秘書文檔管理

第4頁共6頁《秘書文檔管理》重點(diǎn)資料1.在我國歷史上，文書工作和檔案工作曾長期合并在一起，直到新中國成立之后才逐漸分離，成為各自獨(dú)立的兩項(xiàng)工作。2.“秘書文檔管理”課程的研究對象共有四個(gè)：文書、文書工作、檔案、檔案工作。3.從整個(gè)社會的角度看，檔案工作是為人類“保存記憶”的工作。4.文書工作是機(jī)關(guān)秘書部門最主要、最大量也是最重要的一種日常工作。5.“文書”一詞，最早出現(xiàn)于西漢司馬遷的《史記》中；《李斯列傳》中“文書”指“文字”；《史記·酷吏列傳》、東漢王充《論衡·別通》中“文書”指“檔案圖籍”；東漢班固所著《漢書·刑法志》中“文書”指“公文”、“案牘”，其含義與今天大體相近。6.從大到小的順序排列應(yīng)該是：廣義文件>文書>公文>狹義文件。7.作為信息，檔案信息與其他類別的信息具有共同的特征：可擴(kuò)充性、可壓縮性、可傳播性和可分享性；同時(shí)還有其他信息不具備的特別屬性：原始性、真實(shí)性和廣泛性。8.檔案形成者大致可以分為三類：官方性質(zhì)的各種機(jī)關(guān)、半官方的各種社會組織、一定的個(gè)人。9.美國著名檔案學(xué)家謝倫伯格提出過“雙重價(jià)值鑒定”。10.1940年，美國檔案學(xué)者菲利普·布魯克斯提出“文件生命周期”。11.1950年8月召開的第一屆國際檔案大會，英國倫敦大學(xué)教授羅吉爾·艾力斯作出“三階段論”：現(xiàn)行、休眠（或暫時(shí)保存）和永久保存。12.美國國家檔案與文件管理局前局長，“三階段論”逐漸為“四階段論”所替代，即文件的制作形成階段、文件的現(xiàn)行階段、文件的半現(xiàn)行階段和文件的非現(xiàn)行階段。13.檔案處于三階段論或四階段論的最后一個(gè)階段，即永久保存或非現(xiàn)行階段。14.平行文是行政公文中的函。15.機(jī)密公文按其機(jī)密程度，可分為絕密公文、機(jī)密公文、秘密公文三種。16.根據(jù)檔案形成的歷史時(shí)期，可以將檔案分為古代檔案、近代檔案和現(xiàn)代檔案。古代檔案（1840年以前）；近代檔案（1840——1949年），包括就民主主義革命時(shí)期（1840——1919年）和新民主主義革命時(shí)期（1919——1949年）；現(xiàn)代檔案（1949年以后）。17.文書工作基本任務(wù)（內(nèi)容）：文書制作、文書辦理和文書管理。18.文書工作的原則：及時(shí)、準(zhǔn)確、安全、精簡。19.文書工作系統(tǒng)：中心機(jī)構(gòu)、專門機(jī)構(gòu)和分支機(jī)構(gòu)。20.文書工作的中心機(jī)構(gòu)時(shí)指社會組織的辦公廳（室）。21.檔案工作的性質(zhì)——“三性”：管理性、服務(wù)性、政治性。22.1959年以前，我國檔案工作是由黨委系統(tǒng)而后政府系統(tǒng)分別管理的。1959年以后，全國各系統(tǒng)、各部門、各級機(jī)構(gòu)的檔案工作逐漸統(tǒng)一起來，實(shí)行黨政檔案工作統(tǒng)一管理。23.社會組織檔案部門是全國檔案工作組織體系中最普遍、最大量、最基層的業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)，是我國檔案工作的基礎(chǔ)。24.我國從周朝以下的各代都設(shè)置了檔案館性質(zhì)的機(jī)構(gòu)。25.各級各類檔案館（室）之間均無隸屬關(guān)系，只有一定的協(xié)作關(guān)系。26.結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一、”，第二層為“（一）”，第三層為“1.”，第四層為“（1）”。27.公文用紙一般采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型。公文正文用3號仿宋體。發(fā)文字號在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識下空2行，用3號仿宋體字，居中排布。28.公文標(biāo)題一般由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由、文種這三項(xiàng)要素構(gòu)成。29.印章是最常見的公文生效標(biāo)識。30.命令（令）是國家行政機(jī)關(guān)發(fā)文的最高級形式。31.眉首六要素：公文份數(shù)序號、秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識、發(fā)文字號、簽發(fā)人。32.凡未標(biāo)明或者未通知保密期限的國家秘密事項(xiàng)，其保密期限按照絕密級事項(xiàng)三十年、機(jī)密級事項(xiàng)二十年、秘密級事項(xiàng)十年認(rèn)定。33.辦文按照先后順序劃分為擬制、處理、執(zhí)行和暫時(shí)保存四個(gè)階段。34.行文關(guān)系、行文方式、行文規(guī)則構(gòu)成了行文制度的三要素。35.同一系統(tǒng)中的上下級組織之間屬于領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)的隸屬關(guān)系；業(yè)務(wù)指導(dǎo)與被指導(dǎo)的關(guān)系【教育部與各省級教育直屬組織】；平行關(guān)系【教育部與衛(wèi)生部】；不相隸屬關(guān)系【教育部與省級財(cái)政直屬組織】。36.行文方式：逐級行文【省教育廳給教育部發(fā)文或直接給各省屬高校發(fā)文。是上行文和下行文最基本、最常用的行文方式?！?、多級行文、直達(dá)行文、越級行文、直接行文、聯(lián)合行文。37.簽收是收文處理程序中的首要環(huán)節(jié)。38.兩次簽收的任務(wù)：清點(diǎn)、檢查、簽字。39.收文部門必須組織好對收文的傳達(dá)貫徹。40.文檔管理工作的根本目的是為組織工作和社會各方面提供服務(wù)。41.借閱制度主要包括借閱范圍、借閱登記和借閱后的退還幾項(xiàng)內(nèi)容。42.現(xiàn)行文件匯編主要有法規(guī)文件匯編、重要文件匯編、發(fā)文匯編、會議文件匯編、公報(bào)和政報(bào)、統(tǒng)計(jì)數(shù)字匯集幾種形式。43.歸檔文件是指立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。44.文書檔案，意味著文書工作的終結(jié)和檔案工作的開始，是文書工作和檔案工作的“分水嶺”和“結(jié)合部”。45.文化大革命，出現(xiàn)“文件人人收，看后抽屜丟，年終不歸檔，你有我也有”的混亂局面。46.《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》于2006年9月19日通過，12月18日公布施行。將原有的“永久”、“長期”、“短期”三種保管期限的劃分方法改為“永久”、“定期”?！岸ㄆ凇狈譃?0年和10年。凡涉及與人的權(quán)益有關(guān)的檔案，絕大多數(shù)調(diào)整為永久保管，體現(xiàn)了以人為本的思想。47.檔案保管期限表通常由順序號、條款、保管期限和備注等部分組成，其中條款和保管期限是最基本的組成部分。討論未通過的文件（10年）本機(jī)關(guān)召開工作會議、專題會議的文件材料（永久）典型材料、代表發(fā)言材料、交流材料、簡報(bào)（30年）本機(jī)關(guān)承辦國際性會議、大型展覽會、博覽會的文件材料【請示、批復(fù)】（永久）文書檔案保管期限表重要的（永久）一般的（30年）本機(jī)關(guān)事務(wù)管理文件材料【房產(chǎn)、土地所有權(quán)和使用權(quán)的文件材料】（永久）上級機(jī)關(guān)制發(fā)的非本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文件材料（10年）下級機(jī)關(guān)報(bào)送的文件材料【重大問題的專題報(bào)告】（30年）48.在立卷之前，要方便保管、檢索和利用。案卷厚度要適中，一般以200頁左右為宜。49.立卷類目通常由類目名稱、條款名稱和條款號，即類、目、號三部分組成。50.擬寫案卷標(biāo)題也就是要用最簡練的文字，字?jǐn)?shù)占二三十字、不超過五十個(gè)字為宜。作者+問題+文種作者+時(shí)間+問題+文種作者+地區(qū)+問題+文種地區(qū)+問題+文種或地區(qū)+時(shí)間+問題+文種案卷標(biāo)題結(jié)構(gòu)通訊者+問題+文種作者+會議名稱+文件材料會議+文種當(dāng)事人+問題+文種對象+內(nèi)容+文種51.提名即檔案的標(biāo)題。立卷人員應(yīng)照實(shí)抄錄文件標(biāo)題，沒有標(biāo)題或標(biāo)題不能說明文件內(nèi)容的文件，可自擬標(biāo)題，外加”[]”號。52.卷內(nèi)備考表填寫項(xiàng)目包括本卷情況說明、立卷人、檢查人、立卷時(shí)間。本卷情況說明：教育作用【利用檔案中所記載的正反事實(shí)，撰寫回憶錄、著述，發(fā)表演講，進(jìn)行文藝創(chuàng)作，舉辦各種展覽，這些活動都會因其真實(shí)性、豐富性而具有極強(qiáng)的說服力和感染力，從而產(chǎn)生良好的宣傳教育效果?！?.檔案工作的基本原則：（1）集中統(tǒng)一地管理國家全部檔案；（2）維護(hù)檔案的完整與安全【檔案工作的基本要求，各級檔案部門的首要任務(wù)】；（3）便于社會各方面的利用【檔案工作的根本目的】。8.社會組織檔案部門的基本任務(wù)：（1）對本機(jī)關(guān)文書部門或業(yè)務(wù)部門文件材料的歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督；（2）負(fù)責(zé)管理本機(jī)關(guān)的全部檔案，積極提供利用，為機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作服務(wù)，并為黨和國家積累檔案史料；（3）中央和地方專業(yè)主管部門的檔案部門，應(yīng)根據(jù)本專業(yè)的管理體制，負(fù)責(zé)對本系統(tǒng)和直屬單位的檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。9.簽發(fā)內(nèi)容：(1)簽發(fā)意見；(2)簽發(fā)人姓名；（3）簽發(fā)日期。10.文件用印注意點(diǎn)：（1）以組織負(fù)責(zé)人簽發(fā)為準(zhǔn)，組織負(fù)責(zé)人未簽字的文件，不得用??；（2）與文件制發(fā)組織相一致，以組織名義發(fā)文，用組織印章；以部門名義發(fā)文，用部門印章；（3）將印章端正、清晰得蓋在文件落款處，并做到上不壓正文，下要騎年蓋月。11.文書辦理的特點(diǎn)：（1）連續(xù)性（2）時(shí)效性（3）保密性（4）集成性（5）規(guī)范性12.文件暫時(shí)保管階段的任務(wù)：（1）整理（2）保管（3）提供利用（4）處置（5）移交（6）銷毀13.越級行文使用情況：（1）由于情況緊急，逐級上報(bào)會延誤時(shí)機(jī)、造成損失的問題，如戰(zhàn)爭、嚴(yán)重的自然災(zāi)害、公共衛(wèi)生安全等；（2）經(jīng)過多次請示直接上級，長期未能得到解決的問題；（3）與直接上級組織有爭議而無法解決的問題；（4）上級組織交辦的并指定越級上報(bào)的問題；（5）對直接上級機(jī)關(guān)進(jìn)行檢舉揭發(fā)的問題；（6）與直接上級組織無關(guān)，需要越級咨詢和聯(lián)系的一般性問題。14.行文規(guī)則：（1）行文要尊重社會組織的隸屬關(guān)系；（2）行文要尊重組織職權(quán)；（3）行文要考慮是否確有必要；（4）行文要明確發(fā)文權(quán)限；（5）同級社會組織可以聯(lián)合發(fā)文；（6）經(jīng)批準(zhǔn)公開發(fā)布的公文同發(fā)文機(jī)關(guān)正式印發(fā)的公文具有同等效力。15.傳達(dá)注意點(diǎn)：（1）掌握好傳達(dá)的范圍；（2）掌握好傳達(dá)的時(shí)間和地點(diǎn)；（3）確定好文件由誰負(fù)責(zé)傳達(dá)。16.催辦的形式：電話、書面、登門、開會、傳真、電子郵件催辦；發(fā)催辦卡、催辦單；發(fā)簡報(bào)等。17.內(nèi)部文件的特點(diǎn)：（1）實(shí)用性（2）保密性（3）多樣性18.內(nèi)部文件管理的內(nèi)容：（1）制發(fā)與傳遞（2）整理與分類（3）保存與保護(hù)（4）利用與查詢19.秘書部門主動開展檔案咨詢與提供利用服務(wù)的方式：（1）針對組織工作重心和業(yè)務(wù)活動安排，提供相應(yīng)的文件資料和數(shù)據(jù)支持；（2）定期印發(fā)已歸檔保存的內(nèi)部文件目錄；（3）主動編制相關(guān)的匯編產(chǎn)品。20.文書管理的意義：（1）有利于提高文書工作的質(zhì)量和效率；（2）有利于保證文書的安全；（3）為檔案工作奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。21.文書管理工作的原則：（1）統(tǒng)一管理原則（2）分類管理原則（3）安全保密原則（4）方便利用原則22.保證文書的安全：（1）要做到及時(shí)收集，文書工作者要主動關(guān)心文件的辦理進(jìn)度，掌握文件的去向，將辦理完畢的文件及時(shí)收集起來，避免文件的丟失；（2）要做到集中保管，將文書分門別類地集中保存于指定場所，由專人管理，如需借閱，必須嚴(yán)格執(zhí)行登記制度，避免文件流散；（3）要保證文書存放的庫房和文件裝具的牢固，做好保衛(wèi)工作，避免文件受到損害。23.保守文件的機(jī)密：（1）要制定嚴(yán)格的保密制度，嚴(yán)懲違規(guī)違紀(jì)事件的當(dāng)事及相關(guān)人員；（2）要選用業(yè)務(wù)過硬、政治素質(zhì)高的人員專門從事機(jī)密文件的管理工作，必要時(shí)要成立專門的機(jī)要部門；（3）要將機(jī)密文件和普通文件分開管理，在從制作到傳遞再到利用的諸環(huán)節(jié)上，都要采取相應(yīng)的保密措施。24.閱文室的建設(shè)：（1）閱文室地點(diǎn)的選擇要本著既方便領(lǐng)導(dǎo)閱讀又方便文書人員管理的原則，盡量靠近領(lǐng)導(dǎo)辦公室所在的建筑和樓層，也不能離機(jī)要室很遠(yuǎn)；（2）閱文室要保證周邊和室內(nèi)的安靜，室內(nèi)清潔，光線充足，物品擺放有條理；（3）閱文室內(nèi)要配備文件柜、文件盒（夾）、桌椅等基本設(shè)施，還應(yīng)注意安保工作，安裝保險(xiǎn)門窗，放置消防器材。25.檔案收集的作用：（1）收集是檔案工作的起點(diǎn)；（2）收集工作時(shí)貫徹檔案工作基本原則的首要措施；（3）收集工作直接關(guān)系著檔案工作的信譽(yù)問題。26.檔案價(jià)值鑒定的意義：（1）便于發(fā)揮檔案的作用；（2）便于檔案的安全保管；（3）便于應(yīng)付突然事變。27.應(yīng)歸檔的文件材料：（1）反映本機(jī)關(guān)主要職能活動和基本歷史面貌的，對本機(jī)關(guān)工作、國家建設(shè)和歷史研究具有利用價(jià)值的文件材料；（2）機(jī)關(guān)工作活動中形成的在維護(hù)國家、集體和公民權(quán)益等方面具有憑證價(jià)值的文件材料；（3）本機(jī)關(guān)需要貫徹執(zhí)行的上級機(jī)關(guān)、同級機(jī)關(guān)的文件材料，下級機(jī)關(guān)報(bào)送的重要文件材料；（4）其他對本機(jī)關(guān)工作具有查考價(jià)值的文件材料。28.我國已有的檔案保管期限表類型：（1）標(biāo)準(zhǔn)檔案保管期限表（通用檔案保管期限表）（2）專門檔案保管期限表（3）同系統(tǒng)機(jī)構(gòu)檔案保管期限表（4）同類型機(jī)構(gòu)檔案保管期限表（5）機(jī)關(guān)檔案保管期限表編號方法：（1）大流水編號法（2）分類編號法29.平時(shí)歸卷工作內(nèi)容：（1）準(zhǔn)備文件夾（2）及時(shí)歸卷（3）定期檢查和調(diào)整30.立卷方法：（1）根據(jù)問題特征立卷（2）按時(shí)間特征立卷（3）按文種特征立卷（4）按作者特征立卷（5）按通訊者特征立卷（6）按地區(qū)特征立卷31.構(gòu)成立檔單位的主要條件：（1）可以獨(dú)立行使職權(quán)，并能主要以自己的名義對外行文；【最基本的，即可獨(dú)立行使職權(quán)并主要以自己的名義對外行文】（2）是一個(gè)會計(jì)單位或經(jīng)濟(jì)核算單位，自己可以編造預(yù)算或財(cái)務(wù)計(jì)劃；（3）設(shè)有管理人事的機(jī)構(gòu)或人員，并有一定的人事任免權(quán)。32.全宗的種類：（1）獨(dú)立全宗【全宗的主要形式】（2）聯(lián)合全宗（3）人物全宗（4）檔案匯集（5）全宗匯集33.分類方法的結(jié)合法