檔案保管協(xié)議書

檔案保管協(xié)議書背景檔案保管是企業(yè)管理和發(fā)展的基石，對(duì)于公司的長遠(yuǎn)發(fā)展具有不可替代的作用。隨著社會(huì)和經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，各行各業(yè)對(duì)檔案保管的需求越來越大，一個(gè)良好的檔案保管系統(tǒng)已成為許多企業(yè)關(guān)注的焦點(diǎn)。為更好地規(guī)范公司檔案管理，確保公司檔案的完整性、可靠性和保密性，特制定本檔案保管協(xié)議書。內(nèi)容1.安全性1.1公司應(yīng)將檔案存放于具有嚴(yán)格安全系統(tǒng)控制的保管室內(nèi)，保證檔案的完整性、安全性和保密性。1.2管理人員要定期檢查檔案保存設(shè)施的安全性能，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并消除安全隱患。1.3對(duì)于涉密檔案，要設(shè)置相應(yīng)的存放環(huán)境，設(shè)立相應(yīng)安全措施，保證絕對(duì)保密。2.效率性2.1公司應(yīng)按檔案分類制定存檔計(jì)劃，對(duì)每個(gè)檔案制定存儲(chǔ)細(xì)則，明確保管內(nèi)容、存放時(shí)間、保管要求等。2.2對(duì)于經(jīng)常使用的檔案，應(yīng)放在便于取用的地方。沒有使用價(jià)值，但有歷史價(jià)值的檔案，可以采取復(fù)制保存方式，存檔原件采用一定的方式存放。2.3檔案的檢索和歸還要有明確的流程，確保檔案利用的效率。對(duì)于較重要的檔案，實(shí)行借閱申請(qǐng)和審批制度。離職員工工作檔案歸公司處理，離職證明、社保等材料歸離職員工所有。3.原則性3.1要遵循檔案管理的基本原則：即一份檔案只存放一份，避免重復(fù)存放，確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性和一致性。3.2對(duì)檔案的存儲(chǔ)要有條不紊，要嚴(yán)格按照檔案管理標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行操作，確保檔案管理專業(yè)。不得私自銷毀、轉(zhuǎn)移、借出或?qū)n案用于其他目的等行為。3.3對(duì)于已經(jīng)處置的檔案，應(yīng)按照檔案處理規(guī)定，及時(shí)進(jìn)行銷毀或者轉(zhuǎn)存。4.保密性4.1在檔案保管和利用過程中，要嚴(yán)格遵守國家機(jī)密法律法規(guī)和公司保密規(guī)定，確保檔案的保密性。4.2涉及公司商業(yè)機(jī)密的檔案，在存儲(chǔ)、歸檔及利用過程中應(yīng)格外注意保護(hù)。4.3符合存儲(chǔ)期限的檔案，如有需求可向公司申請(qǐng)?zhí)崆敖饷芑驈?fù)制，但應(yīng)得到公司管理人員的同意及保密部門的授權(quán)。結(jié)論本協(xié)議是公司檔案管理的基準(zhǔn)文件，所有人員在檔案保管和利用過程中必須嚴(yán)格遵守。當(dāng)前，保障企業(yè)檔案安全是組織發(fā)展的必要條件之一，因此，對(duì)檔案保管的要求