電梯技術檔案管理制度

電梯技術檔案管理制度本文檔制定了電梯技術檔案的管理制度，旨在規(guī)范電梯檔案的存儲、備份、歸檔及防篡改等管理流程，維護電梯運營的持續(xù)穩(wěn)定性和安全性。一、電梯技術檔案的定義電梯技術檔案是指記錄電梯全生命周期內(nèi)各種技術資料和信息的文檔和圖表等資料的總稱，包括但不限于電梯設計文件、安裝驗收資料、防爆性評價報告、年度檢驗報告、維修保養(yǎng)記錄、改造驗收報告、事故調(diào)查報告、重要部件更換記錄等。二、電梯技術檔案的存儲電梯技術檔案必須按照規(guī)定的格式進行存儲，并進行歸檔備份。重要檔案必須存儲于封閉的柜子內(nèi)，設置標識，進行專項管理。電梯技術檔案必須設置有效期，過期檔案必須及時歸檔或銷毀。在檔案使用前必須進行查看，確認檔案的可用性。三、電梯技術檔案的備份電梯技術檔案必須進行定期備份，備份周期不得超過半年。備份文件必須存儲于安全、防火、防水、防盜的設備中，并進行分類管理。備份設備的管理責任人必須建立嚴格的備份記錄，并及時查看備份的成效。為了保障備份的有效性，備份設備、備份記錄及備份結果必須定期檢查。四、電梯技術檔案的歸檔電梯技術檔案必須按照規(guī)定的時間進行歸檔，及時整理，便于管理。歸檔文件必須按照標準的格式進行分類存放，并做好標識。歸檔區(qū)必須保持安全、防火、防水的環(huán)境，同時建立管理制度，規(guī)范操作流程。歸檔管理責任人必須建立嚴格的檔案記錄，每年進行檔案整理，并及時查看檔案的完整性。五、電梯技術檔案的防篡改電梯技術檔案的管理責任人必須建立嚴格的檔案查閱制度，防止檔案遭到篡改。記錄檔案查閱人員姓名、查閱時間、查閱目的等關鍵信息。檔案管理責任人必須加強對檔案材料的監(jiān)管，確保多人操作在一個視野范圍內(nèi)進行。電梯技術檔案的備份設備必須進行密碼保護，并定期更換密碼。電梯技術檔案的管理責任人必須定期進行檔案檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理并記錄。六、電梯技術檔案的使用電梯技術檔案需要進行備案登記，確定檔案管理責任人，并在規(guī)定期限內(nèi)進行申報，滿足相關部門的監(jiān)管要求。電梯技術檔案必須遵循“誰使用、誰借用、誰負責”的原則，使用前必須進行登記，并填寫借用單。對于重要檔案，使用人必須進行嚴格的許可證管理，控制使用的范圍。檔案使用人員必須保障檔案的完整性、準確性，禁止進行涂改、刪除等行為。七、電梯技術檔案的銷毀電梯技術檔案按照規(guī)定的有效期進行存儲，到期后必須及時銷毀。銷毀程序必須遵循規(guī)定，并由管理責任人負責進行銷毀。銷毀檔案的時間、內(nèi)容、數(shù)量必須記錄，并進行簽名確認。八、電梯技術檔案的責任檔案管理責任人必須建立完善的檔案管理制度，建立檔案管理的組織體系，并定期進行培訓，提高檔案管理的水平。電梯技術檔案的導入、歸檔、備份、管理等環(huán)節(jié)都必須保證質(zhì)量和完整性，任何對檔案的篡改、誤傳、任意涂抹等行為都是嚴重違反