大型會(huì)議(活動(dòng))的策劃組織和接待課件

大型會(huì)議（活動(dòng)）的策劃組織和接待

汕頭市藥業(yè)商會(huì)秘書(shū)長(zhǎng)李文英

接待無(wú)小事接待無(wú)小事。做好接待工作，是企業(yè)贏得客戶資源的關(guān)鍵。接待工作必須全面考慮，周密安排，注意每一個(gè)細(xì)節(jié)，以防待客不周。接待塑形象。接待是會(huì)議（活動(dòng)）禮儀中的一個(gè)重要方面，規(guī)范的接待工作，能起到塑造組織形象的重要作用。主要包括餐飲、茶敘、住宿、返程票、通訊、來(lái)賓賀禮、紀(jì)念品、娛樂(lè)活動(dòng)等。第一章會(huì)議（活動(dòng)）策劃組織第二章個(gè)人禮儀第三章接待禮儀第四章用餐禮儀第五章乘車禮儀第六章參觀游覽禮儀

CONTENTS目錄

第二章會(huì)議（活動(dòng)）策劃組織■精心準(zhǔn)備周密安排■發(fā)出通知或邀請(qǐng)■現(xiàn)場(chǎng)布置及會(huì)后工作■座位安排一、精心準(zhǔn)備周密安排企業(yè)大型活動(dòng)主要包括：

年會(huì)、慶典、講座、培訓(xùn)、論壇、發(fā)布會(huì)、研討會(huì)、座談會(huì)、招商會(huì)、訂貨會(huì)、展覽會(huì)、慶功會(huì)、表彰會(huì)會(huì)議（活動(dòng)）的工作量、簡(jiǎn)繁程度，隨會(huì)議（活動(dòng)）級(jí)別、規(guī)模、主題的不同而不同。會(huì)議（活動(dòng)）前一定對(duì)每個(gè)細(xì)節(jié)都考慮周詳，安排周密，防止出現(xiàn)疏漏。（一）精心準(zhǔn)備會(huì)議（活動(dòng)）工作1、確定主題（要討論、研究或部署、解決的問(wèn)

題）和議程（順序+項(xiàng)目）。【大型類一般需要制作背景圖（條幅或噴彩）】2、確定地點(diǎn)、時(shí)間和規(guī)模（參加和邀請(qǐng)范圍）。3、籌集獎(jiǎng)品/禮品，列表。4、組織表演節(jié)目，列表。5、成立會(huì)務(wù)組，既分工又合作?？傊笓]：負(fù)責(zé)全場(chǎng)的掌控、安排與協(xié)調(diào)。文秘組：起草、編輯、裝訂所需會(huì)議資料和會(huì)務(wù)資料，聯(lián)系媒體宣傳等。接待組：負(fù)責(zé)接待迎賓工作。物資組：搬/裝禮品、發(fā)禮品、發(fā)獎(jiǎng)品、備酒水等。簽到組：簽到、戴花、引座、發(fā)資料、擺桌卡等。

聲控組：操作電腦、配合音響師、攝影師、錄像師等。

清場(chǎng)6、其他工具（代表證、筆、

小本子等）。（二）周密安排接待迎賓工作1、對(duì)前來(lái)訪問(wèn)、洽談業(yè)務(wù)、參加會(huì)議的外國(guó)/外地客人，應(yīng)首先了解對(duì)方到達(dá)的車次、航班，再安排與客人

身份、職務(wù)相當(dāng)?shù)娜藛T前去迎接。2、提前與客人溝通，了解客人的生活習(xí)慣、飲食禁忌，根據(jù)客人的身份及預(yù)留時(shí)間預(yù)定入住房間，合理安

排食宿。3、出于方便客人的考慮，對(duì)其停留期間所需使用的交

通工具，應(yīng)由接待方全程負(fù)責(zé)。4、安排參觀游覽，需擬定好活動(dòng)計(jì)劃、日程安排等介

紹材料。二、發(fā)出通知或邀請(qǐng)

（一）通知：同級(jí)、下級(jí)，不高于本級(jí)，帶強(qiáng)制性，必須參加。——對(duì)內(nèi)

（二）邀請(qǐng)：同級(jí)、上級(jí)，不低于本級(jí)，禮節(jié)性，不用必須參加。——對(duì)外三、現(xiàn)場(chǎng)布置及會(huì)后工作（一）現(xiàn)場(chǎng)布置：1、場(chǎng)地、會(huì)標(biāo)、桌椅、燈光、鮮花、桌牌、座次安排、水果茶水、衛(wèi)生等事項(xiàng)。2、其中座次安排應(yīng)講究。按照中國(guó)的禮儀習(xí)慣，主席臺(tái)為上、前排為上、居中為上、對(duì)門為上、左為上（國(guó)際右為上）。（二）電子設(shè)備：音響、話筒、顯示設(shè)備（電腦、投影儀）、白板等其他設(shè)備。（三）相關(guān)資料：通常裝到文件袋中發(fā)給來(lái)賓1、會(huì)議資料：針對(duì)會(huì)議內(nèi)容的文件、講話稿2、會(huì)務(wù)資料：參加人員（姓名、單位、職務(wù)、

電話、住房間）3、會(huì)務(wù)安排：會(huì)務(wù)組名單、用餐、行程活動(dòng)

安排表4、其他：會(huì)議須知（會(huì)議要求）、代表證、

筆、小本子等（四）攝影攝像：1、掌握一定專業(yè)知識(shí)的攝影攝像人員。2、根據(jù)會(huì)議的級(jí)別、規(guī)模等不同情況進(jìn)行。3、會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)、會(huì)后合影（五）文秘工作：會(huì)議記錄，隨時(shí)提供會(huì)議要求的其他資料。（六）會(huì)后工作：起草會(huì)議紀(jì)要、會(huì)后工作的落實(shí)、聯(lián)系媒體報(bào)道情況、有關(guān)材料的發(fā)送歸檔等工作。小結(jié)會(huì)議（活動(dòng)）工作流程安排（前）會(huì)議（活動(dòng)）工作流程安排（中）會(huì)議（活動(dòng)）工作流程安排（后）規(guī)則：左為上，右為下。（一）開(kāi)會(huì)時(shí)：主席臺(tái)21354四、座位安排臺(tái)下會(huì)場(chǎng)主席臺(tái)1、臺(tái)下會(huì)場(chǎng)1234單數(shù)雙數(shù)2、（二）合影時(shí)：21354第二排攝影師第三排……第三章個(gè)人禮儀禮儀——即一定場(chǎng)合人們應(yīng)遵守的行為準(zhǔn)則和交往規(guī)范。商務(wù)禮儀——是指在商務(wù)場(chǎng)合中，人們相互交往時(shí)應(yīng)遵循的行為準(zhǔn)則和交往規(guī)范。商務(wù)禮儀是商務(wù)人員內(nèi)在素養(yǎng)的外在表現(xiàn)，它直接反映商務(wù)人員的綜合素質(zhì)。商務(wù)禮儀的目的：1、提升個(gè)人素質(zhì)2、方便交往應(yīng)酬3、維護(hù)企業(yè)形象一、儀容1、面部清爽無(wú)污，雙手清潔，指甲短而凈，口氣清新，頭發(fā)健康秀美、衛(wèi)生

整齊。2、注意事項(xiàng)：(1)男士胡須要刮干凈，修剪鼻毛；女士淡妝，不宜用濃香水。(2)重大活動(dòng)前不要吃口味濃的食物。(3)不在公共場(chǎng)所化妝補(bǔ)妝、梳頭、抖頭皮屑。(4)不與女性客人磋商化妝術(shù)。二、儀表（一）著裝：穩(wěn)重、端莊、高雅、無(wú)華重大活動(dòng)應(yīng)穿正裝：男士首選西裝，女士首選西裝套裙。（二）佩飾：符合身份，同質(zhì)同色，數(shù)不過(guò)三。數(shù)量以少為好，盡量不戴或少戴飾品。三、儀態(tài)1、站姿（1）要領(lǐng)：①身體挺拔，抬頭沉肩

②挺胸收腹，雙腿并攏

③收下頜，雙目平視

④嘴唇微閉，面帶微笑（2）常見(jiàn)站姿：肅立、體前交叉式、體后交叉式、體后單背式、體前單屈臂式

肅立體前交叉式體后交叉式體后單背式體前單屈臂式2、坐姿

（1）要領(lǐng)：安穩(wěn)、文雅、大方、得體

（2）方式：入座、離座

（3）常見(jiàn)坐姿：基本坐姿、垂腿開(kāi)膝式（男士）、雙腿疊放式、雙腿斜放式

（著裙女士較低處就座）

正確坐姿錯(cuò)誤坐姿3、走姿

（1）要求：男士穩(wěn)健、莊重、剛毅；女士輕松、敏捷、健美

（2）要領(lǐng)：①以站為基礎(chǔ)，手臂外開(kāi)不超過(guò)30°。

②雙臂前后擺30-40cm，一步距離為腳長(zhǎng)。

③腳跟先著地，用腰力，有韻律感。

（3）注意：①收腹直腰，步履輕捷，雙臂隨身體自然擺動(dòng)。②在通道、走廊里遇到上司或客戶要禮讓，不能搶行。4、蹲姿（1）要領(lǐng)：①兩腿合力支撐身體，避免滑倒。

②頭、胸、膝關(guān)節(jié)在一個(gè)角度上。（2）常見(jiàn)蹲姿：交叉式蹲姿（如集體合影前排需要蹲下時(shí)，女士可用）、高低

式蹲姿（3）注意：①無(wú)論采用哪種蹲姿，都要將腿靠緊，臀部向下。兩腿叉開(kāi)彎腰翹

臀，或兩腿展開(kāi)平衡下蹲，都是不雅觀的。男士?jī)赏乳g可留

有適當(dāng)縫隙，女士則要兩腿并緊。②女士下蹲時(shí)注意內(nèi)衣“不可以露，不可以透”。

交叉式蹲姿高低式蹲姿錯(cuò)誤蹲姿第四章接待禮儀■迎接禮儀■自我介紹禮儀■稱呼禮儀■引導(dǎo)禮儀■談話禮儀■送別禮儀

一、迎接禮儀原則：平等，熱情，禮貌，友善主要包括：何時(shí)迎接、誰(shuí)去迎接、在哪里迎接、如何迎接等幾個(gè)方面。（一）了解客人乘坐什么交通工具而來(lái)以及到達(dá)

的具體時(shí)間，安排迎接方式。1、自駕：提前在指定地點(diǎn)等候，做好迎接準(zhǔn)備。2、乘坐交通工具：接站。(1)若因某種原因，相應(yīng)身份的主人

不能前往，代為前去迎接的主人

應(yīng)向客人作出禮貌解釋。

(2)根據(jù)客人到達(dá)時(shí)間提前到站迎接

客人，恭候客人到來(lái)，決不能遲

到讓客人久等。

（二）主動(dòng)熱情，細(xì)心接引。1、見(jiàn)到客人應(yīng)熱情打招呼，主動(dòng)迎上伸手相握，同時(shí)問(wèn)候“您辛苦了”“歡迎

您來(lái)到汕頭”“歡迎蒞臨我們公司指導(dǎo)”等。然后作自我介紹，也可呈上名片。2、主動(dòng)幫客人提取行李，但不要強(qiáng)行拿客人的公文包或手提包。3、上下車為客人開(kāi)車門，上車時(shí)客人先上，下車時(shí)客人后下。一路上視情況稍

加介紹。【注意】如果很多人坐一輛車，那么誰(shuí)最方便下車誰(shuí)先下車。

（三）安排入住，稍作交談，不宜久留。1、幫客人辦好一切手續(xù)并將客人領(lǐng)進(jìn)房間，同時(shí)向客人介紹住處的服務(wù)、設(shè)施，將活動(dòng)計(jì)劃、日程安排等介紹材料交給客人。

2、將客人送到住處后，不要立即離去，應(yīng)陪客人稍作停留，熱情交談。談話內(nèi)容要讓客人感到滿意，比如客人參與活動(dòng)的背景材料、當(dāng)?shù)仫L(fēng)土人情、有特點(diǎn)的自然景觀、特產(chǎn)、物價(jià)等?？紤]到客人一路旅途勞累，也不宜久留，讓客人早些休息。分手時(shí)將下次聯(lián)系的時(shí)間、地點(diǎn)、方式等告訴客人。二、自我介紹禮儀（一）自我介紹

1、謙虛得體，自信，微笑自然，不同對(duì)象、場(chǎng)合，選擇不同語(yǔ)氣、方式。

2、遞上名片→微笑道“您好！”→報(bào)上姓名、身份、單位等【注意】不能自稱“先生”、“女土”。（二）握手1、基本要求：目視對(duì)方，面帶微笑，稍事寒暄，稍許用力

2、伸手的順序：尊者優(yōu)先

主人優(yōu)先：見(jiàn)面時(shí)主人（男/女）先伸手，告辭時(shí)客人先伸手3、握手的禁忌：

A.不能左右手同時(shí)

B.不能戴手套

C.不能戴墨鏡

D.不能雙手握（外商、異性）

E.不能用臟手

F.不搖晃、不久握

G.不東張西望

H.切忌無(wú)禮

三、稱呼禮儀（一）泛尊稱：您、您老、您老人家、同志、先生、女士、小姐

（二）按行政職務(wù)稱呼：

1、只稱職務(wù)：總經(jīng)理、部長(zhǎng)、董事長(zhǎng)、校長(zhǎng)

2、加姓：張總經(jīng)理、王部長(zhǎng)、余校長(zhǎng)

3、加姓名：王偉部長(zhǎng)（正式場(chǎng)合介紹）

（三）按技術(shù)職稱稱呼：

1、只稱職稱：醫(yī)生、教授、法官

2、加姓：李醫(yī)生、王教授

3、加姓名：劉明博士

（四）公司內(nèi)以職務(wù)相稱（尤其是對(duì)上司）。（五）稱呼中禁忌：

1、不適當(dāng)?shù)暮?jiǎn)稱。如：把范局長(zhǎng)簡(jiǎn)稱為“范局”，把沙司長(zhǎng)簡(jiǎn)稱為“沙司”。

2、庸俗性的稱呼。如：公務(wù)交往中，不能對(duì)他人以朋友、兄弟、死黨、哥們兒、姐妹們相稱等。

3、小名、綽號(hào)性的稱呼。如：“猴子”“阿肥”等；不用尊稱叫人，如把老大爺叫“老頭！”、把某某叫“禿頭！”等。

4、無(wú)稱呼語(yǔ)。如：說(shuō)“那個(gè)穿紅大衣的人”“那個(gè)背著包的”等代指人；用“嗨！”“喂！”等字稱呼人，如“嗨！靠邊點(diǎn)！”“喂！幫我忙?！薄咀⒁狻恳苊庠谡劦降谌邥r(shí)沒(méi)有用尊稱。只有在稱呼上尊重對(duì)方，才能繼續(xù)良好的交往。四、引導(dǎo)禮儀（一）距離：走在客人左前方一米左右或45°位置，身體稍向客人一邊。若是熟悉的或平級(jí)的客人，可并肩而行。（二）次序1、引路：主人在前2、上樓：尊者、女士在前；下樓：尊者、女士在后3、上電梯：客人先進(jìn)，女士?jī)?yōu)先。下電梯：無(wú)人時(shí)主人先進(jìn)，按住“開(kāi)”按鈕以防客人被門夾撞，女士?jī)?yōu)先；有人時(shí)客人先進(jìn)，女士?jī)?yōu)先。（三）引領(lǐng)手勢(shì)【如圖所示】（四）注意事項(xiàng)1、引導(dǎo)客人時(shí)，步調(diào)要適應(yīng)客人的速度，頻頻回頭觀望；遇拐彎處須稍停一下，

待客人走至轉(zhuǎn)角處再向前引導(dǎo)。2、任何情況下，開(kāi)門與關(guān)門的動(dòng)作都應(yīng)優(yōu)雅得體。一般采用斜側(cè)身姿態(tài)，以45°斜側(cè)角度面對(duì)客人，而不可背對(duì)客人。五、談話禮儀（一）基本要求：謙恭有禮，溫文爾雅，親切柔和，委婉含蓄，不傷感情，給交談對(duì)方帶來(lái)愉快心情。（二）原則：態(tài)度真誠(chéng)、語(yǔ)言文明（文明禮貌“十字”語(yǔ)——您好、請(qǐng)、謝謝、

再見(jiàn)、對(duì)不起）、神態(tài)專注（三）內(nèi)容：應(yīng)多講對(duì)方感興趣的話題。六、送別禮儀主要包括：送別時(shí)間、送別人員、送到何處、如何送等幾方面。（一）禮貌送客——客人表示告辭后，主人再用言語(yǔ)、行動(dòng)送客。

1、言語(yǔ)：熱情的感謝語(yǔ)、告別語(yǔ)。

2、行動(dòng)：禮貌身送（起身站?。?周到服務(wù)（取衣帽，幫提重物，開(kāi)門，開(kāi)車門，等車子起步）+熱情告別（握手、話語(yǔ)、揮手致意等）。（二）送客常規(guī)：底層送到大門口，高層送到電梯口，有車送到車離去。第五章商務(wù)用餐賓主的基本禮儀是一致的。著裝得體，準(zhǔn)時(shí)赴宴，遵守次序，言行舉止符合主題。一、位次安排：包括桌次安排和座次安排。

規(guī)則：1、面門定位，以遠(yuǎn)為上，以右為尊（面對(duì)正門的位置來(lái)確定右、上）。

2、當(dāng)主賓身份高于主人時(shí)，可讓其在主人位次上就座，主人則在主賓位次上就座。11076953842門門主席臺(tái)桌次安排座次安排21357486121091113二、餐具的使用和擺放：盤、碗、筷、匙。

輔助餐具有：濕巾、水杯、水盂、牙簽。三、進(jìn)餐禮儀1、餐具使用2、敬酒（1）領(lǐng)導(dǎo)相互先敬，敬酒時(shí)起立雙手敬。（2）可多人敬一人，決不可一人敬多人（領(lǐng)導(dǎo)除外）。（3）敬別人時(shí)，要比對(duì)方喝得多（可說(shuō)“我喝完，你隨意”，顯大度）。（4）多給領(lǐng)導(dǎo)和客戶添酒，智慧代酒。（5）自己的杯子永遠(yuǎn)低于對(duì)方。（6）敬酒順序：主人敬主賓→陪客敬主賓→主賓回敬→陪客互敬（一般順時(shí)針）。（7）餐桌上不談生意，大家心里明白的。（8）萬(wàn)一酒不夠，酒瓶放在桌子中間，讓人自己添。【注意】做客決不可喧賓奪主亂敬酒，那樣很不禮貌，也不尊重主人。

四、餐時(shí)表現(xiàn)——在用餐時(shí)的行為舉動(dòng)。它是用餐表現(xiàn)中的關(guān)鍵所在，應(yīng)做到“十

不”：1、不違習(xí)俗。如與海員一起吃魚(yú)時(shí)，切忌把魚(yú)翻身，以避“翻船”之諱。2、不壞吃相。切不可急不可待、搖頭晃腦、狼吞虎咽、叭叭有聲。3、不亂夾菜。如不由分說(shuō)硬是往別人碗里夾菜。4、不爭(zhēng)搶菜。如一直轉(zhuǎn)盤，為了吃愛(ài)吃的菜。5、不亂挑菜。如在盤里翻翻揀揀，更不能將夾起的菜放回盤中。6、不玩餐具。如把勺子、筷子等餐具弄得丁當(dāng)作響。7、不吸煙。二手煙比一手煙更毒。8、不清嗓子。如當(dāng)眾不遮掩地?cái)Q鼻涕、咳嗽吐痰等。9、不亂剔牙。剔牙需用牙簽，切不可用手或用餐具、

剔牙時(shí)一手掩口。剔出之物，不要當(dāng)眾觀賞或再

次入口。10、不亂走動(dòng)。如離座繞行去夾菜。

第六章乘車禮儀主要是把握小轎車的尊位。

一、主人開(kāi)車時(shí)：駕駛座隔壁位是尊位。主人AＣＤＢ二、司機(jī)開(kāi)車時(shí)：1、后排右側(cè)位是尊位（長(zhǎng)途時(shí)后排左側(cè)位是尊位，最受保護(hù)）

2、駕駛位隔壁的位是隨員位：陪同、秘書(shū)司機(jī)DBCA第七章參觀游覽禮儀（一）參觀游覽安排中的禮儀規(guī)范1、要事先了解客人對(duì)參觀游覽的項(xiàng)目，根據(jù)客人的愿望和實(shí)際情況，做出詳細(xì)、細(xì)致的計(jì)劃，如參觀游覽的內(nèi)容、路線、日程、時(shí)間、車輛等，并征求客人的意見(jiàn)，以示禮貌和尊重。計(jì)劃定下后，有條件者應(yīng)事先與參觀游覽單位聯(lián)系，請(qǐng)他們配合進(jìn)行工作。2、參觀游覽時(shí)，組織方應(yīng)由身份相當(dāng)?shù)娜藛T陪同客人參觀游覽，并配備參觀游覽提供服務(wù)，如解說(shuō)員、導(dǎo)游員。參觀游覽中，要考慮客人的用餐與休息，事先與參觀游覽單位協(xié)商解決、準(zhǔn)備好飲食和休息室。參觀游覽的地點(diǎn)較多時(shí)，應(yīng)事先告訴每一地點(diǎn)的集合時(shí)間、地點(diǎn)、車牌號(hào)等，以免客人迷路。隊(duì)伍人數(shù)較多時(shí)，可制作一面有組織標(biāo)識(shí)的導(dǎo)游小旗為引路?！咀⒁狻拷M織方應(yīng)提供車輛供參觀游覽之用。第七章參觀游覽禮儀（二）參觀游覽接待中的禮儀規(guī)范1、接待人員要熱情待客，耐心、清晰地為客人講解。介紹講解時(shí)要實(shí)事求是（特別是參觀單位提供的材料、數(shù)字要準(zhǔn)確，如有需要保密的內(nèi)容要注意不能泄密。參觀項(xiàng)目的基本情況可寫(xiě)成書(shū)面資料發(fā)給來(lái)賓留作紀(jì)念和加深印象）。2、接待人員應(yīng)對(duì)來(lái)賓可能提出的問(wèn)題有所準(zhǔn)備，不要一問(wèn)三不知。如確實(shí)不了解或不清楚的，應(yīng)作解釋，如果參觀游覽的客人較多，可以分批介紹，或用擴(kuò)音設(shè)備，使前后人員都能聽(tīng)到。3、一般而言，可以參觀游覽的地方均可以攝影錄像如遇到不允許攝影錄像的，應(yīng)

事先向客人說(shuō)明（參觀項(xiàng)目的可在現(xiàn)場(chǎng)標(biāo)說(shuō)明標(biāo)志提醒）。4、了解忌諱，特別是有國(guó)外客人，避免不禮貌情況的發(fā)

生。如數(shù)字忌諱、食品忌諱、顏色忌諱、花卉忌諱等其他