公司檔案管理制度范本（6篇）

第7頁(yè)共7頁(yè)公司檔案管理制度范本1、總則1、1為了加強(qiáng)對(duì)檔案的管理和收集、整理工作，有效地保護(hù)和利用檔案，為公司的發(fā)展和經(jīng)營(yíng)服務(wù)，特制定本制度。1、____本制度所稱的檔案，是指公司各個(gè)部門以及個(gè)人在從事工作和經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中直接形成的對(duì)公司有保存價(jià)值和利益關(guān)系的各種文字、圖表、聲像等不同形式的資料和記錄。1、____公司所有部門和個(gè)人均有保護(hù)公司檔案的義務(wù)。1、____公司的檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的方式，共同維護(hù)檔案的完整與安全，便于公司在經(jīng)營(yíng)中的借鑒和利用。1、____本制度適用于公司所有檔案資料的管理。2、檔案管理的機(jī)構(gòu)與職責(zé)2、____公司的檔案工作實(shí)行部門收集保管，辦公室統(tǒng)一歸檔的原則。2、____公司辦公室為公司檔案管理的主管部門，對(duì)公司的檔案資料實(shí)行統(tǒng)一的歸檔和日常管理，并對(duì)公司各部門的檔案管理進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。具體工作由辦公室的檔案管理員負(fù)責(zé)。2、____公司各部門為檔案管理的分管部門，負(fù)責(zé)管理本部門的檔案資料。公司各部門負(fù)責(zé)人均應(yīng)指定專人(兼職檔案員)負(fù)責(zé)收集、保管本部門的檔案資料并督促其及時(shí)歸檔。2、4辦公室的檔案管理員和各部門的兼職檔案員均為公司的檔案工作人員，應(yīng)保持相對(duì)穩(wěn)定，____須報(bào)到辦公室進(jìn)行備案，各部門的檔案工作人員如有變動(dòng)須及時(shí)通知辦公室。2、____檔案工作人員出現(xiàn)工作變動(dòng)或離職時(shí)，應(yīng)將其經(jīng)辦或保管的檔案資料向接辦人員交接清楚，嚴(yán)禁擅自帶走或銷毀。2、____所有檔案工作人員應(yīng)忠于職守，遵守公司保密制度，嚴(yán)守公司____，不得向無(wú)關(guān)人員泄露檔案內(nèi)容。3、檔案管理3、____檔案的歸檔3、1、____公司應(yīng)歸檔的檔案資料包括。行政文書(shū)檔案、人事檔案、營(yíng)銷業(yè)務(wù)檔案、財(cái)務(wù)檔案、設(shè)備儀器檔案、生產(chǎn)技術(shù)資料檔案和基建項(xiàng)目檔案等。3、1、____對(duì)于應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料，各部門須按照規(guī)定，定期向本部門的檔案工作人員移交、集中管理，任何個(gè)人不得據(jù)為已有。3、1、3除人事檔案由公司人力資源部負(fù)責(zé)外，其它檔案資料均由辦公室負(fù)責(zé)整理分類，立卷和歸檔管理。人力資源部的檔案管理亦遵循本制度。3、1、____公司各部門(人力資源部除外)的檔案工作人員應(yīng)于每年的____月____日將本部門本年度的檔案材料移交到辦公室。3、____檔案保管3、2、____公司所有檔案資料均進(jìn)行專人、專柜管理。3、2、____檔案管理員應(yīng)做好檔案資料的立卷、案卷排列和編制案卷目錄等工作。具體的立卷工作，相關(guān)部門的檔案工作人員應(yīng)配合檔案管理員進(jìn)行。3、2、____檔案工作人員應(yīng)做好案卷的準(zhǔn)確、及時(shí)歸檔，并根據(jù)檔案的密級(jí)和保管期限的不同，分類進(jìn)行管理。3、2、____檔案工作人員應(yīng)參照國(guó)家的規(guī)定和公司，對(duì)檔案資料進(jìn)行密級(jí)劃分，并確定保管期限，上報(bào)董事會(huì)，經(jīng)批準(zhǔn)后執(zhí)行。3、2、____所有檔案資料劃分四個(gè)密級(jí)。普通級(jí)、____級(jí)、____級(jí)和絕密級(jí)。具體劃分標(biāo)準(zhǔn)見(jiàn)。3、2、____檔案工作人員應(yīng)注意檔案資料的保護(hù)工作，檔案的存放地點(diǎn)要做到八防：防塵、防潮、防火、防盜、防鼠、防蟲(chóng)、防霉、防光。3、2、____對(duì)于檔案的管理和利用，密級(jí)的變更和解密，參照國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。3、____檔案的查閱、借閱3、3、____公司員工查閱、借閱檔案時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格辦理查閱(借閱)手續(xù)，由檔案管理員對(duì)查閱(借閱)人、所查閱檔案名稱、查閱(借閱)時(shí)間和歸還時(shí)間進(jìn)行詳細(xì)登記。3、3、2查閱(借閱)密級(jí)檔案時(shí)，如查閱人為中知曉范圍外的員工或公司外部人員，須填寫(xiě)，經(jīng)檔案管理員審核，批準(zhǔn)人審批后方可進(jìn)行查閱(借閱)。公司員工不得查閱(借閱)檔案內(nèi)容與本身工作無(wú)關(guān)的檔案。3、3、____檔案查閱(借閱)的批準(zhǔn)權(quán)限。普通檔案由辦公室主任審批;____級(jí)檔案由行政總監(jiān)審批;____級(jí)檔案由總經(jīng)理審批，絕密級(jí)檔案由董事長(zhǎng)審批。3、3、4原則上檔案原件概不外借，檔案室可對(duì)常用的檔案資料復(fù)制副本，供需要部門借閱，副本在使用部門使用完畢后，由檔案室回收、保管和銷毀，其處理等同于檔案原件。3、3、5查閱、借閱公司檔案者應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在文件上作任何標(biāo)記、標(biāo)志和涂改，不得損壞檔案。3、3、6嚴(yán)禁公司員工未經(jīng)允許私自對(duì)檔案資料進(jìn)行復(fù)印和復(fù)制，否則將按照公司的有關(guān)規(guī)定予以處罰。3、____檔案的銷毀3、4、____對(duì)于超過(guò)保管期限或確已失去價(jià)值的檔案，檔案工作人員應(yīng)定期銷毀。銷毀前，檔案管理員應(yīng)將銷毀檔案3、4、2清單上報(bào)辦公室主任，經(jīng)辦公室主任審核，報(bào)批準(zhǔn)人批準(zhǔn)后，方可銷毀。3、4、3任何人不得私自銷毀檔案。普通檔案和____級(jí)檔案的銷毀由總經(jīng)理審批，____級(jí)和絕密級(jí)檔案的銷毀由董事長(zhǎng)審批。檔案的銷毀具體見(jiàn)。3、4、____檔案銷毀時(shí)應(yīng)有____人以上進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，嚴(yán)禁私自銷毀檔案。4、附則4、____本制度由公司辦公室制訂，并負(fù)責(zé)解釋和____實(shí)施。4、____本制度報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后施行，修改時(shí)亦同。4、____本制度施行后，凡既有的類似規(guī)章制度自行終止，與本制度有抵觸的制度以本制度為準(zhǔn)。4、____本制度自頒布之日起施行。實(shí)用的企業(yè)檔案管理制度1.目的規(guī)范全公司的檔案管理。2.適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門檔案管理。3.管理原則分類分部門管理，行政部統(tǒng)一監(jiān)管。4.職責(zé)與權(quán)限4.1各部門必須設(shè)兼職的檔案管理員，規(guī)范部門檔案管理。4.2行政部不定期對(duì)各部門檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和檢查(每月至少抽查一次)，對(duì)違反本制度的部門有權(quán)進(jìn)行處罰。5.檔案的分類(1)證照類。如營(yíng)業(yè)執(zhí)照及各類證照。(2)文件類。分外來(lái)文件和內(nèi)____文件。(3)制度類。(4)合同類。(5)計(jì)劃總結(jié)和____類。(6)財(cái)務(wù)類。(7)圖紙類。工藝文件、圖紙、說(shuō)明書(shū)等。(8)人事管理類。人事檔案、培訓(xùn)記錄、健康檔案、安全、消防等等。6.檔案的歸口存放部門(1)公司級(jí)檔案存放在行政部。(2)其它檔案由歸口部門負(fù)責(zé)存放。7.檔案建檔要求建立檔案時(shí)要有檔案編號(hào)和檔案目錄。8.檔案裝訂檔案須裝訂成冊(cè)保存，某些特殊珍貴的手稿、照片等，采用卷盒、相冊(cè)等保管。9.保存年限原則上公司重要檔案永久保存，進(jìn)行檔案銷毀時(shí)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。10檔案日常管理10.1借閱(1)各部門經(jīng)辦人員因業(yè)務(wù)需要借閱檔案時(shí)，應(yīng)出示經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的《檔案資料借閱登記表》，經(jīng)辦人在公司借閱登記表上簽字后方可借閱。(2)檔案歸還時(shí)，檔案管理員填寫(xiě)歸還日期。(1)證照類。由公司總經(jīng)理或者其授權(quán)人審批。(2)文件類。由行政部審批，財(cái)務(wù)、技術(shù)類等重要文件借閱須由總經(jīng)理或者其授權(quán)人批準(zhǔn)。(3)制度類。由行政部審批。(4)合同類。由公司總經(jīng)理或者其授權(quán)人審批。(5)計(jì)劃總結(jié)和____類。由行政部審批。(6)財(cái)務(wù)類。由總經(jīng)理或者其授權(quán)人審批。(7)圖紙類。由總經(jīng)理或者其授權(quán)人審批。(8)人事管理類。人力資源部審批。借用檔案原則上當(dāng)日必須歸還，特殊情況不得超過(guò)七天。10.2銷毀《檔案銷毀審批表》由行政部永久保存。10.3移交11.如有違反本制度規(guī)定的，公司對(duì)其進(jìn)行行政、經(jīng)濟(jì)處罰，嚴(yán)重時(shí)移交司法機(jī)關(guān)。12.附則本制度解釋權(quán)歸人力資源部，經(jīng)總經(jīng)理審批后執(zhí)行。公司檔案管理制度范本（二）為貫徹落實(shí)《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》，近日，全國(guó)人大機(jī)關(guān)重新修訂了《全國(guó)人大機(jī)關(guān)檔案管理辦法》，并經(jīng)____屆全國(guó)人大常委會(huì)秘書(shū)長(zhǎng)、機(jī)關(guān)黨組書(shū)記楊振武批準(zhǔn)同意，印發(fā)機(jī)關(guān)各單位、各部門施行。《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》的頒布施行是國(guó)家檔案局在新形勢(shì)下推動(dòng)機(jī)關(guān)檔案工作的一項(xiàng)重大舉措，是進(jìn)一步依法加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案科學(xué)規(guī)范管理的一個(gè)重要抓手?！稒C(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》具有很好的普適性、實(shí)用性和創(chuàng)新性，為機(jī)關(guān)檔案工作轉(zhuǎn)型升級(jí)提供了重要依據(jù)。全國(guó)人大機(jī)關(guān)以學(xué)習(xí)貫徹落實(shí)《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》為契機(jī)，深入開(kāi)展檔案法治宣傳教育，以規(guī)范檔案管理工作流程為目標(biāo)，貫徹落實(shí)依法依規(guī)治檔的本質(zhì)要求，將標(biāo)準(zhǔn)化、精細(xì)化、流程化作為檔案工作的重要任務(wù)，進(jìn)一步完善檔案管理體制機(jī)制。全國(guó)人大常委會(huì)____秘書(shū)局高度重視，及時(shí)召開(kāi)座談會(huì)組織機(jī)關(guān)兼職檔案員進(jìn)行學(xué)習(xí)討論。檔案處認(rèn)真學(xué)習(xí)領(lǐng)會(huì)《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》，結(jié)合全國(guó)人大機(jī)關(guān)檔案工作的實(shí)際情況，啟動(dòng)《全國(guó)人大機(jī)關(guān)檔案管理辦法》的修訂工作。在修訂工作中，檔案處堅(jiān)持加強(qiáng)宣傳、集思廣益，廣泛征集修訂意見(jiàn)。通過(guò)舉辦檔案工作學(xué)習(xí)班、召開(kāi)座談會(huì)、印發(fā)征求意見(jiàn)稿等形式，使機(jī)關(guān)____家立檔單位和各單位、各部門兼職檔案員廣泛參與到此次修訂工作中。征求意見(jiàn)稿經(jīng)歷了“三上三下”的修改過(guò)程，充分吸收了國(guó)家檔案局檔案館(室)業(yè)務(wù)指導(dǎo)司機(jī)關(guān)檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)處的意見(jiàn)。此次修訂工作共對(duì)現(xiàn)行辦法進(jìn)行了____處修改，新增條款____條，對(duì)____條條款作出重大調(diào)整，保證新修訂的《全國(guó)人大機(jī)關(guān)檔案管理辦法》適應(yīng)當(dāng)前和今后一段時(shí)期機(jī)關(guān)檔案管理工作需要。修訂工作同時(shí)堅(jiān)持統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、與時(shí)俱進(jìn)，積極創(chuàng)新機(jī)關(guān)檔案管理工作體制機(jī)制。新修訂的《全國(guó)人大機(jī)關(guān)檔案管理辦法》首次明確了由全國(guó)人大常委會(huì)副秘書(shū)長(zhǎng)牽頭的機(jī)關(guān)檔案工作協(xié)調(diào)機(jī)制，協(xié)調(diào)處理全國(guó)人大機(jī)關(guān)檔案工作重大事務(wù)和重要事項(xiàng)，要求機(jī)關(guān)各立檔單位建立以主要負(fù)責(zé)同志、分管檔案工作領(lǐng)導(dǎo)、專職或兼職檔案員、業(yè)務(wù)人員組成的____級(jí)檔案工作機(jī)制，為機(jī)關(guān)檔案工作的明確責(zé)任、分級(jí)管理、齊抓共管提供了有力的制度保障。按照新時(shí)代機(jī)關(guān)檔案工作信息化要求，針對(duì)全國(guó)人大機(jī)關(guān)數(shù)字檔案室建設(shè)情況，結(jié)合《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》的精神，《全國(guó)人大機(jī)關(guān)檔案管理辦法》明確規(guī)定了全國(guó)人大機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)的技術(shù)要求和工作部署，保證全國(guó)人大機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)有規(guī)可循、安全規(guī)范。此次修訂的《全國(guó)人大機(jī)關(guān)檔案管理辦法》完整覆蓋機(jī)關(guān)檔案收集、整理、保管、鑒定、利用、編研等各個(gè)工作環(huán)節(jié)，明確要求檔案工作與業(yè)務(wù)工作同步部署、同步實(shí)施、同步發(fā)展，具有較強(qiáng)的規(guī)范性、針對(duì)性和實(shí)用性，對(duì)做好新時(shí)代全國(guó)人大機(jī)關(guān)檔案工作具有重要意義。公司檔案管理制度范本（三）檔案保管制度(一)本單位各種門類和載體的檔案均由綜合檔案室集中統(tǒng)一保管，檔案室在接收檔案時(shí)必須認(rèn)真檢查驗(yàn)收并履行交接手續(xù)。(二)存放檔案設(shè)置必需的檔案專用庫(kù)房和箱柜并進(jìn)行科學(xué)分類、排列、編目，便于查找。(三)庫(kù)內(nèi)配備溫濕度計(jì)，堅(jiān)持庫(kù)內(nèi)溫濕度測(cè)量與記錄，有防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲(chóng)等設(shè)施。(四)做到庫(kù)內(nèi)不辦公、無(wú)雜物堆放、經(jīng)常保持庫(kù)房清潔衛(wèi)生。(五)定期檢查檔案保管狀況和“八防”措施，每年核對(duì)案卷數(shù)一次，做到數(shù)字準(zhǔn)確、案卷與目錄相符，對(duì)破損和變質(zhì)檔案要及時(shí)修復(fù)和復(fù)制，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告，及時(shí)處理、并認(rèn)真做好記錄。(六)建立全宗卷，以積累存貯本單位檔案的立卷情況說(shuō)明、分類方案、鑒定報(bào)告、銷毀清冊(cè)、交接憑證、檢查記錄、全宗介紹等材料。(七)庫(kù)房鑰匙由綜合檔案室檔案員保管，非檔案人員不得擅自進(jìn)入檔案庫(kù)房，進(jìn)出應(yīng)隨手關(guān)門。(八)檔案人員調(diào)動(dòng)工作時(shí)，對(duì)所管檔案必須嚴(yán)格辦理移交手續(xù)，交接雙方和監(jiān)交人都必須簽名。檔案保密制度(一)檔案管理人員和利用者，不得隨意談?wù)摫Ｃ軝n案材料的情況及內(nèi)容，非檔案人員不準(zhǔn)私自開(kāi)箱或者翻閱檔案材料。(二)利用者只能查閱與本單位或與本人工作有關(guān)的內(nèi)容，其他檔案內(nèi)容不得隨意翻閱摘抄。(三)查閱復(fù)制有關(guān)____檔案材料時(shí)，須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。(四)借閱檔案資料必須進(jìn)行登記，收回時(shí)核對(duì)無(wú)誤后及時(shí)入庫(kù)。(五)不準(zhǔn)將所借檔案隨便轉(zhuǎn)借他人，不準(zhǔn)將檔案帶到家里或公共場(chǎng)所。(六)檔案室箱柜要加鎖，要隨手關(guān)門、關(guān)燈。(七)銷毀期滿檔案需要經(jīng)檔案鑒定小組鑒定，報(bào)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，登記造冊(cè)，報(bào)有關(guān)部門備案，嚴(yán)把廢紙出售關(guān)。檔案利用制度(一)凡本單位工作人員因工作需要均可查閱本單位形成的檔案資料，如需要借閱，應(yīng)經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，一周內(nèi)歸還。(二)外單位需要查閱本單位檔案資料時(shí)，需出示介紹信，說(shuō)明查閱目的，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方可借閱，一般不予外借。(三)查閱檔案者，要愛(ài)護(hù)檔案，嚴(yán)禁在檔案材料上畫(huà)圖、劃線、折疊、涂改、撕頁(yè)、拆卷等。借閱的檔案要妥善保管，不得轉(zhuǎn)借、遺失。如有損壞、遺失，要給予行政處分或罰款，情節(jié)特別嚴(yán)重者，要追究刑事責(zé)任。(四)查閱檔案必須履行登記手續(xù)，查檔者應(yīng)將利用目的、取得的效益及時(shí)反饋給綜合檔案室。檔案人員崗位責(zé)任制(一)貫徹執(zhí)行黨和國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)，負(fù)責(zé)制定本單位檔案工作的各項(xiàng)制度。(二)熱愛(ài)檔案工作，熟悉業(yè)務(wù)，做好各類檔案分類編號(hào)和上架排列工作，編制各種檔案目錄，建立各種臺(tái)帳，認(rèn)真做好登記、統(tǒng)計(jì)工作。(三)集中統(tǒng)一管理本單位各種門類和載體的檔案，開(kāi)展檔案史料的編研工作，積極配合有關(guān)部門編寫(xiě)全宗介紹、____沿革、大事記、基礎(chǔ)數(shù)字匯集、文件匯集、專題介紹等。積極主動(dòng)提供利用，為各項(xiàng)工作服務(wù)。(四)負(fù)責(zé)對(duì)本單位各部門各種文件材料的收集歸檔，并對(duì)各部門立卷歸檔進(jìn)行監(jiān)督與指導(dǎo)。(五)根據(jù)檔案工作統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理的原則，對(duì)所屬單位的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。(六)嚴(yán)格遵守檔案工作的各項(xiàng)規(guī)章制度，積極宣傳檔案工作的重要意義，為領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)好參謀、助手。(七)負(fù)責(zé)對(duì)本單位到期檔案的鑒定工作，按規(guī)定銷毀無(wú)保存價(jià)值的檔案材料。(八)按規(guī)定向檔案館移交應(yīng)進(jìn)館檔案。檔案統(tǒng)計(jì)制度(一)檔案統(tǒng)計(jì)工作必須遵循國(guó)家統(tǒng)計(jì)工作要求，用科學(xué)的標(biāo)準(zhǔn)和方法，做好檔案統(tǒng)計(jì)工作，進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供可靠的科學(xué)依據(jù)。(二)建立各種統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳，及時(shí)做好檔案收進(jìn)、移出、整理、鑒定、保管、利用等方面的登記，做到家底清楚、帳物相符。(三)以上述原始記錄為依據(jù)，及時(shí)準(zhǔn)確填寫(xiě)檔案工作統(tǒng)計(jì)報(bào)表，報(bào)送檔案行政管理部門。(四)檔案統(tǒng)計(jì)工作，必須做到實(shí)事求是，不虛報(bào)、晚報(bào)、拒報(bào)或偽造文件材料立卷歸檔制度為保證歸檔文件材料的齊全、完整、準(zhǔn)確，便于各項(xiàng)工作的查找利用，特制定本制度。(一)歸檔范圍凡是反映本單位工作活動(dòng)，具有保存、查考、利用價(jià)值的各種門類和載體的文件材料均屬于歸檔范圍。(二)歸檔要求歸檔的文件材料必須齊全、完整、準(zhǔn)確，符合形成規(guī)律，保持文件之間有機(jī)聯(lián)系，便于查找利用；準(zhǔn)確劃分保管期限，分年度、分級(jí)別、分類別進(jìn)行整理；文件排列系統(tǒng)有序，歸檔文件蓋好歸檔章，準(zhǔn)確填寫(xiě)歸檔章上的各項(xiàng)內(nèi)容，填寫(xiě)歸檔文件目錄、備考表；永久、長(zhǎng)期保管的文件去除金屬裝訂物；書(shū)寫(xiě)規(guī)范，具有耐久性；文件裝訂結(jié)實(shí)、整齊、美觀。(三)歸檔時(shí)間每年的文件材料在辦理完畢后，要求在第二年的第一季度末整理歸檔，編制文件目錄，向本單位綜合檔案室移交。公司檔案管理制度范本（四）一、總則1、為加強(qiáng)本公司檔案工作，充分發(fā)揮檔案作用，全面提高檔案管理水平，有效地保護(hù)及利用檔案，為公司發(fā)展服務(wù)，特制定本制度。2、公司檔案，是指公司從事經(jīng)營(yíng)、管理以及其他各項(xiàng)活動(dòng)直接形成的對(duì)公司有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。公司檔案分為受控檔案和非受控檔案。3、公文承辦部門或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整(公文上的各種附件一律不準(zhǔn)抽存)。結(jié)案后及時(shí)歸檔。工作變動(dòng)或因故離職時(shí)應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。二、文件材料的收集管理1、公司指定專人負(fù)責(zé)文件材料的管理。2、文件材料的收集由各部門或經(jīng)辦人員負(fù)責(zé)整理，交總經(jīng)理審閱后歸檔。3、一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門參與辦理的，在工作中形成的文件材料，由主辦部門或人員收集，交行政部備案。會(huì)議文件由行政部收集。三、歸檔范圍1、重要的會(huì)議材料，包括會(huì)議____通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、典型發(fā)言、會(huì)議記錄等。2、本公司對(duì)外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來(lái)往的文書(shū)。3、本公司的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡(jiǎn)報(bào)。4、本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書(shū)等文件材料。5、本公司職工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料。6、本公司的大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。四、歸檔要求1、檔案質(zhì)量總的要求是。遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同的價(jià)值，便于保管和利用。2、歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整。3、在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件，分別立在一起，不得分開(kāi)，文電應(yīng)合一歸檔。4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的總結(jié)放在針對(duì)的最后一年立卷；跨年度的會(huì)議文件放在會(huì)議開(kāi)幕年。5、檔案文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn)，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。6、案卷封面，應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定用鋼筆書(shū)寫(xiě)，字跡要工整、清晰。五、檔案管理人員職責(zé)1、按照有關(guān)規(guī)定做好文件材料的收集、整理、分類、歸檔等工作。2、按照歸檔范圍、要求，將文件材料按時(shí)歸檔。3、工作人員應(yīng)當(dāng)遵紀(jì)守法、忠于職守，努力維護(hù)公司檔案的完整與安全。六、檔案的利用1、公司檔案只有公司內(nèi)部人員可以借閱，借閱者都要填寫(xiě)《借閱單》，報(bào)主管人員批準(zhǔn)后，方可借閱，其中非受控文檔的借閱要由部門經(jīng)理簽字批準(zhǔn)，受控文檔的借閱要由總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)。2、檔案借閱的最長(zhǎng)期限為兩周；對(duì)借出檔案，檔案管理人員要定期催還，發(fā)現(xiàn)損壞、丟失或逾期未還，應(yīng)寫(xiě)出書(shū)面報(bào)告，報(bào)總經(jīng)理處理。3、必須嚴(yán)格保密，不準(zhǔn)泄露檔案材料內(nèi)容，如發(fā)現(xiàn)遺失必須及時(shí)匯報(bào)，追求責(zé)任。4、不準(zhǔn)拆卷及任意抽、換卷內(nèi)文件或剪貼涂改其字句等；不得任意摘抄或復(fù)制案卷內(nèi)容，如確有需要，必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)才能摘抄或復(fù)制。____ie____iebang.5、必須愛(ài)護(hù)檔案，保持整潔，不準(zhǔn)在檔案材料中寫(xiě)字、劃線或作記號(hào)等。6、不準(zhǔn)轉(zhuǎn)借，必須專人專用。7、用畢按時(shí)歸還，如需延長(zhǎng)借閱時(shí)間，必須通知檔案管理人員另行辦理續(xù)借手續(xù)。七、本制度即日起開(kāi)始執(zhí)行。公司檔案管理制度范本（五）1、總則1、1為了加強(qiáng)對(duì)檔案的管理和收集、整理工作，有效地保護(hù)和利用檔案，為公司的發(fā)展和經(jīng)營(yíng)服務(wù)，特制定本制度。1、____本制度所稱的檔案，是指公司各個(gè)部門以及個(gè)人在從事工作和經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中直接形成的對(duì)公司有保存價(jià)值和利益關(guān)系的各種文字、圖表、聲像等不同形式的資料和記錄。1、____公司所有部門和個(gè)人均有保護(hù)公司檔案的義務(wù)。1、____公司的檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的方式，共同維護(hù)檔案的完整與安全，便于公司在經(jīng)營(yíng)中的借鑒和利用。1、____本制度適用于公司所有檔案資料的管理。2、檔案管理的機(jī)構(gòu)與職責(zé)2、____公司的檔案工作實(shí)行部門收集保管，辦公室統(tǒng)一歸檔的原則。2、____公司辦公室為公司檔案管理的主管部門，對(duì)公司的檔案資料實(shí)行統(tǒng)一的歸檔和日常管理，并對(duì)公司各部門的檔案管理進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。具體工作由辦公室的檔案管理員負(fù)責(zé)。2、____公司各部門為檔案管理的分管部門，負(fù)責(zé)管理本部門的檔案資料。公司各部門負(fù)責(zé)人均應(yīng)指定專人(兼職檔案員)負(fù)責(zé)收集、保管本部門的檔案資料并督促其及時(shí)歸檔。2、4辦公室的檔案管理員和各部門的兼職檔案員均為公司的檔案工作人員，應(yīng)保持相對(duì)穩(wěn)定，名單須報(bào)到辦公室進(jìn)行備案，各部門的檔案工作人員如有變動(dòng)須及時(shí)通知辦公室。2、____檔案工作人員出現(xiàn)工作變動(dòng)或離職時(shí)，應(yīng)將其經(jīng)辦或保管的檔案資料向接辦人員交接清楚，嚴(yán)禁擅自帶走或銷毀。2、____所有檔案工作人員應(yīng)忠于職守，遵守公司保密制度，嚴(yán)守公司秘密，不得向無(wú)關(guān)人員泄露檔案內(nèi)容。3、檔案管理3、____檔案的歸檔3、1、____公司應(yīng)歸檔的檔案資料包括：行政文書(shū)檔案、人事檔案、營(yíng)銷業(yè)務(wù)檔案、財(cái)務(wù)檔案、設(shè)備儀器檔案、生產(chǎn)技術(shù)資料檔案和基建項(xiàng)目檔案等。3、1、____對(duì)于應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料，各部門須按照規(guī)定，定期向本部門的檔案工作人員移交、集中管理，任何個(gè)人不得據(jù)為已有。3、1、3除人事檔案由公司人力資源部負(fù)責(zé)外，其它檔案資料均由辦公室負(fù)責(zé)整理分類，立卷和歸檔管理。人力資源部的檔案管理亦遵循本制度。3、1、____公司各部門(人力資源部除外)的檔案工作人員應(yīng)于每年的____月____日將本部門本年度的檔案材料移交到辦公室。3、____檔案保管3、2、____公司所有檔案資料均進(jìn)行專人、專柜管理。3、2、____檔案管理員應(yīng)做好檔案資料的立卷、案卷排列和編制案卷目錄等工作。具體的立卷工作，相關(guān)部門的檔案工作人員應(yīng)配合檔案管理員進(jìn)行。3、2、____檔案工作人員應(yīng)做好案卷的準(zhǔn)確、及時(shí)歸檔，并根據(jù)檔案的密級(jí)和保管期限的不同，分類進(jìn)行管理。3、2、____檔案工作人員應(yīng)參照國(guó)家的規(guī)定和公司<保密制度>，對(duì)檔案資料進(jìn)行密級(jí)劃分，并確定保管期限，上報(bào)董事會(huì)，經(jīng)批準(zhǔn)后執(zhí)行。3、2、____所有檔案資料劃分四個(gè)密級(jí)：普通級(jí)、秘密級(jí)、機(jī)密級(jí)和絕密級(jí)。具體劃分標(biāo)準(zhǔn)見(jiàn)<保密制度>。3、2、____檔案工作人員應(yīng)注意檔案資料的保護(hù)工作，檔案的存放地點(diǎn)要做到“八防”：防塵、防潮、防火、防盜、防鼠、防蟲(chóng)、防霉、防光。3、2、____對(duì)于檔案的管理和利用，密級(jí)的變更和解密，參照國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。3、____檔案的查閱、借閱3、3、____公司員工查閱、借閱檔案時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格辦理查閱(借閱)手續(xù)，由檔案管理員對(duì)查閱(借閱)人、所查閱檔案名稱、查閱(借閱)時(shí)間和歸還時(shí)間進(jìn)行詳細(xì)登記。3、3、2查閱(借閱)密級(jí)檔案時(shí)，如查閱人為<保密制度>中知曉范圍外的員工或公司外部人員，須填寫(xiě)<檔案查閱(借閱)申請(qǐng)單>，經(jīng)檔案管理員審核，批準(zhǔn)人審批后方可進(jìn)行查閱(借閱)。公司員工不得查閱(借閱)檔案內(nèi)容與本身工作無(wú)關(guān)的檔案。3、3、____檔案查閱(借閱)的批準(zhǔn)權(quán)限：普通檔案由辦公室主任審批;秘密級(jí)檔案由行政總監(jiān)審批;機(jī)密級(jí)檔案由總經(jīng)理審批，絕密級(jí)檔案由董事長(zhǎng)審批。3、3、4原則上檔案原件概不外借，檔案室可對(duì)常用的檔案資料復(fù)制副本，供需要部門借閱，副本在使用部門使用完畢后，由檔案室回收、保管和銷毀，其處理等同于檔案原件。3、3、5查閱、借閱公司檔案者應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在文件上作任何標(biāo)記、標(biāo)志和涂改，不得損壞檔案。3、3、6嚴(yán)禁公司員工未經(jīng)允許私自對(duì)檔案資料進(jìn)行復(fù)印和復(fù)制，否則將按照公司<保密制度>的有關(guān)規(guī)定予以處罰。3、____檔案的銷毀3、4、____對(duì)于超過(guò)保管期限或確已失去價(jià)值的檔案，檔案工作人員應(yīng)定期銷毀。銷毀前，檔案管理員應(yīng)將銷毀檔案3、4、2清單上報(bào)辦公室主任，經(jīng)辦公室主任審核，報(bào)批準(zhǔn)人批準(zhǔn)后，方可銷毀。3、4、3任何人不得私自銷毀檔案。普通檔案和秘密級(jí)檔案的銷毀由總經(jīng)理審批，機(jī)密級(jí)和絕密級(jí)檔案的銷毀由董事長(zhǎng)審批。檔案的銷毀具體見(jiàn)<檔案銷毀程序>。3、4、____檔案銷毀時(shí)應(yīng)有____人以上進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，嚴(yán)禁私自銷毀檔案。4、附則4、____本制度由公司辦公室制訂，并負(fù)責(zé)解釋和組織實(shí)施。4、____本制度報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后施行，修改時(shí)亦同。4、____本制度施行后，凡既有的類似規(guī)章制度自行終止，與本制度有抵觸的制度以本制度為準(zhǔn)。4、____本制度自頒布之日起施行。實(shí)用的企業(yè)檔案管理制度1.目的規(guī)范全公司的檔案管理。2.適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門檔案管理。3.管理原則分類分部門管理，行政部統(tǒng)一監(jiān)管。4.職責(zé)與權(quán)限4.1各部門必須設(shè)兼職的檔案管理員，規(guī)范部門檔案管理。4.2行政部不定期對(duì)各部門檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和檢查(每月至少抽查一次)，對(duì)違反本制度的部門有權(quán)進(jìn)行處罰。____檔案的分類(1)證照類：如營(yíng)業(yè)執(zhí)照及各類證照。(2)文件類：分外來(lái)文件和內(nèi)____文件。(3)制度類。(4)合同類。(5)計(jì)劃總結(jié)和____類。(6)財(cái)務(wù)類。(7)圖紙類：工藝文件、圖紙、說(shuō)明書(shū)等。(8)人事管理類：人事檔案、培訓(xùn)記錄、健康檔案、安全、消防等等。____檔案的歸口存放部門(1)公司級(jí)檔案存放在行政部。(2)其它檔案由歸口部門負(fù)責(zé)存放。____檔案建檔要求建立檔案時(shí)要有檔案編號(hào)和檔案目錄。____檔案裝訂檔案須裝訂成冊(cè)保存，某些特殊珍貴的手稿、照片等，采用卷盒、相冊(cè)等保管。9.保存年限原則上公司重要檔案永久保存，進(jìn)行檔案銷毀時(shí)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。10檔案日常管理10.1借閱10.1.1借閱手續(xù)(1)各部門經(jīng)辦人員因業(yè)務(wù)需要借閱檔案時(shí)，應(yīng)出示經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的《檔案資料借閱登記表》，經(jīng)辦人在公司借閱登記表上簽字后方可借閱。(2)檔案歸還時(shí)，檔案管理員填寫(xiě)歸還日期。10.1.2檔案借閱審批權(quán)限(1)證照類：由公司總經(jīng)理或者其授權(quán)人審批。(2)文件類：由行政部審批，財(cái)務(wù)、技術(shù)類等重要文件借閱須由總經(jīng)理或者其授權(quán)人批準(zhǔn)。(3)制度類：由行政部審批。(4)合同類：由公司總經(jīng)理或者其授權(quán)人審批。(5)計(jì)劃總結(jié)和____類：由行政部審批。(6)財(cái)務(wù)類：由總經(jīng)理或者其授權(quán)人審批。(7)圖紙類：由總經(jīng)理或者其授權(quán)人審批。(8)人事管理類：人力資源部審批。10.1.3借閱人不得轉(zhuǎn)借、拆卸、調(diào)換、損壞、復(fù)印所借檔案。10.1.4借閱人必須在規(guī)定期限內(nèi)歸還所借檔案資料。借用檔案原則上當(dāng)日必須歸還，特殊情況不得超過(guò)七天。10.1.5若人為丟失或損壞檔案，給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，行政部對(duì)相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行內(nèi)部行政或經(jīng)濟(jì)處罰。10.2銷毀____公司任何個(gè)人或部門非經(jīng)公司批準(zhǔn)，不得銷毀公司檔案。10.2.2銷毀前按照清冊(cè)清點(diǎn)，銷毀時(shí)由行政部監(jiān)督銷毀，銷毀