檔案智能化范文7篇

檔案智能化范文7篇

檔案智能化范文第1篇

一、會計電算化環(huán)境對會計職能的影響

會計工作電算化是伴隨著科學技術進步與管理的要求而進展成為一種實現(xiàn)會計職能的手段,是科技環(huán)境與管理環(huán)境共同作用于會計工作的結果。在會計電算化環(huán)境下,一方面,會計人員的工作環(huán)境得到改善、效率得到提高;另一方面,會計職能作用形式產(chǎn)生了變化,會計職能的重心由人工記賬時期的會計核算轉向會計電算化環(huán)境下的會計監(jiān)督。

1.簡化了會計核算過程。會計是伴隨著經(jīng)濟活動的規(guī)模與簡單性到了肯定程度后,從其他經(jīng)濟管理活動中分立出來的,形成其自身獨立的專職工作。傳統(tǒng)的人工記賬時期,會計工作的主要任務是進行會計核算,會計核算的過程包括設置賬戶、復式記賬、填制憑證、登記賬簿、編制會計報表等內(nèi)容,其中大量重復的勞動是填制憑證、登記各種賬簿與編制會計報表;在會計電算化環(huán)境下,會計核算的過程除設置賬戶與填制憑證是實行人機交互方式外,人工記賬時代大量重復進行的登記賬簿與編制報表工作主要由計算機自動完成,會計人員所進行的主要是審核與監(jiān)督工作。明顯,在電算化環(huán)境下,會計核算過程得到簡化,會計工作效率明顯得到提高。

2.拓寬了會計監(jiān)督職能。人工記賬時期會計人員的主要精力是放在登記各種賬簿與編制會計報表上,會計職能主要表現(xiàn)為核算職能,會計監(jiān)督僅僅體現(xiàn)在核算之中,監(jiān)督的形式主要是事后監(jiān)督與被動監(jiān)督。在會計電算化環(huán)境下,一方面,會計人員可以從繁重的手工勞動中解脫出來,在時間上保證了會計人員能夠有效地行使監(jiān)督的職能;另一方面,由于會計電算化環(huán)境下的預算掌握不僅實現(xiàn)了對單位經(jīng)濟活動的“時時監(jiān)控”,而且還可以打破時間的跨度,完成對歷史會計信息的處理與將來信息的分析等工作,較好地幫助會計人員進行事前猜測、事中掌握與事后考核等對經(jīng)濟活動全過程的掌握工作,從而大大地拓寬了會計監(jiān)督職能的空間。

二、會計電算化環(huán)境下會計檔案職能的特點

同人工記賬時代的會計檔案相比,會計電算化環(huán)境下會計檔案的形成與管理有以下三個方面的特點。

1.內(nèi)容簡單性與領域拓展性。傳統(tǒng)的會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和會計報表等會計核算紙質(zhì)材料,它是記錄和反映經(jīng)濟業(yè)務的重要史料和證據(jù),具有嚴格的數(shù)據(jù)平衡性、時序性和嚴厲?性。實行會計電算化后形成的會計檔案,從實際內(nèi)容看,一方面保留了傳統(tǒng)意義上具有嚴格規(guī)范性、史料性和整體性的會計檔案,另一方面又包括了存儲在計算機硬盤中的會計數(shù)據(jù)、其他磁性介質(zhì)或光盤存儲的會計數(shù)據(jù),使電算化會計檔案與傳統(tǒng)的會計檔案相比,存儲的范圍和領域明顯擴大。

2.環(huán)境依靠性與載體特別性。傳統(tǒng)的會計檔案不需要軟、硬件的支持,比較直觀,可以直接查看到會計信息,而會計電算化檔案必需在特定的計算機硬件與軟件系統(tǒng)才可重現(xiàn),對系統(tǒng)環(huán)境具有很強的依靠性。會計檔案的數(shù)字化,使會計核算資料的記錄方式發(fā)生了突破,轉變了信息的介質(zhì),提高了會計信息處理的質(zhì)量和速度,但由于電算化會計檔案中的檔案載體不是紙張而是磁盤、光盤等,它們受載體的質(zhì)量、存放環(huán)境、存貯信息有效期與載體在計算機文件中閱讀器質(zhì)量好壞等因素的影響。

3.信息共享性與數(shù)據(jù)易改性。網(wǎng)絡技術的運用,可以提高會計文檔的多方位檢索速度,并能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上遠距離傳送,有利于會計檔案資源共享。但是,由于存儲磁介質(zhì)與光盤中的數(shù)據(jù)可以很簡單被修改,從而導致會計檔案信息的失真,甚至被破壞的可能,而使會計檔案失去價值。

三、會計電算化環(huán)境下會計檔案職能的定位

由于會計電算化環(huán)境下會計工作的結果(會計檔案)具有領域的拓寬性、環(huán)境的依靠性與數(shù)據(jù)易改性等特點,會計電算化雖然有助于簡化核算過程與拓寬會計監(jiān)督的職能,但在會計工作質(zhì)量掌握與會計信息平安利用等方面存在較多的問題,給會計工作提出了新的任務與要求。筆者認為,要解決這一問題,使會計職能適應會計環(huán)境對會計工作的要求,就應從調(diào)整會計職能入手,將會計職能的行使設置為兩個層次,一是由前臺工作人員行使對經(jīng)濟活動的核算與監(jiān)督職能,完成對單位經(jīng)濟業(yè)務的處理工作;二是由后臺工作人員行使對會計工作的再監(jiān)督職能,完成對會計信息質(zhì)量掌握與信息利用工作。會計檔案作為記錄會計工作過程與反映單位經(jīng)濟活動狀況的證據(jù),既是聯(lián)系會計工作前臺與后臺的紐帶,也是實現(xiàn)會計質(zhì)量掌握與會計信息利用的主要途徑。因此,同傳統(tǒng)手工記賬時代的檔案管理職能相比較,會計電算化環(huán)境下會計檔案的職能主要應突出它的兩大功能。

1.會計質(zhì)量掌握關口的職能。在會計電算化環(huán)境下,會計質(zhì)量掌握的重點是建立一種內(nèi)部制約機制,準時預防“差錯”與“舞弊”行為的發(fā)生,會計檔案管理的主要職責是要留下包括“差錯”與“舞弊”行為在內(nèi)的經(jīng)濟業(yè)務記錄與會計工作痕跡,并通過相應的事后監(jiān)督機制,準時發(fā)覺并中止上述行為。因此,在會計電算化環(huán)境下,會計檔案管理首要職能是實現(xiàn)檔案歸集關口的前移,確保會計檔案資料的真實性,反映經(jīng)濟業(yè)務與會計工作的原來面貌;其次,要將內(nèi)部會計掌握制度與實施結果納入檔案管理的范疇,把事后監(jiān)督信息定期反饋到會計工作前臺,同時真實記錄信息反饋與信息處理的過程;第三,要建立會計檔案歸集的審查制度,制訂各種會計信息處理過程的歸檔要求,做到內(nèi)容完整、手續(xù)完備、要求詳細、責任明確,使會計檔案的歸集成為單位會計工作質(zhì)量再完善的過程。

2.會計信息利用窗口的職能。由于計算機中的數(shù)據(jù)文件是動態(tài)的,時刻都在發(fā)生變化,因此,會計檔案利用的首要任務是要依據(jù)會計工作的特點,在規(guī)定的時間段內(nèi)進行數(shù)據(jù)備份,并定期將計算機系統(tǒng)中的全部檔案要素復制到磁介質(zhì)上,與相關的文字材料和電子文檔等一同歸檔,保證歸檔資料的完整性,為實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的綜合查詢與有效利用奠定基礎;其次,要運用相關的統(tǒng)計分析方法,依據(jù)單位經(jīng)濟業(yè)務的分類,對會計信息進行加工整理,并通過對會計檔案的編研,以財務年鑒等方式形成有價值的會計信息,防止保存檔案信息的載體失效而使重要的會計信息丟失;第三,依據(jù)工作需要,在有針對性地實現(xiàn)會計檔案信息對外供應與提高會計檔案利用價值的同時,做好會計檔案數(shù)據(jù)的日常維護工作。

四、會計電算化環(huán)境下會計檔案職能的實施

要實現(xiàn)會計電算化環(huán)境下會計檔案的各項職能,必需從觀念、制度、手段與人力等方面入手,才能確保會計檔案職能的實施。

1.強化檔案意識。首先,要克服傳統(tǒng)會計檔案管理過程中的一些錯誤觀念,訂正會計檔案管理過程中的一些錯誤做法。比如:重憑證、賬簿管理,輕輔證材料管理;重紙質(zhì)實物檔案管理,輕磁性介質(zhì)檔案管理;重檔案移交后續(xù)管理,輕前臺會計工作的檔案管理;重一般檔案的統(tǒng)一管理,輕特地檔案的特地管理。其次,要將先進的檔案管理思想、管理方法、管理理論和管理成果應用于會計檔案的管理實踐,樹立會計檔案管理的時效性意識、完整性意識、過程掌握意識、質(zhì)量保證意識、妥當保管意識與有效利用意識。

2.健全檔案制度。會計檔案管理應從嚴密、有序與規(guī)范的要求動身,充分重視制度建設,嚴格根據(jù)《會計檔案管理方法》與會計電算化環(huán)境檔案管理的要求,樂觀推動會計檔案管理的科學化、規(guī)范化、制度化與現(xiàn)代化工作。要建立會計檔案入庫前的審查制度,加強前臺會計工作的會計檔案管理,確保人庫會計檔案的質(zhì)量;要建立會計檔案查詢、對外借閱、復印等內(nèi)部掌握制度,防止檔案資料的遺失與泄密,確保會計檔案的平安;要加強對有保存價值與利用價值的輔證材料以及磁性介質(zhì)會計資料的管理,防止磁性介質(zhì)檔案信息的失效,確保會計檔案的完整。

檔案智能化范文第2篇

1新時期電子商務檔案管理的現(xiàn)狀

正猶如志所說：“檔案是人類活動的真實記錄，是黨和國家事業(yè)進展不行缺少的方面，是人們熟悉和把握客觀規(guī)律的重要依據(jù)，電子商務檔案管理智能化事業(yè)是一項典型的功在當代利在千秋的可持續(xù)性進展的事業(yè)”。目前電子商務檔案管理朝著智能化進展的過程中存在著或多或少的問題，這會直接導致企業(yè)的進展受到阻礙。由此可見可見，在新形勢下加強電子商務檔案管理工作非常重要，隨著我國科學技術水平的不斷提高，電子商務檔案管理工作也需要逐步的完善，因此加強電子商務檔案智能化管理工作是我們當前所面臨的一項緊迫任務。

2目前電子商務檔案智能化管理的特征

首先，與傳統(tǒng)的檔案管理相比較，電子商務檔案管理具有自身的特征，其不是可以直觀觀察的，都是以光盤、U盤、硬盤等方法進行存儲的，因此其網(wǎng)絡性、虛擬性程度較高，電子商務的活動中信息存儲和檔案管理相同，都是虛擬的，例如：支付寶、網(wǎng)銀、淘寶等廣泛應用，都不需要開出詳細的紙質(zhì)的票據(jù)。換言之，電子商務中檔案文本的管理都具有智能化、虛擬化的特征。其次，由于電子商務檔案管理并不能夠通過肉眼來定位，也不需要管理人員對檔案進行管理和抄寫，都是通過人工計算機靈能模式來完成的，因此其存儲形式、信息數(shù)字化程度都不同，這就導致了電子商務檔案管理具有繁瑣性、簡單性。最終，電子商務檔案管理具有集體性、系統(tǒng)性。電子商務檔案管理的數(shù)據(jù)信息不僅集中于一種文字或者數(shù)字上，而是能夠?qū)崿F(xiàn)全方位的信息儲存，例如音頻、音效、圖表、視頻、錄音等。

3提高電子商務檔案管理智能化水平的有效策略

一方面，電子商務檔案管理工作應當嚴格根據(jù)國家下發(fā)的相關文件進行合理有效的歸檔，電子商務行業(yè)必需重視檔案管理工作的重要性，尤其是要把電子商務檔案管理工作作為行業(yè)進展重中之重，這樣不但能提高電子商務檔案管理工作水平，同時還能確保其朝著智能化趨勢進展。因此在企業(yè)進行電子商務的過程中，電子商務行業(yè)要為企業(yè)與客戶建立一種新型的溝通模式，讓企業(yè)通過智能化管理方法，提高檔案管理的質(zhì)量和水平。從而提高企業(yè)的競爭力，實現(xiàn)經(jīng)濟效益和社會效益的最大化。另一方面，當前改革開放政策不斷深化，這就要求電子商務檔案管理也要與時代接軌，轉變過去單一老化的檔案管理模式，做到與時俱進。在實踐的基礎上創(chuàng)新，在創(chuàng)新的基礎上實踐，朝著智能化趨勢進展。電子行業(yè)必需準時變革電子商務檔案管理方式，轉變管理模式建立完善科學有效的管理體系，促進電子商務檔案管理的建設。運用智能化存儲數(shù)據(jù)，滿意不同的