電子郵件禮儀及郵件管理課件

--讓我們高效的溝通電子郵件禮儀及郵件管理上節(jié)回顧一、電子郵件溝通的重要性。二、如何申請QQ號碼，并利用QQ郵箱收發(fā)電子郵件。三、如何申請免費電子郵箱，并使用郵箱收發(fā)電子郵件。四、課后練習：請每位同事申請一個郵箱，并將個人的培訓總結以附件形式發(fā)送到指定郵箱中。如果你是初用郵箱新人。。?；貜?？全部回復？抄送？密送？請問有哪位同事知道被稱為中國“史上最牛女秘書”的是誰？答：原美國易安信公司(簡稱EMC)職員瑞貝卡(秘書的英文名)EMC公司是全球最大的網(wǎng)絡信息存儲商，總部在美國。職場故事：女秘書PK老板事件職場故事：女秘書PK老板事件職場故事：女秘書PK老板事件職場故事：女秘書PK老板事件

本來，這封咄咄逼人的回信已經(jīng)夠令人吃驚了，但是瑞貝卡選擇了更加過火的做法。她回信的對象選擇了“EMC(北京)、EMC(成都)、EMC(廣州)、EMC(上海)”。這樣一來，EMC中國公司的所有人都收到了這封郵件。瑞貝卡這種做法看上去十分過癮，其實相當不職業(yè)。她今后找工作會很難。一封郵件抄送那么多人，這種方式必然造成不和睦。難道沒有其他方式可以溝通嗎？這種方式對當事人沒有任何好處，職場中也無人會接受。召集公司舞蹈隊開會要抄送給誰？郵件主題？這些標題恰當嗎1、無主題2、**關于您*年*月*日提出的**問題的回復3、王先生收4、關于**和**等相關問題的回復5、RE……

？這些標題恰當嗎○1、一定不要空白標題，這是最失禮的○

2、標題要簡短，不宜冗長，不要…才能顯示完你的標題○

3、標題要能真反映文章的內容和重要性，切忌使用含義不清的標題○

4、一封信盡可能只針對一個主題，不在一封信內談多件事情，以便于日后整理○

5、可適當用使用大寫字母或特殊字符(如“*!”等)來突出標題，引起收件人注意，但應適度，特別是不要隨便就用“緊急”之類的字眼。○

6、回復對方郵件時，可以根據(jù)回復內容需要更改標題○

7、標題千萬不要出現(xiàn)錯別字--簡明、扼要某某？這樣的郵件恰當嗎1、直呼收信人全名2、“前一封郵件有遺漏，請以此次發(fā)送郵件為準”3、郵件中文字拼寫錯誤？這樣的郵件恰當嗎1、Email正文要簡明扼要，行文通暢；2、要用論述的語氣；3、Email正文多用（一、（一）、1、（1）、A、a）之類的列表；4、一次郵件交待完整信息；5、盡可能避免拼寫錯誤和錯別字，注意使用拼寫檢查這是對別人的尊重，也是自己態(tài)度的體現(xiàn)；6、合理提示重要信息；7、合理利用圖片，表格等形式來輔助闡述；8、不要動不動使用:)之類的笑臉字符，在商務信件中會顯得輕佻。？這樣處理

客戶郵件恰當嗎1、現(xiàn)在忙，抽時間集中回復

2、工作中交流的問題比較復雜，等等再說

3、出差或休假中，不能回復郵件

4、同一問題，反復回復郵件？這樣處理郵件恰當嗎

回復郵件是我們與別人溝通交流的重要方式，及時準確是要實現(xiàn)的目標。1、及時回復郵件(1)收到他人的重要電子郵件后，應即刻回復對方，因為這是對他人的尊重；(2)理想的回復時間是2小時內，特別是對一些緊急重要的郵件；(3)對每一份郵件都進行立即處理是很占用時間的，對于一些優(yōu)先級低的郵件可集中在一特定時間處理，但一般不要超過24小時；(4)如果事情復雜，你無法及時確切回復，那至少應該及時的回復說：“收到，我正在處理，一旦有結果就會及時回復，等等”；記?。杭皶r作出回應，哪怕只是確認一下收到。如果你正在出差或休假，應設定自動回復功能。當回件答復問題的時候，最好把相關的問題抄到回件中，然后附上答案。不要太簡單，那樣太生硬了，應該進行必要的闡述，讓對方一次性理解，避免再反復交流，浪費資源。

3、回復不得少于10個字對方給你發(fā)來一大段郵件，你確只回復“是的”、“對”、“謝謝”、“已知道”等字眼，這是非常不禮貌的。3、簽名字體規(guī)格2、進行針對性回復4、不要就同一問題多次回復討論，不要蓋高樓如果收發(fā)雙方就同一問題的交流回復超過3次，這只能說明交流不暢，說不清楚。此時應采用電話溝通等其他方式進行交流后再做判斷。對于較為復雜的問題，多個收件人頻繁回復，發(fā)表看法，把郵件越RE越高，這將導致郵件過于冗長笨拙而不可閱讀。4、不要就同一問題多次回復討論，不要蓋高樓5、要區(qū)分單個回復和全部回復(1)如果只需要單獨一個人知道的事，單獨回復給他一個人就行了；(2)如果你對發(fā)件人提出的要求作出結論響應，應該“全部回復”，讓大家都知道；不要讓對方幫你完成這件事情；(3)如果你對發(fā)件人提出的問題不清楚，或有不同的意見，應該與發(fā)件人單獨溝通，不要當著所有人的面，不停的RE來RE去，與發(fā)件人討論。你們討論好了再告訴大家。不要向上司頻繁發(fā)送沒有確定結果的郵件。

★點擊“回復全部”前，請三思而后行！為避免無謂的回復，浪費資源，可在文中指定部分收件人給出回復，或在文末添上以下語句：“全部辦妥”、“無需行動”、“僅供參考，無需回復”。6.主動控制郵件的來往郵件主題稱呼與問候正文附件結尾簽名正確使用發(fā)送、抄送與密送回復技巧你的郵箱是這個樣子的嗎？初始狀態(tài)若干日月年后。。(1836)郵件文件夾分類1、單擊“其他4個文件夾”下拉框--以163郵箱為例2、單擊下拉框中的“新建文件夾”3、對話框中輸入文件夾名稱九鼎技巧：收件箱手動清空太好了，沒有郵件需要處理你清空的不是收件箱，是你身上的猴子你清空的不是收件箱，是解放你的大腦將看過的郵件存檔到對應的文件夾將需要繼續(xù)跟蹤的郵件存檔到“需要處理”文件夾通訊錄的管理--添加聯(lián)系人1、單擊“通訊錄”2、單擊“新建聯(lián)系人”3、填寫相關資料，單擊“保存”通訊簿的管理--聯(lián)系人分組九鼎1、單擊“通訊錄”2、單擊“新建聯(lián)系組”3、填寫相關資料，單擊“保存”設置姓名--自己的姓名3、填寫姓名2、選中“郵箱設置”，單擊“個人資料”1、單擊“設置”設置姓名--發(fā)信人的姓名1、單擊“設置”2、選中“郵箱設置”，單擊“常規(guī)設置”3、選中“優(yōu)先顯示通訊錄中對應的姓名”★電子郵件禮儀的一個重要方面就是節(jié)省他人時間，只把有價值的信息提供給需要的人?！锬阕鳛榘l(fā)信人寫每封Email的時候，要想到收信人會怎樣看這封Email，時刻站在對方立場考慮，將心比心。同時勿對別人回答過度期望，當然更不應對別人的回答不屑一顧。部門對所上報表格打包上傳3、簽名字體規(guī)格1、請各位將公司經(jīng)理層領導和與自己有工作聯(lián)系的同事郵箱號添加到通訊錄中，并存放在“同事”組中。2、請新建文件夾“九鼎藥業(yè)”，并將所接收的同事郵件存放在“九鼎藥業(yè)”文件夾中。3、請將自己郵箱姓名設置成真名。

4、將第1題和第2題作業(yè)利用QQ截圖的方式，作成圖片(.jpg)，以壓縮包的形式發(fā)送至*******郵箱中。5、完成作業(yè)時間截止2012年3月18日。練習經(jīng)過這一系列的交流，大家對電子郵件中的禮儀應該有初步的認識了。歸結到底，兩句話：○只發(fā)有必要的郵件!○讓郵件為你的工作帶來價值!關注細節(jié)提升品質認真收郵件用心發(fā)郵件從做事中品味樂趣，體現(xiàn)價值!關注細節(jié)提升品質讓優(yōu)秀成為你的職業(yè)習慣樹立質量法制觀念、提高全員質量意識。7月-237月-23Thursday,July27,2023人生得意須盡歡，莫使金樽空對月。10:58:4510:58:4510:587/27/202310:58:45AM安全象只弓，不拉它就松，要想保安全，常把弓弦繃。7月-2310:58:4510:58Jul-2327-Jul-23加強交通建設管理，確保工程建設質量。10:58:4510:58:4510:58Thursday,July27,2023安全在于心細，事故出在麻痹。7月-237月-2310:58:4510:58:45July27,2023踏實肯干，努力奮斗。2023年7月27日10:58上午7月-237月-23追求至善憑技術開拓市場，憑管理增創(chuàng)效益，憑服務樹立形象。27七月202310:58:45上午10:58:457月-23按章操作莫亂改，合理建議提出來。七月2310:58上午7月-2310:58July27,2023作業(yè)標準記得牢，駕輕就熟除煩惱。2023/7/2710:58:4510:58:4527July2023好的事情馬上就會到來，一切都是最好的安排。10:58