會(huì)議會(huì)務(wù)管理制度

會(huì)議會(huì)務(wù)管理制度一、制度概述1.1目的本制度旨在規(guī)范會(huì)議會(huì)務(wù)管理工作，保障會(huì)議順利進(jìn)行，提高組織會(huì)議的效率和質(zhì)量。1.2適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有的會(huì)議，包括但不限于公司內(nèi)部會(huì)議、部門會(huì)議以及外部商務(wù)會(huì)議等。1.3定義會(huì)議組織人員：指負(fù)責(zé)會(huì)議準(zhǔn)備和組織的負(fù)責(zé)人和工作人員。會(huì)議日程：會(huì)議安排的時(shí)間表和議題安排。會(huì)務(wù)工作：指會(huì)議前、中、后的各項(xiàng)物資、設(shè)備、場地等管理工作。二、會(huì)議組織人員2.1會(huì)議負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)會(huì)議準(zhǔn)備和組織工作的安排；確認(rèn)會(huì)議日程，確定會(huì)議流程；根據(jù)會(huì)議和議題的性質(zhì)提出合理的時(shí)間和規(guī)模等要求；根據(jù)會(huì)議需要安排有關(guān)人員工作；對會(huì)議過程中的各項(xiàng)工作進(jìn)行監(jiān)督和協(xié)調(diào)。2.2會(huì)議工作人員確定需要配備的會(huì)務(wù)工作人員數(shù)量；至少提前一天到會(huì)場進(jìn)行布置；負(fù)責(zé)會(huì)議現(xiàn)場布置、舉牌、簽到、發(fā)放會(huì)議資料、禮品及其它相關(guān)工作；確認(rèn)會(huì)議現(xiàn)場設(shè)備是否齊全，并協(xié)調(diào)解決現(xiàn)場故障。三、會(huì)議日程3.1會(huì)議時(shí)間明確會(huì)議開始和結(jié)束時(shí)間；推薦會(huì)議開始時(shí)間為上午8點(diǎn)，結(jié)束時(shí)間為下午5點(diǎn)。3.2會(huì)議議程確定會(huì)議議程并配置對應(yīng)時(shí)間；會(huì)議議程應(yīng)該明確，合理，有條理。3.3會(huì)議規(guī)模根據(jù)會(huì)議性質(zhì)確定會(huì)議規(guī)模；需要通知的人員確定后，應(yīng)及時(shí)確認(rèn)方案。四、會(huì)務(wù)工作4.1會(huì)議場地確認(rèn)與會(huì)人員數(shù)量，選擇合適的場地；確認(rèn)場地是否開放，并預(yù)定場地。4.2會(huì)議設(shè)備確認(rèn)需要的會(huì)議設(shè)備種類和數(shù)量；保證設(shè)備齊全、運(yùn)行正常。4.3會(huì)議物資確認(rèn)需要的會(huì)議物資種類和數(shù)量；確保物資齊全、質(zhì)量可靠。4.4會(huì)議食品根據(jù)會(huì)議開始時(shí)間，提前確定供餐時(shí)間；確定供餐的種類和數(shù)量。五、會(huì)議后處理5.1會(huì)議總結(jié)以會(huì)議記錄為基礎(chǔ)，編寫會(huì)議總結(jié)材料；對會(huì)議過程中出現(xiàn)的問題進(jìn)行總結(jié)，并提出改進(jìn)建議。5.2會(huì)議資料整理對會(huì)議中留下的資料進(jìn)行整理、歸檔；將會(huì)議資料妥善保管。六、責(zé)任與制度6.1責(zé)任對本制度中規(guī)定的各項(xiàng)工作流程負(fù)責(zé)；對會(huì)議過程中出現(xiàn)的問題進(jìn)行處理。6.2制度按照制度執(zhí)行會(huì)議會(huì)務(wù)管理；保守會(huì)議信息的機(jī)密性。