中小學(xué)校檔案分類方案

------------------------------------------------------------------------中小學(xué)校檔案分類方案武漢市中小學(xué)校檔案分類方案一級類目二級類目歸檔范圍保管期限類目代號類目名稱類目代號類目名稱WD黨群工作1、上級關(guān)于黨務(wù)工作文件材料：重要的一般的30年10年2、學(xué)校黨務(wù)工作：工作計(jì)劃、總結(jié)黨委（總支、支部）會(huì)、民主生活會(huì)議記錄、報(bào)告、紀(jì)要黨員大會(huì)、黨員代表大會(huì)文件黨委（總支、支部）指示、決定、報(bào)告、通知黨內(nèi)專題教育方案、總結(jié)述職述廉報(bào)告永久永久永久永久永久永久3、上級關(guān)于組織工作文件材料：重要的一般的30年10年4、學(xué)校組織工作：工作計(jì)劃、總結(jié)關(guān)于機(jī)構(gòu)設(shè)置、印章的啟用和作廢組織關(guān)系介紹信及存根、黨員入黨、轉(zhuǎn)正材料黨內(nèi)干部任免、選舉、審查、考核、考績，黨委（總支、支部）領(lǐng)導(dǎo)分工黨員統(tǒng)計(jì)報(bào)表、花名冊永久永久永久永久永久5、上級團(tuán)委關(guān)于共青團(tuán)工作的文件、參加上級團(tuán)代會(huì)的重要文件30年6、學(xué)校共青團(tuán)工作：工作計(jì)劃、總結(jié)團(tuán)委會(huì)議記錄、團(tuán)代會(huì)文件團(tuán)工作規(guī)定、通知團(tuán)組織機(jī)構(gòu)設(shè)置、干部任免團(tuán)員組織生活、組織關(guān)系介紹信及存根、團(tuán)籍、團(tuán)員處分材料評選優(yōu)秀團(tuán)員、團(tuán)干部材料團(tuán)員統(tǒng)計(jì)報(bào)表、花名冊、簡報(bào)永久永久30年永久永久永久永久7、上級關(guān)于少先隊(duì)的文件材料10年WD黨群工作8、學(xué)校少先隊(duì)工作：工作計(jì)劃、總結(jié)統(tǒng)計(jì)報(bào)表、名冊永久永久9、上級有關(guān)工會(huì)工作的通知、章程宗旨、規(guī)定等10年10、學(xué)校工會(huì)工作：工作計(jì)劃、總結(jié)會(huì)議記錄、職代會(huì)、工代會(huì)文件工會(huì)機(jī)構(gòu)設(shè)置、干部任免、會(huì)員管理勞動(dòng)競賽和評選勞模、先進(jìn)材料統(tǒng)計(jì)、報(bào)表永久永久永久永久永久上級關(guān)于法紀(jì)監(jiān)察工作的通知、規(guī)定10年學(xué)校法紀(jì)監(jiān)察工作：規(guī)定、通知、報(bào)告、會(huì)議記錄記要有關(guān)案件處理和處分材料永久永久13、上級關(guān)于婦女工作、計(jì)劃生育的文件材料：重要的一般的30年10年14、人大議案、政協(xié)提案的辦理意見、答復(fù)永久15、學(xué)校關(guān)于組織、紀(jì)檢監(jiān)察、共青團(tuán)、工會(huì)、婦女工作的匯報(bào)材料30年WX行政管理1、學(xué)校行政事務(wù)：行政工作計(jì)劃、總結(jié)、通知、規(guī)定辦法校長辦公會(huì)、行政辦公會(huì)議記錄、紀(jì)要、決定校長負(fù)責(zé)制、任期目標(biāo)和長遠(yuǎn)規(guī)劃文件制定的規(guī)章制度、規(guī)定、辦法、通知與的關(guān)單位、個(gè)人簽訂的重要合同、協(xié)議、協(xié)定目標(biāo)責(zé)任書機(jī)要、文秘、檔案、保密工作的文件材料編輯的大事記、組織沿革、年鑒編寫的簡報(bào)、工作信息、報(bào)刊關(guān)于學(xué)校剪報(bào)、廣播稿、宣傳稿件綜合性匯報(bào)材料有領(lǐng)導(dǎo)批示或有處理結(jié)果的信訪材料干部工作執(zhí)行報(bào)告永久永久永久永久永久30年30年永久30年30年30年永久30年WX行政管理2、上級關(guān)于人事管理的文件材料：重要的一般的30年10年3、學(xué)校人事管理：機(jī)構(gòu)的成立、更名、改變隸屬關(guān)系、級別等人事管理的規(guī)定、通知、辦法等干部人事培訓(xùn)文件材料干部人事的分配、安置、調(diào)動(dòng)介紹信及存根干部人事任免、聘任、選拔、錄用獎(jiǎng)勵(lì)、處分材料人員退休、退職、解聘的申報(bào)表、審批材料教職員工統(tǒng)計(jì)報(bào)表、花名冊永久永久10年永久永久永久永久永久4、上級關(guān)于安全保衛(wèi)的規(guī)定、通知等10年5、學(xué)校安全保衛(wèi)：制定的安全保衛(wèi)制度、規(guī)定、通知、應(yīng)急方案、預(yù)案、總結(jié)安全事故的處理及歷史案件復(fù)查30年永久6、學(xué)校總務(wù)工作：工作計(jì)劃、總結(jié)關(guān)于財(cái)務(wù)、財(cái)產(chǎn)、儀器設(shè)備、生活、環(huán)境管理制度、規(guī)定、通知、辦法等年度財(cái)務(wù)預(yù)算、決算儀器設(shè)備購置計(jì)劃、報(bào)告及經(jīng)費(fèi)分配方案永久永久永久永久WX行政管理7、學(xué)校財(cái)務(wù)審計(jì)：審計(jì)的通知、報(bào)告、結(jié)論、決定、證明材料永久8、上級關(guān)于財(cái)務(wù)審計(jì)工作的通知、規(guī)定、辦法、總結(jié)等10年9、學(xué)校外事接待方案、總結(jié)等文件材料30年10、上級關(guān)于衛(wèi)生保健工作的計(jì)劃、總結(jié)、通知、規(guī)定10年11、學(xué)校衛(wèi)生保健：計(jì)劃、總結(jié)、通知、規(guī)定衛(wèi)生宣傳、防病治病材料統(tǒng)計(jì)報(bào)表永久永久永久WJ教學(xué)科研1、上級關(guān)于教學(xué)管理、研究、實(shí)踐、德育的規(guī)定、通知、辦法等30年2、上級關(guān)于學(xué)校教學(xué)評估綜合材料永久3、學(xué)校教學(xué)管理：教學(xué)計(jì)劃、方案、大綱、總結(jié)、課程總表教學(xué)管理決策、規(guī)劃、評估、激勵(lì)材料教學(xué)規(guī)章制度、辦法、規(guī)定教學(xué)實(shí)習(xí)實(shí)驗(yàn)大綱、計(jì)劃、指導(dǎo)書、講義、典型報(bào)告30年30年30年30年4、學(xué)校教學(xué)研究：教材研究、教法交流、教學(xué)設(shè)計(jì)優(yōu)秀教案、說課稿、課例評說、教學(xué)反思等材料30年30年5、學(xué)校教學(xué)實(shí)踐：綜合實(shí)踐活動(dòng)展示材料10年6、學(xué)校德育教育：政教（處、室）工作計(jì)劃、總結(jié)班主任工作計(jì)劃、總結(jié)等校園文化建設(shè)、心理訓(xùn)練、補(bǔ)位教育活動(dòng)的方案、總結(jié)等材料30年30年30年7、教學(xué)科研管理性材料（屬單項(xiàng)科研項(xiàng)目歸入科研課題）：學(xué)校關(guān)于教學(xué)科研工作的通知、規(guī)定、制度、管理辦法學(xué)?？蒲杏?jì)劃、規(guī)劃、總結(jié)上級機(jī)關(guān)下達(dá)的由本學(xué)校承擔(dān)的重點(diǎn)科研項(xiàng)目上級關(guān)于科研經(jīng)費(fèi)核撥、分配的通知、學(xué)?？蒲薪?jīng)費(fèi)執(zhí)行情況報(bào)告、決算學(xué)校科研工作、機(jī)構(gòu)統(tǒng)計(jì)報(bào)表、年報(bào)表外國專家、學(xué)者來訪、考察、講學(xué)形成的科研材料科技合作項(xiàng)目形成的文字材料被審批的科研成果鑒定評比文件30年永久30年30年永久永久30年30年永久8、關(guān)于學(xué)校教師、學(xué)生獲獎(jiǎng)材料（屬教師獲獎(jiǎng)的同時(shí)歸入教師業(yè)務(wù)類）：征文、講課、創(chuàng)新、制作等獲獎(jiǎng)永久ZX學(xué)籍管理1、學(xué)校招生計(jì)劃、總結(jié)2、新生名冊、學(xué)生會(huì)干部名單3、學(xué)生異動(dòng)、休學(xué)、退學(xué)、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、輟學(xué)報(bào)告、請示、批復(fù)4、畢業(yè)生成績冊、登記表、學(xué)籍卡5、學(xué)生統(tǒng)計(jì)表、花名冊永久ZJ教師業(yè)務(wù)1、教師基本情況登記、鑒定表（包括受表彰、獎(jiǎng)勵(lì)、處分材料）2、教師、著作、教研經(jīng)驗(yàn)、和教學(xué)計(jì)劃、方案等3、教師公開課、示范課的教案、說課稿、教學(xué)反思4、聽課記錄5、教師學(xué)歷、等級、職稱、專業(yè)職務(wù)申報(bào)材料、批準(zhǔn)書以及參與各類型獲得的成績和證書6、教師業(yè)務(wù)檔案記錄卡片（教師每學(xué)期教學(xué)的班數(shù)、課時(shí)數(shù)、教學(xué)成績、發(fā)表論文、教學(xué)獲獎(jiǎng)情況等等。）長期ZK財(cái)會(huì)類P會(huì)計(jì)憑證1、原始憑證2、記帳憑證3、匯總憑證15年15年15年Z會(huì)計(jì)賬簿1、月、季度財(cái)務(wù)報(bào)告2、年度財(cái)務(wù)報(bào)告（決算）（包括文字分析5年永久B財(cái)務(wù)報(bào)告1、總帳（包括日記總帳）2、明細(xì)帳3、日記帳4、現(xiàn)金和銀行存款日記帳5、固定資產(chǎn)卡片（固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管5年）6、輔助帳簿15年15年15年25年15年Q其他類1、會(huì)計(jì)檔案移交清冊2、會(huì)計(jì)檔案保管清冊3、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊4、銀行余額調(diào)節(jié)表5、銀行對帳單15年永久永久5年5年KJ基本建設(shè)用2位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識（各學(xué)校自定）按建筑項(xiàng)目設(shè)置（各學(xué)校自定）可行性研究、任務(wù)書設(shè)計(jì)基礎(chǔ)材料設(shè)計(jì)文件工程管理文件施工文件（包括土建施工、設(shè)備及管線安裝施工、電氣儀表安裝施工）監(jiān)理文件竣工文件設(shè)備文件9、財(cái)務(wù)管理10、評獎(jiǎng)創(chuàng)優(yōu)文件11、使用、維修、改建、擴(kuò)建文件材料按照國檔發(fā)〔1988〕4號執(zhí)行KS儀器設(shè)備用2位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識（各學(xué)校自定）按設(shè)備型號設(shè)置（各學(xué)校自定）1、設(shè)備儀器申購報(bào)告、計(jì)劃、論證報(bào)告2、上級或主管領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)和準(zhǔn)購批示3、定購合同（復(fù)印件）和會(huì)談紀(jì)要、記錄等4、進(jìn)口設(shè)備過程中有關(guān)的技術(shù)商務(wù)文件5、開工箱記錄及裝箱單6、安裝、調(diào)試記錄和雙方簽字移交文件、保修單7、驗(yàn)收報(bào)告及文件材料8、索賠來往函件及結(jié)果文件9、設(shè)備說明書及全套隨機(jī)文件材料10、使用、檢測、故障事故及記錄設(shè)備履歷書11、重大事故的調(diào)查分析及處理意見12、技術(shù)改造和開發(fā)過程中形成的技術(shù)文件材料長期KY科研課題用2位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識（各學(xué)校自定）按課題設(shè)置（各學(xué)校自定）1.科研研究準(zhǔn)備階段1.1課題的調(diào)研報(bào)告、可靠性研究報(bào)告、課題論證文獻(xiàn)綜述1.2科學(xué)基金、科研課題經(jīng)費(fèi)申請報(bào)告主批件1.3課題任務(wù)書、協(xié)議書、科研合同、委托任務(wù)書、會(huì)議記錄1.4課題研究計(jì)劃、課題計(jì)劃調(diào)整或課題撤銷文件1.5實(shí)驗(yàn)試驗(yàn)方案、設(shè)計(jì)方案、調(diào)查考察方案2.科研研究試驗(yàn)階段2.1試驗(yàn)任務(wù)書、試驗(yàn)大綱2.2實(shí)驗(yàn)、試驗(yàn)、測試的重要原始記錄及報(bào)告2.3課題的分析報(bào)告2.4檢驗(yàn)記錄等文件2.5理論分析文件2.6設(shè)計(jì)文件、圖樣2.7工藝文件2.8課題階段總結(jié)3.科研總結(jié)鑒定驗(yàn)收階段3.1工作總結(jié)（含最終完成、階段完成或中斷）3.2課題研究報(bào)告、結(jié)題報(bào)告3.3論文、專著3.4科研課題經(jīng)費(fèi)決算3.5科研課題成果驗(yàn)收、鑒定、評審文件4.科研成果獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)階段4.1科技成果申報(bào)表及附件4.2科技成果獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)與審批文件4.3獲獎(jiǎng)憑證4.4專利文件5.推廣應(yīng)用階段永久KY科研課題用2位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識（各學(xué)校自定）按課題設(shè)置（各學(xué)校自定）5.1推廣應(yīng)用方案5.2技術(shù)轉(zhuǎn)讓合同、協(xié)議書5.3成果推廣應(yīng)用中形成的技術(shù)5.4同行的評價(jià)及用戶反饋意見5.5成果宣傳報(bào)道文件6.與科研各階段有關(guān)的文件6.1科研專業(yè)會(huì)議文件材料6.2標(biāo)本、樣品目錄6.3科研中形成的聲像、電子、實(shí)物等特種載體檔案永久DZ電子類G光盤1、反映學(xué)校基本面貌、主要職能活動(dòng)和工作成果的光盤2、上級領(lǐng)導(dǎo)、著名人士視察或參與學(xué)校重大活動(dòng)光盤3、學(xué)校各類活動(dòng)數(shù)碼照片、數(shù)碼錄像、數(shù)碼錄音光盤4、教學(xué)課件、課堂實(shí)錄5、各類應(yīng)用軟件光盤6、各類電子文書、電子科技、電子專業(yè)文件材料長期SX聲像Z照片1、學(xué)校歷屆領(lǐng)導(dǎo)班子照片2、反映學(xué)?；久婷?、主要職能活動(dòng)和工作成果照片3、上級領(lǐng)導(dǎo)、著名人士視察或參與學(xué)校重大活動(dòng)照片4、學(xué)校各類活動(dòng)照片5、歷屆畢業(yè)班照片永久Y錄音帶1、反映學(xué)?；久婷?、主要職能活動(dòng)和工作成果的錄音2、上級領(lǐng)導(dǎo)、著名人士視察或參與學(xué)校重大活動(dòng)錄音3、學(xué)校各類活動(dòng)錄音SX聲像X錄像帶1、反映學(xué)校基本面貌、主要職能活動(dòng)和工作成果的錄像2、上級領(lǐng)導(dǎo)、著名人士視察或參與學(xué)校重大活動(dòng)錄像3、學(xué)校各類活動(dòng)錄像SW實(shí)物J獎(jiǎng)品1、學(xué)校獲得的獎(jiǎng)旗、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)狀、錦旗、證書等永久Y印章1、學(xué)校報(bào)廢停止使用的印章、印模Q其他1、著名人士為學(xué)校的題詞、字畫等2、與學(xué)校有關(guān)的紀(jì)念章、紀(jì)念品等實(shí)物注：市教育局直屬單位參照執(zhí)行，幼兒園檔案分類增加衛(wèi)生保健類荊門市中小學(xué)校檔案分類編號辦法為提高我市中小學(xué)校檔案工作規(guī)范化管理水平，根據(jù)國家檔案局第8號令（《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》）和《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22－2000）、《湖北省中小學(xué)校檔案管理暫行辦法》（鄂檔〔2006〕13號）、《荊門市中小學(xué)校檔案分類方案》等的有關(guān)要求，制定本辦法。一、檔案的分類（一）分類原則：體現(xiàn)學(xué)校特點(diǎn)，涵蓋全部職能，類別科學(xué)合理，便于查找利用。（二）12個(gè)一級類目：黨群工作、行政管理、教學(xué)科研、教師業(yè)務(wù)、學(xué)籍管理、財(cái)會(huì)類、基本建設(shè)、儀器設(shè)備、科研課題、電子、聲像、實(shí)物。（三）一級類目代號黨群工作---------WD行政管理--------WX教學(xué)科研---------WJ學(xué)籍管理---------ZX教師業(yè)務(wù)--------ZJ財(cái)會(huì)類---------ZK基本建設(shè)---------KJ儀器設(shè)備--------KS科研課題---------KY電子---------DZ聲像--------SX實(shí)物---------SW二、檔號的編制檔號是存取檔案的代號和排架的依據(jù)，必須反映學(xué)校檔案的分類體系和物理位置。（一）檔號編制原則符合唯一性、合理性、穩(wěn)定性的要求（即同一檔案室內(nèi)檔案不得重號）；方便插卷，使其有充分?jǐn)U展的余地；不能隨意變動(dòng)；能適應(yīng)計(jì)算機(jī)管理的需要；發(fā)揮排架、檢索的雙向功能。（二）檔號的結(jié)構(gòu)1、文書檔案：年度—機(jī)構(gòu)或問題—保管期限—件號。示意圖：20×8—WD—D30—11 件號（從1—N流水號）保管期限（永久30年10年） 類目代號（黨群工作WD）年度（4位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識）表示基建檔案第2個(gè)項(xiàng)目的第1卷從第1頁開始的第1份文件材料。示意圖：KJ02—001—01卷內(nèi)文件順序號（用01—99標(biāo)識） 案卷號（用001—999標(biāo)識）二級類目一級類目KY06—005—01卷內(nèi)文件順序號（用01—99標(biāo)識）案卷號（用001—999標(biāo)識）二級類目一級類目3、財(cái)會(huì)檔案：類目號—目錄號—案卷號—卷內(nèi)文件順序號。示意圖：ZKP1—003案卷號（用001—999標(biāo)識）目錄號（1位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識）二級類目一級類目4、特殊載體檔案（電子、聲像）：類目號—案卷號—卷內(nèi)文件順序號。示意圖：SXZ—002—01卷內(nèi)文件順序號（每張照片的編號）案卷號（盒號）（用001—999標(biāo)識）二級類目一級類目5、實(shí)物檔案：類目號—目錄號—順序號。示意圖：SWJ1—001順序號目錄號二級類目