電器家電企業(yè)工廠辦公室主任崗位說明書

辦公室主任崗位說明書崗位名稱辦公室主任崗位編號(hào)BG-GW-001所在部門辦公室崗位定員1人直接上級(jí)行政副總直接下級(jí)5人職責(zé)概述：擬編本部年度工作目標(biāo)計(jì)劃，并執(zhí)行與達(dá)成；擬定與優(yōu)化本部各項(xiàng)管理制度及流程、并監(jiān)督執(zhí)行；規(guī)劃、指導(dǎo)、協(xié)調(diào)公司行政、后勤、信息、法務(wù)等各項(xiàng)工作；專利、項(xiàng)目申報(bào)管理；組織、指導(dǎo)下屬完成本職工作。職責(zé)與工作要求：職責(zé)一職責(zé)表述：負(fù)責(zé)行政部工作目標(biāo)產(chǎn)、計(jì)劃的編制和落實(shí)。工作要求提交下年度《行政科工作目標(biāo)、計(jì)劃》，并落實(shí)執(zhí)行。職責(zé)二職責(zé)表述：部門年度、月度支出預(yù)算的編制，成本控制。工作要求每年12月30日提交下年度《年度支出預(yù)算》；每月28日前提交下月度《月度支出預(yù)算》。職責(zé)三職責(zé)表述：負(fù)責(zé)部門月度工作計(jì)劃、開展與改進(jìn)。工作要求每月月底提供部門月度工作報(bào)告至總經(jīng)理。職責(zé)四職責(zé)表述：負(fù)責(zé)督導(dǎo)辦公用品的申報(bào)及管理。勞保用品的發(fā)放。工作要求督導(dǎo)倉庫每月定期發(fā)放勞防用品，監(jiān)督屬下做好辦公用品的申報(bào)和登記等工作。職責(zé)五職責(zé)表述：督導(dǎo)保安開展公司范圍的安全保衛(wèi)管理。工作要求督導(dǎo)保安按照公司要求開展安全保衛(wèi)工作，每日上交會(huì)客單、巡查記錄、車輛出入登記。每月整理上交貨物出門證、信件、包裹登記匯總報(bào)表。職責(zé)六職責(zé)表述：負(fù)責(zé)公司綠化環(huán)衛(wèi)工作和完成上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他事項(xiàng)。工作要求監(jiān)督花木工定期修剪公司綠化，及時(shí)完成公司領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他事務(wù)。職責(zé)七職責(zé)表述：根據(jù)公司上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)安排進(jìn)行行政監(jiān)督工作。工作要求每月根據(jù)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)安排工作內(nèi)容監(jiān)督各部門工作落實(shí)情況，并形成統(tǒng)計(jì)表。職責(zé)八職責(zé)表述：公司文件控制管理。工作要求每季度至少一次對(duì)公司文件的收、發(fā)、存進(jìn)行一次檢查；并對(duì)文件分類、內(nèi)容的精確提出意見。職責(zé)九職責(zé)表述：負(fù)責(zé)組織制定計(jì)算機(jī)管理制度，并監(jiān)督實(shí)施；負(fù)責(zé)ERP等信息平臺(tái)的開發(fā)及實(shí)施。工作要求隨著公司組織、業(yè)務(wù)、制度、流程的改變及時(shí)修訂本部門《IT管理制度》；組織ERP系統(tǒng)與企業(yè)狀況之間關(guān)系的分析，每季度提供《ERP運(yùn)行狀況表》，確保公司ERP系統(tǒng)的順利運(yùn)行。職責(zé)十職責(zé)表述：負(fù)責(zé)員工司廠級(jí)安全、5S教育培訓(xùn)。工作要求每年度組織2次員工5S、安全培訓(xùn)；每半年會(huì)同制造部召開司級(jí)安全生產(chǎn)會(huì)議、安全培訓(xùn)，總結(jié)安全生產(chǎn)情況。職責(zé)十一職責(zé)表述：負(fù)責(zé)本部門員工業(yè)務(wù)流程、及操作培訓(xùn)。工作要求每年至少組織2次本部門員工內(nèi)訓(xùn)。職責(zé)十二職責(zé)表述：負(fù)責(zé)對(duì)行政管理制度進(jìn)行宣導(dǎo)。工作要求每年至少1次組織各部，進(jìn)行行政制度與流程的宣導(dǎo)。職責(zé)十三職責(zé)表述：行政制度與流程的修訂與監(jiān)督執(zhí)行。工作要求每年至少對(duì)行政部制度與流程整編2次。職責(zé)十四職責(zé)表述：負(fù)責(zé)公司會(huì)議的組織與管理（月度會(huì)議等會(huì)議）。工作要求根據(jù)公司會(huì)議管理制度規(guī)定，及時(shí)監(jiān)督各部門提交周例會(huì)內(nèi)容；按會(huì)議記錄內(nèi)容，監(jiān)督相關(guān)工作的完成情況，不符合要求的及時(shí)進(jìn)行協(xié)調(diào)處理。職責(zé)十五職責(zé)表述：企業(yè)文化建設(shè)。工作要求定期對(duì)公司企業(yè)文化進(jìn)行宣貫包括公司所獲證書的張貼、員工榮譽(yù)的榜樣宣傳、5S宣傳、安全工作、公司制度流程的宣傳；公司網(wǎng)站、宣傳冊(cè)的及更新。職責(zé)十六職責(zé)表述：相關(guān)行政類資質(zhì)證書的年審工作。工作要求按相關(guān)單位要求管理公司相關(guān)資質(zhì)的年檢；配合相關(guān)部門進(jìn)行ISO質(zhì)量體系的年審工作。職責(zé)十七職責(zé)表述：專利、與重大項(xiàng)目申報(bào)管理。工作要求及時(shí)關(guān)注國(guó)家相關(guān)政策，開成專利、項(xiàng)目申報(bào)計(jì)劃，按計(jì)劃要求相關(guān)部門及人員完成申報(bào)。職責(zé)十八職責(zé)表述：負(fù)責(zé)公司與當(dāng)?shù)赜嘘P(guān)部門的行政事務(wù)的聯(lián)系并妥善處理。工作要求當(dāng)?shù)赜嘘P(guān)部門下達(dá)的文件在1個(gè)工作日內(nèi)傳達(dá)公司領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)部門，并按時(shí)按要求完成有關(guān)部門下達(dá)的任務(wù)。職責(zé)十九職責(zé)表述：負(fù)責(zé)監(jiān)督公司制度和決議執(zhí)行情況，并對(duì)上級(jí)交辦的公司重大事項(xiàng)進(jìn)行調(diào)查核實(shí)。工作要求受理有關(guān)違背公司規(guī)章制度和決議行為的投訴，針對(duì)違規(guī)行為的嚴(yán)重性提出處理建議，及時(shí)編制調(diào)查情況匯報(bào)表，每年1月份編制上年度公司制度執(zhí)行情況總結(jié)。職責(zé)二十職責(zé)表述：上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)安排的相關(guān)事宜。工作要求按領(lǐng)導(dǎo)要求形成計(jì)劃，按計(jì)劃執(zhí)行。權(quán)力：對(duì)公司行政后勤、總務(wù)、保衛(wèi)工作的指揮、指導(dǎo)、協(xié)調(diào)、監(jiān)督、管理的權(quán)力。工作協(xié)作關(guān)系：內(nèi)部協(xié)調(diào)關(guān)系各職能部門經(jīng)理。外部協(xié)調(diào)關(guān)系安監(jiān)、環(huán)保局、工商行政等機(jī)構(gòu)。任職資格：教育水平大專及以上學(xué)歷。專業(yè)工商、行政管理、人力資源管理等專業(yè)。工作經(jīng)驗(yàn)3年以上大中型制造業(yè)同等職位工作經(jīng)驗(yàn)。有推行企業(yè)管理改革及5S管理經(jīng)驗(yàn)。知識(shí)/技能接受過管理學(xué)、行政平衡點(diǎn)管理等知識(shí)培訓(xùn)；溝通能力強(qiáng)，具備較強(qiáng)的組織協(xié)調(diào)和分析判斷，有良好的計(jì)劃和協(xié)調(diào)溝通能力。考核指標(biāo)（KPI）：行政管理費(fèi)用控制率；