公關協(xié)會周年酒會活動策劃書

華南理工大學公關協(xié)會·公關文化中心公關協(xié)會周年酒會活動策劃書·公協(xié)二十周年慶酒會·策劃書 組長：趙正宇組員：盧昱光，彭睿，官曉容，蔡子慧，方奕欣Ps：本次改稿的前提是微電影結束后銜接部分按照原來的想法而不是舞隊，舞隊仍在第一篇就出場，標題來不及細想就保持這樣先，歡迎提供建議。由于第一篇原來是小提琴→舞隊→吉他表演，連著三個都是演出有些無聊，而且第二次自由交流的位置靠后必要性不大，因此第一篇多了一個短暫的自由交流，不過仍顯得比較單調，表示我也無力了TT求諒解。紅字部分為新修改的地方，請注意。目錄TOC\o"1-3"\h\u一、活動介紹 2二、可行性分析 2三、前期準備 2四、活動流程 4五、應急預案 7六、物資明細 8一、活動概述1.活動背景及其主線:公關協(xié)會自從1993年4月成立以來，風雨走來，亦已二十載了。20年是銳變，是從一顆扶搖小樹脫胎為參天之柱，是從磕磕絆絆的走步進而穩(wěn)健行走的英姿。公協(xié)如幼蝶始破繭，如雛鷹初展翅，一路上少不了一代又一代的骨干們的努力，兄弟社團的支持，會員學生的熱情參與，指導老師的無私教導。Withyou酒會，一來旨在表達對過去的懷念及感謝支持，對一路相伴的朋友們的感謝和銘記，更是對未來的一種憧憬和信心。公協(xié)人的成長不是一個人的成長，是一群人的相互照顧相互幫助相互激勵，公協(xié)的成長也不僅僅是一個協(xié)會的壯大，是每一個部門每一個成員攜手奮進的成果，因為一路有你，才有今天20周年的公協(xié)，才有今天，熱情向上的公協(xié)人。主線：酒會以視頻形式開場，用它串聯(lián)起公協(xié)的二十年經(jīng)歷過的點點滴滴，將來賓們帶入公協(xié)的成長的歷程中，讓他們感受其中的酸甜苦辣。之后無論是優(yōu)雅的音樂，動感的節(jié)目還是輕盈的舞姿都仿佛讓我們與公協(xié)一同經(jīng)歷一場華麗的盛世經(jīng)典，讓我們驚喜地發(fā)現(xiàn)她悄然走向成熟的氣息。觥籌交錯的交流環(huán)節(jié)中，久違的朋友相互問候，不熟悉的面孔從這里搭建起友誼的橋梁。2.活動名稱：華南理工大學公關協(xié)會20周年慶“WithYou”酒會3.活動主辦：華南理工大學團委、社團聯(lián)合會活動承辦：華南理工大學公關協(xié)會4.活動面向對象：華南大學公關協(xié)會會員、學生、公協(xié)內部成員以及大學城兄弟院校的公關協(xié)會代表、公關協(xié)會指導老師們，特別是一眾為公協(xié)努力過的前干部們5.活動目的：（1）慶祝公協(xié)成立二十周年之際，為新老公協(xié)人提供一個分享與交流的平臺，在分享中見證其茁壯成長，在交流中促使其蓬勃發(fā)展。（2）推廣公關文化，增進交流溝通，為同學們舉辦新穎吸引、具有較高水平的校園文化活動。7.活動時間：2013年4月20日8.地點：華南理工大學北校區(qū)二、可行性分析“withyou”酒會主要分為“thememorywithyou”、“themovewithyou”“thejoywithyou”三個篇章。1.為公協(xié)慶生,為往屆公協(xié)人提供一個交流的平臺,對一眾深愛公協(xié)大家庭的新老公協(xié)人有足夠吸引力,場地亦可容納150-200人。2.公協(xié)眾多宣傳平臺擁有很好的人氣,為酒會前的宣傳提供便利。3.精細的邀請函制作給各位帶去最好的期盼,使各位感受到家的溫暖。4.其他各協(xié)會的祝福體現(xiàn)出公協(xié)在眾多同學中的深入民心。5.微博墻和祝福墻的設置,能貼合潮流的同時也方便到場各位新老公協(xié)人發(fā)表自己對公協(xié)的美好祝愿以大家進行互動。三、前期準備(一)聯(lián)系酒店或餐廳，預定酒會場地（社聯(lián)活動申請表+策劃書）。(二)宣傳工作及微博抽獎抽取幸運會員環(huán)節(jié)。1.詳細宣傳方案（詳見宣傳組附件）1)海報宣傳：海報內容必須包含公協(xié)的logo、本次酒會的主題、內容、時間、地點、轉發(fā)微博參與抽獎的方式，轉發(fā)微博參與抽獎截止時間，同時可適當添加特色內容，如加入酒會的亮點部分，在海報的背景圖上做功夫，另外，海報的粘貼地為宿舍樓以及各大宣傳欄（主要由物資組負責，其自行設計或聯(lián)系外發(fā)援助）；2)網(wǎng)絡平臺宣傳：在公協(xié)微博、公協(xié)人人、公協(xié)微信、公協(xié)QQ群內每周定期（至少三次）對本次酒會進行宣傳（如可發(fā)布本次酒會海報電子版，更新酒會進展的最新消息，各小組輪流負責，每小組負責一周）；3)邀請函+短信宣傳：向全體在校公協(xié)新老干事、會員發(fā)出本次酒會的邀請函，以及以飛信的形式邀請新老干事前來參與（全體共同負責飛信群發(fā)，邀請函事宜由物資組聯(lián)系綜管，每位干事負責數(shù)名其他新老干事邀請函的派發(fā)以及飛信發(fā)送工作，并記錄他們的參與意愿，交由策劃組統(tǒng)計）。4）擺攤宣傳：由物資組向社聯(lián)申請在一二飯門口擺攤，由宣傳組聯(lián)系、組織公協(xié)內部干事協(xié)助擺攤宣傳活動，具體方案由宣傳組擬定。2.會員憑邀請函抽取酒會入場券，環(huán)節(jié)主要負責人：待定（抽獎須遵循公平、公正、公開準則，采取隨機抽取方式）3.提前一周申請微博墻，負責酒會當晚微博墻管理和微博抽獎活動（由策劃組負責）(三)提前兩周做好華工各社團向公協(xié)慶生視頻，以及微電影的拍攝工作（由宣傳組負責聯(lián)系綜管、外發(fā)，做好拍攝工作）。(四)提前一周做好酒會所需的其他視頻、音頻、PPT、主持人、以及相關節(jié)目的準備工作。(五)提前一周做好酒會所需物資的準備工作。(六)前期準備工作明細表時間項目負責人備注3.3-3.24制定酒會策劃策劃組盡快將活動策劃中的物資表以及節(jié)目內容分別通知物資組與策劃組3.25-4.10確定酒會主持人、主持稿，以及各環(huán)節(jié)負責人，修改完善酒會流程，制作粘貼海報、制作派發(fā)邀請函，完成酒會所需物資前期準備（如酒會當晚所需音樂、PPT制作和器材準備等）節(jié)目組物資組應盡量將每一項工作細化，確定每項工作的負責人，將各環(huán)節(jié)的可行性完善。3.25-3.31聯(lián)系12屆舞隊成員并組織至少兩次排練；同期聯(lián)系吉他協(xié)會以及其他表演嘉賓節(jié)目組節(jié)目組一定要在內部選出一位成員負責。3.11-3.24確定酒會舉辦場地物資組控制好場地費用。3.25-4.15進行酒會宣傳工作，包括網(wǎng)絡平臺，一二飯門口擺攤，進行酒會宣傳，拍攝公協(xié)祝福視頻和微電影等宣傳組策劃組邀請函4月15日晚發(fā)；海報4月10日晚貼。4.1-4.15記錄好每位新老干事的參與意愿。待定4.11-4.16酒會全流程彩排演示節(jié)目組盡力將各個環(huán)節(jié)都進行演示，及時發(fā)現(xiàn)問題4.1-4.16酒會所需物資采購準備，詳見物資表物資組注意貨比三家，控制壓縮成本4.15憑邀請函抽取參加酒會的會員，并統(tǒng)計參與人數(shù)策劃組注意公平、公開4.17以電話形式通知參加酒會的新老干事及幸運會員全體注意禮節(jié)，每位干事負責四到五名嘉賓的通知工作4.18-4.19召開酒會前動員會議，查漏補缺，制定酒會當天工作人員安排表全體完善活動細節(jié)，及時發(fā)現(xiàn)問題，分配好活動當天各人工作注：由策劃組跟進各組工作進度并每周群郵，各小組發(fā)現(xiàn)問題需及時與策劃組進行聯(lián)系溝通。四、活動流程當天工作流程時間項目備注負責人17:00——17:40工作人員搬運物資到場清點各項物資全體17:40——18:30工作人員著手現(xiàn)場布置（將現(xiàn)場布置的充滿溫馨情調）懸掛會旗，貼海報，調試電腦，話筒等（PPT準備），相機準備（個人）全體18:30——19:00工作人員迎接新老公協(xié)人入場全體19:00——21：30酒會進行節(jié)目組21：30酒會結束會員、新老干事合影，贈送紀念小禮品全體活動具體內容序：時間流程說明所需的工作準備18:40—19:00新老公協(xié)人及少數(shù)會員入場階段：工作人員在會場外迎接新老公協(xié)人，專門工作人員負責簽到工作。1.活動邀請10個左右其他協(xié)會代表，工作人員引導其到入口處簽到，并送上禮品一份(包括徽章，卡貼和紀念本)2.邊入場新老公協(xié)人可以到入口的祝福海報上寫下對公協(xié)20周年生日的祝福，也可以轉發(fā)@公協(xié)20周年酒會的祝福微博，即有機會再后續(xù)的微博墻抽獎環(huán)節(jié)中得到我們的獎品簽到本×2筆×4祝福海報20周年慶紀念本×10音樂《TotheOneWhoKnows》19:00—19:05開場階段：所有人到齊后，主持人進行簡單開場。同期由主持人引導嘉賓酒會當晚的微博墻和時空明信片活動，并介紹當晚的食品區(qū)和展示區(qū)（包括時空明信片區(qū)域）19:05—19:15會長以及老公協(xié)人發(fā)言（此處刪除了祝福視頻的播放，根據(jù)意見挪到了慶生部分）邀請會長以及老公協(xié)人發(fā)言，表達對公協(xié)成立20年的祝賀，并作簡單演講。（此時屏幕上播放的是微博祝福墻）1.聯(lián)系會長以及老公協(xié)代表2.微博墻第一篇：thememorywithyou時間流程說明所需的工作準備19:15—19:20小提琴表演祝福視頻播放結束后，PPT上投出第一篇：thememorywithyou然后主持人上臺報幕，引出下面的小提琴表演1.聯(lián)系演員并確定曲目（負責人：奕欣）2.需要準備給兩位演員的紀念品（紀念筆記本）19:20—19:25公協(xié)里的友情小提琴表演結束后，音樂響起，十名舞隊成員來到臺前，給觀眾帶來舞蹈表演，短暫的表演結束后，由主持人上臺朗誦，闡述舞隊成員們訓練的點點滴滴，以及由此結下的深厚友誼。朗誦部分背景音樂：《時光》——盧家宏朗誦稿2舞蹈背景音樂.3.音樂《時光》此處刪去了吉他協(xié)會的表演，挪到了后面第三章19:25-19:35選讀橫幅上的祝福+第一輪微博墻抽獎1.屏幕上投放出經(jīng)過篩選的微博和祝福海報上的祝語若干段。由主持人朗讀。2.主持人邀請會長或其他常委上臺作為抽獎嘉賓，進行第一次的微博墻抽獎：抽取一份大獎和5份幸運獎，并為抽到的幸運嘉賓頒獎（禮物會根據(jù)物資組的準備再做修改），獲獎者將被邀請上臺，由抽獎嘉賓為其頒獎1.微博墻負責人因盡快進行篩選2.祝福海報上的祝福由工作人員挑選后工整抄在手卡上并及時交給主持人3.抽獎時盡量公開，公正，公平19:35-19:40自由交流環(huán)節(jié)（新增環(huán)節(jié)）主持人引導嘉賓稍作休息，可以預告接下來將有大家期待的微電影環(huán)節(jié)第二篇：themovewithyou時間流程說明所需的工作準備19:40—19:45第一次吉協(xié)表演（也就是自由交流之后都有吉協(xié)出現(xiàn)，第二次在第三篇）主持人上臺（或在后臺也行，建議上臺，收回觀眾的注意力），邀請吉他協(xié)會的嘉賓登場表演。（演奏曲目盡量與微電影主題搭配）演出結束后，表演者退場，燈光漸暗，微電影開始播放。19:45—19:50微電影播放微電影播放結束后，燈光漸亮，由主持人上臺串詞，（節(jié)目組覺得跟原來一下有一小段煽情的朗誦也可以~）引出合唱歌曲《你最珍貴》。微電影的拍制，還有屆時場地的布置還有微電影演員的準備19:50-19:55歌曲合唱《你最珍貴》（原公協(xié)中的愛情）1.聯(lián)系歌手（兩男兩女），負責人：昱光2.準備配樂19:50—20:05播放其他協(xié)會的祝福視頻歌曲結束后，由舞隊成員將蛋糕推到臺上（此時最好有個音樂什么的），此時燈光漸暗，開始播放其他協(xié)會的祝福視頻。祝福視頻拍攝關燈，現(xiàn)場出現(xiàn)1-20”視頻倒計時,數(shù)到20后,蛋糕隆重登場,同時生日歌響起視頻結束后，主持人邀請會長上臺進行簡單的演講，之后全場嘉賓齊唱生日歌，然后請會長以及若干名常委負責切蛋糕,最后切完的蛋糕將會被推到食品區(qū)，供嘉賓們自行取用1.蛋糕2.背景音樂：《Youandme》——雨田裕美20:05—20:25自由交流時間邊吃蛋糕邊品酒，在高雅的環(huán)境中自由交流，以期擴大交際面，提升公關能力。1．各種酒水2．純音《Anglesprings》久石讓第三篇：thejoywithyou時間流程說明所需的工作準備20:25-20:30吉他協(xié)會第二次表演由主持人報幕引出吉他彈唱，（吉他協(xié)會有歌單，可以根據(jù)我們的需要在一定范圍內選擇歌曲）1.聯(lián)系吉他協(xié)會，負責人：昱光2.準備背景音樂3.需要準備給吉他演奏者的紀念品20:30—20:55繽紛特飲游戲環(huán)節(jié)開始，主持人介紹游戲名稱、規(guī)則，通過擊鼓傳花的方式，每次傳3朵花，共傳兩輪，從嘉賓中抽出六人分兩輪參與游戲。每個人先擲一次骰子來決定他們游戲的先后順序（相同的兩人繼續(xù)拼點），然后嘉賓按順序投骰子。若投到2,3,4,5，嘉賓將向一個大酒杯中倒一小杯該數(shù)字對應的飲料，然后下一個人繼續(xù)投，以此類推；若投到的數(shù)字是1或者6，嘉賓就要把那一大杯飲料喝掉，并被淘汰。游戲最后會根據(jù)6個人先后淘汰的順序分為1,2,3等獎，分發(fā)不同獎勵。由主持人頒獎大骰子一個，2,3,4,5分別對應為咖啡，牛奶，紅茶，椰子汁（備選：紅酒、雪碧）；游戲根據(jù)場上活躍程度還有時間可以適當?shù)亩噙M行一輪。每輪決出一等獎一名，二等獎兩名，三等獎三名。20:55—21:00第二輪微博墻抽獎以（自由交流環(huán)節(jié)刪去）仍然是由會長進行第二次的微博墻抽獎，并為抽到的幸運嘉賓頒獎，獎品與第一次微博抽獎相同。抽獎時盡量公開，公正，公平21:00—21:15一路有你第二輪抽獎結束后主持人請抽獎嘉賓和獲獎觀眾下臺。主持人進行串詞同時工作人員搬出準備好的小蠟燭來到舞臺前的空地（事先用熒光棒等材料擺出公協(xié)會徽的大致形狀），主持人邀請現(xiàn)場嘉賓一起用蠟燭擺出會徽的造型并點燃（不是先點燃嗎？）。蠟燭全部點燃后PPT切換，燈光漸暗，屏幕上緊接著滾動播放近幾年的公協(xié)人參加各種活動、聚會等的照片，在照片開始播放的同時，四位主持人在舞臺傾情朗誦《那些年，公協(xié)大家庭在一起的日子》1.小蠟燭可以先點過，方便活動當晚點燃2.工作人員需在布置現(xiàn)場時就在舞臺前的空地上擺出會徽造型3.主持人應提醒現(xiàn)場嘉賓注意安全；工作人員應準備好急救箱尾聲時間流程說明所需的工作準備21:1521:25酒會落幕主持人宣布酒會完滿結束，合影留念1.拍照2.背景音樂《Thetruthyouleave》21:25-21:35嘉賓離場在嘉賓離場時安排工作人員向離場嘉賓發(fā)放公協(xié)二十周年慶小紀念品二十周年慶鑰匙扣×200事后工作全體嘉賓離場后由工作人員負責現(xiàn)場清理工作五、應急預案1、話筒沒電或故障：事先準備兩支話筒，可以從酒會舉辦場地方租用，或者向私人借用。2、電腦故障：事先準備多一臺筆記本電腦，事發(fā)后由負責設備調試的人員及時更換電腦，保證視頻和音樂的正常播放。3、意外受傷：事先準備創(chuàng)可貼、藥油，由專人負責攜帶藥品和處理傷者。4、活動進行時會場布置受損，如氣球、海報掉落：安排專人負責，事先準備好膠布等進行及時修補。5、場地設施損壞：小物品如個別杯子摔壞等，可由協(xié)會付賬，若貴重物品損壞則由個人負責。（此條最終解釋權屬于部長）6、個人物品丟失：責任自負，但工作人員要幫忙尋找。7、PPT資料故障：現(xiàn)場播放的視頻和音頻資料拷貝兩份，由調試人員和另一位工作人員保管。8、酒會