檔案管理規(guī)章制度

檔案管理規(guī)章制度一、前言隨著社會的發(fā)展和科技的進(jìn)步，各種類型的檔案資料越來越多，如何管理這些檔案，確保其完好無損、安全可靠地保留下來，已成為各個(gè)行業(yè)、部門不可忽視的問題。本文就檔案管理規(guī)章制度進(jìn)行大致的介紹和討論，以期幫助各位更好地管理好所負(fù)責(zé)的檔案。二、規(guī)定的檔案類型一般來說，檔案按照不同的屬性可以分為兩大類，即單位檔案和個(gè)人檔案。單位檔案主要指與單位業(yè)務(wù)活動有關(guān)的各類材料，個(gè)人檔案則主要指與個(gè)人有關(guān)的各類材料。1.單位檔案單位檔案按照內(nèi)容和用途的不同，可以分為以下幾類：行政檔案：包括機(jī)構(gòu)設(shè)置、職能分工、人員編制、會議文件、依據(jù)等。財(cái)務(wù)檔案：包括財(cái)務(wù)報(bào)表、賬務(wù)憑證、財(cái)務(wù)收支單據(jù)等相關(guān)資料。合同檔案：包括合同原件、補(bǔ)充協(xié)議、談判記錄等。項(xiàng)目檔案：包括項(xiàng)目策劃、申報(bào)、實(shí)施、驗(yàn)收、維護(hù)等資料。其他檔案：包括經(jīng)濟(jì)、發(fā)展和其他業(yè)務(wù)方面不同類別的資料。2.個(gè)人檔案個(gè)人檔案按照內(nèi)容和用途的不同，也可以分為以下幾類：員工檔案：包括個(gè)人身份證明、個(gè)人簡歷、勞動合同和部門考核考評情況等。退休人員檔案：包括退休人員個(gè)人檔案、養(yǎng)老、醫(yī)療保險(xiǎn)檔案等。其他個(gè)人檔案：包括重大工程負(fù)責(zé)人員、重大事項(xiàng)處理人員等不同類型的檔案資料。三、檔案管理的基本原則為了使檔案的管理能夠達(dá)到科學(xué)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，需要遵守以下幾個(gè)基本原則：1.完整性原則檔案應(yīng)當(dāng)完整，保證其真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。不得對檔案材料進(jìn)行任何形式的刪減和篡改。2.保密性原則部分檔案資料屬于機(jī)密或敏感資料，需要實(shí)施保密措施，確保不被非法獲取、拷貝、泄漏或丟失。3.可追溯性原則檔案管理應(yīng)當(dāng)具備追溯能力，能夠快速找到需要的檔案信息，并追溯到檔案的原始來源。同時(shí)，應(yīng)當(dāng)確保檔案的存放位置和流程可追溯。4.安全性原則源文件應(yīng)當(dāng)妥善保存，并且作為長期的檔案記錄留存?zhèn)洳?。同時(shí)，應(yīng)當(dāng)建立檔案管理安全保衛(wèi)工作制度，確保檔案資料得到有效地保護(hù)。5.整理性原則長期保留的檔案資料需要進(jìn)行整理和清理，對于內(nèi)容冗長，已經(jīng)過時(shí)、失效的檔案文件，應(yīng)當(dāng)及時(shí)淘汰。四、檔案管理原則的落實(shí)為了確保檔案管理原則在實(shí)踐中得到嚴(yán)格遵守并貫徹，需要根據(jù)具體業(yè)務(wù)情況，制定相關(guān)的檔案管理規(guī)章制度。1.檔案管理流程規(guī)定每個(gè)檔案文件都應(yīng)有專人負(fù)責(zé)管理，應(yīng)有整理、錄入及存放的流程。具體工作內(nèi)容包括硬件設(shè)備管理、檔案庫定位管理、電子檔案標(biāo)記及數(shù)據(jù)庫維護(hù)、資料錄入內(nèi)容的規(guī)定等。同時(shí)，也應(yīng)當(dāng)建立檔案借閱、復(fù)制流程規(guī)定，并規(guī)定借閱、復(fù)制的條件和流程。2.檔案存儲規(guī)定檔案資料應(yīng)當(dāng)按照文件類型和管理要求分別存放。建議根據(jù)檔案資料的重要性、利用率、故障率、安全性等情況合理地分配存儲區(qū)域。其中，電子檔案應(yīng)當(dāng)定期備份，并以安全備份套裝或其他可靠的備份媒介保存以備突發(fā)狀況。3.檔案保密規(guī)定對于涉及商業(yè)秘密、個(gè)人隱私、國家機(jī)密等檔案資料，應(yīng)建立相應(yīng)的審批、標(biāo)示和存儲規(guī)定，確保資料的安全性。4.檔案借閱規(guī)定對于需要借閱檔案的人員，應(yīng)按照規(guī)定流程進(jìn)行申請和審批，并規(guī)定借閱時(shí)間和頻次。借閱結(jié)束后，需要?dú)w還和保管好借閱的文件。5.檔案審查規(guī)定審查檔案應(yīng)當(dāng)按照法律法規(guī)及檔案管理規(guī)定進(jìn)行，對于發(fā)現(xiàn)檔案因種種原因存在問題的檔案，應(yīng)進(jìn)行調(diào)查、整改、追責(zé)并建立檔案質(zhì)量管理體系。五、總結(jié)檔案管理規(guī)章制度是對檔案管理的深入研究和提升，是保證檔案