文件管理制度

—文件管理制度文件管理制度1一、總則1、技術(shù)文件是本公司的核心秘密，是本公司能夠持續(xù)發(fā)展并在市場上保持強勢競爭力的有力保障，公司的技術(shù)文件屬于公司全部。2、為標準本公司技術(shù)文件的管理，確保文件編制的正確性、完好性，明確技術(shù)文件的編制、簽署、更改、保存等相關(guān)的內(nèi)容，確保技術(shù)文件的正確性及實施有效的管理，特制訂本制度。3、適用范圍：適用于本廠的技術(shù)文件的管理。二、技術(shù)文件的編制1、技術(shù)文件包括：技術(shù)文件是指公司的產(chǎn)品設(shè)計圖紙、技術(shù)標準、技術(shù)檔案和技術(shù)資料。詳細包括：1）開發(fā)計劃階段：方案設(shè)計、質(zhì)量保障大綱、設(shè)計開發(fā)計劃書、檢驗要求。2）開發(fā)設(shè)計階段：原理圖、印制幅員、產(chǎn)品編程手冊、機械結(jié)構(gòu)圖、編程器件燒寫文件、可編程器件源碼、硬件編程手冊、軟件安裝包、驅(qū)動程序、設(shè)計評審記錄表。3）產(chǎn)品調(diào)試階段：產(chǎn)品調(diào)試手冊、產(chǎn)品焊裝明細表、產(chǎn)品調(diào)試記錄、產(chǎn)品驗證記錄。4）產(chǎn)品維護階段：設(shè)計開發(fā)總結(jié)、軟件運用手冊、產(chǎn)品運用手冊。2、技術(shù)文件的技術(shù)要求和數(shù)據(jù)等必需符合國家相關(guān)標準和規(guī)定要求。3、技術(shù)文件由技術(shù)開發(fā)部等相對應(yīng)部門編制，各部門應(yīng)對技術(shù)文件的精確性、合理性負責。三、技術(shù)文件的提交1、在產(chǎn)品開發(fā)的整個周期中，設(shè)計人員必需根據(jù)技術(shù)文件標準認真進行各項文件的編寫工作，以保證技術(shù)文件的完好性。2、在產(chǎn)品開發(fā)的各個階段，設(shè)計人員都必需按時提交設(shè)計文件，并保存在公司的服務(wù)器中。每當設(shè)計文件發(fā)生重大更改后，設(shè)計人員都必需重新提交文件，以便更新服務(wù)器中的文件，保證開發(fā)工作的牢靠性。3、設(shè)計文件的提交以starteam為準，設(shè)計人員須根據(jù)提交的文件類別提交到starteam相應(yīng)的名目。4、對于已提交的文件，任何人員不得有意在服務(wù)器上進行刪除。四、技術(shù)文件的歸檔1、各相關(guān)負責人負責技術(shù)文件的審核和批準；技術(shù)文件的.編制必需嚴格執(zhí)行編制、校對、審核三級把關(guān)制度；明確各級的責、權(quán)、利。2、技術(shù)文件應(yīng)保證標題欄中的編號、名稱、日期，設(shè)計、校對、審核、批準等欄中簽署齊全，簽署不齊全的技術(shù)文件不得用于歸檔。3、文件簽署分為紙質(zhì)文件簽署、電子文件簽署和光盤簽署。其中，紙質(zhì)文件簽署須在紙質(zhì)文件上手寫簽署，電子文件簽署則在starteam上以備注的方式進行簽署，光盤簽署則在光盤封面的標簽上進行總體簽署。4、各類歸檔文件經(jīng)確認無誤并且簽署完畢后，方可進行歸檔工作。歸檔文件要求一式兩套：一套存放在公司服務(wù)器上，供查閱運用；一套刻錄成光盤，做封存保管。5、用來存儲歸檔文件的光盤或其包裝盒上應(yīng)貼有標簽，標簽上須注明光盤的大致信息，如名稱、編號、簽署信息等。6、歸檔文件時，須填寫《設(shè)計工程歸檔資料清單》，并對歸檔文件進行真實有效型和完好標準性檢驗，檢驗合格前方可賜予存檔。五、技術(shù)文件的借閱1、任何員工之間不得私自傳閱技術(shù)文件，不得非法保持不具權(quán)限的文件。2、若因工作需要，須借閱技術(shù)文件，則需報相關(guān)領(lǐng)導批準，并填寫《借閱登記表》，然前方可通過獲得的授權(quán)從公司服務(wù)器上下載相應(yīng)的文件進行查閱。文件管理制度21.技術(shù)文件分為“受控”個“非受控”文件兩大類?！笆芸亍蔽募概c質(zhì)量管理體系運行的有關(guān)文件。2.文件的更改須填寫《文件更改申請單》由負責人簽字前方可更改并標識，文件更改幅度較大時，予以換版。換版文件下發(fā)后，必需將原文件由行政部收回，以保證運用有效版本。3.文件領(lǐng)用者，因文件喪失或者損壞需要領(lǐng)用新文件時，到行政部填寫《文件處理單》，常常務(wù)副總審核、批準前方可領(lǐng)用。4.文件管理者、文件持有者要派專人管理文件，并保持文字清楚，外來借閱者需填寫《文件借閱登記表》，常常務(wù)總經(jīng)理批準前方可借閱。5.作廢文件銷毀時，由該部門填寫《文件處理單》，由總經(jīng)理審核、批準后統(tǒng)一銷毀。需要留用的加蓋“作廢留用章”前方可保存。6.質(zhì)量記錄的格式和內(nèi)容由運用部門設(shè)計，行政管理部門檢查批準，統(tǒng)一編號掌握。質(zhì)量記錄表需要更改時，仍由原審批部門審批。7.質(zhì)量記錄填寫：要求個部門質(zhì)量記錄填寫人員在填寫時要按時、完好、自己清晰、數(shù)據(jù)精確、運用中性筆或者圓珠筆筆填寫。質(zhì)量記錄原則上不準更改，如有失誤或者計算錯誤時，在改動處劃改并簽名。8.質(zhì)量記錄的借閱：外來人員借閱質(zhì)量記錄常常務(wù)副總批準后辦理借閱手續(xù)借閱，公司人員經(jīng)行政部部長批準后，辦理借閱手續(xù)。9.質(zhì)量記錄的管理和保存：質(zhì)量記錄由本部門制定專人負責保管，留意防潮、防腐、防盜、防火、防蛀、保存期按《質(zhì)量記錄清單》的要求實施。10.各類質(zhì)量記錄由各部門指定專人手機、整理分類并裝訂，行政部負責歸檔并規(guī)定期限保存。11.質(zhì)量記錄銷毀：對于超過保存期的質(zhì)量記錄，由行政部和運用部門負責簽字，包常務(wù)副總審核批準后，進行銷毀并填寫《質(zhì)量記錄銷毀清單》，需要保存的記錄加蓋“作廢保存”章后由行政部統(tǒng)一保存。12.行政部對質(zhì)量記錄的填寫和運用情況進行檢查。并留有記錄，填寫《監(jiān)督檢查記錄》，發(fā)現(xiàn)問題按時進行訂正。文件管理制度31目的為提高公司文件處理工作的效率和質(zhì)量，使之標準化、科學化、制度化，對公司的文件的體例格式、編制、編號、審批、發(fā)布、歸檔等文件管理的工作流程和作業(yè)標準作出明確規(guī)定，完成公司文件管理的標準化、制度化、提高公司文件管理的有效性和順應(yīng)性。結(jié)合公司實際工作情況，特制定本制度。2適用范圍適用于公司及各部門文件和外來文件的管理。3職責3.1公司總經(jīng)辦是公司文件管理的歸口部門，負責文件管理制度的制定、修訂的起草及本制度的宣貫、發(fā)放、廢止工作，并負責在全公司范圍內(nèi)對本制度執(zhí)行的指導及監(jiān)督。3.2總經(jīng)辦負責公司質(zhì)量管理體系、管理制度、行政性文件、法律法規(guī)文件、政府相關(guān)外來文件的收錄、發(fā)放、歸檔、廢止的管理。3.3各部門產(chǎn)生的內(nèi)部運用的文件有部門負責人或者指定人員負責文件的收錄、發(fā)放、歸檔、廢止的管理。3.4文件編制、審批、發(fā)布的權(quán)責3.4.1總經(jīng)辦負責組織制定公司行政管理、人力資源管理及其他基礎(chǔ)性管理制度及行政性發(fā)文（通知、通告）等文件。3.4.2財務(wù)部負責制定公司財務(wù)管理制度文件。3.4.3客服部負責制定公司客服管理制度文件。3.4.4生產(chǎn)部負責制定公司生產(chǎn)管理制度文件。3.4.5質(zhì)檢部負責組織制定公司質(zhì)量體系文件、產(chǎn)品認證文件，并負責制定質(zhì)量管理制度、產(chǎn)品質(zhì)量檢驗規(guī)程、檢驗作業(yè)指導書等文件。3.4.6設(shè)計部負責制定公司公司技術(shù)管理標準、產(chǎn)品技術(shù)標準、產(chǎn)品設(shè)計開發(fā)輸出文件（設(shè)計圖樣、產(chǎn)品bom、檢驗標準、標準測試）等文件。3.4.7工廠負責制定產(chǎn)品bom、產(chǎn)品工藝文件、操作規(guī)程、生產(chǎn)作業(yè)指導書等文件（由打樣工廠負責）。3.4.8公司及各部門文件制定由部門負責人或指定人員編制，公司副總或部門負責人審核，總經(jīng)理批準。3.4.9公司及各部門文件分發(fā)布前，應(yīng)向總經(jīng)辦提交電子/紙張文件審核備案，并獲得文件號。3.5質(zhì)量體系文件的編制、審核、批準、發(fā)布，依《質(zhì)量手冊》和《文件掌握程序》的規(guī)定執(zhí)行。4.定義4.1文件：公司文件是在公司管理過程中形成的具有執(zhí)行效力和標準體式的文書，是公司各項工作開展和進行相關(guān)活動的重要依據(jù)和工具。4.2受控文件：需要對文件的分發(fā)、更改、回收進行掌握。隨時保持最新有效版本的文件，4.3非受控文件：不受更改/修訂的掌握，其封面或正文頁面無“受控”標識，文件更改/修訂后不必通知文件持有人。4.4外來文件：指來源于公司之外的與公司各項工作開展和進行相關(guān)活動有關(guān)的文件。（法律、法規(guī)、標準、行業(yè)標準、客戶要求等）5.工作程序5.1文件的分類5.1.1文件屬性分類（1）質(zhì)量體系文件：質(zhì)量方針、質(zhì)量目標、質(zhì)量手冊、質(zhì)量體系程序文件、質(zhì)量計劃及質(zhì)量體系運行過程中形成的文件。（2）行政性文件：公司的公告、通知、通報、報告、申請、傳真等。（3）管理性文件：公司管理規(guī)章制度、工作流程、標準/規(guī)定等，如人力資源管理制度、行政管理制度、產(chǎn)品設(shè)計開發(fā)流程等。（4）技術(shù)性文件：產(chǎn)品標準、設(shè)計圖樣、工藝文件、操作規(guī)程、檢驗規(guī)程等。（5）外來文件：國