《頂尖秘書》第十篇頂尖秘書如何安排領(lǐng)導(dǎo)出行

一、領(lǐng)導(dǎo)出差，秘書須做哪些準(zhǔn)備領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)常出差，而且有很多出差任務(wù)是臨時(shí)決定下來的。不論是在國內(nèi)出差還是到國外出差，不論是短期出差還是長期出差，在每次出差動(dòng)身之前，秘書都要為領(lǐng)導(dǎo)做大量的準(zhǔn)備工作。如安排日程、預(yù)訂機(jī)票船票和旅館、整理隨身攜帶的洗漱用品、預(yù)支差旅費(fèi)，準(zhǔn)備必需的文件資料和領(lǐng)導(dǎo)在各種不同場(chǎng)合的發(fā)言提綱等。如果與領(lǐng)導(dǎo)同行，不僅要做好工作上的助手，還要做好生活上的助手；如果留在家里，同樣要做好自己承擔(dān)的各項(xiàng)日常工作。領(lǐng)導(dǎo)要去出差。那么，出差的目的是為了什么呢?秘書在為領(lǐng)導(dǎo)草擬出差日程表之前，一定要弄清這個(gè)問題。領(lǐng)導(dǎo)出差，頂尖秘書應(yīng)做的準(zhǔn)備工作有：1．訂出周密的計(jì)劃頂尖秘書為領(lǐng)導(dǎo)做出差準(zhǔn)備，一定要細(xì)心周到地做好計(jì)劃。如果不是忘了帶合同文本，就是在日程安排上出現(xiàn)“撞車”，那會(huì)給領(lǐng)導(dǎo)，也會(huì)給自己出不少麻煩。對(duì)于出差過程中的每一項(xiàng)日程，頂尖秘書都要預(yù)先像放電影一樣讓每一個(gè)情節(jié)在自己的頭腦中出現(xiàn)一次。要作好這項(xiàng)工作，首先必須知道領(lǐng)導(dǎo)此行的目的，否則，不可能訂出周密詳細(xì)的計(jì)劃。2．與對(duì)方秘書聯(lián)系不管領(lǐng)導(dǎo)是去開會(huì)、出訪還是應(yīng)邀去參加研討會(huì)，或是為了洽談具體的業(yè)務(wù)，秘書一定要事先與對(duì)方的秘書聯(lián)系，把活動(dòng)的時(shí)間和地點(diǎn)約好。領(lǐng)導(dǎo)是坐火車去還是乘飛機(jī)去?是星期一下午動(dòng)身，還是星期二早晨動(dòng)身合適?除去參加會(huì)議或洽談業(yè)務(wù)外，還有沒有其他事要辦?還有沒有其他東西要準(zhǔn)備?對(duì)于這些問題，頂尖秘書預(yù)先要擬一個(gè)提綱，找個(gè)時(shí)間向領(lǐng)導(dǎo)作個(gè)專題匯報(bào)。領(lǐng)導(dǎo)可能會(huì)根據(jù)自己的習(xí)慣或愛好，對(duì)秘書的日程表作些修改。日程表排好之后，頂尖秘書要多復(fù)印幾份，給領(lǐng)導(dǎo)、給在家負(fù)責(zé)日常工作的領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員各送一份。安排日程的時(shí)候，在時(shí)間上一定要留有余地，特別是第一次去的地方，更是如此。其中，這個(gè)余地是相對(duì)的，不能讓領(lǐng)導(dǎo)閑得無聊，浪費(fèi)時(shí)間。如果要去游覽觀光，最好安排在空閑時(shí)間進(jìn)行。在與對(duì)方秘書聯(lián)系的同時(shí)，還可以通過其他的渠道，了解一下對(duì)方所在地的環(huán)境、氣候、街道等方面的情況，這些對(duì)安排日程表也有重要的參考作用。如果與對(duì)方是初次接觸，那么，讓對(duì)方在什么地方接站，或者什么時(shí)候登門拜訪對(duì)方，這些細(xì)節(jié)問題，頂尖秘書都要事先考慮好，因?yàn)檫@往往容易影響領(lǐng)導(dǎo)本人的形象。3．預(yù)訂車票在準(zhǔn)備預(yù)訂車票(或機(jī)票)的時(shí)候，一定要查用最新的列車時(shí)

刻表，因?yàn)楝F(xiàn)在有許多季節(jié)性的或臨時(shí)性的車次，稍不留心，就會(huì)訂不上。各機(jī)關(guān)單位和公司對(duì)出差的待遇都有不同的規(guī)定。比如，按規(guī)定飛機(jī)的頭等艙不是每個(gè)出差的人都能乘坐的。因此，秘書在預(yù)訂車票和機(jī)票之前，一定要弄清領(lǐng)導(dǎo)出差時(shí)能享受哪一級(jí)的待遇。預(yù)訂車票時(shí)，最好選擇直達(dá)車。因?yàn)槌霾钔局?，最麻煩的就是換車，倒來倒去，稍不注意，就會(huì)誤車誤點(diǎn)。所以能直達(dá)的就最好不要換車。如果是在大站換車，在時(shí)間上一定要安排得寬裕些。為了預(yù)防意外，頂尖秘書在日程上要注明其他交通工具，如飛機(jī)、輪船起飛、起航的時(shí)間，這樣能根據(jù)實(shí)際情況，及時(shí)靈活地?fù)Q乘其他交通工具。從平時(shí)起，秘書就要注意學(xué)習(xí)預(yù)訂和購買車票、機(jī)票、船票的辦法，及如何使用支票，如何兌換外幣，等等。這樣，就能保證領(lǐng)導(dǎo)工作的順利。4．安排住宿領(lǐng)導(dǎo)出差，安排住什么樣的旅館，一愛好和習(xí)慣來決定。有餉領(lǐng)導(dǎo)喜歡住清靜優(yōu)雅的小旅館；也有的喜歡住富麗堂皇的高級(jí)飯店；有的喜歡住單人房間；有的般頂尖秘書都要根領(lǐng)據(jù)導(dǎo)個(gè)人的則喜歡兩人合居一室。秘書對(duì)此要弄清楚，并事先聯(lián)系安排好。如果出差的地方是第一次去，在那里有本單位的辦事處或子公司，或自己的事務(wù)所的話，就請(qǐng)他們?yōu)樽约郝?lián)系安排住處。沒有的話，就請(qǐng)當(dāng)?shù)芈糜位蚪煌ú块T介紹。沒有什么特別的情況，不要去找自己的客戶或代理商。找他們，他們就熱情地邀請(qǐng)住到他們那里因?yàn)轫敿饷貢蝗ト?。他們?cè)绞菬崆?，給他們帶來的麻煩就越多。整理好隨身攜帶的用品領(lǐng)導(dǎo)出差要隨身攜帶哪些東西，頂尖秘書一定要因?yàn)槿绻霾钍沁h(yuǎn)行，忘了帶什么東西必須要回來取的話，那事。臨動(dòng)身之前，頂尖秘書要?jiǎng)e列個(gè)清單，給領(lǐng)導(dǎo)看看有什么遺漏。般要隨身攜帶下列用品：名片、資料、筆記本、活動(dòng)日程表、地圖、交通圖、照相機(jī)、收錄機(jī)及一些備用品。如備用眼鏡、替領(lǐng)導(dǎo)想好。就要誤把領(lǐng)導(dǎo)隨身攜帶的東西按公與私分領(lǐng)導(dǎo)出差一替換衣服、襪子、洗漱用品、藥品等。但是，頂尖秘書在準(zhǔn)備這些東西時(shí)，不能這也想帶，那也想帶，帶得太多反而麻煩。隨身攜帶的只能是必需的，可帶可不帶的就盡量少帶。6．臨行前的工作安排秘書一方面為領(lǐng)導(dǎo)出差作準(zhǔn)備，但在另一方面也要讓領(lǐng)導(dǎo)對(duì)其工作做個(gè)安排。領(lǐng)導(dǎo)要出差了，特別是出差的時(shí)間比較長，各門來請(qǐng)示的人肯定會(huì)增多，送上來的請(qǐng)示報(bào)告也會(huì)增多。在這時(shí)，頂尖秘書要注意安排好領(lǐng)導(dǎo)的休息，不要讓領(lǐng)導(dǎo)帶著滿身的疲倦和牽掛去出差。部

比如，在動(dòng)身前兩三天，與有關(guān)部門打個(gè)招呼，把一些定期的匯報(bào)材料先緩一緩，待領(lǐng)導(dǎo)回來后現(xiàn)看。二、領(lǐng)導(dǎo)動(dòng)身的當(dāng)天該做什么動(dòng)身那天，頂尖秘書應(yīng)做的工作有：1．安排送站的車不論領(lǐng)導(dǎo)是從單位走還是直接從家里走，秘書都要安排好送站的車。2．檢查所坐的車次或航班頂尖秘書最后檢查一下火車或飛機(jī)的運(yùn)行情況，特別是飛機(jī)因氣候不佳而誤點(diǎn)的情況經(jīng)常發(fā)生。如果是乘飛機(jī)的話，一定要向飛機(jī)場(chǎng)方面詢問一下當(dāng)天的航班情況。3．檢查是否有遺漏動(dòng)身之前，一定要再仔細(xì)檢查一下領(lǐng)導(dǎo)是否有什么東西忘記帶了，如果有，迅速補(bǔ)上。4．通知好對(duì)方起之程后，或把領(lǐng)導(dǎo)送上火車或飛機(jī)之后，就要立即打電話通知對(duì)方接站的時(shí)間。特別是在改變?cè)ǖ能嚧位蚝桨嗟那闆r下，一定要將新的變化告訴對(duì)方。三、隨領(lǐng)導(dǎo)一起出差頂尖秘書隨領(lǐng)導(dǎo)一起出差時(shí)，主要的工作和任務(wù)有：1-在車內(nèi)在車?yán)铮貢奈恢貌荒茈x領(lǐng)導(dǎo)太遠(yuǎn)，稍稍往后靠一靠就行了。秘書的主要職責(zé)是照看好行李。2．出站時(shí)火車到站時(shí)，秘書要提著行李先下車。如果對(duì)方有人之后，不要自作主張地代表領(lǐng)導(dǎo)向?qū)Ψ奖硎靖兄x，而是先把領(lǐng)導(dǎo)介紹給對(duì)方，由領(lǐng)導(dǎo)出面表示感謝。只有當(dāng)對(duì)方也是秘書來接站的情況下，自己才可以向他表示感謝。出站時(shí)，不要麻煩對(duì)方給自己提旅行包。人來接站時(shí)，就要先找到對(duì)方接站的人。找到對(duì)方接站的在如果對(duì)方非常熱情，一定要幫自己提，也不能太固執(zhí)，因?yàn)樵诖笸V眾之下賓主推來推去實(shí)在不雅。但是，秘書自己不能兩手空空，無論如何也得象征性地提點(diǎn)東西。同樣的道理，也不能讓對(duì)方的秘書兩手空空，使領(lǐng)導(dǎo)覺得對(duì)方的秘書一點(diǎn)也不熱情。3．注意回避當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)與避。但是，上車后和開始正式會(huì)談時(shí)，就不能顯得太呆板了。久別重逢等場(chǎng)合，領(lǐng)導(dǎo)們也許會(huì)有說不完的話，從花開花落對(duì)方寒暄的時(shí)候，秘書要適當(dāng)離他們遠(yuǎn)一點(diǎn)，注意回在

一直談到人世滄桑。在這時(shí)，為了按預(yù)定時(shí)間進(jìn)行活動(dòng)，頂尖秘書一方面要向領(lǐng)導(dǎo)示意時(shí)間已經(jīng)過了，另一方面也要注意提醒對(duì)方的秘書。到了出差的最后一站，就要向單位匯報(bào)出差的情況，在這時(shí)，一定要附帶說明有多少行李，以便屆時(shí)單位派車來接站。4．出差回來后隨領(lǐng)導(dǎo)出差回來之后，頂尖秘書有許多事情要做，如出差總結(jié)報(bào)告、報(bào)銷差旅費(fèi)、整理名片，等等。但是，第一件事就是要把給對(duì)方的感謝信發(fā)出去。如果自己沒有與領(lǐng)導(dǎo)一起出差，那么，就以領(lǐng)導(dǎo)的名義寫；如果是與領(lǐng)導(dǎo)一起出差，也可以自己的名義向?qū)Ψ降拿貢硎靖兄x。但是，即使是如此，也不能只打個(gè)電話就算了，一定要寫成書面的感謝信。然后。應(yīng)該寫出出差總結(jié)報(bào)告。和結(jié)果寫出來，總結(jié)報(bào)告主要是把出差的經(jīng)過交給有關(guān)部門傳閱。出差總結(jié)報(bào)告，各單位一般都有統(tǒng)一固定的格式。如果秘書沒有與領(lǐng)導(dǎo)一起出差的話，那就先聽聽領(lǐng)導(dǎo)的介紹；如果秘書與領(lǐng)導(dǎo)同行，就根據(jù)自己的記錄和參考領(lǐng)導(dǎo)的談話記錄去寫。再次，要報(bào)銷差旅費(fèi)。頂尖秘書應(yīng)將車票、住宿費(fèi)等費(fèi)用列出來，填好報(bào)銷單，如果還有其他額外支出，也要寫成支出報(bào)告，請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)核實(shí)之后，送財(cái)務(wù)部門報(bào)銷。四、領(lǐng)導(dǎo)走后，秘書在家的工作如果秘書沒有隨領(lǐng)導(dǎo)一起出差，停留在單位，他在工作也還有很多。1．檢查領(lǐng)導(dǎo)遺漏的東西給領(lǐng)導(dǎo)送站回來后，頂尖秘書還應(yīng)對(duì)檢查領(lǐng)導(dǎo)是否還有遺漏天領(lǐng)導(dǎo)的東西，如果突然發(fā)現(xiàn)辦公室桌上還有一份文件，是明和對(duì)方簽訂協(xié)議時(shí)用的。千萬不能驚慌失措，而是要想辦法把它給領(lǐng)導(dǎo)送去。辦法是：一是用傳真機(jī)傳送過去。因?yàn)閭髡鏅C(jī)現(xiàn)在已開始普遍使用。二是航空特快專遞。秘書將東西寄出去后，還必須打電話，告訴領(lǐng)導(dǎo)東西已經(jīng)寄出。2．抓住機(jī)會(huì)學(xué)習(xí)領(lǐng)導(dǎo)出差之后，頂尖秘書不要以為自己沒有什么事做了。讓自己放松放松。應(yīng)當(dāng)把領(lǐng)導(dǎo)出差的時(shí)間當(dāng)做一個(gè)自學(xué)的好機(jī)會(huì)。平知識(shí)還比較欠缺，過去時(shí)自己覺得哪些工作不太熟練，哪些方面的沒有時(shí)間自學(xué)，現(xiàn)在就應(yīng)該抓住這個(gè)機(jī)會(huì)，充實(shí)自己。3．電話的處理在領(lǐng)導(dǎo)出差期間，如果有真做好電話記錄，把電話的時(shí)間和內(nèi)容記錄下來。如果事情比較重要的話，領(lǐng)導(dǎo)回來時(shí)，在接站的時(shí)候匯報(bào)；如果不急，就待領(lǐng)導(dǎo)客人來電話找領(lǐng)導(dǎo)，頂尖秘書就要認(rèn)上

班后再說。如果遇到重大突發(fā)事件，要立即向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。如果這時(shí)領(lǐng)導(dǎo)正在開會(huì)或與客戶會(huì)談，電話也找不到，這時(shí)可以把電話打到賓館，請(qǐng)對(duì)方接電話的人寫個(gè)紙條，讓領(lǐng)導(dǎo)晚上回旅館后再等自己的電話，或者給自己來電話。如果事情不是很保密的話，也可以把事情的大致情況告訴接電話的人，請(qǐng)他直接轉(zhuǎn)告領(lǐng)導(dǎo)。4．領(lǐng)導(dǎo)回來的時(shí)候要接站領(lǐng)導(dǎo)出差回來的時(shí)候，秘書一般都要到車站或機(jī)場(chǎng)去接站。頂尖秘書接站不單純是因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)出差勞累幫領(lǐng)導(dǎo)搬搬東西，更重要的是可以加深彼此之間的感情，并且。還可以及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作。有的領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任心很強(qiáng)，他們身在外地卻掛念單位的事情，回來后急于想知道自己不在單位期間所發(fā)生的一切，特別是出差之前懸而未決的一些問題的處理結(jié)果。在匯報(bào)時(shí)，秘書不能給領(lǐng)導(dǎo)說得太多，使他有大雨傾盆之感。有些重要的事情不是三言兩語說得清的，對(duì)于這些事情頂尖秘書可以先寫個(gè)提綱。如果領(lǐng)導(dǎo)想急于知道詳情的話，可以把提綱遞給領(lǐng)導(dǎo)。如果對(duì)方有人為領(lǐng)導(dǎo)送站的話，還要打個(gè)電話告訴他們領(lǐng)導(dǎo)已經(jīng)平安到達(dá)；如果是客戶為領(lǐng)導(dǎo)送站的話，那么在電話里還要向?qū)Ψ奖硎靖兄x。五．秘書如何隨從領(lǐng)導(dǎo)出訪1．秘書隨從工作有什么特點(diǎn)秘書作為隨從有如下幾個(gè)特點(diǎn)：(1)流動(dòng)性。領(lǐng)導(dǎo)外出活動(dòng)的流動(dòng)性同機(jī)關(guān)內(nèi)部工作的穩(wěn)定性形成鮮明的對(duì)比，在機(jī)關(guān)內(nèi)部，秘書工作有常規(guī)可尋，隨領(lǐng)導(dǎo)出訪隨從事務(wù)須圍繞領(lǐng)導(dǎo)的活動(dòng)開展。領(lǐng)導(dǎo)外出活動(dòng)的時(shí)間、地點(diǎn)、環(huán)境和內(nèi)容不斷地轉(zhuǎn)移、變化，秘書也應(yīng)相應(yīng)地變化，而且要先走一步，加強(qiáng)隨從事務(wù)的預(yù)見性、計(jì)．264．頂尖秘書劃性，為領(lǐng)導(dǎo)的外出活動(dòng)嚴(yán)密組織、過仔細(xì)安排、環(huán)環(huán)相扣而無疏漏。(2)全面性。全面性是指隨從秘書承擔(dān)任務(wù)的綜合性。在機(jī)關(guān)內(nèi)領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)有一個(gè)秘書班子。其中，各自分工，各司其職。而隨從出訪秘書則可能是一個(gè)人或幾個(gè)人，不可能如在機(jī)關(guān)內(nèi)部那樣分工很細(xì)，而需進(jìn)行全面性的綜合服務(wù)，從生活服務(wù)到文字服務(wù)，從交通、聯(lián)絡(luò)、會(huì)見、會(huì)談，隨從秘書都要親自安排，服務(wù)到底?！と嫘缘奶攸c(diǎn)要求隨從秘書必須是一個(gè)多面手；辦事精明強(qiáng)干，寫作“倚馬可待”。只有這樣，才能勝任隨從秘書工作。

(3)復(fù)雜性。隨從工作比起機(jī)關(guān)的日常輔助工作要復(fù)雜得多，無論是領(lǐng)導(dǎo)公事出訪、商務(wù)調(diào)查，還是同外賓會(huì)見、會(huì)談，處理突發(fā)事件等，都要碰到各式人等，他們的立場(chǎng)、觀點(diǎn)、利害關(guān)系各不相同，他們反映的情況有真知灼見，有虛情假意，有實(shí)事求是，有表面文章。在觥籌交錯(cuò)之際，可能隱含著某種謀劃，在鮮花禮品之中可能給領(lǐng)導(dǎo)出了難題，等等。頂尖秘書要有充分的思想準(zhǔn)備，保持清醒的頭腦，冷靜、機(jī)靈地處理各種敏的感問題。如何做好領(lǐng)導(dǎo)的隨從要求在許多居政府要職的高級(jí)干部出訪或外出巡視的過程中，往往有一大批文秘人員需要作為政府隨員，緊隨其后，從事各種準(zhǔn)備和接待紀(jì)錄工作。這些文秘人員由于處在重要位置，往往對(duì)其有著更高的道德要求。這包括如下幾方面：(1)忠于職守。隨從秘書忠于職守主要包括三個(gè)方面的內(nèi)容：一是忠于國家和民族的利益，具體的則是忠于本部門、本單位的利益。二是熱愛隨員工作，對(duì)本職工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，一絲不茍。三是恪守本分，甘當(dāng)助手、配角，甘當(dāng)無名英雄，不越權(quán)，不以“準(zhǔn)首長”自居，更不能狐假虎威。(2)嚴(yán)守機(jī)密。由于隨員秘書可以參與領(lǐng)導(dǎo)班子的各種會(huì)議，又負(fù)責(zé)各種機(jī)密文件的起草和保管，因而隨員秘書工作具有高度的機(jī)密性。同時(shí)，隨員是工作在領(lǐng)導(dǎo)身邊的人，是“消息靈通人士”。所以，作為隨員秘書，應(yīng)嚴(yán)守黨和國家的機(jī)密，既使是本單位的經(jīng)濟(jì)情報(bào)也不能泄露。另外，隨員對(duì)領(lǐng)導(dǎo)尚未決定的關(guān)系到群眾利益的事，如住房分配，工資調(diào)整，工作調(diào)動(dòng)，出國訪部等等也不應(yīng)泄露。嚴(yán)守機(jī)密還包括不看、不聽、不記自己不該知道的機(jī)密。(3)廉潔奉公。在跟隨領(lǐng)導(dǎo)人下基層時(shí)，隨員秘書不能以權(quán)謀權(quán)，收受賄賂，不得尋找借口大吃大喝，不能利用公款游山玩水，應(yīng)自覺做到廉潔奉公。(4)按領(lǐng)導(dǎo)意圖辦事。領(lǐng)導(dǎo)意圖，是指領(lǐng)導(dǎo)在指導(dǎo)其所控系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)目標(biāo)過程中所提出的意見。領(lǐng)導(dǎo)意圖的表達(dá)方式，可以是命令，也可以是指示、決定、交辦意見；既可以是口頭形式，也可以是書面形式。隨員工作只能體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)的指導(dǎo)思想，不能離開領(lǐng)導(dǎo)意圖搞個(gè)人的發(fā)揮、想象。其中，隨員秘書可以提建議、提想法，思想可以活潑，考慮問題可以開闊些，但不能用不符合總意圖的想法干擾領(lǐng)導(dǎo)的思路和策。決

3．隨從事務(wù)的工作程序隨從事務(wù)的類型很多，諸如隨領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行商務(wù)調(diào)查研究、隨領(lǐng)導(dǎo)出席會(huì)議、談判、商務(wù)出訪(出縣、出省、出國)。隨從事務(wù)，往往內(nèi)容不同，時(shí)間有短有長，但其工作程序都大致相同。以隨從領(lǐng)導(dǎo)出訪為例，其工作程序大致可分為三個(gè)階段：(1)準(zhǔn)備階段。當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)確定出訪后，頂尖秘書要在出發(fā)前做好充分的準(zhǔn)備工作，包括思想、組織、物質(zhì)和資料等方面的準(zhǔn)備工作。①思想準(zhǔn)備。頂尖秘書要了解：1)出訪的意圖、目的。2)出訪的內(nèi)容和重點(diǎn)。3)邀請(qǐng)單位和對(duì)象。4)參加出訪的有關(guān)人員。5)出訪的大致日程安排。6)希望邀請(qǐng)單位做哪些準(zhǔn)備工作等。②組織準(zhǔn)備。頂尖秘書要做到：1)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)指示擬制出訪方。案2)通知有關(guān)部門確定參加的隨從人員名單，并進(jìn)行編組和分工o所有人員參加預(yù)備會(huì)，聽取領(lǐng)導(dǎo)關(guān)于預(yù)備工作的指示，3)組織學(xué)習(xí)有關(guān)文件，布置具體任務(wù)。4)印發(fā)出訪方和案日程安排。5)與邀請(qǐng)單位聯(lián)系，使其有所準(zhǔn)備。③資料準(zhǔn)備。頂尖秘書要收集：1)邀請(qǐng)單位的歷史沿革：領(lǐng)導(dǎo)班子：當(dāng)前工作情況及評(píng)價(jià)的資料。2)同出訪工作相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)指示政策，法規(guī)性文件。3)同出訪中心內(nèi)容相關(guān)的理論和典型經(jīng)驗(yàn)方面的資料。4)出訪地區(qū)有關(guān)地理、氣候、交通情況以及風(fēng)土人情方面的資料。④物質(zhì)準(zhǔn)備。秘書要攜帶：辦公用具、常用藥物、差旅費(fèi)以及照相機(jī)、收錄機(jī)等日常用品。(2)出訪階段。①做好組織安排。領(lǐng)導(dǎo)出訪免不了有察看現(xiàn)場(chǎng)，召開座談會(huì)或個(gè)別訪問等形式。這就要求隨從秘書為之安排好時(shí)間、地點(diǎn)和有關(guān)人員。無論哪種活動(dòng)，隨從秘書都要做好記錄，以便事后分析、研究?？吹健⒙牭降那闆r要及時(shí)、準(zhǔn)確地向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。②主動(dòng)提出建議。在出訪階段，隨從秘書如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)主動(dòng)向領(lǐng)導(dǎo)秘書提出如何處

理的建議。③及時(shí)同單位聯(lián)系。領(lǐng)導(dǎo)出訪期間，秘書要同原單位及時(shí)溝通信息。如將外出領(lǐng)導(dǎo)的活動(dòng)情況及時(shí)告知單位，使單位留守領(lǐng)導(dǎo)者掌握外出領(lǐng)導(dǎo)的動(dòng)態(tài)。同時(shí)也要從單位內(nèi)部獲取信息，使外出領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)了解有關(guān)的重要指示，以及原單位的工作動(dòng)向，保證領(lǐng)導(dǎo)信息靈通，以利實(shí)施不問斷的指揮。④處理好日常事務(wù)。隨從秘書要主動(dòng)處理日常的事務(wù)工作。在組織安排中碰到人事、時(shí)間、地點(diǎn)等方面的矛盾，要主動(dòng)協(xié)調(diào)，盡量做到事半功倍，提高效率。還要盡可能保證首長的生活和休息，使之身心健康、精力充沛地投入工作。(3)結(jié)束階段。隨從秘書要做好出訪活動(dòng)的善后工作，這個(gè)階段主要有：①做好返程安排。聯(lián)系安排好返程的交通工具，預(yù)定好車、船、機(jī)票，安排好途中食宿，確保領(lǐng)導(dǎo)的安全。②整理調(diào)查資料?！貑挝缓螅殉鲈L中發(fā)現(xiàn)的問題整理歸納成條，提出改進(jìn)工作、解決問題的建議。③抓緊有關(guān)問題的落實(shí)。在出訪時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)答應(yīng)辦的事，回單位后秘書要及時(shí)通知、督促有關(guān)部門抓好落實(shí)，做到言而有信，件件有著落，事事有回音。④報(bào)銷差旅費(fèi)。隨從秘書要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)結(jié)算開支、報(bào)銷差旅費(fèi)、償還預(yù)借款。⑤回顧總結(jié)。隨從秘書要對(duì)自己跟隨領(lǐng)導(dǎo)出訪期間的工作進(jìn)行回顧總結(jié)，主動(dòng)征求領(lǐng)導(dǎo)的批評(píng)、幫助，這對(duì)秘書自身的提高不失為一種有效的辦法。秘書在整個(gè)跟隨領(lǐng)導(dǎo)外出活動(dòng)期間要時(shí)刻注意維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)的威信。執(zhí)行政策，遵守紀(jì)律。謙虛謹(jǐn)慎。平易近人。為領(lǐng)導(dǎo)、也為秘書自身樹立良好的形象。在許多時(shí)候，頂尖秘書需陪同領(lǐng)導(dǎo)出訪客戶。這時(shí)候，領(lǐng)導(dǎo)和秘書的配合程度直接關(guān)系到單位的形象，作好陪同是對(duì)秘書的基本的要求。領(lǐng)導(dǎo)在商務(wù)出訪中，有重要的契約或接受訂貨時(shí)，秘書必須與領(lǐng)導(dǎo)同行。．客戶和領(lǐng)導(dǎo)有直接的關(guān)系時(shí)，作為秘書，應(yīng)該站在輔助的地位，和客戶初次見面時(shí)應(yīng)該親切地寒暄，并且作適當(dāng)?shù)淖晕医榻B，第一次就要給對(duì)方留下一個(gè)好印象。在整個(gè)談話過程中，要不卑不亢，給人以良好的感覺。當(dāng)客戶和領(lǐng)導(dǎo)談話時(shí)，陪同的秘書應(yīng)該細(xì)心地傾聽。如果對(duì)方有問題問秘書，秘書要直接或間接地征詢領(lǐng)導(dǎo)的意見，然后給對(duì)方以滿意的回答。

談判過程中，如果領(lǐng)導(dǎo)和客戶在某個(gè)方面爭(zhēng)論得比較激烈，頂尖秘書就要適時(shí)地從中打圓場(chǎng)。在商談結(jié)束時(shí)，無論成交還是不成交，都不要被當(dāng)時(shí)的氣氛所影響，應(yīng)盡賓主之儀，親切地道別，不要讓對(duì)方有這樣的評(píng)價(jià)：“這個(gè)公司上下怎么一點(diǎn)禮貌都不懂?！被蚴牵骸斑@個(gè)公司領(lǐng)導(dǎo)還不錯(cuò)，可用人不太精明，怎么選了個(gè)這么不懂禮儀的陪同。”。如果領(lǐng)導(dǎo)訪問的對(duì)象也是秘書自己所熟悉的。這時(shí)，頂尖秘書首先要注意的是不要“越位”，應(yīng)該將自己立于領(lǐng)導(dǎo)和客戶之間的中間人立場(chǎng)，使領(lǐng)導(dǎo)有多講話的機(jī)會(huì)。在領(lǐng)導(dǎo)與客戶商談時(shí)，頂尖秘書應(yīng)該注意領(lǐng)導(dǎo)的談判技巧和應(yīng)對(duì)方，法并且要靈活掌握氣氛。(1)氣氛過“熱”時(shí)，適當(dāng)?shù)亍敖禍亍薄?2)氣氛過“冷”時(shí)度地轉(zhuǎn)移話題。解除尷尬。頂尖秘書在領(lǐng)導(dǎo)談話時(shí)，不能一味騎墻。盡公司的利益，但是，應(yīng)講究方式方。法進(jìn)一步向?qū)Ψ教釂枙r(shí)，秘書可以若無其事地推動(dòng)；當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)談判的內(nèi)容不當(dāng)或有必要進(jìn)行更正時(shí)，秘書應(yīng)該很有默契助領(lǐng)導(dǎo)一臂之力。．不時(shí)地“加溫”。(3)適管商談是為了本比如。當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)談判時(shí)由于秘書同客戶也是舊相識(shí)，因此，秘書不要過多地同領(lǐng)導(dǎo)聯(lián)系以求占得上風(fēng)。因?yàn)檫@樣會(huì)使對(duì)方提高警覺，產(chǎn)生戒備之心，對(duì)雙方的相互溝通無益。況且，有領(lǐng)導(dǎo)在場(chǎng)，秘書也大可不參與商談的主要內(nèi)容，領(lǐng)導(dǎo)心中自然是有數(shù)的。在陪同領(lǐng)導(dǎo)訪問客戶時(shí)，秘書積極地配合他們，尊重他們，不僅能增進(jìn)上下級(jí)的關(guān)系，在客戶眼中看來，也會(huì)認(rèn)為這位秘書是一必過多地個(gè)應(yīng)對(duì)得體的好“幕僚”，從而提高領(lǐng)導(dǎo)和單位的信譽(yù)。秘書隨領(lǐng)導(dǎo)外出應(yīng)禁忌什么(1)忌擺錯(cuò)位置。隨從秘書要時(shí)刻牢記自己是為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的，是普普通通的機(jī)關(guān)干部，只有服務(wù)、保障、指導(dǎo)下級(jí)單位工作的義務(wù)，沒有爭(zhēng)名利、搞特殊的權(quán)利，更不能借工作之便謀取私利，或借領(lǐng)導(dǎo)之名狐假虎威，應(yīng)其中，頂尖秘書要①身價(jià)過高。秘書比領(lǐng)導(dǎo)還難見，比領(lǐng)導(dǎo)還老大，比領(lǐng)導(dǎo)還難說話，嚴(yán)于律己，遵守職責(zé)。特別防止三個(gè)問題：盛氣凌人，居高臨下。②欲望太強(qiáng)。為領(lǐng)導(dǎo)辦公事順便給自己辦私事，領(lǐng)導(dǎo)享受什么待遇自己也第十篇頂尖秘書如何安排領(lǐng)導(dǎo)出行．271．想攀比。③膽子過大。未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)許可，對(duì)有關(guān)問題擅自作主，隨意表態(tài)，甚至打著領(lǐng)導(dǎo)的旗號(hào)，假用領(lǐng)導(dǎo)名義，違反規(guī)定，拉關(guān)系，走后門，搞不正之風(fēng)。

(2)忌作風(fēng)隨便。隨從秘書必須有良好的思想作風(fēng)、工作作風(fēng)和生活作風(fēng)。大處著眼，小處著手，時(shí)時(shí)處處嚴(yán)格要求自己，在領(lǐng)導(dǎo)身邊工作應(yīng)該給群眾樹立起一種端莊可敬、樸實(shí)無華的好形象。其中，頂尖秘書要克服這樣一些毛?。阂皇窃陬I(lǐng)導(dǎo)面前畢恭畢敬、曲意迎合，背后卻敷衍了事，甚至犯自由主義。二是對(duì)下級(jí)反映的問題不冷不熱，甚至不屑一顧，或故意拖延，或曲解匯報(bào)。三是裝腔作勢(shì)。喜歡在群眾面前出風(fēng)頭，在領(lǐng)導(dǎo)面前爭(zhēng)彩頭。領(lǐng)導(dǎo)講話時(shí)隨意插話。是四對(duì)領(lǐng)導(dǎo)過于隨便，拍拍打打，亂開玩笑；而在群眾面前則口出狂言，不拘小節(jié)。(3)忌動(dòng)作懶散。隨從秘書辦事應(yīng)迅速果斷，干凈利落，說走馬上出發(fā)，說?？删偷匕差D，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)交辦的事，要件件有著落，事事有回音，既緊張快速，又有條不紊，不能拖泥帶水，漏洞百出。以下三種情況是隨從秘書應(yīng)該避免的：①動(dòng)作拖拉，慢條斯理，不慌不忙，讓首長為你操心。②生活懶散，丟東忘西，睡眼惺松，讓首長為你操勞。③工作被動(dòng)，眼中無活，撥撥轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)，讓首長為你服務(wù)。(4)忌反應(yīng)遲鈍。隨從秘書需要獨(dú)當(dāng)一面地開展工作，必須頭腦機(jī)靈。思維敏捷，反應(yīng)快速，能夠準(zhǔn)確理解領(lǐng)導(dǎo)意圖，熟悉領(lǐng)導(dǎo)的工作特點(diǎn)和生活習(xí)慣，積極主動(dòng)地完成工作任務(wù)。一般來說，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)隨從秘書最不能容忍的有四條，頂尖秘書應(yīng)力戒之：一是對(duì)已經(jīng)交待得很清楚的事項(xiàng)，理解不了，不能舉一反三，執(zhí)行結(jié)果走樣。，二是與其研究問題，沒有獨(dú)到見解，觀點(diǎn)含糊不清，語無倫次，只會(huì)出餿主意，幫倒忙。三是該匯報(bào)的情況遲遲沒有著落。是四說話辦事不分時(shí)機(jī)和場(chǎng)合，用得著時(shí)不在位：該回避時(shí)不離開，說話不著邊際，辦事不分輕重，關(guān)鍵時(shí)刻躲躲閃閃，處理問題沒有棱角。六、隨領(lǐng)導(dǎo)出國頂尖秘書隨領(lǐng)導(dǎo)出國，一般來說，有如下工作要做：1．審查選定最佳旅程表頂尖秘書一般應(yīng)根據(jù)情況編制幾個(gè)旅程表方案，供領(lǐng)導(dǎo)選擇。領(lǐng)導(dǎo)選定最佳方案后，秘書要打印成文。2．準(zhǔn)備好必須攜帶的文件資料要根據(jù)旅行的目的要求，為領(lǐng)導(dǎo)準(zhǔn)備隨身攜帶的各種文件，如

講演稿談判、合同、協(xié)議書、科技或產(chǎn)品資料以及目的地或與國家的指南等，同時(shí)還需為領(lǐng)導(dǎo)提供有關(guān)國家的風(fēng)土人情及各種禮節(jié)，使領(lǐng)導(dǎo)到達(dá)后開展活動(dòng)圓滿順利。3．經(jīng)辦旅行的各種必要手續(xù)頂尖秘書經(jīng)辦各種手續(xù)主要包括六項(xiàng)內(nèi)容：撰寫出國申請(qǐng)；辦理護(hù)照；辦理簽證；辦理“黃皮書”；辦理出入境登記卡；訂購機(jī)票、車船票。(1)撰寫出國申請(qǐng)。出國申請(qǐng)一般包括以下內(nèi)容：①出國事由。②出國團(tuán)組的人數(shù)。③出國路線及外方所在國名稱。④出國日程安排。如出國時(shí)、間在國外活動(dòng)時(shí)、間地點(diǎn)、回國時(shí)等間。申請(qǐng)文書后面附出國人員名單(寫清姓名、年齡、性別、職務(wù)、職稱)以及外方所發(fā)的邀請(qǐng)函(副單)。(2)辦理護(hù)照。護(hù)照是主權(quán)國家發(fā)給本國公民出入境及到國外辦事旅行居留的合法身份證件和國籍證明。凡出國人員均應(yīng)持有護(hù)照。出國要憑護(hù)照辦理所去國家和中途經(jīng)停國家的簽證，憑護(hù)照購買國際航班機(jī)票和住旅館。任何國家都不允許沒有護(hù)照的人進(jìn)入其國對(duì)護(hù)照的檢驗(yàn)很嚴(yán)格。前境，在國內(nèi)，外交、公務(wù)和因公普通護(hù)照，由外交部及其授權(quán)機(jī)關(guān)(各省、市、自治區(qū)的外事辦公室)辦理。在國外則由我國駐外使、領(lǐng)館等外交機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)辦理。頂尖秘書在辦理護(hù)照時(shí)第一，攜帶有關(guān)證件。這主要包括主管部門的出國批件，出國人有關(guān)公司的邀請(qǐng)書等文件。第二，認(rèn)真填寫有關(guān)卡片和申請(qǐng)應(yīng)注意幾個(gè)事項(xiàng)：?jiǎn)T政審批件，所去國表。第三，拿到護(hù)照后，再認(rèn)真檢查核對(duì)每位出國人員姓名、籍貫、出生年月和地點(diǎn)。要檢查護(hù)照上的照片姓名是否與本人一致，有無授權(quán)發(fā)照人的簽字和發(fā)照機(jī)關(guān)的蓋章；發(fā)照日期和有效期有無問題，使用舊護(hù)照再次出國人員是否在持照人萬一遺失，應(yīng)立即向當(dāng)?shù)毓簿謷焓Р檎遥舨檎覠o獲，則立即申請(qǐng)補(bǔ)辦。者更應(yīng)注意其有效期，若已過期，必須申請(qǐng)延長，出國欄目上簽字，其中秘書代簽亦可。護(hù)照(3)辦理簽證。護(hù)照辦理好后，再申請(qǐng)所去國家(地區(qū))和中途經(jīng)停國家的簽證。簽證是一國官方機(jī)構(gòu)對(duì)本國和外國公民出入國境或在本國停留、居住的許可證明。簽證一般可在護(hù)照上進(jìn)行，也有的在其他身份證件上。如果前往未曾建交的國家，則用單獨(dú)的簽證與護(hù)照同

時(shí)使用。我國的簽證一般在護(hù)照上簽。前往國的簽證一般可持國外邀請(qǐng)書，或有關(guān)國家移民局的允許證等，通過中國旅行社簽證代辦處辦理。取得簽證后，頂尖秘書要注意兩點(diǎn)：第一，注意簽證的有效期及證明機(jī)關(guān)是否簽字蓋章。第二，若由于種種原因簽證已過期失效，在國內(nèi)重新申辦延長，在國外應(yīng)通過我駐外使館或自行由駐在國有關(guān)當(dāng)局辦理延長手續(xù)。(4)辦理“黃皮書”?！包S皮書”