備素質(zhì)不論什么機關(guān)辦公室主任，都是那個機關(guān)領導者耳目、參謀和助手。一個稱職辦公室主任，應該具備以下素質(zhì):一、具備正確領會領導意圖了解能力。領導意見、指示通常都是經(jīng)過辦公室主任上傳下達。所以辦公室主任必須要正確了解領導意圖，方便準確地上傳和下達領導意見、指示。二、具備組織大型會議和大型活動組織能力。大型會議和大型活動，通常都由辦公室出面組織，需要辦公室主任作出詳盡計劃與周密安排，包含會議通知、材料準備、會場布置、食宿安排等等，凡包括到全部細小末節(jié)事情都必須安排得十分周到，不然就會貽誤工作。三、具備妥善處理事務能力。因為辦公室主任有時候是代表領導者處理事務，所以，不論是領導交辦事務還是領導沒有交辦機關(guān)其余事務，都必須一件一件處理得恰到好處，不能因事務處理得不妥當而損害領導形象。四、具備很強駕馭文字能力。辦公室主任不但要做好會議統(tǒng)計、綜合文字材料等簡單文字工作，更主要是要參加審定或者親自撰寫領導講話文稿、審核并修改以機關(guān)名義發(fā)文各類文稿。全部這些出臺文字材料，都代表著機關(guān)形象。所以，辦公室主任應該具備很強駕馭語言文字能力，并不停努力提升自己寫作水平。五、要有很強綜合、平衡、協(xié)凋能力。機關(guān)辦公室是具備綜合、平衡、協(xié)調(diào)職能機構(gòu)，很多時候都代表領導者綜合情況、平衡關(guān)系、協(xié)調(diào)工作。所以，辦公室主任要全方面地了解和掌握全局情況，站在領導者立場和角度做好全局各項工作。六、要有一定公關(guān)能力。辦公室主任經(jīng)常接待來訪人員和來客，領導不在場要接待得十分得體;領導在場時，不能喧賓奪主。代表領導者到外面辦事，要想方設法克服一切困難，千方百計把事情辦成。七、要有超前預測和參謀能力。一些事預計領導會想到，要提前作好準備;一些事領導暫時還沒有想到而辦公室主任想到了，要提醒領導;領導辦某一件事，辦公室主任要注意學習領導辦事方法，設身處地想想這件事要是由自己來處理該怎么處理，必要時還可為領導當參謀，出主意。(二)公文格式(結(jié)構(gòu))公文基本組成部分有:標題、正文、作者、日期、印章或簽署、主題詞。公文其余組成部分有:文頭、發(fā)文字號、簽發(fā)人、保密等級、緊急程度、主送機關(guān)、附件及其標識、抄送機關(guān)、注釋、印發(fā)說明等。印章或簽署均為證實公文作者正當性、真實性及公文效力標志。1.眉首部分眉首部分又稱文頭部分在行政機關(guān)公文首頁，置于紅色反線以上各要素統(tǒng)稱眉首。眉首部分通常由公文份數(shù)序號、秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人等要素組成。(1)公文份數(shù)序號。是將同一文稿印刷若干份時每份公文次序編號。如需標識公文份數(shù)序號，用阿拉伯數(shù)碼頂格標識在版心左上角第一行。通常適適用于比較主要公文。(2)秘密等級和保密期限。秘密文件要注明密級，不包括保密內(nèi)容普通文件，沒有這個項目。公文需要標識秘密等級，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，兩字之間空1字;如需同時標識秘密等級和保密期限，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，秘密等級和保密期限之間用"★"隔開。(3)緊急程度。緊急程度是對公文送達和辦理時間程度。公文如需標識緊急程度，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，兩字之間空1字;如需同時標識秘密等級與緊急程度，秘密等級頂格標識在版心右上角第1行，緊急程度頂格標識在版心右上角第2行。(4)發(fā)文機關(guān)標識。發(fā)文機關(guān)標識由發(fā)文機關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱后加"文件"組成。如"×省人民政府文件";對一些特定公文可只標識發(fā)文機關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱。發(fā)文機關(guān)標識上邊緣至版心上邊緣有25mm。對于上報公文，發(fā)文機關(guān)標識上邊緣至版心上邊緣為80mm。發(fā)文機關(guān)標識推薦使用小標宋體字，用紅色標識。字號由發(fā)文機關(guān)以醒目美觀為標準酌定，但最大不能等于或大于22mm×15mm。聯(lián)合行文時應使用主辦機關(guān)名稱在前，"文件"二字置于發(fā)文機關(guān)名稱右側(cè)，上下居中排布;如聯(lián)合行文機關(guān)過多，必須確保公文首頁顯示正文。(5)發(fā)文字號。發(fā)文字號又稱公文編號，是發(fā)文機關(guān)同一年度公文排列次序號，由發(fā)文機關(guān)代字、年份和序號組成，如國務院文件"國發(fā)〔〕3號"中，"國發(fā)"是發(fā)文機關(guān)代字，""是發(fā)文年份，"3號"為文件序號，表明這份文件是國務院在制發(fā)第3號文件。假如一個機關(guān)文件數(shù)量較多，還能夠在發(fā)文字號中加上一個類別標志，反應文件業(yè)務內(nèi)容或歸宿。幾個機關(guān)聯(lián)合行文，只注明主辦機關(guān)發(fā)文字號即可。發(fā)文字號應在發(fā)文機關(guān)標識下空2行，用3號仿宋體字，居中排布;年份、序號用阿拉伯數(shù)碼標識;年份應標全稱，用六角括號"〔〕"插入;序號不編虛位(即1不編為001)，不加"第"字。(6)簽發(fā)人。簽發(fā)人是指代表機關(guān)簽發(fā)公文意見領導人姓名。上報公文需標識簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號右側(cè)。發(fā)文字號居左空1字，簽發(fā)人姓名居右空1字;簽發(fā)人用3號仿宋體字，簽發(fā)人后標全角冒號，冒號后用3號楷體字標識簽發(fā)人姓名。如有多個簽發(fā)人，主辦單位簽發(fā)人姓名置于第1行，其余簽發(fā)人姓名從第2行起在主辦單位簽發(fā)人姓名之下按發(fā)文機關(guān)次序依次順排，下移紅色反線，應使發(fā)文字號與最終一個簽發(fā)人姓名處于同一行并使紅色反線與之距離為4mm。上報公文首頁版式下行、平行公文首頁格式2.主體部分主體部分又稱行文部分，這一部分是指紅色反線(不含)以下至主題詞(不含)之間各要素統(tǒng)稱。主體部分由公文標題、主送機關(guān)、公文正文、附件、成文時間、公文生效標識、附注等要素組成。(1)標題。公文標題通常由發(fā)文機關(guān)名稱、事由、文種三部分組成。它位于公文首頁紅色反線下空2行，用2號小標宋體字，可分一行或多行居中排布;回行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當。公文標題除法規(guī)、規(guī)章名稱等可加書名號外，通常不用標點符號。在撰寫公文標題時，發(fā)文機關(guān)名稱要寫全稱或規(guī)范化簡稱，假如文件首頁有發(fā)文機關(guān)標識，其標題可省略發(fā)文機關(guān)名稱。事由是標題主題部分，應準確、簡煉地概括公文主要內(nèi)容。文種是公文種類名稱，用以概括揭示公文性質(zhì)與制發(fā)目標。公文標題通常有四種形式:一是發(fā)文機關(guān)名稱、事由、文種三個要素全部具備公文標題。二是事由和文種兩個要素組成公文標題。三是發(fā)文機關(guān)名稱和公文文種兩個要素組成公文標題。四是只標明文種公文標題?！菊骖}精選】公文標題中不論在什么情況下都不可省略要素是()。A.文種B.發(fā)文單位C.事由D.時間(2)主送機關(guān)。主送機關(guān)是負有公文主要處理責任受文機關(guān)。主送機關(guān)名稱應該使用全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。上行文通常只寫一個主送機關(guān)，如需要同時報送另一上級機關(guān)，可用抄送形式。下行文能夠有若干機關(guān)。有些公文，如周知性公文能夠省略此項。主送機關(guān)書寫位置是:標題下空1行，左側(cè)頂格用3號仿宋字標識，回行時仍頂格;最終一個主送機關(guān)名稱后標全角冒號。如主送機關(guān)名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時，應將主送機關(guān)名稱移至版記中主題詞之下，抄送之上，標識方法同抄送。(3)正文。正文是公文關(guān)鍵部分，用來表示公文詳細內(nèi)容，表現(xiàn)發(fā)文機關(guān)意圖。正文結(jié)構(gòu)通常由開頭、主體和結(jié)尾三部分組成。開頭部分用簡練語言寫明發(fā)文依據(jù)、目標或原因等。主體部分是正文關(guān)鍵，主要寫明公文內(nèi)容或事項，做到重點突出，意見詳細、明確，敘述有條理。結(jié)尾部分依照文種和行文關(guān)系不一樣有不一樣寫法。這一部分后面將結(jié)合詳細文例加以介紹。公文正文書寫位置是:主送機關(guān)名稱下一行，每自然段左空2字，回行頂格。數(shù)字、年份不能回行。(4)附件。附件是公文隸屬材料。有附件是一些文字材料，有附件是實物如照片、圖表等，應該注明所附材料名稱，件數(shù)。附件是為了防止正文過長內(nèi)容隔裂而附，對正文起說明、注釋、補充、證實和參考作用。有公文，附件是文件主體內(nèi)容，正文僅起同意、公布和按語作用。許多法規(guī)性文件就是這么。公文如有附件，在正文下一行左空2字用3號仿宋體字標識"附件"，后標全角冒號和名稱。附件如有序號使用阿拉伯數(shù)碼(如"附件:1.×");附件名稱后不加標點符號。附件應與公文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標識"附件"，有序號時標識序號;附件序號和名稱前后標識應一致。如附件與公文正文不能一起裝訂，應在附件左上角第1行頂格標識公文發(fā)文字號并在其后標識附件(或帶序號)。(5)成文日期。公文成文日期通常以機關(guān)責任人簽發(fā)日期為準;法規(guī)、規(guī)章類公文以依法同意時間為準;聯(lián)合行文，以最終簽發(fā)機關(guān)責任人簽發(fā)日期為準。成文日期要用漢字標注，并將年、月、日標全，"零"寫為"O"。【真題精選】行政公文成文時間必須寫整年月日，而且要用漢字數(shù)字小寫書寫，而不能用阿拉伯數(shù)字書寫。(6)公文生效標識。公章是公文生效標志。單一機關(guān)制發(fā)公文在落款處不署發(fā)文機關(guān)名稱，只標識成文時間。成文時間右空4字;加蓋印章應上距正文2㎜~4㎜，端正、居中下壓成文時間，印章用紅色。當印章下弧無文字時，采取下套方式，即僅以下弧壓在成文時間上;當印章下弧有文字時，采