建筑工程監(jiān)理部收發(fā)文管理制度

建筑工程監(jiān)理部收發(fā)文管理制度為了規(guī)范建筑工程監(jiān)理部門(mén)的收發(fā)文管理事宜，提高監(jiān)理工作效率，特制定此文件，供相關(guān)人員參考。一.總則本管理制度適用于建筑工程監(jiān)理部門(mén)的內(nèi)部管理。收文包括政策文件、文件要求的回復(fù)、通知等文件，發(fā)文包括監(jiān)理部門(mén)需要發(fā)出的文件。所有文件均須按照規(guī)范進(jìn)行編號(hào)、分類、記錄、傳閱、審核等流程處理。所有部門(mén)成員必須嚴(yán)格遵守文件管理制度，在收發(fā)文方面做到及時(shí)、準(zhǔn)確、完整。二.收文管理2.1.文件來(lái)源所有接收的文件均來(lái)源于發(fā)改委、建設(shè)部門(mén)、業(yè)主單位及其它相關(guān)部門(mén)。監(jiān)理部門(mén)應(yīng)定期加強(qiáng)與相關(guān)部門(mén)的溝通和聯(lián)系，避免漏收、錯(cuò)收和延遲收文。2.2.收文登記所有文件均需在監(jiān)理工作流程系統(tǒng)中進(jìn)行登記，并按照編號(hào)先后順序入庫(kù)。根據(jù)文件的性質(zhì)、內(nèi)容及相關(guān)部門(mén)的要求，文件應(yīng)分門(mén)別類進(jìn)行歸檔。2.3.收文審核監(jiān)理部門(mén)應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容、文件號(hào)碼、文件份數(shù)等標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行審核。對(duì)于文件要求的回復(fù)和處理，應(yīng)及時(shí)指定負(fù)責(zé)人，追蹤處理過(guò)程并記錄在冊(cè)。對(duì)于涉及工程支付、環(huán)境保護(hù)等方面，應(yīng)事先進(jìn)行技術(shù)評(píng)估和費(fèi)用核算。對(duì)于需要征求業(yè)主相關(guān)意見(jiàn)的文件，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)征求業(yè)主要求的反饋意見(jiàn)。2.4.收文傳閱通過(guò)內(nèi)部系統(tǒng)將文件分發(fā)到相關(guān)人員，規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成審查工作，記錄審核意見(jiàn)。對(duì)于需要關(guān)注的收文，可以指定相關(guān)人員在內(nèi)部閱讀。三.發(fā)文管理3.1.文件起草所有文件必須在建立完整、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)奈募w系后進(jìn)行起草。文件應(yīng)按照國(guó)家和建設(shè)部等頒發(fā)的文件格式進(jìn)行起草。發(fā)文應(yīng)根據(jù)需求，明確文件的類別、發(fā)文人、印章、編號(hào)以及相關(guān)附件。3.2.文件審核所有文件應(yīng)根據(jù)相關(guān)規(guī)定進(jìn)行審核并記錄審核意見(jiàn)。文件審核應(yīng)注重審核內(nèi)容的準(zhǔn)確性和審核流程的完整性。3.3.文件傳送將文件通過(guò)內(nèi)部系統(tǒng)分發(fā)到相關(guān)人員。對(duì)于需要公開(kāi)的文件，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)進(jìn)行公開(kāi)。一般情況下，需要進(jìn)行公開(kāi)的文件既可以通過(guò)發(fā)布公告的方式，也可以通過(guò)在互聯(lián)網(wǎng)上公開(kāi)發(fā)布的方式。四.附則關(guān)于文件的儲(chǔ)存：接收的文件應(yīng)儲(chǔ)存到電腦或紙質(zhì)文檔上，儲(chǔ)存時(shí)間一般為至少10年。若管理制度出現(xiàn)問(wèn)題，監(jiān)理部門(mén)應(yīng)立即發(fā)現(xiàn)