企業(yè)檔案管理制度體系

企業(yè)檔案管理制度體系

為加強(qiáng)企業(yè)檔案治理，逐步實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、標(biāo)準(zhǔn)化、制度化，更好地為企業(yè)經(jīng)營(yíng)生產(chǎn)效勞，依據(jù)《檔案法》及總公司有關(guān)檔案工作的規(guī)定，結(jié)合公司實(shí)際制定本制度。

2.檔案歸檔制度

2.1.適用范圍

公司檔案主要包括：1.黨群工作;2.行政治理;3.經(jīng)營(yíng)治理類;4.生產(chǎn)技術(shù)治理類;5.產(chǎn)品檔案;6.科學(xué)技術(shù)討論檔案;7.基建檔案;8.設(shè)備儀器;9.會(huì)計(jì)檔案;10.干部職工檔案等十類檔案治理。

2.2.文件資料的形成和歸檔。

2.2.1.公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的各種文件資料，由部門指定專人負(fù)責(zé)日常積存、整理和歸檔;各項(xiàng)治理工作中形成的文件資料，由各職能部門的兼職檔案員分門別類做好日常積存、整理和歸檔工作。

2.2.1.1.公司黨群工作檔案、人事檔案、行政檔案由辦公室按年度進(jìn)展整理，以上資料于其次年六月底前移交到檔案室進(jìn)展分類、整理、立卷歸檔。

2.2.1.2.經(jīng)營(yíng)治理類包括經(jīng)營(yíng)局部包合同、分包結(jié)算、分包商評(píng)價(jià)表(包括供給商評(píng)價(jià)表);生產(chǎn)部的生產(chǎn)規(guī)劃、統(tǒng)計(jì)(表)報(bào)表、設(shè)備報(bào)表、設(shè)備檢查規(guī)劃報(bào)告等按年度整理、組卷，于其次年六月底前移交檔案室歸檔。

2.2.1.3.生產(chǎn)技術(shù)治理類檔案由質(zhì)量部專人按年度負(fù)責(zé)整理，于其次年六月底前移交檔案室進(jìn)展分類、整理、立卷歸檔。

2.2.1.4.產(chǎn)品檔案涉及到的資料由各個(gè)部門按《分類規(guī)章》11.5進(jìn)展收集整理，以承接工程全部完工后進(jìn)展整理，以產(chǎn)品入庫時(shí)間為準(zhǔn)兩個(gè)月內(nèi)整理、立卷移交檔案室歸檔。

2.2.1.5.科學(xué)技術(shù)討論檔案，由技術(shù)部在完成每一項(xiàng)科技成果之后兩個(gè)月內(nèi)，按《分類規(guī)章》11.6進(jìn)展整理、組卷，并向檔案室移交歸檔。

2.2.1.6基建檔案，在基建工程竣工驗(yàn)收質(zhì)保期后兩個(gè)月內(nèi)，由基建領(lǐng)導(dǎo)小組按《檔案分類規(guī)章》11.7進(jìn)展整理、組卷、排列、編號(hào)，并移交檔案室歸檔。

2.2.1.7.設(shè)備儀器檔案及新購進(jìn)設(shè)備隨機(jī)資料，由生產(chǎn)設(shè)備部按《分類規(guī)章》11.8進(jìn)展整理、組卷，并在兩個(gè)月內(nèi)移交檔案室保管。

2.2.1.8.會(huì)計(jì)檔案，由財(cái)務(wù)部按《分類規(guī)章》11.9整理裝訂成冊(cè)，排列編號(hào)并編制分類名目。在會(huì)計(jì)年度終了后在本部門保存一年后移到檔案室保管。

2.2.2.資料歸檔的根本要求

2.2.2.1.文件資料必需保持成套性和完整性。

2.2.2.2.歸檔的文件資料必需精確反映各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容。

2.2.2.3.在一個(gè)年度或一個(gè)工程完畢后，由檔案員根據(jù)文件的特點(diǎn)，系統(tǒng)整理組成一個(gè)或若干個(gè)保管單位(卷、冊(cè)、袋、盒)，經(jīng)主管負(fù)責(zé)人審查簽字之后，按移交歸檔程序和時(shí)間要求，向檔案室移交歸檔。

2.2.2.4.每一個(gè)保管單位都要填寫案卷封面(包括：?jiǎn)挝幻Q、工程名稱、保管單位名稱、編制日期、張數(shù)、保管期限、檔案號(hào)等)卷內(nèi)名目和備考表。

2.2.2.5.歸檔的文件資料必需符合國家規(guī)定的文件種類、文件格式等有關(guān)要求，書寫工整清晰，不準(zhǔn)使用圓珠筆、鉛筆及純藍(lán)墨水書寫。

2.2.3.歸檔份數(shù)

2.2.3.1.各類檔案歸檔一份。

2.2.3.2.聲像、電子版檔案歸檔二份。

2.2.4.歸檔案卷的交接

2.2.4.1.公司各部門形成的技術(shù)文件，由資料員根據(jù)《分類規(guī)章》進(jìn)展整理，填寫《移交清單》一式兩份(本部門和公司檔案室各存一份)，由部門經(jīng)理審核后移交檔案室。

2.2.4.2.公司技術(shù)部、質(zhì)量部形成的技術(shù)文件，包括經(jīng)營(yíng)治理、產(chǎn)品、基建、科研類等文件，由資料員根據(jù)《分類規(guī)章》進(jìn)展整理、組卷，并編寫技術(shù)文件歸檔說明書，填寫《移交清單》一式兩份(本部門和公司檔案室各存一份)。

2.2.4.3.確定檔案保管期限的原則：

a.凡記述和反映公司重要活動(dòng)和歷史面貌，對(duì)企業(yè)有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保存。

b.凡在較長(zhǎng)時(shí)期內(nèi)需要查考利用的檔案列為長(zhǎng)期保存(30年)。

c.凡在短時(shí)期內(nèi)需要查考利用的檔案列為短期保存(10年)。

d.介于兩者之間的檔案，一律從長(zhǎng)保存。

3.檔案接收制度

3.1.接收檔案必需仔細(xì)驗(yàn)收，并辦理接交手續(xù)。

3.2.存放檔案必需有專用柜，排列方法一律從左向右自上而下。

3.3.底圖存放要扎邊平放。藍(lán)圖按四號(hào)大小琴式折疊。

3.4.借閱檔案必需按借閱制度辦理。

3.5.每年12月31日前對(duì)庫房檔案進(jìn)展一次清點(diǎn)、核對(duì)，做到賬物相符。

4.檔案保管制度

4.1.檔案庫房應(yīng)具有防火、防盜、防光、防高溫氣體、防潮、防塵、防有害生物、防污染等設(shè)施條件。

4.2.檔案室每月進(jìn)展一次安全檢查，檢查狀況應(yīng)登記，發(fā)覺問題當(dāng)即處理或向領(lǐng)導(dǎo)反映解決。

4.3.非庫房治理人員，不得進(jìn)入庫房。如因工作需要進(jìn)入庫房的，應(yīng)由治理人員伴隨。

5.檔案登記統(tǒng)計(jì)制度

5.1.檔案統(tǒng)計(jì)主要包括：檔案治理根本狀況、檔案數(shù)量、檔案利用效果。

5.2.嚴(yán)格履行借閱手續(xù)，照實(shí)填寫《借閱檔案登記表》，并妥當(dāng)保存，作為積存檔案利用的依據(jù)。

5.3.檔案員要主動(dòng)與利用者聯(lián)系，請(qǐng)利用者幫助填寫“檔案利用效果登記表”并將利用效果實(shí)例匯編成冊(cè)。

5.4.檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表每年年底報(bào)總公司檔案室和唐山市檔案局一份，檔案室留兩份。

6.檔案的保密制度

6.1.檔案治理人員必需貫徹執(zhí)行國家保密制度及公司的檔案保密規(guī)定，確保檔案的安全。

6.2.檔案治理人員對(duì)所保管的檔案內(nèi)容不得泄露。

6.3.不得擅自翻英復(fù)英傳抄檔案、資料。

6.4.經(jīng)鑒定批準(zhǔn)銷毀的檔案、資料，必需送指定造紙廠銷毀，不準(zhǔn)賣給廢品收購站。

6.5.發(fā)覺檔案、資料喪失或下落不明，要馬上報(bào)告保衛(wèi)部門。

7.檔案借閱制度

7.1.借閱檔案應(yīng)依據(jù)檔案的重要程度履行不同的借閱手續(xù)。

7.2.機(jī)關(guān)各部室因工作需要在檔案室查閱檔案者，須經(jīng)部門經(jīng)理簽字。調(diào)閱檔案且離開檔案室或復(fù)印案卷內(nèi)容(不帶出機(jī)關(guān))者，須經(jīng)部門經(jīng)理、經(jīng)理辦公室主任簽字，方準(zhǔn)予借閱或復(fù)櫻

7.3.凡外單位借閱檔案或復(fù)印案卷內(nèi)容并帶出機(jī)關(guān)者，必需持單位介紹信，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)簽字，方可調(diào)閱或復(fù)印，“介紹信”留存檔案室。

7.4.借閱檔案，借出時(shí)間最長(zhǎng)不超過15天。

7.5.借閱檔案的人員，必需保守檔案的機(jī)密，保證檔案的安全，不得涂改、勾劃、剪裁、拆散或擅自復(fù)英轉(zhuǎn)借。

借出后歸還的檔案，檔案治理人員要仔細(xì)核對(duì)、檢查，發(fā)覺問題要向借閱人當(dāng)面提出，查明狀況報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)。

8.檔案利用制度

8.1.黨群、行政、經(jīng)營(yíng)、生產(chǎn)技術(shù)治理檔案實(shí)行新規(guī)章的編制歸檔文件名目;產(chǎn)品、基建、設(shè)備儀器、科技、會(huì)計(jì)檔案編制總名目、分類名目等。

8.2.生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和其他各項(xiàng)工作中形成的全部檔案為一個(gè)全宗。檔案室應(yīng)在文書和業(yè)務(wù)部門立卷根底上，根據(jù)“分類規(guī)章”進(jìn)展分類、組卷、編目、排列、上架。

8.3.檔案室依據(jù)各類檔案的不同要求，分別按年度或工程編制必要的名目、卡片、索引等檢索工具。

8.4.全宗內(nèi)的案卷名目，應(yīng)依分類方案準(zhǔn)時(shí)間挨次排列并編號(hào)，專柜保存，并繪制案卷存放標(biāo)識(shí)。

8.5.應(yīng)用計(jì)算機(jī)存貯和檢索檔案。

9.檔案鑒定銷毀制度

9.1.檔案的鑒定，由檔案鑒定小組負(fù)責(zé)，檔案鑒定小組由公司主管領(lǐng)導(dǎo)、業(yè)務(wù)技術(shù)部門、經(jīng)理辦和檔案室的負(fù)責(zé)人員組成。

9.2.鑒定工作每三至五年進(jìn)展一次。

9.3.依據(jù)檔案保管期限規(guī)定，對(duì)超過保管期限的檔案由鑒定小組提出存毀意見。

9.4.銷毀的檔案登記造冊(cè)，報(bào)經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由二人在指定地點(diǎn)監(jiān)銷，監(jiān)銷人在銷毀冊(cè)上簽字并注明年、月、日，銷毀清冊(cè)立卷歸檔長(zhǎng)期保存。

10.違規(guī)懲罰

對(duì)違反以下行為之一的直接責(zé)任人及主管領(lǐng)導(dǎo)人應(yīng)視情節(jié)輕重賜予不同程度的懲罰，構(gòu)成犯罪的”依法追究刑事責(zé)任：

10.1.不按規(guī)定整理檔案，不按期向檔案室移交檔案的;

10.2.因保管不善，造成檔案損毀、喪失的;

10.3.偽造、涂改檔案的;

10.4.擅自銷毀、抄錄、復(fù)制檔案的;

10.5.泄露檔案內(nèi)容，造成嚴(yán)峻后果的。

11.分類規(guī)章

11.1.檔案分類

依據(jù)《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)章》要求，依據(jù)公司實(shí)際狀況設(shè)置十個(gè)一級(jí)類目，即黨群工作類、行政治理類、經(jīng)營(yíng)治理類、生產(chǎn)技術(shù)治理類、產(chǎn)品類、科學(xué)技術(shù)討論類、根本建立類、設(shè)備儀器類、會(huì)計(jì)檔案類、干部職工檔案類。

11.2.檔號(hào)編制原則

11.2.1.唯一性原則：

檔案館內(nèi)檔號(hào)應(yīng)指代單一。不是編號(hào)對(duì)象應(yīng)賦于不同代碼,一個(gè)代碼只表示一個(gè)編號(hào)對(duì)象。

11.2.2.合理性原則：檔號(hào)構(gòu)造必需與館藏檔案的整理分類體系相適應(yīng)。

11.2.3.穩(wěn)定性原則：檔號(hào)一經(jīng)確定，一般不應(yīng)隨便轉(zhuǎn)變。

11.2.4.擴(kuò)大性原則;檔號(hào)必需留有適當(dāng)?shù)倪f增容量，以便適應(yīng)不斷擴(kuò)大檔案的需要。

11.2.5.單性原則：檔號(hào)力求簡(jiǎn)短明白，以便削減代碼過失，節(jié)約存儲(chǔ)空間，提高處理效率。

11.3.檔號(hào)的構(gòu)造

名目號(hào)—類別名—案卷號(hào)—頁號(hào)

X—X·XX—XX—X

11.4.黨群工作、行政治理、經(jīng)營(yíng)治理、生產(chǎn)技術(shù)治理檔案類目設(shè)置及編號(hào)

11.4.1.一級(jí)類目：0黨群工作類;1行政治理類;2經(jīng)營(yíng)治理類;3生產(chǎn)技術(shù)治理類

11.4.2.按二級(jí)類目組織案卷。

11.4.3.檔號(hào)的構(gòu)造形式

上述四類檔案編號(hào)構(gòu)造形式采納四段式，編號(hào)由左至右排列，格式如下：

第一段為名目號(hào)。

其次段為一級(jí)類目，用“0、1、2、3”表示。

第三段為部門(二級(jí)類目)。

第四段為案卷號(hào)，同一保管期限內(nèi)流水編號(hào)。

11.4.4.案卷排列與編目

同一保管期限內(nèi)按黨群工作類、行政治理類、經(jīng)營(yíng)治理類、生產(chǎn)技術(shù)治理類的挨次逐年編制流水卷號(hào)，分三種保管期限編制案卷名目。

利用新規(guī)章進(jìn)展文件級(jí)治理的，同一保管期限內(nèi)同一年度按黨群工作類、行政治理類、經(jīng)營(yíng)治理類、生產(chǎn)技術(shù)治理類挨次編制流水件號(hào)，分三種保管期限編制歸檔文件名目。

11.5.產(chǎn)品檔案類目設(shè)置及編號(hào)

產(chǎn)品生產(chǎn)檔案按所承接的工程工程----子項(xiàng)專業(yè)設(shè)置類目，按二級(jí)類目組織案卷。

11.5.1.檔號(hào)的構(gòu)造形式

產(chǎn)品檔案構(gòu)造形成采納四段式，編號(hào)由左至右排列，格式如下：。

X—4·XX—XX

第一段為名目號(hào)。

其次段為一級(jí)類目，用“4”表示產(chǎn)品檔案。

第三段為二級(jí)類目，按產(chǎn)品種類或型號(hào)設(shè)置。

第四段為案卷號(hào)，同一類產(chǎn)品檔案的編號(hào)。

11.6.科學(xué)技術(shù)討論檔案

11.6.1.類目設(shè)置

科學(xué)技術(shù)討論檔案按科研課題設(shè)置類目，二級(jí)類目依據(jù)科研課題完成的時(shí)間挨次編制，按二級(jí)類目組織案卷。

11.6.2.編號(hào)的構(gòu)造形式

科學(xué)技術(shù)討論檔案編號(hào)的構(gòu)造形式采納四段式，格式如下：

X—5·XX—X

第一段為名目號(hào)

其次段為一級(jí)類目(科學(xué)技術(shù)討論檔案)，用“5”表示。

第三段為課題，依據(jù)科研工程排序編號(hào)。

第三段為案卷號(hào)，按工程流水編號(hào)。

11.6.3.案卷排列按二級(jí)類目挨次排列。

11.7.根本建立檔案類目設(shè)置及編號(hào)

11.7.1.類目設(shè)置

根本建立檔案按建立工程設(shè)置類目，二級(jí)類目依據(jù)基建工程完成的時(shí)間挨次編制，按二級(jí)類目組織案卷。

11.7.2.編號(hào)的構(gòu)造形式

基建檔案編號(hào)的構(gòu)造形式采納五段式，格式如下：

X—6·XX·XX—X

第一段為名目號(hào)

其次段為一級(jí)類目(根本建立檔案)，用“6”表示。

第三段為建立工程，依據(jù)工程排序編號(hào)。

第四段為三級(jí)類目，用01-11表示。

第五段為案卷號(hào)，按工程流水編號(hào)。

11.7.3.案卷排列按二級(jí)類目挨次排列。

11.8.設(shè)備儀器檔案類目設(shè)置及編號(hào)

11.8.1.類目設(shè)置.設(shè)備儀器檔案按設(shè)備種類(用途)設(shè)置類目，設(shè)備儀器類設(shè)置八個(gè)二級(jí)類目(見類目表)，按單位設(shè)備組織案卷。

11.8.2.編號(hào)的構(gòu)造形式

設(shè)備儀器檔案的編號(hào)構(gòu)造形式采納五段式，格式如下：

X—7·XX·XX—X

第一段為